Eine gute Terminverwaltung verbindet die Online-Buchung mit dem Kalender, in dem das Team den Praxisalltag plant. In easymed buchen Patienten freigegebene Zeiten im Buchungsportal; der Termin erscheint anschließend im gemeinsamen Kalender. Behandler, Räume, Serientermine und Pufferzeiten gehören so zur selben Planung.
Entscheidend ist, welche Zeitfenster zur gebuchten Leistung passen. Eine klare Terminart, die tatsächliche Verfügbarkeit von Behandler und Raum sowie ein verständlicher Weg für Änderungen helfen Patienten bei der Auswahl und geben dem Team einen verlässlichen Plan.
Passende Termine online buchen lassen
Das Buchungsportal von easymed lässt sich von der Praxiswebsite aus verlinken. Patienten wählen eine angebotene Behandlungsart und einen freien Termin. Die Buchung kann nach Neu- und Bestandspatienten sowie nach Behandlern und verfügbaren Zeitfenstern eingerichtet werden.
Bevor Sie Termine freigeben, beschreiben Sie jede Terminart so, dass Patienten und Team dieselbe Leistung vor Augen haben: Worum geht es, wie lange dauert der Termin, wer kann ihn übernehmen und was ist vorzubereiten? Legen Sie außerdem fest, ob die Terminart für neue, bestehende oder beide Patientengruppen buchbar ist. Eine passende Auswahl nimmt dem Empfang die wiederholte Übertragung bereits gebuchter Termine in eine zweite Liste ab.
Eine direkte Buchung passt zu einer verständlichen Leistung oder einem vereinbarten Folgetermin. Wenn ein Anliegen zunächst persönlich geklärt werden soll, nennen Sie auf der Website einen gut sichtbaren Kontaktweg. Die KBV empfiehlt für Arzt- und Psychotherapiepraxen, Online-Terminvereinbarungen ergänzend anzubieten, und rät zu klar strukturierten, gut lesbaren Websiteinformationen. Das Buchungsportal und der persönliche Kontakt können daher unterschiedliche Anliegen übernehmen.
Behandler, Räume und Vorbereitungszeit gemeinsam nutzen
Der easymed-Kalender bietet Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Eine Spalte je Behandler zeigt dessen Plan; alternativ kann das Team nach Räumen planen. Arbeitszeiten, angebotene Leistungen und Pufferzeiten helfen dabei, die tatsächlich verfügbare Zeit abzubilden.
Ein einfaches Beispiel verdeutlicht den Nutzen der Raumansicht: Eine behandelnde Person hat Zeit, der für die Leistung benötigte Raum ist jedoch bereits belegt. Die passende Lösung ist ein Zeitfenster, in dem sowohl Behandler als auch benötigter Raum verfügbar sind. Im gemeinsamen Plan wählen Sie diese Kombination, statt eine isoliert freie Zeit aus einem einzelnen Kalender zu übernehmen.
Prüfen Sie bei jeder Terminart, ob neben der behandelnden Person auch ein Raum oder ein Gerät gebraucht wird. Berücksichtigen Sie Vor- und Nachbereitung in der vorgesehenen Dauer oder mit einer Pufferzeit. Wenn ein Raum mehrere gleichzeitig nutzbare Plätze hat, kann die Raumansicht diese Kapazität abbilden. Ein freier Slot entspricht dann eher dem tatsächlichen Ablauf als einer bloß freien Behandlerspalte.
Eine einzelne Änderung in der Terminfolge gezielt weiterführen
Serientermine erleichtern die Planung wiederkehrender Sitzungen. Wenn eine einzelne Sitzung verlegt werden soll, klären Sie zuerst, welche Sitzung betroffen ist und welche neue Zeit vereinbart wurde. So bleibt die Änderung dem konkreten Termin zugeordnet.
Im Beispiel wird die zweite Sitzung verschoben. Die erste Sitzung und die weiteren vereinbarten Zeiten bleiben bestehen. Halten Sie deshalb den Ersatztermin für genau diese Sitzung fest und gleichen Sie den aktualisierten Kalender mit der Absprache ab.
Soll die künftige Terminfolge einen neuen Rhythmus erhalten, besprechen Sie den Beginn und die betroffenen Folgetermine zusammen. Eine einzelne Ausnahme und eine neue regelmäßige Vereinbarung haben einen unterschiedlichen Umfang. Wenn das Team diesen Unterschied bei der Änderung kennt, kann es die passende Folge im gemeinsamen Kalender weiterführen.
Anfrage und bestätigten Ersatztermin verständlich auseinanderhalten
Eine Nachricht mit einem Terminwunsch ist zunächst eine Anfrage. Ein Ersatztermin steht fest, wenn die neue Zeit vereinbart und im Kalender eingetragen ist. Für die Bearbeitung helfen drei klare Angaben: der betroffene bisherige Termin, die gewünschte oder vereinbarte neue Zeit und der aktuelle Stand der Rückmeldung.
Patienten können eine Online-Buchung über ihren Bestätigungslink verschieben oder absagen. Die neue Auswahl wird im gemeinsamen Kalender weitergeführt. Bei einer persönlichen Abstimmung hält das Team den bestätigten Ersatztermin dort fest. So bleibt für alle Berechtigten derselbe Stand maßgeblich.
Wird durch eine Absage ein Termin frei, kann die easymed-Smart-Warteliste das Zeitfenster passenden Wartenden anbieten. Dabei berücksichtigt sie unter anderem Leistung, Behandler, Wochentag und Uhrzeit. Ein praktischer Wartelisteneintrag enthält deshalb genau diese Auswahlwünsche. Das Team kann ein freies Zeitfenster weitergeben, ohne die gesamte Liste für jeden einzelnen Ausfall von Hand durchzugehen.
Angaben vor dem Termin direkt in der Patientenakte nutzen
Wenn neue Patienten vor dem ersten Termin einen Fragebogen ausfüllen sollen, lässt sich die digitale Anamnese mit der Buchung verbinden. Die Antworten stehen anschließend in der Patientenakte bereit. Die behandelnde Person kann damit den ersten Kontakt vorbereiten, während der Kalender den vereinbarten Zeitpunkt und die benötigte Behandlungszeit abbildet.
Den gemeinsamen Plan im Team weiterführen
Das Team nutzt easymed im Browser am PC, Mac oder Tablet. Mitarbeiterrechte legen fest, wer Bereiche sehen und bearbeiten darf. Eine berechtigte Vertretung kann denselben Kalender öffnen und den vorhandenen Terminstand weiterführen.
KI Generiert
Legen Sie im Team fest, wer persönliche Rückfragen beantwortet, Ersatztermine einträgt und passende Wartelistenangebote bearbeitet. Bei einer Übergabe reichen dann der konkrete Termin und die vereinbarte nächste Handlung als gemeinsame Grundlage. So verbindet die Praxis selbstständige Buchungen mit der persönlichen Abstimmung dort, wo sie für den Ablauf gebraucht wird.
