Vor-Ort-Termine und Online-Sitzungen lassen sich in einer psychotherapeutischen Praxis mit derselben Termin- und Aktenstruktur organisieren. In easymed verbindet der Kalender die vereinbarten Kontakte mit Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung. Das Team greift im Browser am PC, Mac oder Tablet auf denselben Stand zu. So bleibt der administrative Ablauf auch bei wechselnden Arbeitsorten zusammenhängend.
Für als Videoleistung eingerichtete Termine erstellt easymed mit verbundener Microsoft-365-Anbindung automatisch einen Teams-Termin. So entsteht die Besprechung direkt beim geplanten Kontakt; das Team muss sie nicht zusätzlich anlegen. Microsoft 365 ist Voraussetzung für diesen Weg. In der vertragsärztlichen Versorgung muss die Praxis daneben einen zertifizierten Videodienst nutzen. Die Terminverknüpfung in der Praxissoftware und die Anforderungen an den Videodienst gehören deshalb zu zwei getrennten Prüfpunkten. Die KBV fasst die geltenden Anforderungen und den Ablauf der Videosprechstunde zusammen; die technische Grundlage steht in der Anlage 31b zum Bundesmantelvertrag-Ärzte.
Das Kontaktformat im Kalender verständlich benennen
Der Kalendereintrag sollte auf einen Blick zeigen, wie der Kontakt stattfindet. Eine verständliche Terminart, die vereinbarte Uhrzeit und die zuständige Behandlerin oder der zuständige Behandler helfen dem Team beim Vorbereiten. Beim Vor-Ort-Termin gehören Praxis und Ankunft dazu; beim Online-Termin die Angaben zum verwendeten Videodienst.
KI Generiert
In easymed lassen sich Leistungen mit Dauer und Preis einrichten; der gemeinsame Kalender zeigt die zugehörigen Termine und Behandler. Wiederkehrende Termine bilden Sie als Serie ab, Puffer lassen Platz für den Wechsel zwischen zwei Gesprächen. Damit kann die Wochenplanung die tatsächlichen Kontaktformate berücksichtigen, ohne einen zweiten Kalender für Online-Sitzungen aufzubauen.
Die Einladung an die Patientin oder den Patienten sollte Zeitpunkt und Zugangsdaten gemeinsam nennen. Das KBV-Infoblatt zur Online-Psychotherapie empfiehlt den Einstieg etwa zehn Minuten vor dem Termin und erklärt, dass der Zugang ohne eigenes Konto möglich ist. Der korrekte Name hilft dem Team, die wartende Person zuzuordnen; ein kurzer Techniktest lässt sich vor dem eigentlichen Gespräch durchführen.
Für die vertragsärztliche Versorgung gehören vor der ersten Videosprechstunde auch die Information und Einwilligung zum genutzten Videodienst in den Ablauf. Die Sitzung findet in einem geschlossenen Raum mit ausreichender Privatsphäre statt. Ob ein Gespräch therapeutisch für ein Videoformat geeignet ist, entscheidet die behandelnde Person. Die KBV empfiehlt insbesondere die erste psychotherapeutische Sprechstunde und die erste probatorische Sitzung möglichst in der Praxis.
Eine bestätigte Änderung für die Person verständlich machen
Eine Bitte um einen Online-Kontakt ist zunächst ein Änderungswunsch. Erst nach der gemeinsamen Vereinbarung wird der aktuelle Termineintrag auf das bestätigte Format und die vereinbarte Uhrzeit gebracht. Die Patientin oder der Patient erhält anschließend die dazu passende Information: für online die passende Verbindung mit den Zugangsdaten des verwendeten Dienstes, für vor Ort die vereinbarte Praxisadresse.
Im Beispiel bleibt die Uhrzeit gleich, während ein Vor-Ort-Termin zu einem Online-Termin wird. Die aktuelle Bestätigung nennt das Online-Format und den Zugang. Eine frühere Anfahrtsinformation beschreibt nur den bisherigen Stand und sollte nicht zusammen mit den neuen Einwahldaten als aktuelle Anweisung erscheinen.
Stockt der Einstieg, hilft ein bekannter alternativer Kontaktweg. Eine Praxisnummer und eine klare Absprache reichen als organisatorischer Anschluss. Eine kurze Notiz hält fest, was die Person erreicht hat und wie das Team weiter vorgeht.
Einen bestätigten psychotherapeutischen Termin von vor Ort auf online umstellen
Ein Fallbeispiel: Eine Patientin bittet am Vormittag, den Termin am Nachmittag online wahrzunehmen. Die behandelnde Person klärt, ob das Format für diese Sitzung passt. Sobald beide Seiten die Änderung bestätigen, aktualisiert das Team den bisherigen Kalendereintrag und stellt der Patientin die Einwahldaten sowie die Uhrzeit bereit.
So zeigt der Kalender einen gültigen Termin, statt einen bestätigten Praxisbesuch und eine offene Online-Option nebeneinander stehen zu lassen. Wenn die Zeit gleich bleibt, betrifft die Änderung nur das Kontaktformat und den passenden Zugang. Das Team führt die organisatorische Änderung beim vorhandenen Kontakt weiter; es entsteht kein zweiter Verlauf.
Unterlagen bei einem Formatwechsel derselben Akte zuordnen
Ein bereits eingegangener Bericht bleibt derselben Person zugeordnet, auch wenn das nächste Gespräch online stattfindet. In easymed stehen Patientendaten, Verlauf und Dokumente gemeinsam in der Patientenakte. Eine später ergänzte Unterlage schließt an diesem Verlauf an, statt in einer eigenen Ablage für Videotermine zu landen.
Datum, Dokumentart und Bezug zum Kontakt erleichtern das Wiederfinden. Die Behandlerin kann vor dem nächsten Gespräch die relevanten Unterlagen öffnen; die anschließende Dokumentation ergänzt denselben Verlauf. Beim Wechsel zwischen Laptop und Praxisrechner arbeitet das Team im Browser auf derselben Praxisverwaltung.
Benutzerrechte helfen dabei, Informationen passend zu den Aufgaben im Team bereitzustellen. Eine kurze organisatorische Notiz kann den nächsten Schritt benennen; fachliche Angaben gehören in die Dokumentation des Kontakts. So bleibt der Arbeitsbezug verständlich, auch wenn Empfang und Behandlung einzelne Aufgaben übernehmen.
Dokumentation und Versand als zusammenhängenden Weg nutzen
Nach dem Gespräch dokumentiert die behandelnde Person den tatsächlichen Kontakt beim zugehörigen Termin. Die KBV beschreibt denselben Schritt für Videosprechstunden: Nach dem Gespräch wird die Behandlung im Praxisverwaltungssystem dokumentiert. In easymed bleibt der Eintrag dadurch bei der Patientenakte und ist beim nächsten Kontakt wieder erreichbar.
Zu klären sind Empfänger, gewünschter Versandweg und aktuelle Fassung. Der vorhandene Versandbezug zeigt, welche Ausgabe tatsächlich erfolgt ist. Eine Rückfrage knüpft damit an ein konkretes Dokument und den zugehörigen Kontakt an.
Benötigt die Person eine weitere Ausgabe, verwendet das Team die passende vorhandene Fassung. Eine inhaltliche Ergänzung wird als neuer Stand erkennbar. Das hilft besonders dann, wenn eine Person den Bericht nach einem Online-Gespräch erhält und eine andere die Rückfrage beim nächsten Vor-Ort-Termin aufnimmt.
Beim fehlenden Online-Zugang am Kontakt anknüpfen
Erreicht die Person die vereinbarte Verbindung nicht, nutzt das Team den bekannten alternativen Kontaktweg. Im Beispiel meldet sich die Patientin telefonisch. Eine kurze Notiz hält fest, ob der Kontakt zustande kam und was anschließend vereinbart wurde. So kann die zuständige Person den nächsten Schritt übernehmen, ohne erst aus mehreren Nachrichten den aktuellen Stand zu rekonstruieren.
Wird ein neuer Termin vereinbart, nennt der Kalender dessen bestätigte Zeit und das Format. Die Dokumentation beschreibt den tatsächlich stattgefundenen Kontakt. Für die spätere Abrechnung zählen die erbrachte Leistung und ihre Vereinbarung; ein nicht zustande gekommenes Videogespräch wird nicht als geführter Kontakt dokumentiert.
Privatabrechnung aus dem vorhandenen Kontakt weiterführen
Für eine Privatrechnung verwendet das Team die tatsächlich erfasste Leistung mit den vereinbarten Angaben. easymed verbindet Patientenstammdaten, Leistungen und Beleg. Der Kontakt und die anschließende Rechnung werden damit in derselben Praxisverwaltung weitergeführt, unabhängig davon, ob das Gespräch in der Praxis oder online stattgefunden hat.
Eine Rechnungskopie ist eine weitere Ausgabe des bestehenden Belegs. Bei einer geänderten Rechnungsangabe ist die passende Korrektur erforderlich. Das Team kann beide Anliegen am ursprünglichen Kontakt weiterführen, statt für Online-Sitzungen eine zweite Rechnungsübersicht anzulegen.
Eine Woche mit wechselnden Kontaktformaten organisieren
Ein Beispiel: Am Montag finden Gespräche in der Praxis statt, am Mittwoch sind Online-Termine geplant und am Freitag folgt wieder ein Vor-Ort-Tag. Der gemeinsame Kalender zeigt vereinbarte Zeiten und Formate. Im Browser kann das Team von den vorgesehenen Arbeitsplätzen aus dieselbe Akte öffnen und beim passenden Kontakt dokumentieren.
Ändert sich ein einzelner Termin, führt die Praxis genau dessen bestätigte Vereinbarung weiter; der übrige Wochenplan bleibt die vertraute Grundlage. Für als Videoleistung eingerichtete Termine ergänzt easymed mit Microsoft 365 den Teams-Termin. Kalender, Akte und Privatabrechnung bleiben in derselben Praxisverwaltung verbunden.
Beide Kontaktformate mit easymed gemeinsam organisieren
Sehen Sie in einer persönlichen Vorführung, wie easymed Kalender, gemeinsame Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung für Vor-Ort- und Online-Kontakte verbindet. Lernen Sie außerdem den Ablauf kennen, mit dem Microsoft 365 Teams-Termine für eingerichtete Videoleistungen ergänzt. Lernen Sie easymed kennen.
