238 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer bestehen aus 200 Euro netto und 38 Euro Steuer. Die Rechnung lautet: 238 Euro ÷ 1,19 = 200 Euro netto; 238 Euro − 200 Euro = 38 Euro Umsatzsteuer. Wenn Sie 238 Euro als Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer zugesagt haben, bleibt der Rechnungsbetrag bei 238 Euro.
Der Rechenweg setzt voraus, dass die konkrete Leistung mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent steuerpflichtig ist. § 12 Absatz 1 UStG nennt diesen Satz für steuerpflichtige Umsätze. Daneben gibt es unter anderem bestimmte Befreiungen in § 4 UStG und die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Das Wort „Workshop“ entscheidet die Einordnung nicht allein. Im folgenden Beispiel ist der Steuersatz von 19 Prozent für das Angebot bereits geklärt.
Für die laufende Privatabrechnung in easymed entstehen Rechnungen aus erfassten Leistungen und passenden Katalogen. Mit dem Zusatzmodul Lexware Office gehen die Angaben eines fertigen Belegs beim Abschluss an Lexware; die dort vergebene Rechnungsnummer kommt zurück und der tägliche Abgleich aktualisiert bezahlte Rechnungen. So bleibt der Übergang von der Praxisrechnung zur Buchhaltung mit dem Rechnungsablauf verbunden. Das Workshopbeispiel zeigt, wie Sie eine vereinbarte Gesamtsumme mit der passenden Preisangabe abgleichen.
Der Gesamtpreis ist die Ausgangsgröße
Ihre Therapiepraxis hat für einen Workshop 238 Euro einschließlich Umsatzsteuer vereinbart. Schreiben Sie im Angebot klar, dass es sich um den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer handelt. Dann kennen Sie und der Auftraggeber dieselbe Zahlungssumme. Die Preiszusage und der Umfang des Workshops gehören zusammen in die Auftragsunterlagen.
Ein Nettopreis beschreibt den Betrag vor der Umsatzsteuer. Bei 238 Euro netto würden 19 Prozent hinzukommen; die Gesamtsumme wäre dann 283,22 Euro. Ein Brutto- oder Gesamtpreis von 238 Euro enthält die Steuer bereits. Klären Sie deshalb vor dem Eintrag, ob die Zusage brutto oder netto lautet. Diese eine Angabe entscheidet darüber, ob die Rechnung den vereinbarten Betrag erhält.
Die gesetzliche Grundlage erklärt die Aufteilung: Nach § 10 Absatz 1 UStG wird die Bemessungsgrundlage aus dem Entgelt abzüglich der gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer ermittelt. § 12 Absatz 1 UStG setzt für steuerpflichtige Umsätze grundsätzlich 19 Prozent an. Für einen bestätigten Bruttobetrag wird der darin enthaltene Steueranteil herausgerechnet, während der Gesamtpreis gleich bleibt.
Mehrwertsteuer aus dem Bruttopreis herausrechnen
Teilen Sie den vereinbarten Gesamtpreis durch den Faktor 1,19. Für das Beispiel ergibt 238 Euro ÷ 1,19 genau 200 Euro netto. Der Steueranteil ist die Differenz zwischen Gesamtpreis und Nettobetrag: 238 Euro − 200 Euro = 38 Euro Umsatzsteuer. Damit stimmen Preiszusage und Aufteilung überein.
Der Faktor 1,19 steht für 100 Prozent Nettopreis plus 19 Prozent Umsatzsteuer. Bei einem anderen einschlägigen Steuersatz lautet der Faktor entsprechend 1 plus Steuersatz als Dezimalzahl. Für 7 Prozent wäre das beispielsweise 1,07, sofern dieser Satz auf die konkrete Leistung anzuwenden ist. Die Umsatzsteuer wird auf den Nettobetrag gerechnet; sie lässt sich aus einem Bruttopreis daher durch Division herauslösen. § 10 UStG beschreibt die Bemessungsgrundlage, § 12 UStG den allgemeinen Steuersatz für steuerpflichtige Umsätze.
Netto und Steuer ergeben denselben vereinbarten Preis
Prüfen Sie die Aufteilung in die andere Richtung: 19 Prozent von 200 Euro sind 38 Euro. Addiert zu 200 Euro ergeben sie wieder 238 Euro. Die Steuer ist in diesem Gesamtpreis enthalten. So lässt sich eine Rückfrage zur Rechnung knapp beantworten: „Die vereinbarten 238 Euro setzen sich aus 200 Euro netto und 38 Euro Umsatzsteuer zusammen.“
Wenden Sie die 19 Prozent nicht auf den Bruttobetrag an. 19 Prozent von 238 Euro wären 45,22 Euro. Dieser Betrag passt zu einer Nettosumme von 238 Euro und ergäbe zusammen 283,22 Euro. Für die enthaltene Steuer im vereinbarten Bruttobetrag ist dagegen die Division durch 1,19 der passende Rechenweg.
Auch bei einem Betrag mit Centstellen bleibt das Prinzip gleich. Bei 299 Euro brutto ergeben 299 Euro ÷ 1,19 rund 251,26 Euro netto. Die Differenz von 47,74 Euro ist der enthaltene Steuerbetrag; beide Teilbeträge ergeben zusammen 299 Euro. Runden Sie auf Cent und gleichen Sie den Endbetrag nach der Rechnungserstellung mit der angenommenen Preiszusage ab.
Brutto- und Nettopreis beim Eintrag unterscheiden
Verwendet Ihr Rechnungsweg ein Nettopreisfeld, tragen Sie für das Beispiel 200 Euro netto ein. Bei 19 Prozent Steuer entstehen daraus 38 Euro Umsatzsteuer und 238 Euro insgesamt. Ein dafür eingerichteter Bruttopreisweg erhält den vereinbarten Gesamtpreis von 238 Euro als Eingabe und weist denselben Betrag als Summe aus.
Werden dagegen 238 Euro als Nettopreis eingetragen, rechnet das Programm 45,22 Euro Steuer hinzu. Der Gesamtbetrag steigt auf 283,22 Euro und weicht damit von der Preiszusage ab. Lesen Sie den Feldtyp zusammen mit der Steuerart und vergleichen Sie den angezeigten Endbetrag mit dem angenommenen Angebot. Stimmen diese Angaben, kann der Preis ohne erneutes Kopfrechnen in den vorgesehenen Rechnungsablauf übernommen werden.
Bei einer vollständigen Rechnung verlangt § 14 Absatz 4 UStG unter anderem das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt und den Steuersatz mit Steuerbetrag; bei einer Befreiung gehört ein entsprechender Hinweis dazu. Für eine Rechnung über höchstens 250 Euro sieht § 33 UStDV unter bestimmten Voraussetzungen vereinfachte Mindestangaben vor. Dabei zählt der Gesamtbetrag der Rechnung: Die Workshopposition über 238 Euro fällt nur dann darunter, wenn die gesamte Rechnung höchstens 250 Euro beträgt und kein gesetzlicher Ausschluss greift. Die Kleinbetragsregel ändert den vereinbarten Preis nicht.
Eine Preisänderung bei derselben Vereinbarung weiterführen
Wird ein längerer Workshop oder ein zusätzlicher Bestandteil vereinbart, halten Sie den neuen Umfang und den angenommenen Gesamtpreis gemeinsam am Auftrag fest. Verwenden Sie den aktuellen Gesamtpreis als Grundlage der Rechnung und berechnen Sie die Aufteilung erneut. Bleibt die Leistung mit 19 Prozent steuerpflichtig, bleibt auch der Faktor 1,19 gleich.
Ändert sich der Inhalt des Angebots, prüfen Sie auch dessen steuerliche Einordnung für den neuen Leistungsumfang. Danach wählen Sie den passenden Nettobetrag beziehungsweise den Bruttoweg im Rechnungssystem. Bei der Zahlung ist die Summe der ausgestellten aktuellen Rechnung maßgeblich. So bleibt vom Auftrag bis zum Zahlungseingang derselbe Gesamtbetrag nachvollziehbar.
