Ein Videokontakt in der Therapiepraxis ist gut vorbereitet, wenn Gesprächszweck, Teilnehmende, Zugangsweg und nächster Schritt vor dem Start feststehen. Wählen Sie in easymed eine Video-Leistung, wird automatisch ein Teams-Termin angelegt; dafür benötigt die Praxis Microsoft 365. Termin, Patientenakte und Dokumentation bleiben im Praxisablauf auffindbar. Ihr Team legt fest, worum es im Gespräch geht, wer teilnimmt und was anschließend festgehalten wird.
Unterscheiden Sie bei der Planung zwischen einem organisatorischen Videokontakt und einer telemedizinischen Behandlung. Für Heilmittelerbringer gelten Anforderungen an den Videodienst, die nach Leistungsbereich festgelegt sind. Der GKV-Spitzenverband führt eine Liste, aus der hervorgeht, welche nachgewiesenen Videodienste für welchen Bereich aufgeführt sind. Wenn Sie eine telemedizinische Heilmittelleistung planen, prüfen Sie den passenden Bereich dort. Ein in easymed angelegter Teams-Termin ordnet den Termin; er beantwortet diese davon getrennte Anbieterfrage nicht (Informationen des GKV-Spitzenverbands zu Videodiensten im Heilmittelbereich).
Videotermine mit easymed in den Praxisablauf einordnen
Wenn Sie eine Video-Leistung in easymed auswählen, wird der zugehörige Teams-Termin automatisch angelegt. Microsoft 365 ist dafür erforderlich. Der gemeinsame Kalender ordnet den Kontakt in die Praxisplanung ein; die Patientenakte enthält Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise. So finden Sie den Termin und die vorhandenen Informationen in Ihrem gewohnten Arbeitsbereich. Den Gesprächsanlass und die passende Gesprächsführung bestimmt weiterhin Ihr Team.
Legen Sie bei der Terminplanung die verantwortliche Person fest. Eine organisatorische Frage kann der Empfang übernehmen; eine fachliche Rückfrage gehört zur zuständigen behandelnden Person. Entscheiden Sie außerdem, ob eine Begleitperson teilnehmen soll, und stimmen Sie deren Rolle vorher mit dem Patienten ab. So können Sie zum Start kurz klären, wer anwesend ist und wer die nächsten Schritte festhält.
Für einen organisatorischen Kontakt reicht meist ein knappes Ziel: etwa klären, welche Unterlage zum nächsten Praxisbesuch benötigt wird, oder einen bereits vereinbarten Ablauf erläutern. Formulieren Sie das Ergebnis, das nach dem Gespräch feststehen soll. Wenn sich zeigt, dass es um eine telemedizinische Behandlung geht, prüfen Sie vor der Durchführung den für Ihre Therapieart geeigneten Videodienst; für Heilmittelbereiche unterscheidet die GKV-Liste die jeweiligen Anbieteranforderungen.
Anlass und benötigte Informationen knapp halten
Beschreiben Sie in der Einladung, was geklärt wird. „Wir besprechen, welche Unterlage Sie zum nächsten Praxisbesuch benötigen“ gibt beiden Seiten eine klare Orientierung. Der genaue Inhalt des Dokuments gehört nur dann in die Einladung, wenn die gesprächsführende Person ihn für diesen Kontakt wirklich braucht. In vielen Fällen genügen Zweck und Termin, während konkrete Gesundheitsangaben im passenden geschützten Gespräch bleiben.
Bitten Sie nur um Unterlagen, die zu diesem Zweck gehören. Wenn es um die Frage geht, ob ein Dokument vorliegt, reicht die Bitte, genau dieses Dokument bereitzuhalten. Soll eine allgemeine Information vermittelt werden, genügt eine kurze Agenda. Eine klare Eingrenzung verhindert, dass ein organisatorischer Termin ohne Vorbereitung in ein anderes Gespräch übergeht.
Eine verständliche Einladung mit Zugangsweg senden
Eine kurze Einladung enthält die Angaben, die den Einstieg und eine Rückfrage ermöglichen:
- Datum und Uhrzeit des Gesprächs;
- den Teams-Link und den erwarteten Weg zum Beitritt;
- den organisatorischen Anlass und eine erreichbare Kontaktmöglichkeit, falls der Zugang nicht funktioniert;
- nur die Unterlagen, die für das vereinbarte Ziel gebraucht werden.
Eine Musterformulierung lautet: „Wir besprechen, welche Unterlage Sie zum nächsten Praxisbesuch benötigen. Öffnen Sie am [Datum] um [Uhrzeit] den Teams-Link in dieser Einladung. Wenn der Zugang nicht klappt, erreichen Sie uns über den angegebenen Praxiskontakt.“ Ersetzen Sie die Platzhalter und passen Sie den mittleren Satz an den tatsächlichen Gesprächszweck an.
Microsoft beschreibt den Beitritt über den Einladungslink im Browser oder in der App. Am Computer ist der Beitritt über Edge oder Chrome möglich; je nach Besprechungseinstellungen sind eine Anmeldung oder ein einmaliger Code nötig. Teams kann außerdem nach dem Zugriff auf Kamera und Mikrofon fragen. Nennen Sie in der Einladung den für Ihre Besprechung vorgesehenen Weg, damit die Person weiß, ob sie den Browser oder die App öffnen soll und welche Freigabe beim Beitritt abgefragt wird (Microsoft: An einer Teams-Besprechung ohne Konto teilnehmen).
Videogespräche vertraulich vorbereiten
Für allgemeine organisatorische Videokonferenzen in einer Praxis empfiehlt die KBV, keine sensiblen Patientendaten zu besprechen oder auf dem Bildschirm zu zeigen. Dazu passen wenige einfache Vorbereitungen: schließen Sie nicht benötigte Patientenakten und Nachrichten, wählen Sie einen ruhigen Raum und teilen Sie bei Bedarf nur das einzelne Programmfenster mit den benötigten Informationen. Legen Sie außerdem fest, wer Zugang zum Gespräch erhält; je nach Dienst können ein persönlicher Einladungslink, ein Passwort oder ein virtueller Warteraum dafür genutzt werden. Die KBV erläutert diese Grundsätze und Beispiele für organisatorische Videokonferenzen im Praxisalltag (KBV: Sichere Videokommunikation in Praxen).
Diese organisatorischen Hinweise sind von den Anforderungen an telemedizinische Behandlungen zu unterscheiden. Wenn Sie im Videokontakt eine konkrete Heilmittelleistung behandeln wollen, prüfen Sie die Anbieterliste für Ihren Bereich und verwenden Sie den dort aufgeführten passenden Dienst. Für organisatorische Absprachen halten Sie die Einladung dagegen bei Zweck, Zeit und Zugang. So vermeiden Sie, dass eine allgemeine Terminnachricht unnötige Befunde oder Diagnosen enthält.
Gesprächsergebnis in der Patientenakte festhalten
Öffnen Sie vor dem Kontakt nur die Informationen, die Sie für diesen Anlass brauchen. Beginnen Sie mit dem vereinbarten Zweck und halten Sie am Ende fest, was tatsächlich besprochen wurde. Für eine Unterlagenfrage kann die Notiz knapp enthalten, welches Dokument noch benötigt wird, wer es nachreicht und zu welchem Praxisbesuch es mitgebracht werden soll.
In easymed finden Sie Stammdaten, Verlauf und Dokumente in der Patientenakte; die Behandlungsdokumentation ist dem jeweiligen Termin zugeordnet. Für Verlaufsnotizen können vorhandene Textvorschläge die Formulierung unterstützen. Ergänzen Sie die konkreten Absprachen selbst: die benötigte Unterlage, die vereinbarte Rückmeldung, die zuständige Person und den nächsten Zeitpunkt. So kann auch eine Vertretung erkennen, wie es weitergeht.
Halten Sie organisatorische Absprachen und fachliche Einschätzungen ihrem tatsächlichen Inhalt entsprechend auseinander. Notieren Sie keine Vermutungen als Gesprächsergebnis. Wenn im Gespräch eine neue fachliche Frage entsteht, vereinbaren Sie den passenden Anschluss und dokumentieren Sie, wer ihn übernimmt. Der nächste Kontakt kann dann vorbereitet werden, ohne den Verlauf aus verstreuten Nachrichten rekonstruieren zu müssen.
Bei einer Unterbrechung den Kontaktweg nutzen
Besprechen Sie vor dem Gespräch, wie beide Seiten bei einem Abbruch wieder Kontakt aufnehmen. Wenn die Verbindung abbricht, greift der vorher vereinbarte Rückfrageweg: Die Person meldet sich bei der Praxis oder die Praxis ruft wie abgesprochen zurück. Wird das Gespräch nicht direkt fortgesetzt, vereinbart die zuständige Person einen neuen Zeitpunkt im Kalender.
Halten Sie die kurze Rückmeldung beim betreffenden Patienten und Termin fest und benennen Sie, wer den nächsten Kontakt übernimmt. So wissen beide Seiten, ob sie noch aufeinander warten oder wer sich erneut meldet. Für eine Unterlagenfrage kann das Ergebnis beispielsweise lauten: Die Praxis prüft, ob das Dokument vorliegt, und gibt dem Patienten über den vereinbarten Kontaktweg Bescheid. Ist dafür ein weiterer Termin nötig, wird dieser im Kalender festgehalten.
Zum Abschluss fassen Sie in einem Satz zusammen, was als Nächstes passiert, wer es übernimmt und wann die Rückmeldung erfolgt. Mit easymed bleibt der automatisch angelegte Teams-Termin in der Terminplanung auffindbar; das Team ergänzt das tatsächliche Gesprächsergebnis in der Patientenakte. So ist der Videokontakt organisatorisch mit dem übrigen Praxisablauf verbunden.
