Ein Steuerberatergespräch für Ihre Therapiepraxis wird konkret, wenn die anstehende Entscheidung und ihr Zeitpunkt am Anfang stehen. Geht es um eine neue Fachkraft, einen zusätzlichen Behandlungsraum oder mehr Zeit für die Praxisführung? Nennen Sie das Ziel zuerst; so lassen sich passende Zahlen und Unterlagen auswählen.
Den laufenden Rechnungsweg können Sie davon getrennt vereinfachen: Wenn Sie die optionale Lexware-Office-Anbindung aktiviert haben, überträgt easymed abgeschlossene Praxisrechnungen, übernimmt die von Lexware vergebene Rechnungsnummer und gleicht bezahlte Belege täglich ab. Für die Kanzlei stellt der eigenständige DATEV-Export Rechnungen als Paket bereit.
Zuerst die eigenen Praxisziele auf den Tisch legen
Beginnen Sie mit der Entscheidung, die Sie treffen möchten. Im Beispiel soll im kommenden Frühjahr eine weitere Therapeutin beginnen. Alternativ steht ein zusätzlicher Behandlungsraum zur Wahl oder Sie möchten mehr Zeit für die Praxisführung reservieren. Anlass und gewünschter Zeitpunkt erklären, welche Zahlen und Unterlagen für das Gespräch hilfreich sind.
Für eine neue Fachkraft notieren Sie Startmonat, geplante Wochenstunden und den möglichen Einsatz im Kalender. Für einen zusätzlichen Raum helfen Mietangebot, einmalige Einrichtungskosten, laufende Kosten, vorgesehene Nutzung und möglicher Beginn. So kann die Kanzlei benennen, welche aktuellen Auswertungen oder Planwerte sie für die Einschätzung braucht.
Fünf Fragen geben dem Austausch Richtung: Welche Entscheidung soll bis wann vorbereitet werden? Welche Zahlen und welchen Zeitraum brauchen wir dafür? Welche Unterlagen liegen bereits vor? Wer beschafft fehlende Angaben und bis wann? Ist die erbetene Auswertung Teil des bestehenden Auftrags und welches Ergebnis erhalten wir?
§ 33 StBerG beschreibt die Beratung und Unterstützung als Hilfe im Rahmen des erteilten Auftrags. Der Leitfaden Honorarmanagement der Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, im Mandatsgespräch erwartete und zusätzliche Leistungen, ihren Umfang und das Honorar klar zu besprechen. Wenn Sie eine betriebswirtschaftliche Betrachtung zu Raumkosten oder einer neuen Stelle brauchen, nennen Sie diese ausdrücklich. Vereinbaren Sie, ob die Kanzlei eine Auswertung oder einen Gesprächstermin erstellt und welche Kosten damit verbunden sind.
Für eine Investition zählt nicht nur die Rechnungshöhe, sondern auch die Entwicklung der kommenden Monate. Die DATEV-Beschreibung zur betriebswirtschaftlichen Beratung nennt Planungen, die vorhandene Ist-Werte und Planwerte mit einer Erfolgs- und Liquiditätsübersicht verbinden. Daraus wird eine konkrete Frage an Ihre Kanzlei: Welche Zahlen aus der Praxis und welche Annahmen zu Beginn, Nutzung und Kosten braucht sie, um die monatliche Belastung eines neuen Raums oder einer Stelle einzuordnen?
Unterlagen so vorbereiten, dass Fragen schnell geklärt werden
Drei Gruppen machen die Vorbereitung übersichtlich: laufende Belege, offene Rückfragen und geplante Entscheidungen. Zu den Belegen gehören die vereinbarten Rechnungs- und Zahlungsunterlagen. Eine Rückfrage nennt den konkreten Vorgang. Für die Entscheidung kommen Angebote, Zeitplan und betriebliche Annahmen hinzu. Die vorhandenen Unterlagen werden damit nach ihrem Gesprächsanlass geordnet.
Im Beispiel zur Raumerweiterung bringen Sie das Mietangebot, die geplanten Zusatzkosten, den möglichen Beginn und die vorgesehene Nutzung mit. Bereits vorhandene Unterlagen werden dafür gemeinsam bereitgestellt. Die Kanzlei erkennt daraus den Anlass und kann die für ihre Einordnung benötigte Information gezielt erfragen.
Ergänzen Sie die laufenden monatlichen Kosten und vorhandene betriebliche Auswertungen, sofern sie vorliegen. Fragen Sie, welche davon die Kanzlei für ihre Einschätzung benötigt.
Wenn Sie die optionale Lexware-Anbindung nutzen, ist die Ausgangsrechnung aus easymed beim Rechnungsabschluss bereits auf dem vereinbarten digitalen Weg weitergegeben. Lieferantenrechnungen für Ausstattung kommen dagegen aus dem mit der Kanzlei vereinbarten Belegeingang hinzu. Eine kurze Liste der noch offenen Fragen reicht daneben aus. So bleiben vorhandene Unterlagen und einzelne Gesprächspunkte verständlich.
Die Aufgabenteilung zwischen Praxis und Kanzlei festhalten
Die Praxis kennt den Ablauf hinter ihrer Rechnung; die Kanzlei übernimmt die vereinbarte Buchhaltungsbearbeitung und die beauftragte fachliche Einordnung. Benennen Sie einen Ansprechpartner aus dem Team und eine Kontaktperson in der Kanzlei. Legen Sie fest, wer laufende Unterlagen bereitstellt, wer betriebliche Angaben zur Personal- oder Raumplanung ergänzt und über welchen Weg einzelne Rückfragen beantwortet werden.
Für eine Vertretung im Praxisteam helfen ein aktueller Rechnungsstand und passende Benutzerrechte. In easymed lassen sich die sichtbaren und bearbeitbaren Bereiche je Mitarbeitendem festlegen. So kann die Praxis kaufmännische Aufgaben im Team klar zuordnen.
Laufende Buchhaltung und eine besondere Auswertung zu einer Investition können unterschiedliche Aufgaben sein. Halten Sie den vereinbarten Umfang, den regelmäßigen Belegweg und die zuständigen Personen einmal fest. Die digitale Rechnungsübergabe unterstützt danach die Routine; im persönlichen Gespräch geht es um die Entscheidungen, bei denen Ihre Praxisziele und die Einschätzung der Kanzlei zusammenkommen.
Lexware Office und DATEV in den Übergabeweg einordnen
Wenn Sie die optionale Lexware-Office-Anbindung aktiviert haben, überträgt easymed den Beleg beim Rechnungsabschluss. Lexware vergibt die Nummer, die easymed als Rechnungsnummer übernimmt. Erst danach folgen PDF, Druck und Versand mit dieser Nummer. Ein täglicher Abgleich setzt die in Lexware ausgeglichenen Rechnungen in easymed auf bezahlt. Der Zahlungsstand muss dafür nicht erneut von Hand nachgetragen werden.
Die Praxisrechnung in easymed kann somit über Lexware Office zur weiteren Kanzleiarbeit gelangen. Daneben steht der DATEV-Export von Rechnungsdaten als eigener Übergabeweg bereit. Praxis und Steuerkanzlei vereinbaren, welcher Weg für die jeweilige Aufgabe genutzt wird. Die Lexware-Office-Anbindung erklärt die automatische Übergabe und den täglichen Zahlungsabgleich.
Beim Lexware-Weg werden Anschrift, Rechnungsdatum, Betrag und eine Sammelposition übertragen. Die therapeutischen Einzelleistungen, Diagnosen und Dokumentation bleiben in der Praxis. Die Rechnung erhält damit ihren Buchhaltungsanschluss, während die Patientenakte den fachlichen Verlauf enthält.
Der DATEV-Export stellt Praxisrechnungen als Paket für die Kanzlei bereit. Die direkte Belegübergabe an DATEV Unternehmen online steht als zusätzliches Modul bereit. Fragen Sie, welchen dieser Übergabewege die Kanzlei für den jeweiligen Rechnungsbestand nutzt. Lieferantenrechnungen und andere Ausgabenbelege werden dort ergänzt, wo die gemeinsame Buchhaltungsroutine sie vorsieht.
Einzelne Fragen am konkreten Beleg klären
Wenn eine Zahlung vom erwarteten Betrag oder Zeitpunkt abweicht, nennen Sie die betreffende Rechnung und beschreiben Sie den kaufmännischen Sachverhalt. Fragen Sie gezielt, welche Information zur Klärung noch fehlt oder welcher nächste Schritt vorgesehen ist. Bei einer Rechnungskorrektur bleibt der Bezug zum ursprünglichen Beleg sichtbar; eine spätere Ausgabenrechnung wird über den vereinbarten Belegeingang ergänzt.
Wiederkehrende Rückfragen lassen sich direkt in der Arbeitsvorlage berücksichtigen. Bei Raumangeboten kann das Team beispielsweise künftig den geplanten Nutzungsbeginn ergänzen. Die Information steht beim nächsten Gespräch bereit und hilft bei der nächsten Entscheidung.
Das Gespräch mit einem kleinen Ergebnisplan abschließen
Zum Abschluss bekommt jeder Gesprächspunkt einen nächsten Schritt: Entscheidung, zuständige Person und Termin. Für den zusätzlichen Raum sammelt die Praxisleitung bis zum Monatsende die Angebote. Die Kanzlei benennt die für die Besprechung benötigte Auswertung. Ein bereits vereinbarter digitaler Rechnungsweg läuft währenddessen in der Routine weiter.
Die Entscheidung kann auch lauten, zunächst eine fehlende Information einzuholen. Halten Sie diese Aufgabe mit ihrem Ansprechpartner und Datum fest. Das Ergebnis ist anschließend für beide Seiten verständlich und wird bei der nächsten passenden Besprechung wieder aufgenommen. Der Zeitpunkt richtet sich nach der Praxisentscheidung, etwa dem möglichen Mietbeginn oder dem Start der neuen Kollegin.
Mit easymed entsteht die Praxisrechnung aus den erfassten Leistungen. Die optionale Lexware-Office-Anbindung übergibt den Beleg und gleicht bezahlte Rechnungen täglich ab; der eigenständige DATEV-Export stellt Rechnungen für den vereinbarten Kanzleiweg bereit. In einer persönlichen Vorführung lernen Sie die verbundenen Rechnungswege kennen.
