Eine spezialisierte Physiotherapiepraxis braucht mehr als eine passende Bezeichnung für ihr Angebot. Der Schwerpunkt wirkt sich darauf aus, welche Räume, Geräte und Qualifikationen nötig sind und wie lange Termine dauern. Bei Krankengymnastik am Gerät (KG-Gerät) zeigt sich das besonders deutlich: Für gesetzlich Versicherte gelten konkrete Vorgaben zu Fläche, Ausstattung und Abrechnung.
Für den Praxisalltag hilft es, diese Planung mit der Terminorganisation zu verbinden. In easymed können Sie Leistungen und zuständige Behandler mit Dauer, Puffer und – wenn die Praxis Raumplanung nutzt – Räumen im Teamkalender abbilden. Die Online-Buchung zeigt Patienten die von Ihnen freigegebenen Leistungen und Zeiten; Antworten aus der digitalen Anamnese werden dem Patientenbezug zugeordnet. Ihr Team bestimmt, welches Angebot gilt, wer es ausführt, welche Termine verfügbar sind und welche Fragen fachlich beantwortet werden.
Den Erstkontakt verständlich und einfach anbieten
Patienten sollten schnell erkennen, ob ein Schwerpunktangebot zu ihrem Anliegen passt und welcher Weg zum Ersttermin führt. Beschreiben Sie die Leistung in vertrauter Sprache, nennen Sie die vorgesehene Terminart und erklären Sie nur die Vorbereitung, die tatsächlich gebraucht wird. Eine klare Beschreibung macht die Auswahl leichter als eine lange Liste interner Fachbegriffe.
Trennen Sie bei Anfragen die organisatorische Frage von der fachlichen Einordnung. Wenn die Anfrage klar ist, kann das Empfangsteam den passenden Terminweg und die nötige Vorbereitung erklären. Bei einer offenen fachlichen Frage übernimmt ein Behandler die Antwort; die organisatorischen Angaben bleiben im Patientenbezug, damit der nächste Schritt dort anschließt.
Den passenden Terminweg weiterführen.
Angaben im Patientenbezug für den Anschluss bereithalten.
Im easymed-Portal sieht der Patient nur die Leistungen, Behandler und Zeiten, die Ihre Praxis zur Online-Buchung freigegeben hat. So kann der Empfang eine organisatorische Anfrage in derselben Terminplanung weiterführen, die das Behandlungsteam nutzt. Welche Leistung medizinisch passt und wie sie durchgeführt wird, bleibt Teil der fachlichen Arbeit in der Praxis.
Spezialangebot vorab mit Fläche, Ausstattung und Team abgleichen
Für die GKV-Zulassung nennt die aktuelle Physiotherapie-Vereinbarung des GKV-Spitzenverbands eine Therapiefläche von mindestens 23 m²: ein Behandlungsbereich mit mindestens 15 m² und ein weiterer mit mindestens 8 m². Für jede zusätzliche gleichzeitig tätige Leistungserbringerin oder jeden zusätzlichen Leistungserbringer ist ein weiterer Behandlungsbereich von mindestens 8 m² vorgesehen. Diese Werte sind hilfreich, wenn Sie Räume für eine GKV-Praxis planen.
Bei KG-Gerät kommt innerhalb der Praxis ein zusätzlicher Behandlungsbereich von mindestens 30 m² hinzu. Für jedes weitere Gerät über die Mindestausstattung hinaus wächst die zusammenhängende Fläche um 4 m²; zwischen den Geräten ist grundsätzlich ein Meter Sicherheitsabstand einzuhalten. Die konkreten Anforderungen stehen in Anlage 5 zu den Zulassungsvoraussetzungen. Zeichnen Sie deshalb Gerätepositionen und freie Bewegungsflächen ein, bevor Sie einen Raum als Kapazität für das Angebot einplanen.
Auch Zeit und Qualifikation gehören zum Plan: Die Leistungsbeschreibung für KG-Gerät sieht eine parallele Einzelbehandlung von höchstens drei Patienten vor. Die Behandlungen müssen nicht gleichzeitig beginnen; der Richtwert beträgt 60 Minuten je Patient. Für die GKV-Abgabe und Abrechnung dieser Leistung braucht die behandelnde Physiotherapeutin oder der behandelnde Physiotherapeut außerdem eine passende Fortbildung von mindestens 40 Stunden und eine Abrechnungserlaubnis der zuständigen Landesorganisationen der Krankenkassen.
Mindestens 15 m² + 8 m² Behandlungsbereiche. Für jede zusätzliche gleichzeitig tätige Leistungserbringerin oder jeden zusätzlichen Leistungserbringer weitere 8 m².
Zusätzlicher Behandlungsbereich. Je weiterem Gerät über die Mindestausstattung hinaus 4 m² mehr zusammenhängende Fläche; grundsätzlich 1 m Abstand zwischen den Geräten.
Richtwert: 60 Minuten je Patient; Anfangszeiten dürfen versetzt sein. Für die GKV-Abgabe und Abrechnung sind 40 Stunden Fortbildung und Abrechnungserlaubnis vorgesehen.
Für den Kalender: Räume, Gerät, verfügbare Teamzeit und gleichzeitig belegbare Plätze gemeinsam planen.
Diese Anforderungen zusammen zeigen, warum eine Spezialleistung nicht einfach als zusätzlicher Name im Kalender genügt. Klären Sie vor der Freigabe, welches Gerät in welcher Fläche steht, wer die Leistung mit der nötigen Qualifikation ausführt und wie viele Behandlungen gleichzeitig in Ihren tatsächlichen Ablauf passen.
Terminarten, Behandler und Räume gemeinsam planen
Legen Sie die Terminart nach dem realen Ablauf fest: Erstkontakt und Folgetermin können unterschiedliche Dauer oder Vorbereitung benötigen. In easymed lassen sich für eine Leistung Dauer und Puffer einstellen, Behandler zuordnen und – sofern die Raumplanung genutzt wird – Räume samt Kapazität berücksichtigen. So wird die im Kalender sichtbare Buchbarkeit aus den Angaben Ihrer Praxis aufgebaut, statt eine zweite Terminliste für jeden Schwerpunkt zu pflegen.
Bei KG-Gerät ist nicht allein die Zahl der reservierten Slots entscheidend. Prüfen Sie, welche Gerätestationen gleichzeitig genutzt werden, welche Behandler verfügbar sind und welche Übergänge Zeit benötigen. Stellen Sie die Raumkapazität in easymed so ein, wie die Praxis die Fläche tatsächlich gleichzeitig nutzt. Diese Einträge machen freie und belegte Plätze im Kalender nachvollziehbar; Personalbesetzung und Geräteabstände planen Sie anhand der GKV-Anforderungen.
Bei verordneten Heilmitteln ist zudem die Frequenz auf der Verordnung maßgeblich: Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) erklärt, dass der Heilmittelkatalog häufig Frequenzspannen empfiehlt, innerhalb derer die Termine je nach Bedarf flexibel vereinbart werden können. Die verordnende Person kann aber auch eine feste Frequenz vorgeben. Die Terminserie sollte daher die jeweilige Verordnung und den tatsächlichen Teamplan abbilden.
Online-Buchung und Anamnese auf den Schwerpunkt abstimmen
Von der Praxiswebsite führt ein Buchungslink direkt ins Online-Buchungsportal von easymed. Dort legen Sie fest, welche Leistungen, Behandler und Zeitfenster buchbar sind und ob ein Angebot für neue, bestehende oder beide Patientengruppen erscheint. Der Patient wählt aus diesen freigegebenen Möglichkeiten; die Buchung wird in den gemeinsamen Kalender übernommen. Das Empfangsteam muss den online vereinbarten Termin nicht noch einmal aus einer Nachricht in eine separate Liste übertragen.
Für den Erstkontakt kann die Praxis passende Fragen als digitale Anamnese hinterlegen. Patienten beantworten sie bei der Buchung, im Portal oder am Empfang; easymed ordnet die Antworten dem Patienten und gegebenenfalls dem Termin zu. Das Behandlungsteam wählt die Fragen aus, die den Einstieg in den jeweiligen Schwerpunkt sinnvoll vorbereiten, und übernimmt offene fachliche Punkte im Gespräch.
Bei wiederkehrenden Terminen helfen die gleichen Einstellungen: Der Patient kann eine verfügbare Folgezeit wählen, während Behandler und Empfang die Vereinbarung im gemeinsamen Kalender sehen. In der GKV-Physiotherapie bleiben Frequenzvorgaben aus der Verordnung dabei sichtbar als Planungsgrundlage. So verbindet sich die Buchung mit dem festgelegten organisatorischen Ablauf, ohne dass das Portal den Behandlungsplan erstellt.
Unterlagen für den nächsten Kontakt direkt nutzen
Vor dem ersten Termin können bereits eine Verordnung oder ein Befund vorliegen. Ordnen Sie die Unterlage dem Patienten zu, damit die behandelnde Person sie beim Erstkontakt einsehen kann. Befund und Verlauf werden anschließend im Zusammenhang mit der tatsächlich stattgefundenen Behandlung dokumentiert.
Eine weitere Unterlage kann auch nach dem Termin eintreffen. Legen Sie sie beim bestehenden Patientenbezug ab und greifen Sie sie beim nächsten passenden Kontakt auf. Die spätere Datei ergänzt den Verlauf; sie ändert nicht rückwirkend, was beim ersten Termin dokumentiert wurde. So bleibt erkennbar, welche Information zu welchem Zeitpunkt vorlag.
Beim Patienten für den Erstkontakt ablegen.
Für den nächsten Kontakt nutzen.
Die Patientenakte in easymed hält Dokumente und Verlauf bereit; die Behandlungsdokumentation knüpft an den jeweiligen Termin an. Textvorschläge aus Ihren bisherigen Formulierungen können die Eingabe unterstützen. Das gibt dem Team einen konkreten Anschluss zwischen der vorhandenen Unterlage und der nächsten Dokumentation.
Wiederkehrende Verwaltungsarbeit im Teamplan abbilden
Für Vorbereitung, Dokumentation und bestehende Anfragen sollte im Teamplan Zeit vorgesehen sein. Legen Sie außerdem fest, welche organisatorischen Fragen der Empfang beantwortet und welche fachlichen Fragen ein Behandler übernimmt. Mitarbeiterrechte steuern, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten kann. Wiederkehrende Aufgaben wie eine Unterlage zuordnen oder einen Folgetermin abstimmen knüpfen so an dieselbe Patientenakte und Terminplanung an.
KI Generiert
Eine spezialisierte Physiotherapiepraxis lässt sich übersichtlich organisieren, wenn Angebot, qualifiziertes Team, verfügbare Fläche und Terminart zusammenpassen. Das Beispiel KG-Gerät macht die Reihenfolge greifbar: erst GKV-Anforderungen und Raum prüfen, dann parallele Abläufe mit Team und Gerät planen und schließlich die passenden Zeiten freigeben. easymed führt die von der Praxis festgelegten Leistungen, Buchungen, Anamneseantworten und Termine in einem gemeinsamen Arbeitsweg zusammen.
