Die Kassenabrechnung mit Abrechnungsdienstleister wird leichter zu steuern, wenn Datei, Rückfrage und Zahlungsfrage einen gemeinsamen Fallbezug haben. Im optionalen GKV-Abrechnungsmodul für Physiotherapie führt easymed die Muster-13-Verordnung, zugeordnete Termine und erfasste Leistungen bis zur Kassenrechnung zusammen. Daraus erzeugen Sie die Abrechnungsdatei für DMRZ, Optica, azh oder RZH. Ihr Team wählt die zu übergebenden Rechnungen; Rückmeldungen des Dienstleisters lassen sich am ursprünglichen Praxisvorgang einordnen.
§ 302 SGB V nennt für die Abrechnung strukturierte Angaben zu erbrachten Heilmittelleistungen, etwa Art, Menge, Preis und Behandlungstag sowie Angaben zu Verordnung und Diagnose. Die Übermittlung erfolgt elektronisch oder maschinell verwertbar; Leistungserbringer können dafür ein Rechenzentrum nutzen. Form und Inhalt richten sich nach den geltenden Richtlinien und Verträgen (§ 302 SGB V).
Von der Verordnung zur Abrechnungsdatei
Legen Sie die Heilmittelverordnung beim Patienten an und ordnen Sie die Termine dieser Verordnung zu. easymed zählt verordnete und verbrauchte Einheiten je Heilmittelposition mit. Die erfassten Leistungen stehen später auf der Kassenrechnung. So bleiben Rezept, Terminfolge und Abrechnung im selben Ablauf.
Mit dem optionalen Muster-13-Rezept-Scanner fotografieren Sie das Rezept. Eindeutig erkannte Angaben werden zur Verordnung; die Aufnahme liegt anschließend in der Patientenakte. Ihr Team prüft die übernommenen Daten und klärt nur die Stellen, die tatsächlich offen sind. Bei einer Rückfrage zu diesem Rezept kann es die ursprüngliche Grundlage am zugehörigen Praxisvorgang aufrufen.
Aus der fertigen Verordnung entsteht die Kassenrechnung. Die eingerichtete GKV-Abrechnung für Physiotherapie erstellt daraus eine Datei für DMRZ, Optica, azh oder RZH. Welches Rechenzentrum und welcher Abrechnungsumfang zu Ihrer Praxis passen, richtet sich nach Ihrer Vereinbarung. Die GKV-Abrechnung mit easymed zeigt, wie Verordnung, erfasste Leistungen und Export zusammenhängen.
Legen Sie die Übergabefreigabe fest
Für die Übergabe verwenden Sie die vorbereiteten Rechnungen aus easymed und die vom Dienst vereinbarten Unterlagen. Die zuständige Person gibt den Bestand frei, sobald die benötigten Angaben vorliegen. Eine abgeschlossene Behandlung und eine noch offene Rückfrage können dabei zum selben Fall gehören.
KI Generiert
Stimmen Sie vor dem ersten Abrechnungslauf die Aufgaben und den Rückweg ab. Klären Sie, welche Belege zusätzlich zur Abrechnungsdatei benötigt werden, welche Vorprüfung der Dienst übernimmt und welche Punkte in der Praxis bleiben. Vereinbaren Sie außerdem Dateiformat, Importweg und Annahmeschluss sowie eine Kennung, mit der Dienstleister und Praxis Paket und Einzelfall wiederfinden.
In easymed wählen Sie den Abrechnungszeitraum und die Krankenkasse, markieren die Rechnungen und erstellen den Export. Die Kennzeichnung exportierter Rechnungen hilft dem Team, den bereits ausgegebenen Bestand zu erkennen. Sie bestätigt jedoch nicht, dass die Datei beim Dienst angekommen oder die Forderung von der Krankenkasse bearbeitet oder bezahlt ist.
Der konkrete Importweg hängt vom Rechenzentrum ab. Das DMRZ beschreibt die Übernahme von Rechnungsdaten aus Branchensoftware in sein Online-System und deren Aufbereitung für die elektronische Kassenabrechnung (Online-Schnittstelle des DMRZ). Für Optica, azh oder RZH verwenden Sie den jeweils vereinbarten Weg. Halten Sie fest, wo Sie die Eingangsbestätigung finden und an wen Rückfragen zurückgehen.
Ordnen Sie Rückmeldungen nach Absender und Aufgabe ein
Notieren Sie zu jeder Rückmeldung den Absender, das Datum, die Paket- oder Fallkennung, den konkret angefragten Punkt und eine genannte Frist. Wenn die Nachricht den nächsten Schritt nicht erkennen lässt, fragen Sie gezielt nach, ob ein technischer Übermittlungsfehler, eine fehlende Angabe, eine Korrektur oder eine Auskunft zum Zahlungsstand gemeint ist.
Eine Eingangs- oder Formatmeldung beantwortet zunächst, ob der Dienst die Datei erhalten beziehungsweise technisch verarbeitet hat. Eine Rückfrage des Dienstleisters vor der Einreichung nennt meist einen fehlenden Beleg oder eine zu klärende Angabe. Eine Absetzung der Krankenkasse enthält einen Grund, der einer konkreten Rechnung oder Verordnungsangabe zugeordnet werden muss. Eine Zahlungsmitteilung wiederum betrifft den Geldfluss. Diese Vorgänge erhalten unterschiedliche Zuständigkeiten und Fristen.
Ein Abrechnungspaket mit einer Rückfrage durchspielen
Betrachten Sie als Beispiel drei Vorgänge derselben Übergabe. Zu Fall B fragt der Dienst eine Angabe nach, während A und C weiterbearbeitet werden. Die Rückmeldung nennt B; die zuständige Person öffnet genau dessen Verordnung und Unterlage in easymed.
Ist die Information bereits vorhanden, nutzt das Team sie für die vereinbarte Nachreichung. Fehlt sie, klärt die zuständige Person, wer sie bereitstellen kann. Die Antwort nennt sowohl die Fallkennung als auch die Paketkennung. So kann der Dienst sie dem bisherigen Vorgang zuordnen, während die beiden anderen Fälle ihren eigenen Bearbeitungsstand behalten.
Halten Sie für die nächste Schicht knapp fest, was angefragt wurde, wer die Antwort übernimmt und ob eine Bestätigung noch aussteht. Damit bleibt eine einzelne Rückfrage bearbeitbar, ohne den gesamten Abrechnungsbestand erneut zusammenzustellen.
Wenn eine Krankenkasse eine Verordnung absetzt
Eine Nachricht des Abrechnungsdienstleisters ist nicht automatisch eine Absetzung der Krankenkasse. Bei einer Absetzung wegen fehlender oder falscher Verordnungsangaben prüfen Sie zunächst den genannten Grund und das betroffene Feld. Für Physiotherapie beschreibt Anlage 3a zum Vertrag nach § 125 SGB V die Korrekturmöglichkeiten je Angabe. Sie legt auch fest, ob eine Ergänzung durch die Ärztin oder den Arzt oder durch den Leistungserbringer erfolgen muss und bis wann sie vorliegen soll.
Für ärztliche Änderungen an einer Verordnung verlangt die Anlage grundsätzlich eine erneute ärztliche Unterschrift und ein Datum. Korrekturen durch den Leistungserbringer müssen als solche erkennbar sein; die ursprüngliche Angabe bleibt sichtbar, und die Änderung wird mit Unterschrift, Datum und dem Kürzel „LE“ versehen. Wo die Anlage eine Korrektur nach der Abrechnung vorsieht, erhält die Praxis einmalig Gelegenheit zur Ergänzung. Die Krankenkasse sendet dafür die Verordnungskopie und den Absetzungsgrund; die Korrektur muss fristgerecht innerhalb von drei Monaten eingehen. Andernfalls bleibt die Absetzung bestehen und dieselbe Verordnung kann nicht erneut eingereicht werden. Die Frist gilt nur für diese ausdrücklich geregelte Korrekturmöglichkeit; andere Angaben haben eigene Zeitpunkte und Verantwortliche (Anlage 3a zum Physiotherapievertrag, insbesondere Ziffer 4 und Ziffer 5).
Übergeben Sie die Meldung deshalb mit dem betroffenen Feld, dem Absetzungsgrund, der genannten Frist und der zuständigen Rolle. Bei erforderlicher ärztlicher Ergänzung führt der organisatorische Weg über die Verordnerin oder den Verordner. Das Team hält fest, welche Fassung anschließend erneut übermittelt wurde.
Prüfen Sie Statusberichte anhand Ihrer Aufgaben
Fragen Sie, welche Bearbeitungsstände der Dienstleister bereitstellt und wie häufig sie aktualisiert werden. Die Informationen sollten Ihrer Praxis erlauben, offene Vorgänge und nächste Schritte zu erkennen. Ein umfangreicher Bericht ohne klare Bedeutung bleibt leicht ungelesen.
Vergleichen Sie Berichte mit Ihrer internen Übersicht. Ein Vorgang kann beim Dienstleister abgeschlossen erscheinen, während in der Praxis noch eine Zahlungsklärung läuft. Definieren Sie deshalb, welche Information für welchen Zweck maßgeblich ist.
Lassen Sie sich die Bezeichnungen im Bericht erklären und halten Sie deren Bedeutung im Ablauf fest: Was bestätigt den Dateieingang, was den Bearbeitungsabschluss und wo ist der Zahlungseingang dokumentiert? Stimmen Sie die ausgewiesenen Beträge den einzelnen Rechnungen zu. Bei einer Sammelzahlung lässt sich eine offene Differenz so als konkrete Frage zu einem bestimmten Vorgang formulieren.
Nachreichungen ohne unübersichtliche Parallelvorgänge bearbeiten
Eine Nachreichung erhält einen eindeutigen Bezug zur ursprünglichen Frage. Führen Sie die Antwort beim vorhandenen Vorgang weiter und nennen Sie beim Versand die vereinbarte Kennung. Ein kurzer Vermerk beschreibt die tatsächlich übermittelte Ergänzung und eine gegebenenfalls noch erwartete Rückmeldung.
Ist eine Antwort bereits gesendet, nutzen Sie die vorhandene Eingangsbestätigung des Dienstes. Bei einer konkreten Nachfrage führt die Fallkennung zum betreffenden Stand. Nur eine tatsächlich erneut angeforderte Ergänzung wird über den vereinbarten Weg nachgereicht.
Bei einer Korrektur nennen Sie die betroffene Grundlage und die geänderte Information. Nutzen Sie den vom Dienst vorgesehenen Prozess für den bisherigen Fall. Die Rückmeldung zeigt, welche Fassung außerhalb der Praxis vorliegt. So bleiben der interne aktuelle Stand und die externe Bearbeitung verbunden; eine lokale Datei allein beschreibt den Eingang beim Dienst noch nicht.
Fragen Sie bei einer korrigierten Datei nach, ob der Dienst einen bestimmten Beleg, eine korrigierte Einzelabrechnung oder einen neu zusammengestellten Export erwartet. Beziehen Sie die Antwort auf das bereits übermittelte Paket, damit frühere und aktuelle Fassung klar unterscheidbar bleiben.
Vertretung für die Kassenabrechnung vorbereiten
Eine Vertretung braucht den Bezug zur ursprünglichen Übergabe, zur konkreten Rückfrage und zur bisherigen Antwort. Beim mit dem Rezept-Scanner erfassten Muster-13-Rezept liegt das Bild in der Patientenakte; die Verordnung und die zugeordneten Leistungen sind am Fall aufrufbar. So kann die zuständige Person die angefragte Information an ihrer Grundlage prüfen.
Legen Sie fest, wer die Rückfrage übernimmt und wer bei Abwesenheit einspringt. easymed bietet Mitarbeiterrechte für den Zugriff auf einzelne Bereiche; den Zugang zum externen Portal verwaltet der Dienstleister nach seinen Regeln. Eine kurze interne Übergabe nennt Paket- und Fallkennung, angefragte Information, zuständige Person und nächsten Termin.
Den nächsten Abrechnungslauf verbessern
Prüfen Sie nach den ersten Übergaben, welche Rückfragen tatsächlich wiederkehren. Ergänzen Sie genau diese Information in Ihrer Freigabe- oder Unterlagenliste. Bleibt ein Status unklar, stimmen Sie seine Bedeutung einmal mit dem Dienstleister ab. So wird der nächste Lauf an einer konkreten Stelle präziser.
Für die Physiotherapie führt das optionale GKV-Modul in easymed Verordnung, Termine und erfasste Leistungen bis zur Abrechnungsdatei zusammen. Ihr Team prüft den vorgesehenen Export, übermittelt ihn über den vereinbarten Weg und ordnet einzelne Rückmeldungen dem passenden Vorgang zu.
