Sommervertretung in der Therapiepraxis lässt sich gut planen, wenn für den Praxisbetrieb und die Buchhaltung klar ist, wer den nächsten Schritt übernimmt. Beginnen Sie mit den beiden Abwesenheitszeiträumen und legen Sie fest, welche Kontakte in den einzelnen Abschnitten erreichbar sind. In easymed stehen Teamkalender, Arbeitszeiten und genehmigte Abwesenheiten zusammen. Das macht verfügbare Behandler im Kalender sichtbar; die konkrete Verwaltungsvertretung bestimmt das Team.
Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung gehen abgeschlossene Praxisrechnungen automatisch als Beleg an Lexware. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed vor der PDF-Erstellung übernimmt; vollständig bezahlte Rechnungen meldet Lexware täglich zurück. Für die Sommerpause bleiben damit vor allem drei praktische Fragen: Wer nimmt Lieferantenbelege an, wer klärt eine Rückfrage zur Bestellung und wo steigt die Praxisverwaltung nach der Rückkehr wieder ein?
Den gemeinsamen Sommerplan aus zwei Kalendern bauen
Ein Planungsbeispiel: Die Praxisverwaltung fehlt vom 15. bis 26. Juli, der Kanzleikontakt vom 22. bis 31. Juli. Vom 15. bis 21. Juli arbeitet die Praxisvertretung mit dem üblichen Kanzleikontakt, vom 22. bis 26. Juli arbeiten beide Vertretungen zusammen, vom 27. bis 31. Juli übernimmt die zurückgekehrte Praxisverwaltung mit der Kanzleivertretung. Ein erreichbarer Kontakt auf beiden Seiten reicht für den jeweiligen Abschnitt.
In easymed stehen Teamkalender, Arbeitszeiten und genehmigte Abwesenheiten zusammen. Eine genehmigte Abwesenheit sperrt die Verfügbarkeit des Behandlers im Kalender; bestehende Termine bleiben sichtbar, damit das Team sie gezielt abstimmen kann. Die Software weist jedoch keine Verwaltungsaufgabe automatisch einer Vertretung zu. Legen Sie daher zusätzlich fest, wer Anrufe, Terminfragen und den Kanzleikontakt während der Abwesenheit übernimmt. Urlaub und Arbeitszeit in easymed zeigen dem Team den gemeinsamen Planungsstand.
Ergänzen Sie den Kalender um zwei kaufmännische Angaben: Wer nimmt neue Lieferantenrechnungen an, und wer kann eine Frage zu einer Bestellung beantworten? Für jeden Abschnitt genügt ein benannter Praxis- und Kanzleikontakt. Aufgaben, die bis zur Rückkehr warten können, bekommen gleich einen passenden Besprechungstermin.
Den Rechnungsstand vor dem Urlaub verständlich hinterlassen
Die Vertretung sortiert Rechnungen nach dem nächsten Schritt: abgeschlossene und übergebene Rechnungen, bei denen noch eine Rückmeldung erwartet wird; noch zu bearbeitende Rechnungen, bei denen eine Angabe oder Freigabe fehlt; und offene Rückfragen zu einem vorhandenen Beleg. Ein kurzer Bezug auf die nächste Aufgabe genügt.
Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung von easymed geht eine abgeschlossene Praxisrechnung als Beleg an Lexware. Übertragen werden Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition; Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed vor der Erstellung des PDFs übernimmt. Einzelleistungen, Diagnosen und Behandlungsdokumentation bleiben in der Praxis. So nutzt die Vertretung den vertrauten Rechnungsabschluss und muss die Rechnung nicht zusätzlich als Liste abtippen. Lexware verwaltet die Nummern über die einstellbaren Nummernkreise; die Anleitung zu Rechnungsnummern erklärt deren Aufbau.
Lexware meldet vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich an easymed zurück. Zeigen Sie der Vertretung einmal den Abschluss und die sichtbare Rechnungsnummer; zusätzliche Kontrolllisten für diesen Rechnungsweg sind nicht nötig. Wenn Ihre Kanzlei den DATEV-Export aus easymed nutzt, bleibt das ein eigener Weg. Verwenden Sie in der Abwesenheitszeit den bereits vereinbarten Übergabeweg.
Neue Lieferantenbelege in denselben Eingang führen
Lieferantenrechnungen folgen einem anderen Weg als die eigenen Praxisrechnungen. Teilen Sie der Vertretung mit, in welchem Postfach oder Ordner neue Belege ankommen und wer sie mit Bestellung oder Lieferung abgleicht. Bei Therapiematerial kann die bestellende Person eine zusätzliche Position meist direkt zuordnen. Halten Sie Lieferant, Rechnungsnummer und die offene Frage beim Beleg zusammen.
Wenn Ihre Praxis den E-Mail-Belegempfang in Lexware Office verwendet, richten Sie die Vertretung vor dem Urlaub als freigegebenen Belegsender ein und prüfen Sie die Funktion mit einer Testdatei. Lexware weist darauf hin, dass dieser E-Mail-Belegempfang das XL-Paket voraussetzt. Eine angehängte PDF-Datei landet im Bereich „Zu prüfen“ und steht dort zur weiteren Bearbeitung bereit. Lexware beschreibt Einrichtung und Test des Belegempfangs.
Für den E-Mail-Eingang müssen Absenderadressen freigegeben sein; Lexware verarbeitet die angehängte Datei, nicht den Text der Nachricht. Schicken Sie eine Rückfrage daher an die reguläre Kontaktadresse und nennen Sie dort den Beleg, die betreffende Position und die benötigte Antwort. So erreicht die Rechnung den Belegordner und die Erklärung die zuständige Person. Die Versandhilfe für Belegsender nennt auch die unterstützten Dateiformate.
Eine Rückfrage mit dem vorhandenen Beleg klären
Im Beispiel enthält die Materialrechnung eine zusätzliche Position. Die Vertretung vergleicht sie mit der Bestellung und fragt bei der bestellenden Person nach, statt den ganzen Beleg zurückzustellen. Sobald die Antwort vorliegt, wird sie mit Rechnungsnummer und Positionsbezug an den vereinbarten Buchhaltungseingang weitergegeben. Die Kanzleivertretung sieht dadurch, was geklärt ist und welcher Punkt noch aussteht.
Für eine kurze Übergabe reichen Belegbezug, offene Frage, zuständige Person und nächster Schritt. Eine Formulierung wie „Rechnung 4817, Zusatzposition für Therapiematerial: Bestellung bei Frau L. bestätigt; Beleg an Kanzlei weitergegeben; Rückmeldung zur Verbuchung offen“ hält den Arbeitsstand verständlich. Verwenden Sie in der kaufmännischen Nachricht nur Angaben, die zur Rechnung gehören; Behandlungsdaten bleiben in der Patientenakte.
Bei der Rückkehr am aktuellen Stand weiterarbeiten
Zum Wiedereinstieg sind drei Angaben hilfreich: was während des Urlaubs weitergegeben wurde, welche Rückmeldung neu hinzugekommen ist und welche Aufgabe als Nächstes offen bleibt. So übernimmt die zurückkehrende Praxisverwaltung den aktuellen Stand, statt alle früheren Schritte erneut zusammenzusuchen.
Im Materialbeispiel ist die zusätzliche Position bereits erklärt und die Ergänzung an die Kanzlei geschickt. Die zurückgekehrte Person prüft nur die noch erwartete Rückmeldung und führt die nächste Aufgabe weiter. Bereits abgeschlossene Punkte bleiben im erledigten Verlauf; der Bezug zur Rechnungsnummer macht die Übergabe auffindbar.
Die eigenen Praxisrechnungen laufen bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung im gewohnten Ablauf weiter: abgeschlossene Belege gehen an Lexware und vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich zurückgemeldet. Im easymed-Kalender sehen Sie zugleich, welche Behandler nach der genehmigten Abwesenheit wieder verfügbar sind.
Den Übergabeweg vor dem letzten Arbeitstag durchgehen
Gehen Sie mit der Vertretung einmal die konkrete Situation durch: Wo sieht sie genehmigte Abwesenheiten und Termine, wer übernimmt Verwaltungsaufgaben, wohin kommen Lieferantenbelege und welcher Kontakt beantwortet eine Kanzleifrage? Bei der Lexware-Anbindung reicht eine typische abgeschlossene Rechnung, damit Nummer und Übergabe vertraut sind.
Nutzen Sie den E-Mail-Belegempfang nur, wenn er in Ihrer bestehenden Lexware-Konfiguration eingerichtet ist; testen Sie den Eingang vorher mit einer angehängten PDF-Datei. Arbeiten Sie sonst mit dem bekannten Postfach oder Kanzleiweg weiter. So ist vor dem Urlaubsbeginn klar, was automatisch weiterläuft und was die Vertretung selbst bearbeitet.
Lernen Sie kennen, wie easymed den Teamkalender mit der Abwesenheitsplanung und dem Rechnungsabschluss verbindet. Besprechen Sie Ihren vorhandenen Sommerplan und sehen Sie, welche Schritte das System übernimmt und welche Zuständigkeiten Ihr Team festlegt.
