Eine Firmenkundin bucht nach dem Frühjahrsworkshop einen weiteren Termin im Herbst. Für die Rechnungszentrale unterscheiden sich die beiden Aufträge vor allem durch ihre Projektkennung. Wenn der neue Beleg gleich den aktuellen Bezug trägt, kann die Firma ihn direkt dem richtigen Auftrag zuordnen. Die Praxis braucht dazu eine klare Auftragsangabe statt einer Folge wiederholter Freigaben.
Der laufende eigene Rechnungsweg vereinfacht easymed mit dem aktivierten Lexware-Office-Zusatzmodul: Neue Rechnungen gehen beim Abschließen automatisch als Beleg weiter, mit Anschrift, Datum, Betrag und Sammelposition. Lexware vergibt die gemeinsame Rechnungsnummer vor PDF, Druck und Versand. Vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich nach easymed zurückgemeldet. Die besondere Projekt- oder Bestellangabe beim Firmenauftrag bleibt ein eigener Bezug im dafür vorgesehenen Beleginhalt.
Dem neuen Workshop seine eigene Kennung geben
Im Beispiel hatte der Frühjahrsworkshop die Projektkennung W26-07. Der neue Herbstworkshop gehört zu W26-18. Firmenkunde und Rechnungszentrale bleiben dieselben, der Auftrag ist jedoch ein anderer. Die bestätigte Bestellung zum Herbstworkshop liefert die aktuelle Kennung W26-18 für das neue Angebot, den Auftrag und die spätere Rechnung.
Eine frühere Vorlage kann weiterhin für Formulierungen nützlich sein. Ihre alte Projektkennung beschreibt den Frühjahrsauftrag und bleibt dort richtig. Für den Herbstauftrag verwenden Sie W26-18. Das neue Angebot bekommt damit von Anfang an den passenden Bezug, während die frühere Rechnung ihren ursprünglichen Zusammenhang behält.
Projektkennung, Bestellreferenz und Rechnungsnummer auseinanderhalten
Im Auftrag steht, was die Firma tatsächlich bestellt hat. W26-18 bezeichnet im Beispiel das Projekt des Herbstworkshops; eine zusätzlich genannte Bestellnummer bezeichnet die konkrete Bestellung des Firmenkunden. Die Nummer der Praxis-Auftragsbestätigung kennzeichnet den von der Praxis geführten Auftrag, und die Rechnungsnummer identifiziert das einzelne Rechnungsdokument. Gleiche Firma heißt deshalb nicht, dass alle Folgebelege dieselbe Nummer tragen.
Das Datenmodell der XRechnung führt diese Bezüge getrennt: BT-11 bezeichnet das Projekt, BT-13 eine vom Käufer vergebene Bestellreferenz und BT-14 eine vom Verkäufer vergebene Auftragsreferenz; BT-1 kennzeichnet die Rechnung selbst. Die KoSIT-Spezifikation XRechnung 3.0.2 benennt diese Felder einzeln. Die aktuelle Versionsübersicht führt XRechnung 3.0.2 als aktiven Stand. Lesen Sie die konkrete Bestellung: Nennt sie neben W26-18 eine eigene Bestellnummer, führen Sie beide Angaben mit ihrer jeweiligen Bedeutung weiter.
Bei öffentlichen Auftraggebern kann die Zuordnung ausdrücklich vorgegeben sein. Die Bundesnetzagentur nennt für eine in ihrem Auftragsdokument mitgeteilte Bestellnummer das Feld BT-13 und erklärt, dass eine Rechnung ohne diese Referenz abgelehnt werden kann. Für den Firmenworkshop gilt entsprechend die Nummer, die der Auftraggeber im aktuellen Auftrag als benötigte Bestellreferenz vorgibt.
Die Angabe beim passenden Vorgang verwenden
Halten Sie die Kennung dort fest, wo sie für diesen Auftrag gebraucht wird. Im Beispiel gehört W26-18 zum Herbstworkshop. Eine Bestellreferenz und eine gegebenenfalls ausdrücklich genannte Rechnungsadresse ergänzen den Bezug. So sind Empfänger, Leistung und interner Firmenauftrag in der neuen Unterlage verständlich zusammengeführt.
Eine Kontaktnotiz kann eine hilfreiche interne Erinnerung sein. Sie steht aber nicht automatisch im Belegtext. Die Lexware-Anleitung zu Kundennotizen beschreibt genau diese Unterscheidung: Eine gespeicherte Notiz wird nicht automatisch als Einleitung in einen Beleg übernommen. Verwenden Sie die aktuelle Auftragsangabe deshalb im betreffenden Beleg an der passenden Stelle.
Das ist besonders nützlich, wenn eine Firma im selben Jahr mehrere Workshops bestellt. Eine allgemeine Notiz beim Firmenkontakt bleibt als Hintergrund erreichbar. Die konkrete Projektkennung im neuen Vorgang beantwortet dagegen unmittelbar, für welchen Auftrag das Dokument bestimmt ist. Das Team muss die Herbstkennung dann nicht aus mehreren früheren Angeboten zusammensuchen.
Im Folgeentwurf den aktuellen Bezug weiterführen
Im Beispiel wurde das neue Angebot bereits auf W26-18 angepasst. In einem kopierten Entwurf der Auftragsbestätigung steht noch W26-07. Ersetzen Sie dort die alte Angabe durch die bestätigte Herbstkennung, bevor die Auftragsbestätigung ausgegeben wird. Die Korrektur betrifft den neuen Entwurf; der frühere Frühjahrsauftrag bleibt erhalten.
Übernehmen Sie aus der Vorlage nur Formulierungen und Positionsangaben, die auch für den neuen Workshop gelten. Projektkennung, Zeitraum, separat genannte Bestellnummer und Rechnungsanschrift stammen aus dem bestätigten aktuellen Auftrag. So ist der nächste Folgebeleg direkt dem Herbstworkshop zugeordnet.
Für die Kollegin, die den Beleg erstellt, genügt eine kurze Auftragsnotiz: „Herbstworkshop W26-18; separat genannte Bestellreferenz aus der bestätigten Bestellung übernehmen.“ Sie sieht damit sofort, welche Quelle den neuen Bezug liefert und welche frühere Kennung beim Frühjahrsbeleg bleibt.
Die Referenz passend in PDF und E-Rechnung übermitteln
Die Firma benötigt den Projektbezug in der Form, in der sie den Beleg verarbeitet. Bei einer PDF-Ausgabe kann ein geeigneter Belegtext die Kennung sichtbar nennen. Bei einer strukturierten E-Rechnung gehört eine benötigte Referenz in einen passend übermittelten Inhalt. Die sichtbare PDF-Seite und die XML-Daten haben dabei unterschiedliche Aufgaben.
Für Lexware Office erläutert die Anleitung zur Freitextposition, dass solche Positionen im PDF erscheinen, aber nicht in den XML-Daten einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Eine Projektbezeichnung als Freitext ist deshalb keine Grundlage dafür, dieselbe Angabe auch in der XML-Datei zu erwarten. Für erforderliche Angaben beschreibt Lexware die Verwendung der Artikelposition und ihres Beschreibungstexts.
Die Artikelbeschreibung bleibt Positionsinhalt. In der XRechnung sind der Projektbezug (BT-11) und eine vom Käufer ausgegebene Bestellreferenz (BT-13) eigene Rechnungsfelder. Wenn die Rechnungszentrale eine bestimmte Kennung maschinenlesbar erwartet, verwenden Sie das dafür vorgesehene und vom Abrechnungssystem unterstützte Referenzfeld. Ein Text in der Freitextposition wird nicht automatisch zur Bestellreferenz. Klären Sie die genaue Zuordnung mit der Rechnungszentrale, falls die Bestellung eine gesonderte strukturierte Angabe verlangt.
Dem Team eine kurze Auftragsgrundlage geben
Damit die Kollegin den nächsten Beleg direkt zuordnen kann, halten Sie Firma, Workshop, W26-18, eine separat genannte Bestellnummer und eine abweichende Rechnungsanschrift gemeinsam fest, sofern diese Angaben zum Auftrag gehören. Die kurze Übergabe zeigt, welche Angabe aus der aktuellen Bestellung stammt und welche Leistung die Firma beauftragt hat.
Die Aufgabenverteilung bleibt einfach: Die Bestellung beschreibt den aktuellen Firmenauftrag. Der Beleg trägt die dafür benötigten Angaben. Die Rechnungsnummer bezeichnet das einzelne Dokument. Diese Bezüge ergänzen sich und ersparen dem Team, für eine neue Rechnung frühere Angebote erneut nach der passenden Kennung zu durchsuchen.
Praxisabrechnung und Teamkalender einfach verbinden
Mit dem easymed-Kalender planen Sie Workshopzeiten in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht nach Behandlern und Räumen. Der bestätigte Zeitraum lässt sich dadurch in der tatsächlichen Teamplanung berücksichtigen, während Projektkennung und Bestellreferenz im Firmenbeleg ihren passenden Platz behalten.
Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung entfällt der zweite manuelle Übertrag einer neuen easymed-Rechnung. Die Nummer aus Lexware steht vor der Ausgabe auch in easymed bereit; vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich zurückgemeldet. Der laufende Rechnungsweg und die Teamplanung sind damit verbunden, ohne die spezielle Auftragsangabe mit der Rechnungsnummer gleichzusetzen.
