Therapie und Consulting lassen sich organisatorisch verbinden, wenn gemeinsame Verfügbarkeit vollständig geplant und jeder Vorgang seinem Zweck zugeordnet wird. In easymed stehen Kalender, Patientenakte, Dokumentation zum Termin und Privatrechnung für den therapeutischen Teil des Praxisalltags zusammen. Ein Consultingauftrag braucht daneben eigene Angaben zu Leistungsumfang, Organisation, Kontakt, Teilnehmenden und Rechnung. So lassen sich Vor- und Nachbereitung einplanen, ohne therapeutische Angaben in Projektunterlagen zu mischen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie beide Angebote in einem Arbeitstag Platz haben und welche Angaben jeweils zusammengehören.
Die Angebotsbereiche verständlich beschreiben
Formulieren Sie zunächst für jedes Angebot, für wen es gedacht ist, welches Ziel es hat und welche Leistung konkret erbracht wird. Bei einem Workshop gehören dazu der Auftraggeber, der vereinbarte Umfang, Dauer, Ort sowie notwendige Vorbereitung und Nachbereitung. Bei einer Behandlung stehen der therapeutische Termin, die vereinbarten Leistungen und die zuständige behandelnde Person im Mittelpunkt.
Klare Bezeichnungen helfen schon bei der Anfrage: „Workshop zur Teamkommunikation“ sagt mehr als „Beratung“, während die therapeutische Leistung mit ihrer passenden Bezeichnung im Kalender und in der Patientenakte erscheint. Halten Sie das Ergebnis des Consultingauftrags in seinen Projektunterlagen fest. Für die Behandlung führt easymed die Leistung und deren Dauer im Kalender; die Dokumentation wird dem Termin zugeordnet. So bleibt der Verwaltungsweg für beide Angebote vom ersten Eintrag an verständlich.
Verfügbarkeit gemeinsam, Inhalte passend planen
Ihre Zeit ist einmal verfügbar, auch wenn Sie verschiedene Angebote führen. Im Beispieltagesplan liegen am Vormittag ein Consultingauftrag, anschließend Rückfahrt und Vorbereitung und am Nachmittag ein therapeutischer Einzelkontakt. Die gebundene Zeit zählt vollständig zur gemeinsamen Planung.
Ein Tag, eine Verfügbarkeit
Vormittag
Auftrag für eine Organisation
Rückfahrt
Vom externen Termin zurück
Vorbereitung
Für den Einzelkontakt
Nachmittag
Therapeutischer Einzelkontakt
Fahrt und Vorbereitung bleiben auch im gemeinsamen Plan gebunden.
Der Kalender in easymed bietet Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Arbeitszeiten, Pufferzeiten sowie eine Spalte je Behandler; bei Bedarf kann nach Räumen geplant werden. Online buchbar sind die therapeutischen Zeiten, die Sie dafür freigeben. Prüfen Sie daher den gesamten Tag, bevor Sie neue Besuchszeiten anbieten: Workshop, Anfahrt, Rückfahrt, Aufbau und kurze Vorbereitung beanspruchen ebenfalls Zeit.
Im Beispiel endet der externe Auftrag nicht mit dem letzten Workshopbeitrag: Erst nach Rückfahrt und Vorbereitung ist der Nachmittag für den Einzelkontakt verfügbar. Planen Sie den Abstand nach dem tatsächlichen Weg und dem nächsten Arbeitsschritt. Die Grafik zeigt diesen Ablauf als eine gemeinsame Zeitlinie. Die internen Kalenderpuffer helfen, therapeutische Termine mit realistischen Abständen anzubieten; die Consultingvereinbarung bleibt im eigenen Auftragsbezug.
Organisation, Kontaktperson und Teilnehmende eines Consultingprojekts zuordnen
Bei einem Consultingprojekt gehören vier Rollen zum Auftragsbezug: Die Organisation beauftragt, die Kontaktperson koordiniert, die Teilnehmenden nehmen am Workshop teil und die vereinbarte Rechnungsstelle erhält den Beleg. Diese Rollen können sich überschneiden, bleiben aber jeweils verständlich benannt.
Halten Sie bei der Auftragsannahme fest, wer den Umfang vereinbart, wer organisatorische Rückfragen beantwortet, wer teilnimmt und an welche Stelle die Rechnung adressiert werden soll. Eine Kontaktperson kann zugleich teilnehmen, muss aber nicht selbst Auftraggeber oder Rechnungsempfänger sein. Diese kurze Übersicht hilft, Einladungen und Unterlagen passend zuzuordnen, auch wenn sich ein Ansprechpartner während des Projekts ändert.
Dokumentation nach Zweck führen
Die therapeutische Notiz gehört zum behandelten Kontakt und seinem Verlauf. Die Projektzusammenfassung gehört zum Consultingauftrag und hält dessen Vereinbarungen, Ergebnisse und nächste Projektaufgaben fest. Im Beispiel werden beide Unterlagen am selben Tag erstellt. Beide Unterlagen haben einen eigenen Zweck, auch wenn dieselbe Person sie schreibt.
§ 630f BGB verlangt, die Behandlungsakte in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung zu führen und die für die Behandlung wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse festzuhalten (§ 630f BGB). Für den Praxisalltag heißt das: Ergänzen Sie den therapeutischen Verlauf beim zugehörigen Termin. Halten Sie im Consultingprotokoll dagegen fest, was für den Auftrag vereinbart, durchgeführt und als nächster Schritt offen ist. So finden sich fachliche Verlaufsangaben und organisatorische Projektergebnisse in ihrer jeweiligen Arbeitszusammenfassung wieder.
In easymed wird der Befund und Verlauf je Termin in der Patientenakte geführt. Mitarbeiterrechte lassen sich danach festlegen, welche Bereiche einzelne Teammitglieder sehen und bearbeiten dürfen. Die Projektzusammenfassung bleibt bei den Unterlagen des Consultingauftrags; Datum, Ansprechpartner und nächste Aufgabe machen sie für die weitere Abstimmung nutzbar.
Zwei Rechnungswege im gemischten Berufsalltag übersichtlich führen
Termine und Rechnungen bleiben ihrem Leistungsbezug zugeordnet. Für den therapeutischen Praxisbesuch führt easymed die Privatrechnung mit den Patientenangaben und den abgerechneten Leistungen zusammen. Für den Workshop nennt die Rechnung die vereinbarte Consulting-Leistung und den vorgesehenen Empfänger der Organisation.
Bei Behandlungsverträgen schuldet grundsätzlich der Patient die vereinbarte Vergütung, sofern nicht ein Dritter zur Zahlung verpflichtet ist (§ 630a BGB, Gesetzestext). Prüfen Sie daher, wer im konkreten Behandlungsverhältnis zahlt, statt die Rolle einer Kontakt- oder Bezugsperson automatisch mit der Zahlungspflicht gleichzusetzen.
Für Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG gehören unter anderem die vollständigen Namen und Anschriften von Leistendem und Empfänger, Rechnungsdatum, Leistungsart und -umfang sowie der Zeitpunkt der Leistung zu den Angaben (§ 14 UStG). Beim Consulting hilft der Abgleich mit dem Auftrag: Stimmen vereinbarte Leistung, Ausführungszeit und festgelegte Rechnungsstelle überein? Im therapeutischen Ablauf erstellt easymed die Privatrechnung aus den Patientenangaben und erfassten Leistungen; die Consultingrechnung bleibt dem Auftrag und seinem vereinbarten Empfänger zugeordnet.
Den Ablauf vom Auftrag bis zur Rechnung festlegen
Ordnen Sie die Arbeitsschritte ihrem tatsächlichen Anlass zu: Bei der Auftragsannahme halten Sie Leistungsumfang, Abstimmung und Rechnungsstelle fest. Für den Einsatztag berücksichtigen Sie Consultingtermin, Wegezeit und Vorbereitung, bevor therapeutische Zeiten online verfügbar sind. Nach der Behandlung ergänzen Sie den Verlauf am Termin; die Projektzusammenfassung hält Vereinbarungen und offene Aufgaben fest. Vor der Rechnungsstellung gleichen Sie Leistung und Empfänger mit dem jeweiligen Auftrag ab. Ein gemeinsames Verwaltungsfenster kann beide Angebote abdecken, wenn darin klar bleibt, zu welchem Vorgang jede Aufgabe gehört.
easymed verbindet Kalender, Patientenakte, Behandlungsdokumentation und Privatrechnung für den therapeutischen Weg. So arbeitet das Team mit den vorhandenen Termin- und Patientenangaben weiter, während die Consultingunterlagen ihrem eigenen Auftrag folgen. Lernen Sie easymed kennen.
