Wenn am Empfang jemand um einen Beleg bittet, kann damit eine Rechnungskopie oder eine Bestätigung über den Zahlungseingang gemeint sein. easymed erstellt private Rechnungen aus erfassten Leistungen. Am aktivierten Empfangsterminal können Patienten ihre eigene Rechnung mit dem verbundenen SumUp-Kartenleser bezahlen; mit dem Lexware-Office-Zusatzmodul geht der fertige Beleg an die Buchhaltung und der vollständig bezahlte Status kommt täglich zurück. So lassen sich Leistung, Rechnung, Zahlung und spätere Übergabe am passenden Praxisvorgang einordnen.
Eine Rechnung beschreibt die abgerechnete Leistung und den Betrag. Eine Quittung bestätigt eine empfangene Zahlung; ein Kontoauszug dokumentiert die Bankbewegung. Diese Unterlagen beantworten unterschiedliche Fragen. Die folgenden Schritte helfen, die richtige herauszugeben und einen Eingang der passenden Rechnung zuzuordnen.
Von der erfassten Leistung zur privaten Rechnung
Bei der Privatabrechnung für Therapeuten ist die tatsächlich erfasste Leistung der Ausgangspunkt. In easymed werden private Rechnungen aus den erfassten Leistungen erstellt; die Leistungs- und Preisverwaltung liefert die Grundlage. Patientenakte und Dokumentation beim Termin halten den Behandlungskontext zusammen. Ein reservierter Kalendereintrag beschreibt zunächst eine Terminvereinbarung und ist für sich genommen noch keine durchgeführte Leistung.
Bei einer Behandlungsserie mit mehreren Sitzungen zeigt die Rechnung die erfassten Positionen. Eine Rückfrage am Empfang lässt sich dadurch auf einen konkreten Beleg und dessen Leistung beziehen, ohne aus einem reservierten oder abgesagten Termin auf eine erbrachte Leistung zu schließen.
Das Team kann vorhandene Patientendaten verwenden und die Rechnung im Praxisvorgang weiterführen. Erläuterungen zu einer Position beziehen sich so auf dieselbe Unterlage. Für die Antwort am Empfang bleibt sichtbar, welche Leistung auf der Rechnung steht.
Rechnung, Zahlung und Unterlage kurz unterscheiden
Eine Rechnung rechnet eine Leistung ab. § 14 UStG nennt unter anderem Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und Art der Leistung als Rechnungsangaben. Für die Suche am Empfang helfen Rechnungsnummer und Datum, den richtigen Beleg zu öffnen. Eine Kopie stellt dieselbe Rechnung erneut bereit; sie belegt für sich allein keinen späteren Zahlungseingang.
Eine Quittung ist ein schriftliches Empfangsbekenntnis. Nach § 368 BGB hat der Gläubiger sie nach Empfang der Zahlung auf Verlangen auszustellen. Wenn jemand „die Rechnung noch einmal“ wünscht, fragen Sie deshalb kurz, ob die Rechnungskopie oder die Bestätigung des erhaltenen Betrags gebraucht wird.
Für die Buchhaltung zählt außerdem die Verbindung zwischen Geschäftsvorfall und Beleg. Die GoBD des Bundesfinanzministeriums beschreiben die Nachvollziehbarkeit über Belege und eindeutige Zuordnungsmerkmale. Rechnungsnummer und konkreter Verwendungszweck helfen, einen Eingang der passenden Rechnung zuzuordnen. Bleibt die Zuordnung offen, klären Sie genau diesen Vorgang, statt den Gesamtbetrag auf mehrere Rechnungen zu verteilen.
Kartenzahlung direkt mit der Rechnung verbinden
Für die Kartenzahlung am Tresen verbindet easymed den SumUp-Kartenleser mit der Rechnung. Wenn die Bezahlfunktion am Empfangsterminal aktiviert ist, ruft der Patient dort die eigene Rechnung auf und begleicht sie selbst. Die Zahlung bleibt dem Beleg zugeordnet; das Team muss den Betrag nicht zusätzlich in einer Liste nachtragen.
Bei einer Überweisung ist die Mitteilung „Ich habe überwiesen“ ein Hinweis, aber noch keine Bestätigung des bei der Praxis eingegangenen Betrags. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bankeingang mit Rechnungsnummer und Verwendungszweck. Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung wird der ausgeglichene Status einmal täglich nach easymed übernommen; kurz zuvor eingegangene Zahlungen können bis zum nächsten Lauf noch offen erscheinen. Ohne eindeutigen Bezug bleibt die konkrete Zuordnung zu klären.
Bei einer Teilzahlung bleibt der noch offene Betrag eine eigene Information. Die tatsächliche Zuordnung verbindet Eingang und Rechnung; die Höhe eines einzelnen Bankeingangs beantwortet nicht jede Zuordnungsfrage. Das folgende Zahlenbeispiel erklärt diesen Unterschied an zwei Rechnungen.
Eine Sammelzahlung mit zwei Rechnungen nachvollziehbar aufteilen
Im Beispiel beträgt Rechnung A 90 Euro und Rechnung B 120 Euro. Zusammen sind das 210 Euro. Auf dem Konto gehen 200 Euro ein. Die Differenz beträgt zehn Euro. Aus diesen Summen allein ergibt sich noch nicht, welcher Rechnung der offene Anteil zugeordnet werden soll.
Für die Zuordnung verwenden Sie die vorhandenen Rechnungsnummern, den Verwendungszweck und eine gegebenenfalls nötige kurze Rückfrage. Ist eine eindeutige Zuordnung vorhanden, halten Sie die zugeordneten Beträge bei den betreffenden Rechnungen fest. Wenn die Information noch fehlt, bleibt genau diese konkrete Frage offen. Die Abweichung wird dadurch verständlich, statt aus dem Gesamtbetrag eine Verteilung zu vermuten.
Wer eine Sammelzahlung mehreren Rechnungen zuordnen möchte, betrachtet also die Einzelvorgänge zusammen mit dem Eingang. Die Zusatzgrafik zeigt die Beträge 90, 120, 210 und 200 Euro sowie die Differenz von zehn Euro. Sie erklärt das allgemeine Zuordnungsprinzip; die Behandlung eines konkreten Eingangs richtet sich nach seinen tatsächlichen Angaben.
Rechnungen mit Lexware Office zusammenführen
Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung geht die Rechnung beim Abschließen als Beleg an Lexware Office. Übergeben werden Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition. Lexware vergibt die Belegnummer; easymed übernimmt sie als eigene Rechnungsnummer. Erst danach stehen PDF, Druck und Versand der fertigen Rechnung bereit.
Damit verwenden Praxisrechnung und Buchhaltungsbeleg denselben Nummernbezug. Der Patient überweist mit der Nummer seiner Rechnung, und Lexware kann diesen Bezug für den Bankabgleich nutzen. Ein täglicher Lauf übernimmt den bezahlten Status vollständig ausgeglichener Belege nach easymed. Das Team muss den vollständigen Zahlungseingang anschließend nicht noch einmal von Hand abhaken.
BEIM ABSCHLIESSEN
Lexware-Belegnummer
↓
easymed-Rechnungsnummer
Danach PDF · Druck · Versand
TÄGLICHER RÜCKKANAL
Vollständig bezahlte Belege
Bezahlter Status zurück nach easymed
Die Lexware-Office-Anbindung beschreibt diesen direkten Weg. Für die Software-Buchhaltungsübergabe ist außerdem der DATEV-Export als Rechnungspaket vorgesehen; eine zusätzliche Anbindung kann Belege an DATEV Unternehmen online übergeben. Wählen Sie den tatsächlich genutzten Weg für Ihre Praxis und die empfangende Buchhaltung.
Eine Rechnungskorrektur am vorhandenen Vorgang weiterführen
Wird eine bereits ausgestellte Rechnung korrigiert, bleibt der Bezug zur ursprünglichen Rechnung hilfreich. Nennen Sie den betroffenen Vorgang und halten Sie die freigegebene neue Unterlage gemeinsam mit dem ursprünglichen Stand fest. Die Korrektur erläutert, welche Angabe oder Position angepasst wurde. Eine reine erneute Ausgabe derselben Rechnung ist dagegen eine Rechnungskopie.
UNTERLAGE
Freigegebene Korrektur
Bezug zur ursprünglichen Rechnung
Bei geändertem Betrag ↓
Zahlungsbearbeitung informieren
Konkreter nächster Schritt beim selben Beleg
Dokument und Zahlungsbearbeitung haben dabei einen gemeinsamen Anlass. Ändert die Korrektur den Betrag, benötigt die zuständige Person diese Information für den noch offenen beziehungsweise bereits zugeordneten Stand. Die kurze Übergabe nennt Rechnungsnummer, korrigierte Unterlage und den konkreten nächsten Schritt. So bleibt die Rückfrage auf den betroffenen Beleg begrenzt.
Eine spätere Ergänzung dem übergebenen Zeitraum zuordnen
Bei einer Rechnungskorrektur nach Buchhaltungsübergabe benennen Sie die ursprüngliche Rechnung und den bereits übergebenen Zeitraum. Im Beispiel hat die Buchhaltung den Monatsstand erhalten; später wird für eine darin enthaltene Rechnung eine freigegebene Korrektur ergänzt. Übermitteln Sie diese Unterlage mit dem Bezug zum früheren Beleg und Zeitraum.
- 1
Ursprüngliche Rechnung
Den bestehenden Beleg benennen
- 2
Übergebener Zeitraum
Den früheren Monatsstand zuordnen
- 3
Neue Unterlage
Freigegebene Ergänzung weitergeben
Für die Buchhaltung ist eine spätere Ergänzung zur Übergabe damit eindeutig zugeordnet. Die empfangende Stelle erhält genau den benötigten neuen Stand, und die Praxis hält die aktuelle Unterlage am vorhandenen Vorgang bereit. Der klare Bezug erleichtert die gezielte Weiterbearbeitung des einzelnen Belegs.
Ein klarer Arbeitsweg beginnt mit der gewünschten Unterlage, prüft bei Zahlungsfragen den tatsächlichen Eingang und hält Korrekturen am Bezug zur ursprünglichen Rechnung fest. Rechnungskopie, Quittung und Zahlungsabgleich beantworten unterschiedliche Fragen; Rechnungsnummer und Verwendungszweck führen zum passenden Vorgang.
