Softwareangebote für eine Therapiepraxis vergleichen Sie am besten auf derselben Grundlage: gleicher Praxisumfang, dieselben benötigten Funktionen und derselbe Zeitraum. Erfassen Sie Einmalkosten, laufende Gebühren, Zahlungsweise und Vertragsbedingungen getrennt. Rechnen Sie das erste Jahr und einen normalen Folgezeitraum. Bei easymed nutzt das Team Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung in einer browserbasierten Praxisverwaltung; die Nutzung erfolgt monatlich ohne Mindestlaufzeit. So können Sie Kosten direkt mit den Abläufen vergleichen, die Ihre Praxis braucht.
Für alle Angebote dieselbe Anfrage verwenden
Beschreiben Sie Fachrichtung, Teamgröße, Arbeitsplätze, Standorte und die benötigten Funktionen. Nennen Sie auch Dienste, mit denen die Software zusammenarbeiten soll. Schicken Sie allen Anbietern dieselbe Anfrage und bitten Sie um den Preis für genau diesen Umfang. So erkennen Sie, ob ein niedriger Einstiegspreis tatsächlich dasselbe abdeckt.
Ergänzen Sie eine zweite Variante für eine absehbare Veränderung, etwa eine zusätzliche behandelnde Person oder einen weiteren Standort. Fragen Sie, ob nach Nutzerzahl, Arbeitsplatz, Standort oder Zusatzmodul abgerechnet wird und wie sich der Preis im jeweiligen Fall verändert. Damit vergleichen Sie nicht nur den heutigen Bedarf, sondern sehen auch, wie das Angebot mit Ihrem Team mitwächst.
Einmalkosten nachvollziehbar aufschlüsseln
Lassen Sie Einrichtungsgebühr, Datenübernahme, Schulung und zusätzliche Unterstützung einzeln aufführen. Fragen Sie jeweils, welche Arbeit enthalten ist, was Ihre Praxis dafür bereitstellt und welches Ergebnis Sie erhalten. „Einführung“ oder „Onboarding“ kann zum Beispiel das Anlegen der Praxisdaten, die Migration oder das gemeinsame Üben typischer Arbeitsabläufe meinen.
Bei easymed unterstützt ein Migrationsassistent den Wechsel aus Simplimed, eTermin und Billfox; bei anderen Systemen wird der Weg über CSV oder API abgestimmt. Die Migration aus Simplimed und eTermin ist kostenfrei. Die Praxis legt die benötigten Datenbereiche fest, stellt den vorgesehenen Export bereit und prüft anschließend die passende Zuordnung. So bleibt klar, welche Arbeit die Software beim Wechsel übernimmt und was das Team selbst beisteuert. easymed läuft auf PC, Mac und Tablet im Browser; eine lokale Programminstallation ist nicht nötig.
Das erste Betriebsjahr auf derselben Grundlage rechnen
Addieren Sie einmalige Leistungen und die tatsächlich anfallenden laufenden Zahlungen. Berücksichtigen Sie deren Beginn und Zahlungsweise. Wenn eine jährliche Gebühr im Voraus fällig ist, unterscheidet sich der Geldbedarf von einer monatlichen Abrechnung.
Setzen Sie für jedes Angebot dieselbe Preisbasis an: netto zu netto oder brutto zu brutto. Nehmen Sie nur Leistungen auf, die Ihre Praxis benötigt, aber erfassen Sie diese bei allen Anbietern. Vermerken Sie außerdem, wann Einführungsrabatte enden und welcher Preis danach gilt. Die britische Regierungsleitlinie zur Cloud-Auswahl empfiehlt, Kosten nach auslaufenden Vergünstigungen und den Zeitaufwand für einen späteren Ausstieg einzubeziehen (Managing technical lock-in in the cloud). Auch der britische Digitalbeschaffungsleitfaden für öffentliche SaaS-Verträge berücksichtigt alle bekannten Gebühren und Lebenszykluskosten einschließlich der Migration am Vertragsende. Für Ihre Praxis ist das ein nützlicher Prüfpunkt: Fragen Sie nach konkreten Preisen für tatsächlich benötigte Übergangsleistungen, statt einen offenen Betrag als null anzusetzen. (Digital, Data and Technology Playbook)
Den normalen Folgezeitraum betrachten
Nach dem ersten Jahr können Einmalkosten entfallen. Laufende Module, externe Dienste oder nutzungsabhängige Gebühren können dagegen bestehen bleiben. Rechnen Sie den Folgezeitraum mit dem tatsächlich angebotenen Umfang und notieren Sie, welche einmaligen Leistungen nicht erneut anfallen.
Fragen Sie, wie sich eine Erweiterung auswirkt. Wird eine zusätzliche Person pro Monat berechnet, muss ein weiteres Modul gebucht werden oder genügt ein neuer Zugang? Vergleichen Sie die Bedingungen mit Ihrer zweiten Praxisvariante. So wird sichtbar, ob sich der Preis bei einer Teamvergrößerung anders entwickelt als im aktuellen Angebot.
Unterschiedliche Angebote mit angenommenen Zahlen durchrechnen
Ein vereinfachtes Rechenbeispiel zeigt, warum der Monatspreis allein keine Rangfolge ergibt. Angebot A wird im Beispiel mit 90 Euro monatlich, 450 Euro Einrichtung und 250 Euro für eine benötigte Schulung angenommen. Angebot B wird mit 130 Euro monatlich und ohne zusätzliche Einrichtungs- oder Schulungskosten angenommen.
Wenn jeweils zwölf laufende Zahlungen anfallen, beträgt der erste Jahresbedarf bei A 1.780 Euro und bei B 1.560 Euro. Für einen Folgezeitraum ohne neue einmalige Leistungen wären zunächst 1.080 Euro beziehungsweise 1.560 Euro zu vergleichen. Damit verändert sich die rein rechnerische Reihenfolge zwischen Start und unverändertem Folgezeitraum.
Die Rechnung setzt denselben benötigten Umfang und dieselbe Preisgrundlage voraus. Ist beispielsweise die notwendige Datenübernahme bei einem Angebot offen, bleibt auch dessen Gesamtbedarf unvollständig. Ein noch nicht bezifferter Bestandteil wird als offene Zeile genannt, statt mit null in das Rechenbeispiel einzugehen.
Verwenden Sie für Ihren Vergleich die bestätigten Beträge, Zahlungszeitpunkte und Zeiträume. Ein auf zwölf Monate verteilter Jahresbetrag und eine zu Jahresbeginn fällige Zahlung können denselben rechnerischen Durchschnitt haben, aber unterschiedlich viel Geld zum Start erfordern.
Eine Testphase mit klarer Aufgabe nutzen
Nutzen Sie eine Demo, um dieselben typischen Aufgaben in jedem System anzusehen. Öffnen Sie eine Patientenakte, verschieben Sie einen Termin und erstellen Sie eine Musterrechnung. Beziehen Sie die Mitarbeitenden ein, die diese Schritte später ausführen. Notieren Sie, welche Aufgabe unmittelbar gelingt und bei welchem Schritt eine Einführung oder zusätzliche Unterstützung gebraucht wird.
In der easymed-Demo erhalten Sie eine eigene Instanz mit Beispieldaten und die Zugangsdaten per E-Mail. Sie können damit die Handgriffe für Empfang, Behandlung und Verwaltung selbst ausprobieren. Eine Frage halten Sie direkt beim betreffenden Schritt fest; so lässt sich der Funktionsumfang an Ihrem Praxisalltag beurteilen.
Einrichtung anhand eines überprüfbaren Ergebnisses vergleichen
Zwei Angebote können beide eine Einrichtung nennen und unterschiedliche Arbeit meinen. Im ersten Fall werden organisatorische Grundlagen angelegt; im zweiten gehören zusätzlich eine Prüfung von Beispieldaten und ein gemeinsam durchgeführter Praxisfall dazu. Schreiben Sie die erwarteten Ergebnisse getrennt auf, bevor Sie beide Gebühren gleichsetzen.
KI Generiert
Bei einer Datenübernahme vereinbaren Sie die Datenbereiche und den erwarteten Startbestand. An einem passenden Ausschnitt betrachten Sie gemeinsam die Zuordnung ausgewählter Einträge. Die Migrationsbegleitung unterstützt bei einer konkreten Rückfrage zum Datensatz; Ihr Team muss keine eigene technische Importstrecke aufbauen.
Richten Sie eine Einführung an den Aufgaben Ihres Teams aus. Der Empfang braucht zum Beispiel den Terminplan, die Behandlung die Patientenakte und die Verwaltung die Rechnungsstellung. Eine kurze gemeinsame Vorstellung zeigt, wie diese Schritte zusammenhängen. Weiterführende Fragen lassen sich anschließend direkt am jeweiligen Handgriff klären.
Den Vertrag mit einer konkreten Veränderung lesen
Halten Sie Vertragsbeginn, Abrechnungszeitraum, Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsbedingungen je Angebot fest. Prüfen Sie auch, wann der vereinbarte Preis gilt, ob er sich später ändern kann und welche Form für eine Kündigung verlangt wird. Übernehmen Sie die relevanten Fristen in Ihre Planung.
Im Beispiel soll nach mehreren Monaten ein weiterer Arbeitsplatz genutzt werden. Fragen Sie, ob dafür ein weiterer Tarif, ein zusätzlicher Nutzerzugang oder eine Änderung der bestehenden Vereinbarung nötig ist. Bei easymed lässt sich die Praxisverwaltung im Browser öffnen; für den zusätzlichen Arbeitsplatz ist keine lokale Programminstallation erforderlich. Die Nutzung hat keine Mindestlaufzeit und wird monatlich berechnet.
Nutzbare Daten beim Vertragsende anhand einer kleinen Ausgabe prüfen
Der Hinweis auf einen Export ist ein Ausgangspunkt für weitere Fragen. Bitten Sie um eine Erläuterung des bestätigten Umfangs und, soweit möglich, eine geeignete neutrale Beispielausgabe. Prüfen Sie getrennt, ob eine Information lesbar ist, ihrem ursprünglichen Vorgang zugeordnet werden kann und für den geplanten weiteren Arbeitsweg verwendbar wäre.
Ein lesbares Dokument kann ausreichend sein, um seinen Inhalt nachzuvollziehen. Für einen strukturierten Import in eine andere Anwendung können andere Voraussetzungen bestehen. Lassen Sie diese beim tatsächlichen Empfänger prüfen. Die Bereitstellung durch den bisherigen Dienst und die nutzbare Übernahme durch die neue Lösung sind nicht automatisch dieselbe Leistung.
Für SaaS beschreibt der BSI-Kriterienkatalog C5, dass selbst erstellte Daten im gespeicherten Format bereitgestellt werden sollten. Weitere relevante Daten, etwa Protokolle und Metadaten, sollten in einem anwendbaren Standardformat wie CSV, JSON oder XML verfügbar sein. Der Katalog ist ein Prüfrahmen für Cloud-Dienste; nutzen Sie diese Punkte als konkrete Fragen an den Anbieter: Welcher Datenumfang ist in welchem Format und bis wann verfügbar, und welche Kosten fallen dafür an? (BSI: Kriterienkatalog Cloud Computing C5:2020, Abschnitt Portabilität und Interoperabilität)
Wie wird eine offene Angebotsfrage entscheidungsreif?
Benennen Sie den fehlenden Bestandteil, Ihren Praxisumfang und die Antwort, die Sie noch benötigen. Bitten Sie beispielsweise um den Gesamtpreis für die beschriebenen Arbeitsplätze einschließlich der gewünschten Einführungsleistung. Ordnen Sie die Antwort der passenden Angebotsfassung zu. So stehen Preis, Leistungsumfang, Vertragsrahmen und Datenweg auf derselben Grundlage.
