Alte Vorgänge archivieren und offene Rechnungen in der Praxis sichtbar halten: Dafür genügt eine klare Trennung zwischen laufender Arbeit und abgeschlossenen Unterlagen. Im Beispiel werden aus 26 Lieferantenvorgängen zwölf Einträge für die tägliche Arbeitsansicht. Die übrigen 14 bleiben im Archiv erreichbar. Ihr Team sieht schneller, wo heute etwas zu tun ist, und findet frühere Einkäufe bei Bedarf wieder.
Beim eigenen Rechnungsweg nimmt easymed Ihrer Praxis bereits Arbeit ab: Offene Praxisrechnungen bleiben im Blick, Zahlungserinnerungen lassen sich per Klick erstellen. Mit der Lexware-Office-Anbindung werden abgeschlossene Rechnungen automatisch übergeben; vollständig ausgeglichene Rechnungen werden täglich als bezahlt nach easymed zurückgemeldet. So müssen Sie diesen Zahlungsstand nicht zusätzlich von Hand nachtragen. Für Lieferanteneinkäufe nutzen Sie ergänzend die Arbeits- und Archivansicht Ihrer Buchhaltung.
Die 26 Vorgänge vor der Auswahl einordnen
Im Beispiel enthält die Liste 18 ältere und acht aktuelle Lieferantenvorgänge. Von den älteren sind 14 erledigt. Bei vier stehen noch konkrete Aufgaben aus: eine Rückfrage zum Materialumfang, eine ausstehende Gutschrift, eine zuzuordnende Zahlung und eine fehlende abschließende Unterlage. Diese vier bleiben zusammen mit den acht aktuellen Vorgängen in der täglichen Ansicht.
Die Aufteilung ist übersichtlich: 14 ältere erledigte Vorgänge gehören ins Archiv, zwölf Vorgänge bleiben in der Arbeitsansicht. Der Gesamtbestand umfasst weiterhin alle 26. Archivieren verkleinert damit die tägliche Auswahl, während die abgeschlossenen Vorgangsbezüge erhalten bleiben. Die Grafik zeigt diese Verteilung als Beispiel mit einem Kreis je Vorgang.
Das Datum hilft, ältere Einträge zu finden. Für die Zuordnung zählt ihr Bearbeitungsstand. Eine noch erwartete Gutschrift bleibt eine laufende Aufgabe, auch wenn die ursprüngliche Rechnung aus dem Vorjahr stammt. Ein vollständig abgeschlossener Einkauf kann dagegen aus der täglichen Auswahl genommen werden. Sie orientieren sich dafür an den bereits vorhandenen Angaben zu Lieferung, Rechnung und Zahlung.
Archivierung im verwendeten System richtig verstehen
Wer OrgaMAX nutzt, kann abgeschlossene Vorgänge bis zu einem gewählten Datum archivieren. Standardmäßig sind bereits erledigte Vorgänge wie bezahlte Rechnungen oder gelieferte Lieferscheine ausgewählt. Das Feld „nicht ausgedruckt“ übersteuert die übrigen Auswahlfelder des Bereichs; aktivieren Sie es nur, wenn ausschließlich nicht ausgedruckte Vorgänge archiviert werden sollen. Archivierte Datensätze werden ausgeblendet, nicht gelöscht, und bleiben in der Datensicherung enthalten. Über „Ansicht → Nur archivierte Daten zeigen“ blenden Sie sie wieder ein; unter „OrgaMAX → Archivierung → Archivierte Vorgänge reaktivieren“ holen Sie sie zurück in die aktive Ansicht.
Ein Lieferantenvorgang, ein Kontakt und eine Rechnung können eigene Ansichten haben. Wählen Sie deshalb die zur Aufgabe passende Datenart. Im Beispiel geht es um die 14 abgeschlossenen älteren Lieferantenvorgänge. Der Firmenkontakt bleibt als Suchbezug nützlich, wenn später eine Frage zu einem Einkauf auftaucht.
Für Ihr Team reicht eine gemeinsame Bedeutung der Begriffe: „Erledigt“ beschreibt den Abschluss einer Aufgabe, „archiviert“ ihre Ablage außerhalb der täglichen Auswahl. Damit versteht eine Kollegin sofort, warum ein alter offener Vorgang noch sichtbar ist. Eine zusätzliche Schattenliste für sämtliche alten Einkäufe ist dafür nicht nötig.
Die vier älteren offenen Aufgaben sichtbar erhalten
Die vier älteren offenen Vorgänge bekommen jeweils einen konkreten nächsten Schritt. Die Materialfrage geht an den Lieferanten, die Gutschrift bleibt mit der ursprünglichen Rechnung verbunden, die Zahlung wird dem passenden Beleg zugeordnet und die fehlende abschließende Unterlage wird angefordert.
Halten Sie beim betreffenden Vorgang knapp fest, welche Antwort oder Unterlage noch aussteht. Bei der Materialfrage kann das etwa die Bestätigung einer bestellten Übungsbandserie sein. Bei einer Gutschrift hilft die Nummer der Rechnung, deren Position berichtigt werden soll. Solche Angaben machen die Aufgabe für eine Vertretung unmittelbar verständlich.
Bearbeitet wird jeweils der offene Punkt. Sobald er abgeschlossen ist, kann auch dieser ältere Vorgang in die erledigte Gruppe wechseln. Die Praxis führt ihre Ansicht damit anhand der laufenden Arbeit weiter. Sie braucht keinen neuen allgemeinen Kontrolllauf über alle bereits abgeschlossenen Rechnungen.
Einen bekannten archivierten Vorgang wiederfinden
Bei einer späteren Lieferantenrückfrage führen Lieferant und Vorgangsnummer über die Archivansicht zur Rechnung und ihren Unterlagen. Die 14 archivierten Einträge bleiben auf diesem Weg erreichbar. Wer die alte Position in der früheren langen Liste nicht kennt, findet den Einkauf trotzdem über seinen sachlichen Bezug.
Nennt der Lieferant nur Rechnungsnummer und Zeitraum, verwenden Sie diese Angaben für die Suche. Die ursprünglichen Bezeichnungen erleichtern die Zuordnung. Rechnung, Gutschrift und Lieferunterlage bleiben beim selben Einkauf zusammen, sodass sich die Antwort aus den vorhandenen Dokumenten ergibt.
Entsteht daraus eine neue Aufgabe, erhält sie den Bezug zum archivierten Vorgang. Je nach Buchhaltung wird der Vorgang wieder eingeblendet oder die aktuelle Aufgabe mit ihm verbunden. Auf diese Weise bleiben abgeschlossener Hintergrund und neue Rückfrage verständlich verbunden.
Arbeitsansicht und Aufbewahrung zusammendenken
Eine kleinere Arbeitsansicht verkürzt keine Aufbewahrungsfrist. § 147 AO nennt Bücher, Geschäftsbriefe und Belege und verlangt bei elektronischer Aufbewahrung, dass die Daten während der Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Für Rechnungen gilt zusätzlich § 14b UStG: Sie sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres ihrer Ausstellung. Die Archivansicht ordnet also den täglichen Zugriff; die benötigten Rechnungsunterlagen bleiben über die Frist auffindbar.
Bei einer E-Rechnung bewahren Sie mindestens den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf, wie das Bundesfinanzministerium in Frage 13 erläutert. Enthält der lesbare PDF-Teil zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Informationen, gehört auch dieser Teil in die Aufbewahrung. Die Listenansicht ist der Einstieg zur Unterlage; sie ersetzt weder den strukturierten Datensatz noch weitere erforderliche Rechnungsinhalte.
easymed verbindet Ihre eigenen Praxisrechnungen mit dem passenden Buchhaltungsweg. Bei der Lexware-Anbindung vergibt Lexware die Rechnungsnummer, die easymed übernimmt. Die Rechnung trägt dadurch für Praxis und Buchhaltung denselben Bezug. Der separate DATEV-Export stellt Rechnungen als Paket für die Steuerkanzlei bereit. Sie wählen den Weg, der zu Ihrer vorhandenen Organisation passt.
Die verkleinerte Ansicht im Alltag weiterführen
Im nächsten Arbeitsdurchgang sieht das Team zwölf Vorgänge: vier ältere offene und acht aktuelle. Im Archiv bleiben die 14 abgeschlossenen Einkäufe erreichbar. Das Beispiel zeigt, wie eine kürzere Auswahl Orientierung schafft und zugleich den Gesamtbestand erhält.
Für die weitere Pflege genügt dieselbe verständliche Regel: ältere abgeschlossene Vorgänge ins Archiv, offene Aufgaben in der Arbeitsansicht. Neue Unterlagen und Antworten werden beim jeweiligen Vorgang ergänzt. Ihre Verwaltung arbeitet so dort weiter, wo tatsächlich etwas aussteht.
Lernen Sie easymed in einer persönlichen Vorführung kennen. Sehen Sie, wie offene Praxisrechnungen, Zahlungserinnerungen per Klick und die direkte Lexware-Anbindung Ihren Rechnungsalltag erleichtern.
