Beim Upskilling bauen Mitarbeitende berufliche Fähigkeiten aus, die sie in ihrer aktuellen Rolle brauchen. Für ein Praxisteam beginnt die Planung deshalb bei einer konkreten Aufgabe und nicht bei einer allgemeinen Fortbildungsliste. Beispiel aus einer Therapiepraxis: Eine Kollegin am Empfang klärt telefonisch eine Terminänderung für eine externe Gerätewartung. Die sieben Schritte verbinden den Lernbedarf mit einer Übung, passender Lernzeit und der nächsten Anwendung im Praxisalltag.
Auch die Lernzeit braucht einen Platz im Teamplan. In easymed lässt sich eine Fortbildung mit Zeitraum als Abwesenheit beantragen; erst nach der Genehmigung sperrt sie den Kalender. Bestehende Termine bleiben stehen und werden bei Bedarf separat geklärt. Im Teamtarif zeigt der easymed-Kalender Tages-, Wochen- und Monatsansichten mit einer Spalte je Behandler. So ist die Lernzeit im selben Plan sichtbar, den das Team für die Terminorganisation nutzt.
1. Die gewünschte Fähigkeit an einer Aufgabe beschreiben
Beschreiben Sie zuerst die Situation, an der eine Mitarbeiterin lernen möchte. Im Beispiel nahm die Kollegin den Anruf zur Gerätewartung freundlich an und verstand, welches Gerät betroffen war. Offen blieb, ob der neue Vorschlag den bisherigen Termin ersetzt und zu welcher Uhrzeit die Wartung stattfinden soll. Das ist ein konkreter Lernbedarf; eine pauschale Formulierung wie „Kommunikation verbessern“ würde noch nicht zeigen, was sie üben soll.
Im nächsten Schritt zerlegen Sie die Aufgabe in beobachtbare Teile: den bisherigen Termin nennen, klären, ob er ersetzt wird, die fehlende Angabe erfragen und am Ende den bestätigten Stand zusammenfassen. So sehen Kollegin und Leitung, woran die Übung ansetzt. Bei einer anderen Empfangsaufgabe können dieselben Fragen helfen: Was steht schon fest, was fehlt noch und wie wird die Vereinbarung verständlich abgeschlossen?
Beginnen Sie mit dem, was die Kollegin bereits kann. Sie begrüßt Gesprächspartner freundlich, erklärt den Anlass und findet die Wartungsunterlagen. Die neue Fähigkeit baut auf dieser Erfahrung auf. Damit wird Upskilling als Erweiterung einer bestehenden Aufgabe greifbar und die Mitarbeiterin kann den nächsten Lernschritt selbst mitformulieren.
2. Das Lernziel gemeinsam festlegen
Ein Lernziel beschreibt, was die Kollegin in einer passenden Situation selbst tun möchte. Für das Beispiel kann es lauten: „Wenn ein Dienstleister eine Terminänderung vorschlägt, frage ich nach den fehlenden Angaben und fasse die bestätigte Vereinbarung am Ende kurz zusammen.“ Damit ist klar, welches Verhalten die Übung trainiert und woran beide später erkennen, dass der nächste Schritt gelungen ist.
Sprechen Sie das Ziel gemeinsam aus. Die Kollegin kann sagen, welche Rückfrage ihr noch schwerfällt und welche Unterstützung sie beim Üben möchte. Die Leitung kann benennen, welche Information für die Praxisplanung gebraucht wird. Stimmen beide Sichtweisen überein, lässt sich das Lernziel in einem Satz festhalten und für die Übung nutzen.
Halten Sie den ersten Schritt bewusst klein. Im Beispiel geht es zunächst um eine fehlende Uhrzeit, nicht gleichzeitig um Beschwerdemanagement, Telefongespräche jeder Art und sämtliche organisatorischen Soft Skills. Weitere Fähigkeiten können später folgen, wenn die Kollegin sie in ihrer Aufgabe braucht.
3. Lernzeit und Kosten passend einplanen
Legen Sie fest, wer während der Übung die laufenden Empfangsaufgaben übernimmt. Stimmen Sie außerdem ab, welche bereits gebuchten Termine betroffen sind und wer notwendige Änderungen veranlasst. So wird die Kollegin für die Lernzeit von Routineaufgaben entlastet, ohne offene Terminentscheidungen in die Übung mitzunehmen.
Ein Planungsbeispiel umfasst 15 Minuten Vorbereitung, 60 Minuten gemeinsame Übung und 15 Minuten Nachgespräch: zusammen 90 Minuten. In der Vorbereitung wählt die Kollegin eine offene Frage aus. Während der Übung führt sie das Gespräch selbst. Im Nachgespräch besprechen beide einen konkreten gelungenen Schritt und halten fest, was sie beim nächsten Gespräch ausprobieren möchte. Diese Zeitaufteilung ist ein Beispiel, das Sie an Lernziel und Praxisauslastung anpassen können.
Bei einem externen Kurs gehören neben der Kursgebühr auch notwendige Materialien, Anfahrt und der Zeitaufwand zur Auswahl. Vergleichen Sie, welche Inhalte tatsächlich zum Lernziel passen und wie viel Gelegenheit zum eigenen Üben enthalten ist. Die BIBB-Checkliste zur Qualität beruflicher Weiterbildung empfiehlt, Ziele, Methoden, Praxisbezug, zeitliche Gliederung und Gesamtkosten in die Auswahl einzubeziehen.
4. Lernformat an Aufgabe und Lernstand ausrichten
Fragen Sie die Kollegin, welche Erfahrung sie mit vergleichbaren Gesprächen schon hat und wobei sie noch Unterstützung braucht. Daraus ergibt sich, ob eine kurze Demonstration, ein Gesprächsleitfaden oder eine erste gemeinsame Formulierung beim Einstieg hilft. Die Methode sollte anschließend Raum lassen, dass sie die Rückfrage mit eigenen Worten ausprobiert.
Für das Telefonbeispiel genügt zunächst ein kurzer Musterablauf: Gesprächsanlass nennen, offene Information erkennen, gezielt nachfragen und bestätigten Stand wiederholen. Eine Demonstration kann den Ablauf zeigen. Die Kollegin sollte ihn danach selbst üben und eine konkrete Rückmeldung zu ihrer Frage erhalten. Ein Vortrag über Gesprächsführung allein bildet die eigentliche Aufgabe nicht ab.
Die BIBB-Checkliste empfiehlt, Lernformen auf die Lernenden, die Inhalte und das Ziel abzustimmen. Sie nennt Rollenspiele und praktische Übungsphasen als mögliche Methoden und fragt, wie ein Angebot den Praxisbezug herstellt. Fragen Sie einen Kursanbieter deshalb, welches Lernziel das Angebot verfolgt, wie die Teilnehmerinnen üben und ob die Dauer zu diesem Ziel passt.
5. Ein geeignetes Lernformat auswählen
Eine interne Übung passt, wenn eine erfahrene Kollegin oder ein Kollege den organisatorischen Ablauf kennt und hilfreiche Rückmeldung geben kann. Sie lässt sich nah an der konkreten Aufgabe vorbereiten. Ein externer Kurs ergänzt die Möglichkeiten, wenn die Mitarbeiterin methodische Unterstützung oder mehrere aufeinander aufbauende Übungsformen sucht. Entscheidend ist, dass die gewählte Form das vereinbarte Lernziel tatsächlich üben lässt.
Der erfahrene Kollege übernimmt die Rolle des Dienstleisters und schlägt einen neuen Tag vor, lässt aber die Uhrzeit offen. Die Kollegin fragt nach der fehlenden Uhrzeit und fasst den Termin zusammen. Anschließend besprechen beide kurz, welche Frage den offenen Punkt geklärt hat. Die Rückmeldung bezieht sich auf diesen Gesprächsschritt und gibt der Kollegin eine konkrete Idee für den nächsten Versuch.
Eine zweite Runde macht die Übung weniger vorhersehbar: Der Dienstleister ändert den Tag erneut oder nennt zunächst nur einen Teil der Information. Die Kollegin findet eine eigene Formulierung für die Rückfrage und fasst am Ende die gesamte bestätigte Vereinbarung zusammen. So bleibt die Übung an der tatsächlichen Aufgabe orientiert, ohne alle denkbaren Gesprächssituationen vorwegzunehmen.
6. Die Anwendung im Praxisalltag vorbereiten
Planen Sie vor dem Ende der Übung, bei welcher nächsten passenden Gelegenheit die Kollegin das Geübte anwenden kann. Vereinbaren Sie auch, an wen sie sich bei einer offenen organisatorischen Frage wenden kann. Der nächste Schritt bleibt damit überschaubar: ein Gespräch selbst führen, die fehlende Angabe klären und den bestätigten Stand weitergeben.
Eine Meta-Analyse von 89 empirischen Studien fand einen positiven Zusammenhang zwischen einem unterstützenden Arbeitsumfeld und dem Transfer von Training in den Arbeitsalltag. Die Zusammenhänge vieler untersuchter Einflussgrößen, darunter das Arbeitsumfeld, waren bei offenen Lernzielen stärker als bei geschlossenen Aufgaben wie der Bedienung einer Software. Eine Gesprächsaufgabe hängt von den Antworten des Gegenübers ab und ist in diesem Sinn offen. Blume, Ford, Baldwin und Huang (2010) untersuchten diesen Zusammenhang über unterschiedliche Lernziele und Kontexte.
Für die Praxisplanung folgt daraus: Lassen Sie die Übung nicht ohne Gelegenheit zur Anwendung enden. Halten Sie fest, welches Gespräch als nächstes passt, und stellen Sie bei Bedarf eine erreichbare Ansprechperson bereit. Die Kollegin führt den geübten Schritt selbst aus; die Leitung ermöglicht die Anwendung und unterstützt bei einer Frage, die außerhalb des vereinbarten Lernziels liegt.
7. Den Lernfortschritt anhand des eigenen Versuchs besprechen
Greifen Sie nach der Anwendung eine konkrete Stelle aus dem Gespräch auf. Im Beispiel hat die Kollegin nach der Uhrzeit gefragt und die Vereinbarung am Ende in einem Satz zusammengefasst. Fragen Sie, ob der Gesprächspartner den Stand bestätigen konnte und welche Formulierung der Kollegin geholfen hat. Damit knüpft das Nachgespräch an das vereinbarte Lernziel an.
Besprechen Sie auch, was die Anwendung erleichtert oder erschwert hat. Vielleicht war die nötige Terminangabe in den Unterlagen schwer zu finden oder die Kollegin wusste nicht, wer eine offene Rückfrage beantworten kann. Diese Information kann die Leitung nutzen, um den Arbeitsablauf zu klären, während die Kollegin einen weiteren Gesprächsschritt übt.
Wenn noch Unterstützung gebraucht wird, vereinbaren beide den nächsten kleinen Lernschritt. Das kann eine weitere Rückfrage, eine andere kurze Übung oder ein passender Kurs sein. Wenn das Lernziel im Alltag gelingt, kann die Praxis das Upskilling an einer weiteren tatsächlich benötigten Aufgabe fortsetzen.
Im easymed-Praxistest lernen Sie den Teamkalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansichten kennen und sehen, wie genehmigte Fortbildungszeiten in die gemeinsame Planung einfließen.
