Patienten können einen Praxistermin in easymed selbst verschieben oder absagen. Sie öffnen dafür den Link in ihrer Bestätigung oder Terminerinnerung und wählen im Buchungsportal eine angebotene neue Zeit oder die Absage. easymed übernimmt die Änderung in den gemeinsamen Praxiskalender. Das Team muss eine einfache Änderung nicht erst telefonisch aufnehmen und anschließend in einen zweiten Terminbestand übertragen.
Nach dem Klick zählt vor allem ein verständliches Ergebnis: Welcher Besuch ist gemeint, welche Zeit gilt jetzt und was bleibt bestehen? Im Beispiel sind drei Besuche vereinbart: Dienstag, 24. November, Donnerstag, 26. November, und Dienstag, 1. Dezember, jeweils um 10 Uhr. An diesem Ablauf lassen sich Verschiebung, einzelne Absage und die Orientierung an einer älteren Nachricht konkret prüfen.
Für Patienten ist der Link der Einstieg; für das Team bleibt der gemeinsame Kalender der aktuelle Plan. Eine persönliche Rückfrage kann das Team im Praxis-Postfach beantworten. Die digitale Selbstverwaltung nimmt damit einfache Terminänderungen auf und lässt persönliche Klärungen dort, wo sie hingehören.
Den gewünschten Besuch direkt auswählen
Beginnen Sie mit dem Datum und der Uhrzeit des Besuchs, den Sie ändern möchten. Im Beispiel passt Donnerstag, 26. November, um 10 Uhr nicht mehr. Die beiden Dienstagsbesuche sollen bestehen bleiben. Diese Zuordnung hilft besonders, wenn mehrere Termine derselben Behandlung vereinbart wurden.
Öffnen Sie die Bestätigung oder Erinnerung, die zu diesem Besuch gehört. Der Link führt in die Selbstverwaltung. Die Person kann dort den angebotenen nächsten Schritt wählen: eine freie Zeit für die Verschiebung oder die Absage des betreffenden Besuchs. Nach der Auswahl sollte die Rückmeldung Datum und Uhrzeit der Vereinbarung nennen, damit die Person weiß, welches Ergebnis gespeichert wurde.
Ein ähnlicher Selbstbedienungsweg ist im 116117-Terminservice der Kassenärztlichen Bundesvereinigung beschrieben: Gesetzlich Versicherte können Arzt- und Psychotherapietermine dort rund um die Uhr online vereinbaren, einsehen und bei Bedarf wieder absagen. Die KBV erklärt den Ablauf des Patientenservice 116117. Für easymed gilt dabei der konkrete Vorteil, dass eine selbst verwaltete Terminänderung im gemeinsamen Kalender der Praxis ankommt.
Wenn ein Patient lieber persönlich nachfragt, kann der Empfang den Termin anhand von Datum und Uhrzeit im gemeinsamen Kalender aufrufen. Der Link ergänzt die persönliche Erreichbarkeit: Einfache Änderungen laufen digital, während eine Frage zur passenden Behandlungszeit oder zum weiteren Ablauf direkt im Team geklärt wird.
Einen Termin einfach verschieben
Für Donnerstag, 26. November, wird im Beispiel eine angebotene freie Zeit um 14 Uhr gewählt und die Verschiebung abgeschlossen. Aus dem Donnerstagstermin um 10 Uhr wird damit Donnerstag um 14 Uhr. Dienstag, 24. November, um 10 Uhr und Dienstag, 1. Dezember, um 10 Uhr bleiben vereinbart.
Beim Verschieben zählt die neue Vereinbarung. Die Rückmeldung nennt den geänderten Besuch mit Datum und Uhrzeit; easymed übernimmt die Änderung in den Praxiskalender. Das Team arbeitet anschließend mit dem aktualisierten Zeitpunkt weiter, statt die Änderung noch einmal in einen Kalender oder eine separate Notiz zu übertragen.
Eine knappe Erklärung macht die Veränderung greifbar: „Ihr Donnerstagstermin am 26. November ist jetzt um 14 Uhr. Ihre beiden Dienstagsbesuche bleiben um 10 Uhr.“ Der Satz nennt die neue Zeit und grenzt die Termine ab, die unverändert bleiben. Patienten können dieselbe Information für eine Begleitperson oder einen Fahrdienst weitergeben.
Falls die angebotenen Zeiten nicht passen, kann die Person die Praxis persönlich kontaktieren und den Termin nennen. Eine Rückfrage muss sich nicht auf die gesamte Terminserie beziehen: Datum, bisherige Zeit und gewünschter Zeitraum reichen als Ausgangspunkt für das Gespräch.
Einen einzelnen Besuch absagen
Später wird im Beispiel Dienstag, 1. Dezember, um 10 Uhr abgesagt. Die verbleibenden Besuche sind Dienstag, 24. November, um 10 Uhr und Donnerstag, 26. November, um 14 Uhr. Die Absage betrifft den ausgewählten Besuch; die anderen Vereinbarungen bleiben bestehen.
- Di, 24. November
10 Uhr - Do, 26. November
14 Uhr
In easymed erscheint die frei gewordene Zeit im gemeinsamen Kalender. Die smarte Warteliste kann den Termin passenden Wartenden anbieten. Dabei berücksichtigt easymed die hinterlegten Leistungen, Behandler und Zeitwünsche und versendet ein Angebot per E-Mail oder WhatsApp. Wer das Angebot annimmt, erhält den freien Termin. Das Team muss den Platz nicht erst in eine eigene Warteliste übertragen.
Für die Patientenerklärung reicht: „Ihr Besuch am 1. Dezember ist abgesagt. Der Termin am 24. November bleibt um 10 Uhr bestehen; am 26. November kommen Sie um 14 Uhr.“ Soll ein neuer Besuch stattfinden, wird er separat gebucht oder mit dem Team vereinbart. Eine Absage allein verschiebt keinen anderen Termin.
Mit der aktuellen Vereinbarung weiterarbeiten
Nach einer Unterbrechung hilft der Blick auf den Besuch, den Sie zuletzt vereinbart haben. Im Beispiel ist der Donnerstagstermin bereits auf 14 Uhr verschoben. Eine ältere Nachricht mit 10 Uhr beschreibt den früheren Ausgangspunkt; für die weitere Vorbereitung gilt der neu vereinbarte Donnerstagstermin um 14 Uhr.
Bei mehreren Nachrichten ist deshalb das Datum des Besuchs wichtiger als die Reihenfolge, in der Nachrichten gerade geöffnet werden. Öffnen Sie die jüngste Bestätigung für den konkreten Termin oder prüfen Sie den Stand im Buchungsportal. Die Praxis orientiert sich an ihrem aktualisierten Kalender. So bleiben die Nachricht mit der alten Uhrzeit und die aktuelle Vereinbarung klar voneinander unterscheidbar.
Ist der Termin weiterhin unklar, lässt sich die Rückfrage eng fassen: „Ist mein Besuch am 26. November um 14 Uhr vereinbart?“ Das gemeinsame Praxis-Postfach hält die Nachricht für das Team zusammen; die Antwort bezieht sich auf den konkreten Besuch im Kalender.
Das Ergebnis in wenigen Worten erklären
Eine gute Rückmeldung beantwortet drei Fragen: Welcher Besuch wurde geändert? Welche Zeit gilt jetzt? Welche weiteren Besuche bleiben vereinbart? Die Antwort kann in einer Nachricht oder am Empfang kurz sein.
- Verschoben: Donnerstag, 26. November, jetzt um 14 Uhr; beide Dienstage bleiben um 10 Uhr.
- Abgesagt: Dienstag, 1. Dezember, entfällt; der 24. November um 10 Uhr und der 26. November um 14 Uhr bleiben bestehen.
- Nach einer älteren Nachricht: Für Donnerstag gilt die zuletzt vereinbarte Zeit von 14 Uhr.
Diese Formulierungen helfen auch, wenn eine Person unterwegs ist oder eine Begleitperson die weitere Anfahrt organisiert. Sie erklären das Ergebnis des Klicks, ohne Softwarebegriffe vorauszusetzen.
Den digitalen Weg passend einrichten
Legen Sie fest, welche Termine Patienten online selbst buchen oder ändern können. easymed unterscheidet im Buchungsportal zwischen Neu- und Bestandspatienten; die Praxis kann so den digitalen Ablauf an die eigenen Terminarten anpassen. Bei einer Absage kann die smarte Warteliste den frei gewordenen Zeitpunkt passenden Personen anbieten, während das Team den gemeinsamen Kalender für die Planung nutzt.
Planen Sie daneben eine persönliche Kontaktmöglichkeit ein. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, zusätzlich zur digitalen Terminvereinbarung immer eine alternative Möglichkeit zur Terminvereinbarung vorzusehen. Ihr Positionspapier zur Terminverwaltung in Heilberufspraxen behandelt außerdem Terminerinnerungen als zusätzliches Serviceangebot: Wenn eine Praxis dafür Kontaktdaten über den jeweiligen Kanal verarbeitet, soll sie das informierte Einverständnis der Patientinnen und Patienten einholen und nachweisen können. Diese Einordnung betrifft Terminerinnerungen und ist von der eigentlichen Terminbuchung zu unterscheiden.
Mit der Online-Terminbuchung von easymed können Patienten ihre Termine selbst buchen, verschieben oder absagen; das Team arbeitet mit dem aktualisierten Kalender weiter. So sehen beide Seiten, welcher Besuch tatsächlich vereinbart ist.
