Mit easymed bleiben Termin, Patientenakte und vorhandene Vereinbarungen zusammen. Patienten können über ihren Bestätigungslink selbst absagen; das freie Zeitfenster steht anschließend wieder für die Buchung und passende Wartelistenangebote bereit. Ihr Empfang kann einen Terminausfall damit direkt am zugehörigen Vorgang weiterführen.
Für eine mögliche Ausfallrechnung führen Sie vier Informationen zusammen: die damals geltende Vereinbarung, die konkrete Terminreservierung, die Möglichkeit der Praxis zur Leistung und die spätere Nutzung des Zeitfensters. easymed hält Kalender, Patientenakte und digital bestätigte Vereinbarungen am zugehörigen Vorgang bereit. So prüfen Sie den Sachverhalt anhand derselben Unterlagen und können die nächste Entscheidung nachvollziehbar vorbereiten.
Den tatsächlichen Terminfall aufnehmen
Prüfen Sie den reservierten Termin mit Person, Zeit und vorgesehenem Umfang. Wurde er ausdrücklich vereinbart oder lag noch eine offene Anfrage vor? Die vorhandenen Unterlagen sollten den tatsächlichen Stand erkennen lassen.
KI Generiert
Eine Absage über den Bestätigungslink wird direkt im easymed-Kalender übernommen. Geht die Nachricht telefonisch ein, halten Sie ihren Zeitpunkt kurz beim betreffenden Termin fest. So sieht auch die nächste Person am Empfang den zugehörigen Stand.
Weitere Nachrichten zum selben Termin führen Sie am vorhandenen Vorgang weiter. Kalender und Patientenakte geben dem Team dafür einen gemeinsamen Bezug.
Verwenden Sie eindeutige Zustände im Kalender. Abgesagt, verschoben und nicht wahrgenommen bedeuten organisatorisch unterschiedliche Dinge. Keiner dieser Zustände sollte versehentlich als tatsächlich erbrachte Behandlung in die normale Leistungsabrechnung eingehen.
Ordnen Sie auch den Wortlaut einer Rückmeldung ein: Bezieht sie sich nur auf den einzelnen Termin oder soll die Behandlung insgesamt enden? Der Bundesgerichtshof unterscheidet eine Absage für einen einzelnen Termin von der Kündigung des Behandlungsvertrags. Halten Sie deshalb fest, was die Person tatsächlich mitgeteilt hat, und führen Sie eine erkennbare Beendigung des gesamten Behandlungsverhältnisses als eigenen Vorgang weiter (BGH, Urteil vom 12. Mai 2022 – III ZR 78/21).
Vorhandene Absprachen und Voraussetzungen prüfen
Rufen Sie die für den konkreten Fall geltenden Terminabsprachen auf. Bei digital bestätigten Behandlungsverträgen speichert easymed den akzeptierten Wortlaut mit seiner Version beim Patienten. Damit finden Sie die damalige Vereinbarung an der passenden Stelle, auch wenn Ihre heutige Vorlage bereits geändert wurde.
§ 630b BGB verweist für Behandlungsverhältnisse auf die Vorschriften zum Dienstverhältnis. Nach § 615 BGB kann die vereinbarte Vergütung bei Annahmeverzug erhalten bleiben. Der Bundesgerichtshof verlangt dafür eine Prüfung der Umstände des jeweiligen Termins, etwa der Terminvergabe und der Frage, ob die verbindliche Reservierung für die Patientin oder den Patienten erkennbar war. Ein Kalendereintrag allein beantwortet diese Frage nicht. Die Praxis muss zum vereinbarten Zeitpunkt auch selbst in der Lage gewesen sein, die Behandlung anzubieten; im entschiedenen Ergotherapie-Fall verneinte der BGH den Anspruch, weil die Praxis aufgrund der damaligen Coronaschutzverordnung nicht behandeln durfte.
Benennen Sie eine zuständige Person für diese Prüfung. Die Mitarbeiterin, die eine Absage entgegennimmt, muss nicht sofort über eine Forderung entscheiden. Ein geregelter Übergabeweg schafft Klarheit für das Team und die betroffene Person.
Die weitere Nutzung des Zeitfensters erfassen
Halten Sie fest, was organisatorisch mit dem frei gewordenen Termin geschah. Konnte er anders vergeben werden oder blieb das Zeitfenster ungenutzt? Diese Information sollte nachvollziehbar sein, ohne nachträglich aus Erinnerung ergänzt werden zu müssen.
§ 615 Satz 2 BGB nennt außerdem ersparte Aufwendungen und den Wert einer anderweitigen Nutzung der Arbeitszeit als anzurechnende Faktoren. Erfassen Sie deshalb, ob der Zeitraum vollständig, teilweise oder gar nicht neu belegt wurde und welche konkrete Nutzung im Kalender steht. Der tatsächliche Verlauf gehört in die Prüfung; er entscheidet für sich genommen noch nicht über die Forderung.
Die Smart-Warteliste von easymed bietet frei gewordene Zeiten automatisch passenden Wartenden an: nach Leistung, Behandler, Tag und Uhrzeit. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin. Im Wartelistenverlauf sehen Sie die Angebote und Antworten, statt die Neuvergabe anhand einer eigenen Telefonliste nachzuvollziehen.
Dokumentieren Sie den Bearbeitungsweg knapp. Der Zweck ist ein nachvollziehbarer Sachverhalt. Allgemeine Teambesprechungen benötigen dafür keine unnötigen Gesundheitsdetails zur abgesagten Person.
Eine Entscheidung sachlich festhalten
Nach der Prüfung wird der nächste Schritt dokumentiert. Wird eine Rückfrage gestellt, eine besondere Situation betrachtet oder ein Dokument vorbereitet? Eine pauschale Notiz „Ausfall erledigt“ lässt den tatsächlichen Stand offen.
Wenn Ihre Praxis einen vorgesehenen Entscheidungsspielraum nutzt, benennen Sie intern die zuständige Person und den nachvollziehbaren Grund. So entstehen keine unterschiedlichen spontanen Regeln je nach Mitarbeitender am Empfang.
Trennen Sie Terminorganisation und fachliche Behandlung. Eine spätere neue Sitzung ist ein eigener Vorgang. Die Bearbeitung des ausgefallenen Termins sollte nicht in dessen Leistungsbeschreibung verschwinden.
Ein Dokument mit klarem Bezug erstellen
Wenn eine Forderung nach dem vorgesehenen Prüfweg vorbereitet wird, benötigt das Dokument den eindeutigen Bezug zum betreffenden Vorgang. Beschreibung und Betrag folgen dem fachlich abgestimmten Rahmen. Eine Ausfallposition darf nicht als durchgeführte Behandlung bezeichnet werden.
Prüfen Sie Empfänger, Terminbezug und Rechenweg vor der Ausgabe. Bei Familien können behandelte Person, vertragsschließende Person und Rechnungsempfänger unterschiedliche Rollen haben. Für die Behandlung eines minderjährigen Kindes hat der BGH entschieden, dass der Behandlungsvertrag regelmäßig zwischen Eltern und Praxis als Vertrag zugunsten des Kindes zustande kommt. Vergleichen Sie deshalb die tatsächlich bestätigte Vereinbarung mit den Angaben zum Rechnungsempfänger, statt beide Rollen gleichzusetzen.
Bewahren Sie ausgegebene Fassung und Bearbeitungsstand nachvollziehbar auf. Notwendige Änderungen werden über den vorgesehenen Korrekturprozess durchgeführt. Ein still überschriebenes Dokument kann später mehrere widersprüchliche Fassungen erzeugen.
Rückfragen über einen ruhigen Gesprächsweg bearbeiten
Nehmen Sie zunächst das konkrete Anliegen auf. Geht es um die Terminabsprache, den Absagezeitpunkt oder die Entscheidung im Einzelfall? Diese Fragen benötigen verschiedene Prüfschritte. Eine pauschale Antwort hilft häufig nicht weiter.
Benennen Sie die zuständige Person und den nächsten Schritt. Lassen Sie rechtliche Detailfragen dort klären, wo die notwendigen Unterlagen und Zuständigkeiten vorhanden sind. Mitarbeitende sollten keine ungesicherten Zusagen improvisieren müssen.
Mit der Terminorganisation von easymed können Patienten ihre Termine selbst absagen oder verschieben. Automatische Erinnerungen und passende Wartelistenangebote begleiten diesen Weg. Ihr Team nutzt den Kalender und die zugehörige Akte für die konkreten Fragen, die danach noch offen sind.
Ein guter Ausfallprozess erhält die tatsächlichen Informationen und führt sie zu einer nachvollziehbaren Entscheidung. Ihre Praxis kann dadurch Rückfragen sachlich bearbeiten, während erbrachte Leistungen, ausgefallene Termine und mögliche Forderungen jeweils klar zugeordnet bleiben.
Eine Absage mit anschließender Neuvergabe im Kalender verfolgen
Angenommen, eine Patientin sagt einen Nachmittagstermin am Vormittag telefonisch ab. Die Kollegin hält die Absage kurz beim Termin fest. Später wird ein Teil des frei gewordenen Zeitfensters an eine andere Person vergeben. Im gemeinsamen Kalender sind der ursprüngliche Termin und die neue Belegung erreichbar; bei einer Vermittlung über die Smart-Warteliste kommen die angebotenen Zeiten und Antworten hinzu.
Die Praxisleitung öffnet diesen vorhandenen Stand und ergänzt nur, was für ihre konkrete Entscheidung noch fehlt. Ist die genaue Uhrzeit des Telefonats offen, genügt eine gezielte Rückfrage an die Kollegin. Eine unbekannte Uhrzeit bleibt offen. So führen Sie den Fall am gemeinsamen Vorgang weiter.
Absagezeitpunkt festhalten und Bearbeitungszeit unterscheiden
Bei einer E-Mail oder telefonischen Nachricht können Eingang und Bearbeitung zu verschiedenen Zeiten stattfinden. Das gilt beispielsweise, wenn eine Absage außerhalb der Empfangszeiten eingeht und erst am nächsten Morgen bearbeitet wird. Die Angabe morgens bearbeitet beantwortet eine andere Frage als morgens eingegangen. Eine Absage über den Online-Bestätigungslink wird dagegen direkt im Kalender übernommen.
Bei einer telefonisch aufgenommenen oder später gelesenen Nachricht genügt ein kurzer Vermerk mit Terminbezug und tatsächlichem Eingang. Halten Sie nur die noch benötigte Ergänzung fest. So kann die nächste Person eine konkrete Rückfrage am vorhandenen Kalender- und Aktenstand beantworten.
Ausfallrechnung Unterlagen prüfen: Welche Grundlage gehört zum Fall?
Die heutige Fassung im aktuellen Vorlagenordner zeigt, wie die Praxis heute arbeitet. Für den konkreten Terminfall zählt die bei der ursprünglichen Aufnahme bestätigte Unterlage. Bei einem digital bestätigten Behandlungsvertrag hält easymed diesen Wortlaut und seine Version beim Patienten vor. Rufen Sie den passenden Stand gemeinsam mit dem Terminverlauf auf.
Daneben gehört die Information über eine mögliche Neuvergabe. Wurde der Zeitraum vollständig, teilweise oder überhaupt nicht anderweitig genutzt? Kalender und Wartelistenverlauf unterstützen den Blick auf die tatsächliche Zeitnutzung. Welche Bedeutung die Angaben für die weitere Entscheidung haben, wird anschließend anhand des konkreten Falls geprüft.
Terminausfall dokumentieren: Was muss eine Vertretung verstehen?
Eine Vertretung öffnet den zugehörigen Termin und die Patientenakte. Sie sollte erkennen können, welcher Termin betroffen ist, welche Rückmeldung vorliegt und welcher Bearbeitungsschritt noch fehlt. Ein kurzer Vermerk wie „Absage aufgenommen, Zeit teilweise neu vergeben; Entscheidung durch Praxisleitung offen“ verbindet den vorhandenen Stand mit dem nächsten Schritt.
Vermeiden Sie Bewertungen wie unzuverlässig oder absichtlich nicht erschienen. Solche Formulierungen erklären den Vorgang nicht und können eine sachliche Rückfrage erschweren. Die dokumentierten Ereignisse reichen als Ausgangspunkt: vereinbart, rückgemeldet, gegebenenfalls neu vergeben und noch zu prüfen. Falls eine Information aus einem persönlichen Gespräch stammt, sollte ihre Herkunft beim späteren Lesen erkennbar bleiben.
Ausfallhonorar Vorgang vorbereiten: Wie führen Sie das Rückfragegespräch?
Wenn eine Patientin nachfragt, beginnen Sie mit dem nachvollziehbaren Terminbezug. Klären Sie, ob beide Seiten über denselben Termin sprechen. Fragen Sie anschließend nach der konkreten Unklarheit: Geht es um die Aufnahme der Absage, die vorliegende Vereinbarung oder einen bereits erhaltenen Beleg? So lässt sich das Gespräch an der tatsächlichen Frage ausrichten.
Führen Sie eine neue Information zurück zum vorhandenen Fall. Wenn die Patientin einen anderen Absageweg nennt, entsteht eine gezielte Klärungsaufgabe. Erstellen Sie nicht nebenbei eine zweite widersprüchliche Geschichte in einer privaten Notiz. Nach der Prüfung sollte das Team erkennen, welche Information ergänzt wurde und ob sich dadurch der weitere Bearbeitungsauftrag verändert hat.
