Beim Teamgespräch fällt ein Nebensatz: „Die Formulierung habe ich mit meinem privaten Chatbot vorbereitet.“ Eine zweite Kollegin verwendet einen Übersetzungsdienst für kurze organisatorische Texte. Die Leitung kennt beide Anwendungen bisher nicht. Jetzt braucht die Therapiepraxis einen Überblick über die bereits verwendeten Dienste, die jeweiligen Aufgaben und die dazugehörigen Eingaben.
Schatten-KI bezeichnet den beruflichen Einsatz von KI außerhalb des dafür freigegebenen Rahmens. Der erste hilfreiche Schritt besteht darin, die tatsächliche Nutzung verständlich zu erfassen. Eine Liste von Produktnamen reicht dafür noch nicht. Erst die Verbindung von Dienst, Konto, Aufgabe und Datenweg zeigt, welche Entscheidung Ihre Praxis treffen muss.
Bei Terminfragen liefert der gemeinsame Kalender von easymed Empfang und Vertretung denselben aktuellen Plan. Wenn es um einen Therapiebericht geht, erstellt das optionale KI-Therapiebericht-Modul aus ausgewählten Behandlungstexten einen Entwurf nach der Praxisvorlage; die Fachperson liest ihn gegen und gibt ihn frei. Die Praxis legt den KI-Dienst fest. Auch dieser Zugang gehört deshalb zum Datenweg, den das Team für die konkrete Verwendung klärt.
Mit der tatsächlichen Nutzung beginnen
Bitten Sie Ihr Team um eine sachliche Beschreibung bereits verwendeter KI-Anwendungen: Welche Aufgabe wurde damit gelöst, wann ungefähr und mit welchem Dienst? Erklären Sie vorab, dass Sie den Arbeitsweg verstehen und eine verlässliche Teamregel festlegen wollen. Private Chatverläufe und Passwörter gehören nicht in das gemeinsame Protokoll. Für den Überblick reichen zunächst die Art der Eingabe, die Verwendung des Ergebnisses und eine zuständige Person für offene Fragen.
Im Fallbeispiel einer Ergotherapiepraxis kommen drei Verwendungen zur Sprache. Lea hat mit einem persönlichen Konto im Textdienst T eine allgemeine Information über die öffentlich bekannten Öffnungszeiten umformuliert. Ben hat denselben Dienst für die sprachliche Überarbeitung einer Terminmail verwendet; welche Angaben dabei eingegeben wurden, ist zunächst offen. Lea nennt außerdem Übersetzungsdienst U für eine allgemeine Anleitung zur Raumvorbereitung. Die Übersicht enthält damit zwei Dienste und drei Verwendungen.
Zwei Dienste, drei Verwendungen
Diese Unterscheidung verändert die nächste Frage. Bei Dienst T müssen zwei Aufgaben betrachtet werden, obwohl der Produktname nur einmal auftaucht. Bei der Terminmail ist zuerst die Eingabe zu klären. Bei der Öffnungszeiteninformation kann die Leitung die verwendete Grundlage und das veröffentlichte Ergebnis vergleichen. Die Raumvorbereitung braucht wiederum ihren eigenen Zweck und eine zuständige Person, die die Übersetzung fachlich versteht.
Das BSI empfiehlt, den aktuellen Stand und die bereits eingesetzten KI-Systeme zu erfassen. Seine Einstiegshilfe verbindet diese Übersicht mit Kriterien für Anbieter, Zugang und Einsatzbedingungen: etwa Transparenz zur Verarbeitung und zum Serverstandort, Konten im Namen der Praxis, datensparsame Einstellungen sowie Regeln für Training und Aufbewahrung. Übertragen auf Ihre Liste heißt das: Notieren Sie den konkreten Dienst und das verwendete Konto, nicht nur den Produktnamen. Einstellungen können je Zugang und Tarif verschieden sein.
Dienst, Konto und Aufgabe getrennt festhalten
Geben Sie jedem beschriebenen Einsatz einen eigenen Eintrag. Im Beispiel heißen die Einträge T1 „Öffnungszeiten umformulieren“, T2 „Terminmail überarbeiten“ und U1 „Raumvorbereitung übersetzen“. Daneben stehen der Dienst, die Kontoart, die Art der Eingaben, die Verwendung des Ergebnisses und die zuständige Klärung. Damit bleibt sichtbar, dass ein Dienst mehrere Aufgaben und unterschiedliche Datenwege haben kann.
Die Kontoart macht Unterschiede sichtbar: persönliche Anmeldung, Praxiskonto oder eine in der Praxis eingerichtete Schnittstelle sind nicht austauschbar. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, Beschäftigten für berufliche KI-Aufgaben dienstliche Geräte und Accounts bereitzustellen; private Konten und Geräte können Nutzungsprofile der Beschäftigten entstehen lassen. Fragen Sie deshalb, welches Konto und welches Gerät bei der konkreten Aufgabe verwendet wurden. Zugangsdaten gehören nicht in die Übersicht.
Prüfen Sie mit der zuständigen Person, welche Einstellungen für genau diesen Anbieter und dieses Konto gelten: Werden Eingaben zum Training verwendet, bleibt eine Chat-Historie gespeichert, wie lange und wer kann auf Inhalte zugreifen oder sie löschen? Ergänzen Sie, wo der Anbieter die Eingaben verarbeitet und welche Vereinbarungen für den beruflichen Einsatz gelten. Die DSK-Orientierungshilfe nennt Trainingsnutzung, Eingabe-Historie und betriebliche Accounts als relevante Punkte; das BSI ergänzt Transparenz zum Serverstandort.
Im Teamgespräch darf eine offene Angabe offen bleiben. Für T2 steht zunächst „Inhalt der Eingabe zu prüfen“. Das ist eine konkrete Aufgabe für Ben und den zuständigen Kontakt. Ein leeres Feld wird weder mit einer Vermutung gefüllt noch durch die allgemeine Aussage ersetzt, der Dienst sei bekannt. Der nächste Termin zur Klärung und die verantwortliche Rolle machen den Eintrag bearbeitbar.
Den Datenweg einer offenen Verwendung prüfen
Für die Terminmail betrachten die zuständigen Personen den tatsächlichen Vorgang in einem geschützten Rahmen. Welche Nachricht wurde verwendet, welche Angaben wurden übernommen und über welchen Zugang wurden sie an welchen Dienst geschickt? Halten Sie den dafür nötigen Sachstand am vorgesehenen Ort fest. Eine vollständige Mail wird nicht zur Illustration in die allgemeine Teamübersicht kopiert. Dort reicht zunächst die Art der Eingabe und der Hinweis auf die zuständige Prüfung.
Welche Eingabe bleibt offen?
Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass es oft nicht genügt, Namen und Anschrift zu entfernen: Der Zusammenhang einer Nachricht kann eine Person weiterhin erkennbar machen. Gesundheitsdaten zählen zu den besonders geschützten Datenkategorien. Halten Sie in der Teamübersicht deshalb nur die Art der Eingabe fest. Die zuständigen Personen prüfen den konkreten Inhalt getrennt und geschützt. Wenn möglicherweise personenbezogene Angaben an einen nicht vorgesehenen Dienst übermittelt wurden, klären sie anhand des tatsächlichen Vorgangs zeitnah die nächsten Schritte.
Sehen Sie sich danach die Anbieterinformationen zu genau diesem Konto an: Werden Ein- oder Ausgaben zum Training genutzt? Bleibt der Gesprächsverlauf gespeichert? Welche Aufbewahrungs- und Löschmöglichkeiten gibt es, wer kann Inhalte sehen und wo werden sie verarbeitet? Ein Praxiskonto hilft nur, wenn die aktiven Einstellungen und Bedingungen bekannt sind. Die DSK erläutert diese Prüfpunkte für Trainingsnutzung, Eingabe-Historie, offene Cloud-Systeme und mögliche Datenübermittlungen in Drittstaaten.
Bis diese Verwendung geklärt ist, bearbeitet Ben die nächste Terminmail über den bestehenden freigegebenen Kontaktweg selbst. Die Aufgabe bleibt damit erledigbar. Zugleich werden keine weiteren Mails über den ungeklärten persönlichen KI-Zugang verarbeitet. Dieser Anschluss wird dem Team ausdrücklich mitgeteilt: Wer übernimmt die Nachricht, wo liegt die gültige Terminangabe und wen erreicht die Vertretung bei einer Rückfrage?
Aus der Übersicht eine konkrete Entscheidung machen
Eine erfasste Verwendung braucht einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstand. Im Beispiel ist T1 beschrieben; die Voraussetzungen für den zukünftigen Einsatz werden geprüft. T2 wartet auf die Klärung der tatsächlichen Eingaben und des verwendeten Zugangs. U1 ist als Übersetzungsaufgabe bekannt und wird ebenfalls auf den vorgesehenen Rahmen geprüft. „Erfasst“ bedeutet, dass die Praxis die Verwendung kennt. Die Freigabe enthält zusätzlich den erlaubten Zweck und die dafür festgelegten Bedingungen.
Die Praxisleitung ordnet jedem offenen Eintrag die nächste Aufgabe zu. Für T1 werden bestätigte Öffnungszeiten und veröffentlichte Formulierung verglichen. Bei T2 steht die geschützte Klärung des Vorgangs an erster Stelle. Für U1 werden der vorgesehene Zugang und die Person bestimmt, die die übersetzte Raumanleitung prüfen kann. Das Team sieht dadurch, weshalb sich drei Verwendungen trotz ähnlicher Textarbeit an unterschiedlichen Punkten befinden.
Jeder Eintrag hat eine nächste Aufgabe
Freigabe:Erlaubter Zweck und Bedingungen festgelegt.
Abschnitt 2.2 der DSK-Orientierungshilfe empfiehlt klare interne Vorgaben mit konkreten Beispielen für erlaubte und ausgeschlossene Einsätze. Formulieren Sie die Regel deshalb passend zu den drei Aufgaben: etwa Öffnungszeiten anhand der veröffentlichten Praxisangaben umformulieren, eine Terminmail erst nach Klärung ihrer Eingaben bearbeiten und eine allgemeine Raumanleitung mit einem benannten Zugang übersetzen. Entscheidend sind Aufgabe, Konto, Eingabe und Ergebnisweg; ein bekannter Produktname allein sagt noch nicht, ob ein neuer Einsatz passt.
Die Mitteilung an das Team nennt auch einen erreichbaren Weg für noch ungeklärte Einträge. Lea kann die Raumanleitung zunächst anhand der bestehenden Fassung bearbeiten; Ben nutzt den freigegebenen Nachrichtenzugang. Nennen Sie den nächsten Schritt, die zuständige Person und den Ort, an dem die Regel auffindbar ist. So kann das Team im nächsten ähnlichen Fall direkt nachsehen, wie es weiterarbeitet.
Den freigegebenen Praxisweg erreichbar machen
Schauen Sie auf die Aufgabe hinter jeder Anwendung. Wenn ein Textdienst etwa eine Übersetzung übernommen hat, stellen Sie die gültige Ausgangsfassung bereit und bestimmen Sie, wer die Übersetzung vor der Verwendung prüft. Bei einer Terminantwort greifen Empfang und Vertretung auf denselben Teamkalender zurück; der Inhalt der Nachricht bleibt im vorgesehenen Kontaktweg. So lässt sich eine neue Regel direkt an den Arbeitsalltag anschließen.
Halten Sie die geltende Regel dort fest, wo das Team sie bei einer Aufgabe findet. Im Beispiel sollte die Vertretung erkennen können, ob sie eine Übersetzung über den vorgesehenen Zugang nutzen darf oder eine Terminmail selbst über den freigegebenen Weg bearbeitet. Ein kurzer Eintrag mit Zweck, Bedingungen und Kontakt macht die Entscheidung im Alltag nutzbar; eine bloße Produktliste hilft bei dieser Frage wenig.
Die Übersicht bei Änderungen weiterführen
Greifen Sie einen Eintrag erneut auf, wenn sich Aufgabe, Konto, Eingabeart oder Anbieter-Einstellungen ändern. Wird ein allgemeiner Text inzwischen für eine persönliche Nachricht verwendet, ist das ein anderer Datenweg. Der Produktname kann gleich bleiben, während sich Zugang, gespeicherte Historie oder beteiligte Informationen ändern; eine Zeile je Verwendung macht den Unterschied sichtbar.
Fragen Sie im Team kurz nach: Welche Anwendung ist hinzugekommen oder wird inzwischen für eine andere Aufgabe genutzt? Ergänzen Sie nur den tatsächlichen Einsatz und benennen Sie die nächste Klärung. So wächst der Überblick aus realer Arbeit und bleibt handhabbar, auch wenn neue Dienste oder Funktionen verfügbar werden.
Schließen Sie die Bestandsaufnahme für jeden Eintrag mit einem klaren Stand ab: Verwendung bekannt, konkrete Frage offen oder unter benannten Bedingungen freigegeben. Dazu gehört ein nächster Arbeitsschritt, den Team und Vertretung finden können. Wenn sich eine Aufgabe später ändert, prüfen Sie genau diesen Einsatz erneut – auch dann, wenn der Dienst bereits für eine andere Aufgabe vorgesehen ist.
