Ein gemeinsamer Praxisname entscheidet nicht, welcher Gesellschaft ein Einkauf gehört. Bestellt die Therapie Ost GmbH Büromaterial, erfassen Sie den Einkauf in ihrem Firmenbestand. Bei regulären Rechnungen gehören vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers zu den Angaben nach § 14 UStG. Für übliche Rechnungen mit Gesamtbetrag bis 250 Euro sieht § 33 UStDV vereinfachte Pflichtangaben vor; der Rechnungsempfänger gehört dort nicht zu den erforderlichen Angaben. Für die interne Zuordnung hilft deshalb zuerst die Bestellfrage: Welche Gesellschaft hat den Einkauf beauftragt? Wenn eine Empfängerangabe ausgewiesen ist, gleichen Sie sie mit der Bestellung ab.
Der optionale easymed-Praxisverbund erleichtert die Zusammenarbeit mehrerer Praxisstandorte: Berechtigte Mitarbeitende wechseln ohne neue Anmeldung zwischen den Praxisinstanzen und sehen Kalender über Standorte hinweg. Jede Praxis behält ihre eigene Instanz. Das hilft bei Vertretung und Terminplanung; bei einem Lieferantenbeleg bleibt trotzdem die Gesellschaft maßgeblich, die den Einkauf beauftragt hat und auf der Rechnung steht.
Firmenname, Praxisauftritt und Standort auseinanderhalten
Im Beispiel betreibt die Therapie West GmbH den Weststandort und die Therapie Ost GmbH den Oststandort; beide arbeiten unter demselben Praxisnamen. Die Mitarbeiterin bestellt Material für die Therapie Ost GmbH; Rechnung und Bestellung nennen diese Gesellschaft, die Lieferung geht an den Oststandort. Der Ost-Firmenaccount ist der passende Bestand für diesen Einkauf. Die Darstellung zeigt, wie gemeinsamer Außenauftritt und getrennte Firmenbezüge nebeneinander bestehen.
Ein Praxisname, zwei Firmen
Eine Firma kann mehrere Praxisstandorte betreiben; zwei Gesellschaften können umgekehrt unter derselben Marke auftreten. Darum reicht ein internes Etikett wie „West“ oder „Ost“ für die Zuordnung nicht immer aus. Maßgeblich ist, welche Gesellschaft den Einkauf tatsächlich bestellt hat. Wenn beide Firmen unter demselben Praxisnamen auftreten, macht der vollständige Firmenname auf der Rechnung den Belegbezug klar, sofern die Rechnung ihn ausweist. Eine Lieferadresse hilft, den Nutzungsort zu erkennen; sie ersetzt nicht den Abgleich von Käufer und Rechnungsempfänger, wenn diese Angabe aufgeführt ist. Wenn dieselbe GmbH zwei Standorte betreibt, entstehen allein durch unterschiedliche Adressen keine zwei Firmen.
Lexware Office je Gesellschaft getrennt nutzen
Die Lexware-Office-Hilfe sagt, dass ein Account jeweils für eine Firma oder ein Gewerbe genutzt wird. Für mehrere Accounts sind unterschiedliche E-Mail-Adressen erforderlich; die Daten aus getrennten Accounts lassen sich laut Lexware nicht automatisch zusammenführen. Zwei eigenständige Gesellschaften führen deshalb ihre jeweiligen Buchhaltungsbestände in den dafür eingerichteten Firmenaccounts. Ein einzelnes Unternehmen mit zwei Standorten wird dagegen nicht allein wegen der Adressen zu zwei Firmen.
Vor einer Bestellung klären Sie den Käufer und verwenden im Bestellvorgang dessen vollständigen Firmennamen und Rechnungsanschrift. Beim Eintreffen gleichen Sie einen ausgewiesenen Rechnungsempfänger mit der Bestellung ab. Für den beschriebenen Ost-Einkauf zeigt die Kurzprüfung drei zusammengehörige Angaben: Bestellung: Therapie Ost GmbH, Rechnung (falls ausgewiesen): Therapie Ost GmbH, Lexware-Account: Therapie Ost GmbH. Fehlt die Empfängerangabe auf einem Kleinbetragsbeleg, ordnen Sie den Einkauf anhand der Bestellung und des konkreten Vorgangs zu.
Wenn anfangs der West-Account geöffnet ist, wechseln Sie vor dem Erfassen in den Ost-Account. Die Person, die gerade am Vorgang arbeitet, muss nicht in der Gesellschaft sitzen, für die sie ihn bearbeitet. Entscheidend ist, dass Bestellung, Beleg und Firmenbestand zusammenpassen. Erfassen Sie den Einkauf einmal im passenden Firmenaccount; ein zweiter Eintrag im jeweils anderen Bestand würde den Zusammenhang unnötig aufteilen.
Wenn Rechnung und Bestellung nicht zusammenpassen
Im Beispiel gibt es zwei mögliche Prüfergebnisse. Fall A: Bestellung und Rechnung stimmen überein; der Ost-Einkauf gehört in den Ost-Account. Fall B: Ost bestellt, aber die Rechnung nennt die Therapie West GmbH. Dann sind eine falsche geöffnete Buchhaltung und eine abweichende Rechnungsempfängerangabe verschiedene Fälle. Ein Wechsel des internen Accounts ändert die Lieferantenrechnung nicht.
Bitten Sie den Lieferanten, eine abweichende Empfängerangabe zu prüfen und die Rechnung bei Bedarf zu korrigieren. Nach § 31 UStDV kann eine Berichtigung fehlende oder unzutreffende Angaben in einem Dokument ergänzen, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Im Beispiel bleiben Bestellung und Rechnung nachvollziehbar verbunden; nach der Klärung wird der Beleg im Firmenaccount der kaufenden Gesellschaft erfasst.
Ist der Beleg bereits im anderen Account erfasst, verwenden Sie für die Korrektur den vorgesehenen Bearbeitungsweg am bestehenden Vorgang und halten den Bezug zur Bestellung fest. Eine zusätzliche, unabhängig neu angelegte Rechnung löst weder eine falsche Empfängerangabe noch eine falsche Kontowahl. So kann die nächste Person erkennen, ob noch die Rechnung geklärt werden muss oder nur der passende Firmenbestand zu wählen ist.
Eigene Praxisrechnungen direkt an Lexware Office übergeben
Die Eingangsrechnung vom Lieferanten folgt dem Firmenbezug des Einkaufs. Der eigene Rechnungsweg der Praxis ist ein anderer Vorgang: Mit der Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed eine abgeschlossene Praxisrechnung direkt an den verbundenen Lexware-Office-Account. Lexware vergibt die Rechnungsnummer; easymed übernimmt sie und erstellt anschließend PDF, Druck und Versand mit dieser Nummer.
Übergeben werden Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition. Befunde, Diagnosen und einzelne Behandlungspositionen bleiben in der Praxis. Wird die übertragene Rechnung in Lexware vollständig ausgeglichen, meldet der tägliche Abgleich den Zahlungsstatus an easymed zurück. Das Team muss diesen Status nicht noch einmal von Hand in der Praxissoftware eintragen.
Damit sind die beiden Richtungen klar: Lieferantenbelege werden nach der bestellenden Gesellschaft dem passenden Firmenaccount zugeordnet; ein ausgewiesener Rechnungsempfänger muss dazu passen. Eigene Praxisrechnungen gehen beim Abschließen aus easymed an den verbundenen Lexware-Account, und die dort vergebene Nummer sowie der vollständige Zahlungsstatus kommen für den Praxisvorgang zurück. Im optionalen Praxisverbund erleichtert easymed parallel die Zusammenarbeit an mehreren Standorten, während Firmen und Buchhaltungsbestände getrennt bleiben.
Für den Ost-West-Alltag genügt eine kurze, wiederholbare Übergabe: „Therapie Ost GmbH hat bestellt; die Rechnung nennt Ost; der Beleg liegt im Ost-Account.“ Falls einer dieser Bezüge abweicht, wird genau diese Angabe vor der Erfassung geklärt.
