Mit easymed richten Sie bis zu zwei Terminerinnerungen vor einem Termin ein. Der automatische Versand per E-Mail oder WhatsApp führt Patientinnen und Patienten über einen Link zum Verschieben oder Absagen; die Änderung wird im selben Praxiskalender übernommen. Frei werdende Zeiten kann die Warteliste automatisch anbieten. Ihr Team legt Zeitpunkt und Vorlage fest und beantwortet persönliche Rückfragen im gemeinsamen Postfach.
Den Zweck der Nachricht festlegen
Eine Erinnerung nennt die vereinbarte Uhrzeit, den Ort und den Weg für eine Änderung. Das genügt, um den Termin wieder präsent zu machen. Bei mehreren Standorten hilft die eindeutige Praxisadresse.
Die easymed-Vorlage gestalten Sie einmal passend zu Ihrem Angebot. Halten Sie die Nachricht kurz und ergänzen Sie nur die Vorbereitung, die für diesen Termin wichtig ist. Der Terminlink ermöglicht Patienten, selbst aktiv zu werden.
Für personenbezogene Angaben gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Sie sollen dem Zweck angemessen sein und auf das notwendige Maß beschränkt bleiben (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Auf eine Terminerinnerung übertragen heißt das: Die Person sollte Datum, Uhrzeit, Praxisort und den nächsten Schritt erkennen. Diagnose, Befund und ausführliche Behandlungsdetails braucht ein organisatorischer Hinweis dafür nicht. Datenschutz-Grundverordnung, Art. 5
Kontaktdaten vor der Nutzung prüfen
Prüfen Sie, ob die hinterlegte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zur Person gehört, die die Erinnerung erhalten soll. Die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern ordnet Terminnachrichten wie Erinnerungen für Heilberufspraxen als zusätzliches Serviceangebot ein. Ihr Positionspapier sieht dafür eine ausdrückliche Einwilligung nach verständlicher Information vor; die Praxis muss sie nachweisen können. Eine Kontaktmöglichkeit, die für die Terminorganisation erfasst wurde, belegt für sich genommen noch nicht die Zustimmung zu Erinnerungen. Positionspapier der Datenschutzkonferenz zur Terminverwaltung durch Heilberufspraxen
Fragen Sie deshalb, ob die Person Erinnerungen wünscht und über welchen Kontaktweg sie diese erhalten möchte. Halten Sie die Zustimmung für den gewählten Weg so fest, dass sie im Praxisablauf wiederauffindbar ist. Bei Familienkontakten klären Sie, welche Bezugsperson die Termine organisiert und welche Nachrichten sie erhalten soll. easymed kann Kinder und Bezugspersonen in der Patientenverwaltung verknüpfen, damit der gemeinsame Kontakt und Portalzugang für die Familie genutzt werden können.
Eine kurze Nachrichtenvorlage verwenden
Wenn die Person informiert zugestimmt hat, kann eine verständliche Vorlage so aussehen: „Guten Tag, wir erinnern Sie an Ihren Termin am 14. Oktober um 10 Uhr in unserer Praxis in der Musterstraße. Über den Terminlink können Sie Ihre Buchung innerhalb unserer Änderungsfrist verschieben oder absagen. Bei einer Rückfrage erreichen Sie uns telefonisch.“
Das Beispiel enthält die vereinbarte Zeit, den Praxisort und einen Weg für die Änderung. Prüfen Sie beim Einrichten der Vorlage, ob Adresse und Änderungsfrist zur jeweiligen Praxis passen. Ergänzen Sie nur Angaben zur Vorbereitung, die für diesen Termin wirklich gebraucht werden; eine Diagnose oder ein Befund gehört nicht in diese kurze Nachricht.
Erinnerung und Kalenderstand zusammenhalten
Die Terminplanung und die Erinnerungen nutzen denselben easymed-Kalender. Verschieben Sie einen Termin am Telefon, bearbeiten Sie den betreffenden Eintrag direkt dort. Eine zweite Versandliste muss Ihr Team dafür nicht aktualisieren.
Eine bereits empfangene ältere Nachricht bleibt auf dem Gerät des Patienten sichtbar. Teilen Sie bei einer persönlichen Änderung deshalb die neue Zeit eindeutig mit. Die aktuelle Vereinbarung steht für das Team im Kalender.
Antworten als Teil des Ablaufs behandeln
Über den Link in der Erinnerung können Patienten ihren Termin selbst verschieben oder absagen. Die eingestellten Fristen Ihrer Praxis gelten dabei weiter. Eine reguläre Absage benötigt damit keinen zusätzlichen Übertragungsauftrag an den Empfang.
Eine frei formulierte Rückfrage per WhatsApp oder E-Mail erscheint im gemeinsamen Praxis-Postfach. Das Team beantwortet sie dort. Wenn aus der Nachricht eine persönliche Terminänderung entsteht, bearbeiten Sie den bestehenden Termin im Kalender.
Eine Erinnerung nach einer telefonischen Verschiebung prüfen
Eine Patientin ruft an und vereinbart eine neue Zeit. Der Empfang verschiebt den Termin direkt im easymed-Kalender und nennt die neue Vereinbarung. Kalender und Kommunikation bleiben damit in einem System.
Der eingestellte Erinnerungsablauf gehört zum Termin. Ihr Team führt keine eigene Liste mit neuem Datum und erneutem Versandauftrag. Persönlich zu klären ist nur die tatsächliche neue Vereinbarung mit der Patientin.
Eine Absage als Antwort auf die Nachricht bearbeiten
Klickt ein Patient auf den Absagelink und sagt innerhalb der festgelegten Frist ab, wird die Zeit im easymed-Kalender frei. Die Warteliste kann anschließend automatisch ein Terminangebot erhalten. Nimmt eine wartende Person das Angebot an, wird der Platz wieder belegt.
Eine persönliche Absagenachricht beantworten
Schreibt der Patient frei „Ich kann leider nicht kommen“, beantwortet Ihr Team diese persönliche Nachricht im Postfach und bearbeitet die Absage. Die Grafik zeigt diesen persönlichen Kontaktweg vom Eingang über die Kalenderbearbeitung zur Rückmeldung.
Die Absage über den Terminlink erledigt der Patient dagegen selbst. Das gemeinsame Postfach bleibt für individuelle Fragen erreichbar und ergänzt diese Selbstbedienung, ohne einen weiteren Bearbeitungsschritt für jede reguläre Absage einzuführen.
Den Erinnerungstext aus Sicht einer Bezugsperson lesen
Eine Mutter koordiniert Termine für zwei Kinder. Datum, Uhrzeit und Praxisort müssen die gemeinte Vereinbarung verständlich machen. Stimmen Sie mit ihr ab, über welche Adresse oder Nummer die Terminorganisation erfolgt.
KI Generiert
Die benötigten Kontaktdaten halten Sie bei den zugehörigen Personen in easymed. Das Team nutzt die Patientenverwaltung, statt neben den Erinnerungen eine weitere Familienkontaktliste zu pflegen.
Die Wirkung anhand echter Vorgänge bewerten
Prüfen Sie anhand eingehender Rückfragen, ob Patienten Zeit, Ort und Änderungsweg in der Nachricht erkennen. Wenn dieselbe Rückfrage wiederkehrt, passen Sie die Vorlage an. Bei einer telefonischen Verschiebung lässt sich zusätzlich prüfen, ob der Termin im Kalender geändert und die neue Vereinbarung direkt mitgeteilt wurde.
Mit WhatsApp in der Praxis, E-Mail-Erinnerungen und Online-Terminbuchung verbindet easymed Nachricht und Kalender. Sehen Sie sich den Weg von der Erinnerung bis zur Terminänderung an und prüfen Sie, welche Rückmeldungen Ihr Team selbst beantwortet.
