Das Termintelefon lässt sich im Homeoffice betreuen, während der Empfang für die Menschen vor Ort da ist. easymed verbindet beide Arbeitsorte mit demselben Praxiskalender im Browser. Behandler, Räume, Leistungen und verfügbare Zeiten stehen damit gemeinsam zur Verfügung. Mit dem persönlichen Zugang und den passenden Mitarbeiterrechten kann die Telefonkollegin einen Änderungswunsch am vorhandenen Termin bearbeiten; eine getrennte Kalenderkopie ist dafür überflüssig.
Patienten können Termine auch selbst über die easymed-Onlinebuchung buchen, verschieben oder absagen. Über den Bestätigungslink lassen sich Termine verschieben oder absagen; das Termintelefon nimmt persönliche Rückfragen auf. Das folgende Beispiel zeigt, wie eine konkrete Raumfrage zwischen Homeoffice und Empfang zu einer passenden neuen Vereinbarung führt.
Die beiden Arbeitsorte mit dem gemeinsamen Kalender verbinden
Im Beispiel betreut eine Kollegin am Dienstag, 27. Oktober, von 8 bis 10 Uhr das Termintelefon im Homeoffice. Eine zweite Kollegin arbeitet am Empfang. Um 8:35 Uhr möchte eine Patientin ihren Termin am Donnerstag, 29. Oktober, von 9 Uhr auf 11 Uhr verschieben. Die Kollegin zu Hause führt den Anruf; die örtliche Rückfrage zur Nutzung des Praxisraums geht an den Empfang. Beide verwenden den gemeinsamen Praxiskalender.
easymed läuft auf PC, Mac und Tablet im Browser. Der Kalender zeigt die Behandlerplanung und die zugehörigen Räume. Für eine Terminänderung aus dem Homeoffice stehen damit die organisatorischen Angaben des vorhandenen Besuchs am selben Ort wie am Empfang. Die Rechte werden passend zu den Aufgaben der Mitarbeiterin vergeben.
Die Weiterleitung des Praxistelefons wird über Ihre eingerichtete Telefonanlage organisiert. Für die Telefonzeit ist ein konkreter Kontakt am Empfang hilfreich, an den kurze örtliche Fragen gehen können. Wer den Anruf führt, bleibt anschließend bei der Vereinbarung mit der Patientin. So ergibt sich eine einfache Aufgabenverteilung zwischen den beiden Arbeitsorten.
Den Änderungswunsch am vorhandenen Besuch aufnehmen
Die Telefonkollegin öffnet den Besuch für Donnerstag, 29. Oktober, um 9 Uhr. Die Patientin wünscht 11 Uhr. Zum passenden Vorschlag gehören dieselbe Leistung, die dafür benötigte Dauer, die Fachkraft und der geeignete Raum. Diese Angaben bilden gemeinsam den Termin; eine freie Uhrzeit allein beschreibt noch nicht den vollständigen Besuch.
Die Raumfrage bei der telefonischen Terminänderung lässt sich gezielt an den Empfang stellen: „Ist der Raum am Donnerstag ab 11 Uhr für diesen Besuch verfügbar?“ Der Empfang kennt die örtliche Nutzung und ergänzt die Information, die für den Vorschlag benötigt wird. Es braucht dafür keine erneute Besprechung des gesamten Tagesplans.
Der bestehende Termin um 9 Uhr bleibt während der Rückfrage die vereinbarte Zeit. Die gewünschte Zeit um 11 Uhr ist zunächst der Vorschlag der Patientin. Diese zwei Angaben klar zu benennen macht das Telefonat verständlich und hilft, die anschließende Antwort unmittelbar zuzuordnen.
Eine örtliche Rückfrage mit dem Empfang klären
Im Beispiel ist der geeignete Raum um 11 Uhr noch belegt. Für 11:30 Uhr passen Raum und Behandlerplanung zusammen. Der Empfang nennt der Telefonkollegin diese konkrete Alternative; sie kann der Patientin damit direkt eine passende neue Zeit anbieten.
Termintag: Donnerstag, 29. Oktober
9 Uhr
Bisher bestätigt
Der bestehende Termin ist der Ausgangspunkt.
11 Uhr
Gewünschte Zeit
Der benötigte Raum passt zu dieser Zeit noch nicht.
11:30 Uhr
Nach Klärung bestätigt
Raum und Person passen; die Patientin stimmt zu.
Die Patientin stimmt 11:30 Uhr zu. Die Kollegin im Homeoffice führt die Änderung am bestehenden Termin weiter und wiederholt Datum und Uhrzeit zum Abschluss des Gesprächs. Der Praxiskalender zeigt anschließend an beiden Arbeitsorten dieselbe neue Vereinbarung.
Für Donnerstag, 29. Oktober, sind damit drei Zeitangaben verständlich zugeordnet: 9 Uhr war die bisherige Vereinbarung, 11 Uhr der Änderungswunsch und 11:30 Uhr der gemeinsam bestätigte neue Beginn. Der Raum wird bei der endgültigen Terminplanung mit berücksichtigt. Am Empfang kann die Patientin später mit genau dieser vereinbarten Zeit empfangen werden.
Einen ruhigen und geschützten Telefonplatz nutzen
Ein eigener, ruhiger Arbeitsplatz unterstützt die Termintelefonie. Führen Sie Patientengespräche in einem geschlossenen Raum oder so, dass niemand Unbefugtes mithören kann. Ein Headset verhindert, dass eingehende Gesprächsinhalte über den Lautsprecher im Raum zu hören sind; richten Sie den Bildschirm so aus, dass andere ihn nicht einsehen. Schalten Sie Sprachassistenten auf Smart Speakern, Laptop oder Smartphone für die Telefonzeit aus.
Diese praktischen Hinweise entsprechen den Empfehlungen des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz zur Vertraulichkeit im Homeoffice und der Handreichung des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zum mobilen Arbeiten. Wenn Sie den Arbeitsplatz auch nur kurz verlassen, sperren Sie das Gerät manuell.
Arbeiten Sie mit dem vorgesehenen Gerät und Ihrem persönlichen Praxiszugang. Eine private Mitschrift mit Patientenangaben ist für den gemeinsamen Kalenderweg nicht nötig; die Terminvereinbarung wird direkt in der vorgesehenen Praxisverwaltung weitergeführt.
Bei einem Zugangsproblem einen betreuten Rückweg verwenden
Falls der Kalenderzugang im Homeoffice gerade nicht verfügbar ist, übernimmt der besetzte Empfang die Terminfrage oder einen vereinbarten Rückruf. Die Telefonkollegin nennt der Patientin den nächsten Kontakt. Der bisherige Besuch bleibt bis zur neuen Vereinbarung bestehen; ein gewünschter Beginn wird als Anfrage weitergegeben.
Für den Rückruf bei einem Kalenderzugangsproblem braucht der Empfang die Kontaktangabe und den konkreten Änderungswunsch. Die vorhandene Terminzeit kann er im Praxiskalender aufrufen. Sobald eine passende Alternative vereinbart ist, wird diese dort weitergeführt. So bleibt auch in dieser einzelnen Situation ein persönlich betreuter Anschluss vorhanden.
Im normalen Arbeitsweg macht der gemeinsame Kalender von easymed die Abstimmung leicht: Die Telefonkollegin bearbeitet den vorhandenen Besuch, der Empfang ergänzt die örtliche Raumfrage und die Patientin erhält eine eindeutige neue Vereinbarung. Zwei Arbeitsorte bleiben damit Teil derselben Praxisorganisation, ohne einen zusätzlichen Kalenderabgleich nach jedem Anruf.
