Mit easymed liegen Stammdaten, Versicherung, Verordnungen und Dokumente bei der zugehörigen Patientenakte. Ihr Team kann eine Abrechnungsrückfrage deshalb am vorhandenen Vorgang klären. Digitale Selbstauskunft und der optionale Muster-13-Rezept-Scanner übernehmen wiederkehrende Erfassungsschritte schon vor der späteren Abrechnung.
Dieser Beitrag zeigt, wie Sie diesen gemeinsamen Stand nutzen und nur die konkret fehlende Angabe nachfordern. Eine unlesbare zweite Seite, eine neue Kontaktadresse oder eine noch offene Ergänzung benötigen jeweils einen kurzen passenden Schritt. So bleiben Rückfragen verständlich, ohne denselben Unterlagenweg immer neu aufzubauen.
Vollständigkeit mit der richtigen Grundlage prüfen
Über die digitale Selbstauskunft in easymed geben Patienten Stammdaten und Versicherung selbst ein. Das Team verwendet diese Angaben in der Patientenakte und ergänzt die Informationen für den jeweiligen Abrechnungsfall. Digitale Einwilligungen bleiben mit ihrem bestätigten Wortlaut und ihrer Version zugeordnet.
Für Muster-13-Rezepte bietet der easymed-Rezept-Scanner einen verbundenen Weg: Aufnahme hochladen, erkannte Felder den Stammdaten zuordnen und eindeutige Angaben zur Verordnung übernehmen. Dabei wandert das Rezeptbild automatisch in die Patientenakte. Die Verordnung und ihr Bild sind bei einer späteren Rückfrage gemeinsam erreichbar.
KI Generiert
Was nicht eindeutig erkannt wird, bleibt sichtbar im Erfassungspool. Das Team sieht die Aufnahme neben den erkannten Angaben und ergänzt den konkreten offenen Punkt. Bei einer angeschnittenen Seite fordern Sie genau diese Seite vollständig an. Die fachliche Beurteilung richtet sich dabei auf den tatsächlichen Vorgang.
Identität und Vorgangsbezug nachvollziehbar halten
In easymed gehören die Dokumente zur Patientenakte. Bei Muster-13-Verordnungen bleiben auch die zugeordneten Termine mit der Verordnung verbunden. Der Muster-13-Scanner nutzt für die Patientenzuordnung die Versichertennummer beziehungsweise Name und Geburtsdatum. Bei mehreren Behandlungsphasen öffnen Sie den passenden Anlass, bevor Sie eine Ergänzung weiterführen.
Prüfen Sie auch zeitliche Angaben. Eine Ergänzung kann zu einem früheren Vorgang gehören oder einen neuen Anlass betreffen. Der Bezug sollte erkennbar bleiben, damit die weitere Bearbeitung nicht allein aus der Reihenfolge einer unsortierten Ablage abgeleitet wird.
Angenommen, eine neue Unterlage trifft während einer laufenden Terminfolge ein. Das Team prüft deren Zugehörigkeit und übergibt die notwendige Frage an die passende Person. Das Ergebnis gehört anschließend wieder zum nachvollziehbaren gemeinsamen Stand.
Rückfragen mit konkretem Auftrag formulieren
Eine Rückfrage sollte sagen, welche Information benötigt wird und wofür sie gebraucht wird. Die empfangende Person muss den Sachverhalt verstehen können. Eine allgemeine Bitte um Prüfung kann sonst mehrere weitere Nachrichten auslösen.
Benennen Sie die Person, die den Kontakt übernimmt, und den vereinbarten Antwortweg. Das Praxis-Postfach in easymed ordnet E-Mails dem Patienten zu. So findet das Team die zugehörige Nachricht zusammen mit der Akte und kann den angefragten Inhalt weiterbearbeiten.
Halten Sie beim Vorgang kurz fest, welche Angabe noch erwartet wird und wer bei Bedarf nachfasst. Ein gemeinsamer Bearbeitungsstand hilft auch dann, wenn die zuständige Person nicht selbst am Empfang sitzt.
Korrekturen an Muster-13-Verordnungen passend zuordnen
Eine unklare Angabe wird nicht durch eine Vermutung ersetzt. Bei ärztlich ausgestellten Muster-13-Verordnungen hängt der Korrekturweg vom betroffenen Feld ab. Die Anlage 3 der Heilmittel-Richtlinie des G-BA ordnet für die aufgeführten Angaben ein, wann eine Änderung eine neue Unterschrift mit Datum, das Einvernehmen oder eine Information der verordnenden Person erfordert. Der G-BA weist außerdem darauf hin, dass die Verträge nach § 125 SGB V eigene Vorgaben zu den notwendigen Verordnungsangaben enthalten. Prüfen Sie deshalb die Zeile zum konkreten Feld und den passenden Vertrag, bevor Sie eine Korrektur vornehmen oder anfordern.
Für die Physiotherapie regelt die Anlage 3a zum Vertrag nach § 125 SGB V grundsätzlich, dass die verordnende Ärztin oder der Arzt fehlende oder falsche Angaben korrigiert, soweit die Anlage für das Feld keinen anderen Weg vorsieht. Die Korrektur kann zwischen Praxis und verordnender Person verschlüsselt per E-Mail oder Fax erfolgen. Die korrigierte Kopie oder das Fax muss lesbar sein und der Abrechnung beiliegen. Bei ausdrücklich erlaubten Ergänzungen durch den Leistungserbringer bleiben die ursprünglichen ärztlichen Angaben sichtbar; die Anlage verlangt dafür eine Unterschrift, ein Datum und das Kürzel „LE“.
Halten Sie für die nächste Bearbeitung fest, welches Feld betroffen ist, was auf der Unterlage steht und welcher nächste Schritt vereinbart wurde. Eine berechtigte Kollegin findet den Anlass und die vorhandenen Unterlagen an derselben Stelle und erkennt, ob noch eine Antwort erwartet wird.
Prüfung und Abschluss unterscheiden
Eine abgelegte Unterlage ist nicht automatisch vollständig bearbeitet. Beschreiben Sie, welcher Prüfschritt bereits erfolgt ist und welche Aufgabe noch aussteht. Die Zustände sollten für das Team verständlich sein und einen nächsten Schritt ermöglichen.
Die Verwaltung greift auf die zugeordnete Akte und den betreffenden Abrechnungsvorgang zu. Welche Angaben ein Kostenträger zusätzlich benötigt, richtet sich nach seinem konkreten Verfahren. Diese gezielte Ergänzung gehört zum Fall; die bereits erfassten Praxisdaten bleiben der gemeinsame Ausgangspunkt.
Sammeln Sie wiederkehrende Rückfragen nach ihrer Ursache. Fehlt eine Information am Eingang oder bleibt eine Übergabe unklar? Die Beobachtung ermöglicht gezielte Verbesserungen. Eine pauschale Rangliste fremder Absetzungsgründe erklärt den eigenen Betrieb deutlich weniger.
Halten Sie das Ergebnis beim betreffenden Vorgang fest. Die nächste berechtigte Person erkennt damit, was geklärt ist und welche konkrete Ergänzung gegebenenfalls noch erwartet wird.
Als Vertretung am gemeinsamen Stand weiterarbeiten
Zeigen Sie einer Vertretung kurz die Patientenakte, die zugehörige Verordnung und den verwendeten Nachrichteneingang. Mitarbeiterrechte legen fest, welche Bereiche sie sehen und bearbeiten darf. Sie kann den vorhandenen Stand an derselben Stelle aufrufen wie die reguläre Bearbeitung.
In easymed stehen Patientenakte, Dokumentation und Abrechnung gemeinsam bereit; die Funktionsübersicht zeigt die zugehörigen Möglichkeiten. Mit digitaler Selbstauskunft und optionalem Muster-13-Scanner kommen Angaben und Originalbild bereits im Praxisablauf zusammen. Die verbleibende Rückfrage betrifft dadurch den tatsächlich offenen Inhalt.
Abrechnungsrückfragen bei unlesbaren Unterlagen früh erkennen
Im Beispiel besteht eine Unterlage aus zwei Seiten; die zweite wurde nur teilweise fotografiert. Der untere Bereich fehlt auf der Aufnahme. Öffnen Sie das vorhandene Bild beim zugehörigen Vorgang: Die konkrete Lücke ist direkt erkennbar.
Für die Rückfrage genügt die Bitte um die vollständig lesbare zweite Seite. Die bereits vorhandene erste Seite bleibt beim selben Vorgang. So erhält die Person einen verständlichen Auftrag und schickt genau die benötigte Ergänzung.
Ist die vollständig lesbare zweite Seite eingegangen, wird sie dem bestehenden Vorgang zugeordnet. Das Team kann den offenen Inhalt nun weiterbearbeiten. Bei einer gescannten Muster-13-Verordnung finden Sie Aufnahme und erfasste Angaben gemeinsam in der Patientenakte.
Fehlende Angaben und widersprüchliche Angaben unterscheiden
Eine fehlende Information und zwei voneinander abweichende Informationen verlangen unterschiedliche Rückfragen. Wenn eine im vorgesehenen Prüfverfahren benötigte Angabe nicht vorhanden ist, wird geklärt, wer sie bereitstellen kann. Wenn dagegen eine Unterlage und eine spätere Nachricht unterschiedliche Angaben enthalten, muss zunächst deren jeweiliger Bezug verstanden werden.
Ein Beispiel: Eine Person nennt am Telefon eine neue Anschrift. Auf einem Dokument steht noch die frühere Adresse. Daraus folgt nicht automatisch, dass das Dokument fehlerhaft ist; es kann einen früheren Zeitpunkt beschreiben. Die organisatorische Rückfrage klärt, welche Information für den aktuellen Schritt benötigt wird. Ob eine Dokumentänderung erforderlich ist und wie sie erfolgt, entscheidet die dafür zuständige Stelle.
Halten Sie das Ergebnis getrennt von der anfänglichen Beobachtung fest. „Neue Kontaktadresse bestätigt“ beschreibt einen anderen Abschluss als „Korrektur der Unterlage angefordert“. Werden beide unter einem Häkchen „Adresse erledigt“ zusammengefasst, kann die nachgelagerte Verwaltung fälschlich annehmen, dass auch das Dokument bereits geprüft wurde.
Mehrere Unterlagen derselben Person eindeutig zuordnen
Eine Patientin hat zwei Verordnungen in ihrer Akte: Zu einer älteren wurde eine Ergänzung angefordert, die neue gehört zur nächsten Behandlungsfolge. Trifft die angeforderte Ergänzung später ein, öffnen Sie die betreffende Verordnung in der vorhandenen Patientenakte. Der gemeinsame Patientenbezug und der konkrete Anlass geben der Unterlage ihren Platz.
Eine Ergänzung des alten Vorgangs bleibt bei diesem Anlass, auch wenn inzwischen eine neue Verordnung vorliegt. Fehlt der eindeutige Bezug, fragen Sie genau nach dieser Zuordnung. Die vorhandenen Unterlagen bleiben währenddessen in derselben Patientenakte erreichbar.
Eine angeforderte Ergänzung bis zur Antwort verfolgen
Eine am Montag angefragte Ergänzung ist am Donnerstag noch offen. Im Praxis-Postfach von easymed finden Sie die zugeordneten E-Mails beim Patienten. Öffnen Sie diesen Verlauf und den vorhandenen Vorgang: Eine bereits eingegangene Antwort kann direkt weiterbearbeitet werden.
Ist die Antwort vorhanden, ergänzen Sie den konkreten Inhalt. Wenn die Angabe weiterhin fehlt, fasst die vereinbarte Person nach. Wurde der Punkt inzwischen anders geklärt, wird die überholte Anforderung geschlossen. Der vorhandene Stand bestimmt den kurzen nächsten Schritt.
Welche Rückmeldung braucht eine Vertretung?
Die Vertretung nutzt dieselbe Patientenakte und den vorhandenen Nachrichtenverlauf. Ein kurzer Vermerk wie „Zweite Seite angefragt; Antwort noch offen“ nennt den fehlenden Inhalt. Sie kann dort weiterarbeiten, wo die reguläre Bearbeitung aufgehört hat.
Eine konkrete Abrechnungslücke am vorhandenen Vorgang klären
Meldet die Verwaltung eine fehlende Angabe, öffnen Sie die zugehörige Patientenakte und Verordnung. Vielleicht liegt die Antwort bereits im zugeordneten Praxis-Postfach oder die gescannte Aufnahme zeigt den gesuchten Inhalt. In diesem Fall lässt sich die Frage direkt aus dem vorhandenen Stand beantworten.
Fehlt die Information tatsächlich, benennt die Rückfrage genau diese Lücke und den benötigten nächsten Schritt. Mit der zentralen Zuordnung in easymed nutzen Empfang und Verwaltung dieselbe Grundlage. Digitale Aufnahme und Rezept-Scanner nehmen die wiederkehrende Erfassung ab; gezielt geklärt wird nur der noch offene Inhalt.
