Eine Praxisrechnung abschließen und den Beleg gleich in der Buchhaltung haben: Dafür ist die Lexware Office Anbindung von easymed da. Beim Abschluss geht der Beleg automatisch an Lexware Office. Die dort vergebene Nummer wird vor PDF, Druck und Versand in easymed übernommen. Vollständig ausgeglichene Rechnungen werden täglich als bezahlt zurückgemeldet. Ein eingerichteter Rechnungsweg spart damit erneutes Hochladen und manuelles Nachtragen des Zahlungsstands.
Läuft neben dieser Anbindung noch ein alter PDF-Ordner oder eine Betragsliste mit, lässt sich die zusätzliche Arbeit gezielt ablösen. Klären Sie für den betreffenden Rechnungsbestand, welchen Weg die Kanzlei verwendet. Eine tatsächlich angekommene Rechnung kann diese Frage beantworten. Der gewöhnliche Rechnungsabschluss bleibt anschließend der kurze Arbeitsweg für das Team.
Den eingerichteten Rechnungsweg als Ausgangspunkt nutzen
Mit der aktiven easymed-Lexware-Anbindung entsteht der Buchhaltungsbeleg beim Rechnungsabschluss. Lexware vergibt die Nummer, und easymed verwendet sie für die Patientenrechnung. Der Vorgang hat damit einen gemeinsamen Rechnungsbezug. Eine weitere manuell vergebene Nummer oder eine erneut angelegte Rechnung würde keine zusätzliche Information liefern.
Der übergebene Beleg enthält Name, Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition. Einzelleistungen, Diagnosen und Behandlungsdokumentation bleiben in der Praxis. Die Buchhaltung erhält die Angaben für ihren Rechnungsweg; das Team führt den Behandlungsbezug weiterhin in easymed.
Für die anschließende Kanzleiübergabe verwenden Sie den vereinbarten Weg. In easymed besteht daneben ein unabhängiger DATEV-Export als Rechnungspaket; zusätzlich ist die direkte Belegübergabe an DATEV Unternehmen online möglich. Ordnen Sie den betreffenden Bestand einem passenden Weg zu. Die vorhandenen Möglichkeiten lassen sich entsprechend Ihrer Buchhaltungsvereinbarung nutzen.
Bei doppelten Uploads den Praxisweg rückwärts prüfen
Wenn derselbe Rechnungsinhalt offenbar zweimal ankommt, beginnen Sie bei einer Rechnung, die die Kanzlei bereits erhalten hat. An derselben Nummer lässt sich der Praxisweg rückwärts prüfen: Kanzleistelle, verwendete Übergabe und Rechnungsabschluss. Das ist eine gezielte Klärung eines beobachteten Doppelwegs.
Für eine kurze Abgleichnotiz genügen Rechnungsnummer und -datum, das Empfangsziel jedes Wegs sowie der Zweck der zweiten Datei. Prüfen Sie, ob sie dieselbe vollständige Rechnung enthält, nur Nummer und Betrag wiederholt oder eine eigenständige Ergänzung wie eine offene Rückfrage festhält. So begrenzen Sie die Entscheidung auf den betroffenen Rechnungsbestand.
Oft genügt die Frage, aus welchem Bestand die Kanzlei diesen Beleg bearbeitet. Ist es der vereinbarte Lexware-Weg, gehört der zusätzliche Upload in den früheren Ordner zum alten Ablauf. Der bestätigte Eingang zeigt dann, welcher neue Weg den benötigten Rechnungsinhalt bereits liefert.
Beschränken Sie die Klärung auf die betroffenen Fälle. Lieferantenbelege oder frühere Rechnungen können einen anderen vereinbarten Weg haben. Eine klare Bezeichnung des Rechnungsbestands reicht, um die neue Absprache verständlich einzugrenzen, etwa private Ausgangsrechnungen ab Aktivierung des Anschlusses.
Einen früheren Doppelweg an seinem Zweck erkennen
Im Beispiel nutzt die Kanzlei den über den vereinbarten Lexware-Weg empfangenen Rechnungsbeleg. Zusätzlich lädt die Praxis dasselbe PDF in den alten Übergabeordner hoch. Eine weitere Liste wiederholt Nummer und Betrag. Der zusätzliche PDF-Upload und diese Betragsliste liefern denselben bereits vorhandenen Rechnungsinhalt.
Fragen Sie nach der tatsächlich verwendeten Information. Wird der alte Ordner noch für eine andere Belegart benötigt, bleibt dessen eigene Aufgabe bestehen. Für die durch die Anbindung übergebenen Rechnungen kann der zusätzliche Upload nach der gemeinsamen Absprache entfallen.
Eine kurze Nachricht zur konkreten Rückfrage hat dagegen einen eigenen Nutzen. Sie nennt die Rechnungsnummer und die offene Frage. Die Kanzlei kann damit am vorhandenen Beleg weiterarbeiten. Ein zweites vollständiges PDF muss dafür nicht erneut übermittelt werden.
Ergänzende Information beim vorhandenen Beleg halten
Enthält eine Liste lediglich Nummer und Betrag, sind diese Angaben bereits im Rechnungsbestand verfügbar. Bei eingerichteter Lexware-Anbindung wird auch der Stand vollständig bezahlter Rechnungen täglich nach easymed zurückgemeldet. Das Team muss diese Zahlungseingänge nicht zusätzlich von Hand abhaken.
Hält die Liste eine noch offene Rückfrage fest, übernimmt diese Information einen eigenen organisatorischen Zweck. Vereinbaren Sie einen Ort dafür und nennen Sie den Rechnungsbezug. Ein kurzer Bearbeitungsvermerk kann die Frage verständlich erhalten, während die doppelten Rechnungsangaben entfallen.
Den zusätzlichen Upload für kommende Fälle ablösen
Sobald der benötigte Beleg über den vereinbarten Weg vorliegt, halten Praxis und Kanzlei die kurze Absprache fest: Für welchen Rechnungsbestand entfällt welcher zusätzliche Schritt, und ab wann arbeitet das Team so? Diese Zuordnung lässt sich in wenigen Sätzen erklären.
Im Beispiel lautet sie: „Neue private Rechnungen werden beim easymed-Abschluss an Lexware übergeben. Der zusätzliche Upload derselben PDFs in den alten Übergabeordner entfällt. Rückfragen nennen die vorhandene Rechnungsnummer.“ Der bisherige Ordner bleibt für andere vereinbarte Belege verfügbar.
Passen Sie die tatsächlich benutzte Anleitung an. Eine frühere Erinnerung „PDF auch noch hochladen“ kann für diesen Bestand gestrichen werden. Die Vertretung sieht dadurch denselben kurzen Weg wie das Stammpersonal. Es braucht keine zweite vollständige Übergabestrecke für einen bereits gelieferten Beleg.
Vorhandenen Bestand und Änderungsverlauf nachvollziehbar erhalten
Der künftige Weg wird einfacher, während benötigte vorhandene Originalbelege und Änderungsbezüge nachvollziehbar erhalten bleiben. Eine überflüssige Übertragung neuer Rechnungen abzulösen betrifft den Arbeitsweg. Bereits entstandene Unterlagen behalten ihren geordneten Bestand.
Nach § 146 AO sind Aufzeichnungen geordnet zu führen; Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen. § 147 AO verlangt die geordnete Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen. Werden sie digital aufbewahrt, müssen sie während der maßgeblichen Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Das Ende eines zusätzlichen Versandwegs ändert die Aufbewahrung des erforderlichen Bestands nicht.
Die Lexware-Anbindung überträgt Rechnungen ab dem Aktivierungstag. Ältere Rechnungen behalten ihre bisherigen easymed-Nummern und werden nicht rückwirkend übertragen. Die kurze Arbeitsbeschreibung nennt deshalb den Start des neuen Wegs. Frühere Unterlagen bleiben mit ihrer bisherigen Übergabe nachvollziehbar.
Den kurzen Rechnungsweg im Alltag verwenden
Für den gewöhnlichen privaten Rechnungsfall erfasst das Team die Leistungen und schließt die Rechnung in easymed ab. Übertragung und Nummernübernahme erfolgen durch den eingerichteten Anschluss. Der tägliche Zahlungsabgleich ergänzt den Stand vollständig ausgeglichener Rechnungen.
Nur eine konkrete neue Frage benötigt eine gezielte Abstimmung, beispielsweise bei einer geänderten Kanzleiübernahme oder einer zusätzlichen Belegart. Die vorhandene Rechnung mit ihrer Nummer ist dafür der Ausgangspunkt. So bleibt die Buchhaltungsvereinbarung verständlich, ohne jeden Rechnungsfall neu zu rekonstruieren.
Das Ergebnis ist ein kurzer, verbundener Ablauf: Rechnung abschließen, Beleg in Lexware verwenden und den zurückgemeldeten Zahlungsstand in easymed sehen. Frühere doppelte Uploads werden durch die passende Anbindung und eine klare gemeinsame Absprache abgelöst.
