Ein vorhandenes PDF können Sie als Anhang einer KIM-eNachricht versenden. Ein strukturierter eArztbrief ist ein eigener Versandweg: Dafür muss das Dokument im eArztbrief-Format (mindestens PDF/A und XML) vorliegen oder vom Praxisverwaltungssystem erzeugt werden. Die gematik unterscheidet diese beiden Formate in ihrer KIM-FAQ. easymed unterstützt die Vorbereitung aus dem Behandlungsverlauf; versendet wird anschließend über das eingerichtete KIM-Postfach Ihrer Praxis.
Den Bericht aus dem vorhandenen Behandlungsverlauf vorbereiten
In easymed stehen Stammdaten, Verlauf und Dokumente beim Patienten bereit. Befund und Behandlungsdokumentation gehören zum jeweiligen Termin; Textvorschläge aus bisherigen Formulierungen erleichtern wiederkehrende Einträge. Das Zusatzmodul für den KI-Therapiebericht kann aus ausgewählten Behandlungstexten einen Berichtsentwurf erstellen und in der Patientenakte ablegen. Die zuständige Fachperson wählt die relevanten Termine und Inhalte aus, ergänzt nötige Angaben und prüft den fertigen Bericht vor der Freigabe. Die easymed-Funktionsübersicht beschreibt Patientenakte, Dokumentation und KI-Therapiebericht.
Für einen Bericht über mehrere Sitzungen hilft eine klare zeitliche Abgrenzung: Welche Termine gehören dazu, welche Veränderungen sind dokumentiert und welche Frage der Arztpraxis soll der Bericht beantworten? Bei einer einzelnen Rückfrage kann der Bericht auf den dazugehörigen Befund und Verlauf eingehen. So bleibt der Umfang am konkreten Anlass orientiert, während die vollständige Dokumentation in der Akte erhalten bleibt.
Eine vollständige Fassung für den Versand verwenden
Im Beispiel umfasst der Bericht zwei Seiten. Nach einer Ergänzung wird die vollständige Fassung neu erstellt. Die Fachperson vergleicht beide Seiten mit dem aktuellen Befund und Verlauf, gibt die Unterlage frei und hält den eindeutigen Dokumentstand fest. Der frühere Entwurf bleibt als vorheriger Stand erkennbar. So beziehen sich Freigabe und KIM-Anhang auf dieselbe fertige Datei.
Beim Übergang in den Nachrichtenentwurf wählen Sie genau diese freigegebene Fassung aus. Öffnen Sie den Anhang im Entwurf und prüfen Sie, ob beide Seiten enthalten sind und zum vorgesehenen Behandlungsfall gehören. Ein Dateiname, der Dokumentart und Stand erkennen lässt, erleichtert die Auswahl im Ablage- oder Exportdialog. Der Abgleich gilt der konkreten Datei, die Sie tatsächlich versenden.
Den vereinbarten KIM-Empfänger zuordnen
Der Verzeichnisdienst (VZD) ist das zentrale Adressbuch der Telematikinfrastruktur. Über Ihr Primärsystem können Sie dort nach der KIM-Adresse der vereinbarten Arztpraxis suchen. Die gematik erklärt den Verzeichnisdienst und die Suche nach KIM-Adressen. Vergleichen Sie bei ähnlich benannten Kontakten den vereinbarten Standort und den bekannten Berichtseingang; wählen Sie den Empfänger passend zum konkreten Austausch.
Therapeutische Einrichtungen werden im KIM-Adressbuch auffindbar, wenn sie an die TI angeschlossen und ihre KIM-Adresse registriert ist. Die gematik weist zugleich auf eine je nach Region noch unvollständige Abdeckung hin. Wird die erwartete Einrichtung nicht angezeigt, klären Sie die richtige Adresse über den bereits bekannten Kontakt der Arztpraxis, statt einen ähnlich benannten Treffer zu verwenden. Die KIM-FAQ der gematik beschreibt diesen Stand für therapeutische Einrichtungen.
Nachricht und Anhang verständlich verbinden
Der Betreff nennt den vereinbarten Anlass. In der Nachricht benennen Sie den angehängten Bericht und die Rückmeldung, die Sie gegebenenfalls benötigen. Bericht und Nachricht sollen denselben Behandlungsfall betreffen; verwenden Sie nur die Angaben, die für die Zuordnung beim vorgesehenen Empfänger gebraucht werden.
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BerichtVollständige freigegebene Fassung mit zwei Seiten
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EmpfängerVereinbarte Arztpraxis und ihr Berichtseingang
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AnhangGenau diese vollständige Datei
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NachrichtAnlass und gewünschte Rückmeldung
| Bestandteil | Bezug im Beispiel |
|---|---|
| Bericht | Vollständige freigegebene Fassung mit zwei Seiten |
| Empfänger | Vereinbarte Arztpraxis und ihr Berichtseingang |
| Anhang | Genau diese vollständige Datei |
| Nachricht | Anlass und gewünschte Rückmeldung |
Die gematik beschreibt KIM für Heilmittelerbringende als sicheren Weg, um Dokumente auszutauschen und Rückfragen mit Arztpraxen zu klären. Die Praxis nutzt dafür ihren eingerichteten TI- und KIM-Zugang. Die Bedienung für Auswahl und Versand hängt vom verwendeten KIM-Produkt ab; easymed stellt daneben den dokumentierten Verlauf und den vorbereiteten Bericht bereit.
Versand und fachliche Antwort am richtigen Fall weiterführen
Wenn eine Nachricht eine Zustellbestätigung anfordert, erzeugt der Ziel-Mailserver bei Empfang eine technische Rückmeldung. Sie bestätigt den Eingang am Server, aber nicht, ob die Arztpraxis den Bericht fachlich geprüft oder beantwortet hat. Die gematik beschreibt Zustellbestätigungen in der KIM-Spezifikation.
Im Beispiel fragt die Arztpraxis zu einem Abschnitt des Berichts nach. Die zuständige Fachperson ordnet die Rückfrage dem zuvor versendeten Dokument zu und beantwortet sie anhand des vorhandenen Verlaufs. Welche Stelle gemeint ist, welche Verlaufseinträge die Frage beantworten und wer die Antwort übernimmt, lässt sich am vorhandenen Fallbezug erkennen. Eine ergänzte Berichtsfassung erhält ihren Bezug zum zuvor versendeten Dokument. So bleibt nachvollziehbar, welche Version bereits versendet wurde und welche ergänzt wurde.
Ein kurzer Verlaufsvermerk hält fest, auf welchen Bericht sich die Rückfrage bezieht und welches Ergebnis die Antwort hat. So bleibt der Austausch am Fall verständlich, auch wenn später eine ergänzte Fassung versendet wird.
Mit einer gemeinsamen Akte weiterarbeiten
Ein übersichtlicher Berichtsvorgang hält den roten Faden: dokumentierter Verlauf, freigegebene Fassung, bestätigter Empfänger und Rückmeldung gehören zum selben Behandlungsanlass.
Lernen Sie die Dokumentation von easymed für Physiotherapiepraxen an einem typischen Behandlungsverlauf kennen. Patientenakte, terminbezogene Befunde und vorhandene Dokumente unterstützen die Berichtsvorbereitung. Ihr Team prüft und gibt den Bericht frei und verwendet anschließend das eigene KIM-Postfach für die vereinbarte Weitergabe.
