Eine Abrechnungsstelle für Physiotherapie vergleichen Sie nach Leistungsumfang, Gebührenbasis, Auszahlung und den Arbeitsschritten, die Ihre Praxis weiter selbst übernimmt. easymed verbindet Kalender, Patientenakte und Privatabrechnung; das optionale Physiotherapie-Abrechnungsmodul ergänzt Verordnung, Zuzahlung, Kassenrechnung und Abrechnungsdatei für ein Rechenzentrum. So können Sie die externe Leistung anhand der Arbeit bewerten, die nach diesem gemeinsamen Praxisablauf noch anfällt.
Der Begriff „Abrechnungsstelle“ umfasst unterschiedliche Leistungspakete. Nach § 302 SGB V können Heilmittelerbringer Rechenzentren nutzen, um ihre Abrechnungsdaten an die Krankenkassen zu übermitteln. Ein technischer Übermittlungsweg umfasst aber nicht automatisch Rezeptprüfung, Bearbeitung von Rückläufern, Zahlungseinzug, Mahnwesen oder Vorfinanzierung. Fragen Sie deshalb nach jedem enthaltenen Arbeitsschritt und vergleichen Sie den Preis nicht allein anhand eines Prozentsatzes. § 302 SGB V
Den vorhandenen Praxisablauf als Ausgangspunkt nutzen
Patientenaufnahme, Terminplanung und Behandlungsdokumentation gehören zu Ihrem täglichen Praxisbetrieb. In easymed nutzen Sie dafür eine gemeinsame Patientenakte und den Praxiskalender. Die erfassten Leistungen bilden zugleich die Grundlage für Privatrechnungen. Informationen müssen nicht für jeden Arbeitsschritt in einer anderen Liste neu entstehen.
Das optional buchbare Physiotherapie-Abrechnungsmodul knüpft bei der gesetzlichen Heilmittelabrechnung an die Verordnung an. Es führt die Angaben bis zur Kassenrechnung und stellt eine Abrechnungsdatei für Rechenzentren wie DMRZ, Optica, azh oder RZH bereit. Die Praxis reicht die Datei beim gewählten Rechenzentrum ein; dieses übermittelt sie an die Kassen. Die Kosten des Rechenzentrums werden dort separat vereinbart.
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Damit beginnt der Vergleich mit Ihrem tatsächlichen Ablauf: Welche Angaben sind in der Praxisverwaltung schon vorhanden, und welche Aufgaben übernimmt der externe Anbieter ab der fertigen Abrechnungsdatei? Eine Abrechnungsstelle ergänzt genau den Leistungsumfang, den Sie vertraglich buchen.
Aufgaben im Angebot konkret zuordnen
Listen Sie die Aufgaben jedes Angebots als einzelne Zeilen auf und ordnen Sie jeweils Praxis, Software oder Dienstleister zu. Gehen Sie dafür einen typischen Abrechnungszeitraum durch:
- Vor der Einreichung: Wer prüft die Verordnung und bereitet die Kassen- oder Privatrechnung vor?
- Bei der Übermittlung: Wer erstellt die Datei, reicht sie ein und übermittelt sie an Kasse oder Patient?
- Bei Rückläufern: Wer liest eine Beanstandung, fordert fehlende Angaben an und veranlasst die Korrektur?
- Beim Zahlungseingang: Wer ordnet Zahlungen zu, verfolgt offene Beträge und übernimmt vereinbartes Mahnwesen oder Inkasso?
- Bei zusätzlicher Liquidität: Gibt es eine frühere Auszahlung, und welche Bedingungen gelten dafür?
„Abrechnung auslagern“ beschreibt allein noch nicht, welche dieser Leistungen enthalten sind. Lassen Sie sich den Weg eines Vorgangs anhand der Angebotsunterlagen erklären: Was sendet die Praxis, was bearbeitet der Dienstleister, und welche Rückfrage geht an Ihr Team? So erkennen Sie, ob zwei Preise denselben Arbeitsumfang abdecken.
Gebühren mit ihrer Bezugsgrundlage vergleichen
Die Kosten eines Abrechnungsdienstleisters werden verständlich, wenn Gebühr und Bezugsgrundlage zusammenstehen. Ein Beispiel: Auf einen angenommenen Abrechnungsbetrag von 100.000 Euro werden 2 Prozent berechnet. Daraus ergeben sich 2.000 Euro. Die Beispielwerte zeigen die Rechnung; den tatsächlichen Satz entnehmen Sie Ihrem Angebot.
Fragen Sie bei zusätzlichen Positionen, wofür sie anfallen: beispielsweise eine Einrichtungsgebühr, eine vereinbarte Zusatzleistung oder eine gesonderte Auszahlungsoption. Schreiben Sie Betrag und Leistung nebeneinander. So erkennen Sie, welche Angebote denselben Umfang abdecken und welche eine weitere Leistung enthalten.
Auch die Preisbasis kann je Abrechnungsart wechseln. Ein veröffentlichtes Physiotherapie-Angebot weist für die Kassenabrechnung einen Monatspreis und für die Privatabrechnung einen Betrag je Verordnung aus; Rezeptprüfung und weitere Leistungen werden gesondert aufgeführt. Rechnen Sie deshalb mit Ihrem eigenen Mix aus GKV- und Privatfällen und verwenden Sie für beide Angebote denselben Zeitraum. Beispiel für ein veröffentlichtes Physiotherapie-Angebot
Eine Rückfrage am bestehenden Fall beantworten
Beim Auslagern der Abrechnung erklärt eine konkrete Rückfrage den verbleibenden Aufwand besonders gut. Stellen Sie sich zwei Angebote vor: Bei Angebot A kommt die Rückfrage mit direktem Bezug zum Behandlungsfall. Bei Angebot B steht sie in einem externen Bericht. In beiden Fällen ergänzt die Praxis die angeforderte Information. Unterschiedlich ist, wie schnell der Vorgang zugeordnet werden kann.
Der Rückfragenaufwand der ausgelagerten Abrechnung hängt damit auch von einem verständlichen Bezug ab. Fragen Sie den Anbieter, wie Person, Verordnung und gesuchte Ergänzung in seiner Rückmeldung bezeichnet werden. Ihr Team findet die Information anschließend in der gemeinsamen Patientenakte und gibt die konkrete Ergänzung weiter.
In easymed stehen Termine und Dokumentation bereits zusammen. Das unterstützt die Antwort aus dem vorhandenen Behandlungszusammenhang. Vereinbaren Sie im Team, wer die externe Nachricht übernimmt. Eine eindeutige Zuständigkeit und ein auffindbarer Fall machen die Zusammenarbeit ruhig und übersichtlich.
Auszahlung und Liquidität passend planen
Für GKV-Leistungen der Physiotherapie gilt im veröffentlichten Vertrag nach § 125 SGB V eine Zahlungsfrist von 21 Kalendertagen, nachdem die vollständigen maschinellen Abrechnungsdaten und die begründenden Unterlagen bei der von der Krankenkasse benannten Stelle eingegangen sind. Das ist die Frist der Krankenkasse; wann ein zwischengeschalteter Dienstleister an Ihre Praxis auszahlt, richtet sich nach Ihrer Vereinbarung. Physiotherapie-Vertrag nach § 125 SGB V, § 18 Absatz 12
Wenn ein Anbieter eine frühere Auszahlung anbietet, halten Sie den Startpunkt schriftlich fest: etwa den Eingang vollständiger Unterlagen oder die Einreichung bei der Kasse. Fragen Sie außerdem nach der Gebühr, möglichen Abzügen und dem Verfahren bei einer Kürzung oder Zurückweisung der Rechnung. So lässt sich der Liquiditätsnutzen mit dem tatsächlichen Preis und der verbleibenden Arbeit vergleichen.
Gemeinsame Kosten von zusätzlichen Leistungen unterscheiden
Die eigene Praxisorganisation besteht bei beiden Varianten: mit und ohne externe Abrechnungsstelle. Kalender, Patientenaufnahme und Behandlungsdokumentation benötigen Sie in jedem Fall. Rechnen Sie diese gemeinsamen Kosten im Vergleich auf beiden Seiten gleich an. Ergänzen Sie nur die Kosten und Arbeitszeit, die sich durch das jeweilige Abrechnungsmodell ändern.
easymed verbindet diese gemeinsame Basis und erleichtert die Privatabrechnung direkt aus den Terminen. Das Physiotherapie-Modul unterstützt den gesetzlichen Rechnungsweg und die Dateiübergabe. Darauf aufbauend beurteilen Sie die zusätzliche Arbeit des Dienstleisters. Ihr Vergleich zeigt die tatsächliche Ergänzung Ihres Praxisablaufs.
Eine passende Zusammenarbeit vereinbaren
Halten Sie neben Aufgaben, Gebühren und Auszahlung auch fest, wer den Wechsel der Abrechnungsstelle organisiert. Der veröffentlichte Physiotherapie-Vertrag sieht eine zeitnahe Mitteilung an die Krankenkasse vor, wenn eine Abrechnungsstelle beauftragt oder gewechselt wird. Anzugeben sind Beginn und Ende des Auftrags, der Name der Stelle, das Institutionskennzeichen (IK) für die Rechnungsstellung sowie die Erteilung oder der Entzug einer Inkassovollmacht. Die Praxis kann die Mitteilung einem Dienstleister übertragen, bleibt aber für die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Regeln verantwortlich. Physiotherapie-Vertrag nach § 125 SGB V, § 18 Absätze 13–14
Vereinbaren Sie außerdem, wie offene Abrechnungsfälle und vorhandene Unterlagen zurückkommen: in welchem Format, bis wann und zu welchen Kosten? Wenn Zuständigkeit und Rückgabe geklärt sind, kann Ihr Team laufende Rückfragen nach dem Wechsel weiterbearbeiten.
Vergleichen Sie Angebote mit derselben Aufgabenliste, Gebührenbasis, Auszahlung und Wechselregelung. easymed verbindet die Praxisverwaltung mit der Privatabrechnung; das optionale Physiotherapie-Abrechnungsmodul bereitet die gesetzliche Abrechnung bis zur Datei für Ihr Rechenzentrum vor. In einer persönlichen Vorführung sehen Sie, wie dieser Ablauf an Ihren Kalender und Ihre Patientenakte anschließt.
