Kurze freie Abschnitte am Praxisempfang sind nicht automatisch ein zusammenhängender Arbeitsblock. Eine kleine Aufgabe passt dann gut, wenn Unterlagen schon bereitliegen und ihr Abschluss klar ist; manchmal bleibt der freie Platz für einen Anruf oder ein Anliegen besser erhalten. Bei aktivierter Lexware-Office-Anbindung in easymed entfällt eine separate Übertragung: Lexware Office vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie ins Rechnungs-PDF. Vollständig bezahlte Rechnungen gleicht easymed täglich ab.
Den geänderten Handgriff zuerst nachvollziehen
Bei der Lexware-Office-Anbindung von easymed wird eine abgeschlossene Rechnung als Beleg übergeben. Lexware Office vergibt die Rechnungsnummer; easymed übernimmt sie und erstellt anschließend das PDF mit derselben Nummer. Der tägliche Abgleich meldet vollständig bezahlte Rechnungen zurück an easymed. So entfällt die entsprechende zweite Übertragung im Rechnungsablauf.
Wie viel Zeit dieser Schritt am Empfang freigibt, hängt davon ab, wie die Praxis ihn bisher erledigt hat. Besprechen Sie im Team, welche Eingabe oder Übergabe mit der Anbindung entfällt und welche Empfangsaufgabe dadurch leichter Platz findet. Eine pauschale Minutenzahl sagt wenig über den eigenen Ablauf aus.
Die Lage der freien Minuten im Tag ansehen
Zeitfenster entstehen im Verlauf des Tages und bleiben zwischen den Kontakten getrennt. Am Empfang ist außerdem nicht jede Lücke sicher planbar: Ein Anruf, ein Patient oder ein noch offener Abschluss kann den nächsten Schritt verschieben.
Im Planungsbeispiel liegen je fünf Minuten um 09:10 Uhr, 11:25 Uhr und 14:40 Uhr. Das ergibt 15 Minuten insgesamt, verteilt über den Tag; für eine Aufgabe mit zehn ungestörten Minuten bleibt ein eigener zusammenhängender Block vorgesehen. Die drei kurzen Fenster ergeben rechnerisch dieselbe Summe, bieten aber nicht dieselbe Ruhe wie dieser Block.
Prüfen Sie vor dem Start, ob die Aufgabe vorbereitet ist, bei einem neuen Kontakt sauber unterbrochen werden kann und mit einem eindeutigen Ergebnis endet. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, bleibt das Fenster für den Empfang frei oder die Aufgabe erhält einen längeren Termin.
Der entlasteten Rolle einen passenden Auftrag geben
Die Empfangskraft nutzt freie Verwaltungszeit für organisatorische Aufgaben. Eine therapeutische Behandlung liegt bei der zuständigen Fachperson und ihrem passenden Zeitfenster. Die Zuordnung gibt jeder Rolle Raum für die eigene Arbeit. Der Zeitgewinn muss dafür nicht in ein fremdes Aufgabengebiet umgerechnet werden.
Für die Aufgabenwahl zählt neben der verfügbaren Zeit auch die Komplexität. Eine Tagebuchstudie mit 492 Büroangestellten in Deutschland stellte einen Zusammenhang zwischen häufigeren Unterbrechungen und höherer subjektiver Arbeitsbelastung fest. Der Zusammenhang zwischen Unterbrechungen und wahrgenommener Überlastung war bei komplexeren Hauptaufgaben stärker (Rick et al., 2024).
Auch eine Feld- und Laborstudie zu Arbeitsunterbrechungen fand, dass Kundenanrufe die gerade bearbeitete Datenaufgabe verlängerten. Im Laborteil nahm die Fehlerquote bei höherem Zeitdruck zu und lag besonders zu Beginn eines Aufgabenwechsels höher (Eyrolle und Cellier, 2000). Für die Praxisplanung spricht das für eine einfache Zuordnung: Vorbereitete Routine passt eher in eine kurze Lücke; Vergleiche, Klärungen mit mehreren Schritten und Entscheidungen bekommen einen passenden ungestörten Block.
Vorbereitung und Ergebnis in den Zeitbedarf aufnehmen
Als Planungsbeispiel liest die Empfangskraft eine vorhandene Anbieterantwort zum angefragten Lieferdatum. Anfrage und Antwort liegen bereit; die Kollegin muss den Vorgang nicht erst suchen und kann sich auf die gesuchte Angabe konzentrieren.
Das Ergebnis bleibt bei derselben Anfrage: das genannte Lieferdatum festhalten oder die fehlende Angabe als konkrete Rückfrage benennen. Damit endet die kurze Sichtung mit einem erkennbaren Stand. Eine weitere Entscheidung über die Bestellung folgt im dafür vorgesehenen Zusammenhang.
Wenn ein Kontakt dazwischenkommt, hilft ein klarer nächster Schritt beim Wiederaufnehmen: etwa „Lieferdatum fehlt – beim Anbieter nachfragen“. So muss die Kollegin nicht erneut herausfinden, was bereits gelesen wurde. Die kleine Aufgabe bleibt beim ursprünglichen Vorgang zugeordnet.
Im Planungsbeispiel ist die Sichtung mit vier Minuten angesetzt und passt in ein Fünfminutenfenster, wenn beide Unterlagen bereitliegen. Fehlt die Antwort oder führt sie zu einer längeren Klärung, wird der Schritt neu eingeordnet und erhält ausreichend Zeit.
Entlastung im Empfangsalltag auch als Reserve betrachten
Mehr Ruhe zwischen Kontakten ist ein eigener Nutzen. Im Beispiel kann ein Fünfminutenfenster für die vorbereitete Sichtung genutzt werden; zwei weitere Abschnitte bleiben für Rückfragen, Anrufe und den Abschluss laufender Arbeit verfügbar.
Beobachten Sie im Team einige typische Arbeitstage: Welche kurzen Aufgaben lassen sich tatsächlich abschließen, und welche werden regelmäßig von einem neuen Kontakt unterbrochen? Planen Sie nur die wiederkehrenden Schritte fest ein, die zur Arbeitsweise am Empfang passen. Die übrigen Minuten bleiben eine praktische Reserve.
Den Zeitgewinn an einer passenden Aufgabe überprüfen
Prüfen Sie am eigenen Empfang, ob das nächste kurze Fenster zu einer vorbereiteten Aufgabe passt, ein zusammenhängender Arbeitsblock nötig ist oder die Zeit als Reserve besser wirkt. So wird der Zeitgewinn an einer konkreten Arbeitssituation sichtbar.
