Bei einer KIM-Störung sind nicht alle offenen Nachrichten im selben Zustand. Ein vorbereiteter Bericht, ein nach dem Versand unklarer Ausgang und eine noch offene Antwort brauchen unterschiedliche nächste Schritte. Halten Sie zunächst fest, was tatsächlich angezeigt wird; senden Sie nicht vorsorglich alle Nachrichten erneut.
Für einen behandlungsbezogenen Zwischenkontakt kann easymed die Patientenakte mit Verlauf, Dokumenten und Hinweisen je Patient sowie die Behandlungsdokumentation je Termin bereithalten. Sie halten dort Gesprächspartner, geklärten Punkt und nächsten Schritt fest. Den technischen Sendestatus prüfen Sie im KIM-Postfach.
Die beobachtete Störung mit ihrem konkreten Zustand aufnehmen
Notieren Sie zuerst, welcher Schritt betroffen ist: Öffnet sich das Postfach nicht, bleibt eine einzelne Sendung stehen oder funktioniert die Suche im Verzeichnisdienst nicht? Ergänzen Sie den Zeitpunkt, die angezeigte Meldung und den betroffenen Arbeitsvorgang. So kann der technische Support gezielt an der beobachteten Stelle ansetzen. Geben Sie Patientendaten nur über den dafür vorgesehenen Weg und soweit für die Klärung erforderlich weiter.
Vergleichen Sie die Beobachtung mit der TI-Statusseite der gematik. Dort sind KIM und TI-Anschluss getrennte Bereiche; außerdem finden sich Hinweise zu gemeldeten Störungen und Wartungen. Lesen Sie die konkrete Meldung zusammen mit den Statusanzeigen Ihres KIM-Produkts und den Informationen Ihres Anbieters. Die zentrale Lageanzeige beschreibt den Dienst, sie zeigt nicht automatisch den Versandstand einer einzelnen Nachricht in Ihrer Praxis an.
Auch ein fehlender Fehlerhinweis ist kein sicherer Empfangsnachweis. In einer 2024 veröffentlichten IGES-Evaluation für die gematik berichteten Einrichtungen bei KIM-Problemen unter anderem, dass Empfänger Nachrichten als nicht angekommen meldeten, obwohl dem Absender keine Fehlermeldung angezeigt worden war. Daraus folgt für die Praxisorganisation: Ein Vorgang gilt erst dann als übermittelt, wenn der tatsächliche Stand im Produkt oder mit dem zuständigen Anbieter geklärt ist.
Offene Vorgänge nach Versand- und Bearbeitungsstand ordnen
Trennen Sie drei Zustände. Bei einem noch nicht versendeten Bericht bleiben die freigegebene Fassung und der vorgesehene Empfänger erkennbar. Bei einer Nachricht mit unklarem Ausgang wird der technische Sendestatus geklärt. Bei einer ausstehenden Antwort bleiben die ursprüngliche Frage, der erwartete Anschluss und die zuständige Person offen.
| Vorgang im Ausfallbeispiel | Nächster organisatorischer Schritt |
|---|---|
| Bericht noch nicht versendet | Freigegebenen Stand und Empfänger für den späteren Versand erhalten |
| Ausgang nach Versand unklar | Sendestatus im KIM-Produkt oder mit dem Anbieter klären |
| Antwort noch offen | Frage, zuständigen Kontakt und nächsten Rückmeldeschritt festhalten |
Geben Sie jedem Vorgang eine verantwortliche Person und einen konkreten nächsten Schritt. Eine Vertretung muss erkennen, ob sie einen technischen Fall nachverfolgt, einen vorbereiteten Bericht übernimmt oder auf eine Antwort wartet. Halten Sie dafür nur die Angaben fest, die Ihr Team zur Übergabe braucht.
Zeitnahe Anliegen mit dem zuständigen Kontakt abstimmen
Die zuständige Fachperson entscheidet, welche Rückfrage im Behandlungskontext zeitnah weitergeführt werden muss. Das Praxisteam stimmt mit dem bekannten berechtigten Kontakt ab, wann und über welchen erreichbaren Weg die Klärung stattfindet. Im Beispiel wird ein Telefonat mit dem bekannten Ansprechpartner vereinbart, damit eine Rückfrage am selben Tag nicht liegen bleibt.
Nutzen Sie das Gespräch für die vereinbarte Klärung und halten Sie danach Gesprächspartner, geklärten Punkt und nächsten Schritt fest. Ein Telefonat ist dabei die Zwischenrückmeldung zur offenen Frage; es ersetzt nicht die Übermittlung eines erforderlichen Dokuments. Wenn die Unterlage über einen anderen vereinbarten geschützten Weg weitergegeben werden soll, stimmen Sie Empfänger und Weg konkret ab. Senden Sie persönliche Dokumente nicht allein wegen der Störung an einen zuvor unbestätigten Kontakt.
KI Generiert
Die gematik beschreibt KIM als sicheren Austauschdienst für Nachrichten und Dokumente: Nachrichten werden automatisch verschlüsselt und signiert. Der Ausfallweg sollte deshalb den richtigen Empfänger und einen passenden Schutz des jeweiligen Kommunikationswegs berücksichtigen. Welche Kontaktform für eine konkrete Rückfrage genügt, entscheidet die zuständige Fachperson.
Freigegebene Unterlagen und Zwischenkontakte im Praxisverlauf erhalten
Bewahren Sie den vorbereiteten Dokumentstand mit Anlass, Freigabe und vorgesehenem Empfänger auf. Ändert sich der Inhalt während der Störung, prüfen Sie die neue Fassung erneut, bevor sie versendet wird. So kann das Team nach der Wiederherstellung die tatsächlich freigegebene Unterlage weiterführen.
Bei einem Telefonat notieren Sie Gesprächspartner, geklärten Punkt und nächsten Schritt. Verknüpfen Sie die Notiz mit der offenen Frage; so erkennt auch eine Vertretung, was bereits geklärt ist und welche Rückmeldung noch fehlt. In easymed können Verlauf, Dokumente und Hinweise in der Patientenakte beim jeweiligen Patienten bleiben; die Behandlungsdokumentation hält Befund und Verlauf je Termin fest. Das Team führt die technische KIM-Prüfung weiterhin im KIM-Postfach und mit dem zuständigen Anbieter.
Nach Wiederherstellung den tatsächlichen Ausgang vor erneutem Senden prüfen
Öffnen Sie nach der Wiederherstellung das KIM-Postfach und prüfen Sie den dort angezeigten Sendestatus sowie den Eingang. Die gematik beschreibt das KIM-Postfach für Praxen als Übersicht, in der Nachrichten und Sendestatus nachvollziehbar sind. Die konkrete Anzeige und die dazugehörigen Schritte richten sich nach dem verwendeten KIM-Produkt und dessen Anleitung.
Im Beispiel ist die Nachricht bestätigt. Sie wird nicht erneut als neuer Vorgang gestartet; das Team nimmt die Antwort auf oder schließt den erledigten Auftrag. Der Bericht bleibt vorbereitet; vor dem Versand werden Fassung, Freigabe und Empfänger abgeglichen. Bleibt der Ausgang unklar, klärt die zuständige Person ihn mit dem Anbieter, statt pauschal einen zweiten Versand zu versuchen. Die Rückfrage ist telefonisch geklärt; ihr Gesprächsbezug wird übernommen.
Ordnen Sie außerdem neu eingegangene Antworten der ursprünglichen Anfrage zu. Die zuständige Fachperson prüft den Inhalt und entscheidet über den nächsten Behandlungsschritt. Aktualisieren Sie anschließend die Arbeitsübersicht und den technischen Supportfall nach dem jeweils tatsächlichen Stand. Ein wieder erreichbares Postfach allein beantwortet noch nicht, ob jede Nachricht versendet oder jede Rückfrage aufgenommen wurde.
Den Ausfallweg mit einer kurzen Teamübung prüfen
Probieren Sie die drei Beispielzustände in einer kurzen Übergabe durch: ein Bericht ist vorbereitet, bei einer Sendung ist der Ausgang unklar und zu einer Frage fehlt noch eine Antwort. Kann die Vertretung für jeden Vorgang die zuständige Person, den nächsten Schritt und den passenden Kontakt benennen? Dann sind die Informationen für die Wiederaufnahme der Arbeit auffindbar.
Prüfen Sie dabei auch, wo die Anbieterhinweise und der vereinbarte Kontaktweg stehen. Ändert sich eine Zuständigkeit oder die Anleitung zum KIM-Produkt, aktualisieren Sie den betreffenden Eintrag. Eine erneute Übung ist besonders dann hilfreich, wenn sich der reale Arbeitsweg oder die Vertretung im Team verändert.
Ein brauchbarer KIM-Ausfallweg hält die Vorgänge unterscheidbar: Vorbereitetes bleibt freigegeben und dem Empfänger zugeordnet, ein unklarer Versand wird technisch geklärt und eine offene Antwort behält ihre Frage und Verantwortung. Nach der Wiederherstellung führt der bestätigte Sendestatus zum nächsten passenden Arbeitsschritt.
