Neue Softwarefunktionen in der Praxis einzuführen heißt, eine konkrete Aufgabe im Alltag einfacher oder klarer zu erledigen. Beginnen Sie deshalb mit dem Arbeitsweg, der sich ändern soll: Was macht heute das Team, was übernimmt die Software, und wer führt den nächsten Schritt aus? So wird aus „Wir sollten die neue Funktion nutzen“ ein Vorhaben, das sich an einem echten Ablauf prüfen lässt.
Ein Beispiel ist der Erstkontakt: In easymed können Patienten einen verfügbaren Termin online buchen und den passenden Fragebogen bei der Buchung, im Portal oder am Empfang ausfüllen. Die Antworten stehen beim zugehörigen Patienten in der Akte. Ihr Team legt die buchbaren Termine und die passenden Fragen fest; die behandelnde Person bespricht die fachlichen Angaben und dokumentiert den Verlauf. Online-Terminbuchung, digitale Anamnese und Patientenakte greifen damit in diesem Ablauf ineinander.
Das Ziel der Einführung in einem Satz festhalten
Beschreiben Sie zuerst, welcher Schritt leichter werden soll. Zum Beispiel: „Vor dem ersten Termin soll der Patient den Anamnesebogen ausfüllen, damit die Antworten im Erstgespräch beim Patienten bereitliegen.“ Das Ziel sagt auch, was nicht Teil des Starts ist: Folgetermine, Rechnungsabläufe und andere Formulare bleiben vorerst so, wie sie sind, wenn sie mit der ausgewählten Funktion nichts zu tun haben.
Für die Planung hilft eine kurze Skizze mit drei Fragen: Wer startet den Vorgang? Welche Information wird an wen übergeben? Woran erkennt das Team, dass der Vorgang abgeschlossen ist? Die AHRQ-Übersicht zur Workflow-Prüfung bei Health-IT empfiehlt, Arbeitsabläufe während der Planung und Umsetzung zu betrachten und später bei Bedarf anzupassen. Auf eine einzelne neue Funktion übertragen heißt das: Zeichnen Sie nur den betroffenen Weg auf, statt die gesamte Praxisorganisation neu zu ordnen.
Verfügbare Funktion und passenden Praxisweg auswählen
Prüfen Sie, ob die Funktion heute verfügbar ist und welche Einstellungen Ihre Praxis selbst festlegt. Für die Online-Buchung bestimmen Sie, welche Leistungen und Zeiten Patienten auswählen können. Für die digitale Anamnese wählen Sie die Fragen, die vor einem Erstgespräch wirklich benötigt werden. Entscheiden Sie außerdem, ob neue und bestehende Patienten denselben Einstieg nutzen sollen. Ein klar umrissener Termin wie das Erstgespräch eignet sich, um den Ablauf zu starten.
Wenn eine neue Funktion mit einem vollständigen Praxissoftware-Wechsel zusammenfällt, planen Sie die Umstellung gesondert. Die KBV beschreibt für einen PVS-Wechsel, dass Praxen Funktionen testen und das Team anschließend schulen sollten. Diese Schritte betreffen den Systemwechsel; bei einer einzelnen Funktion konzentrieren Sie sich auf die daran beteiligten Personen und den geänderten Arbeitsweg.
Das Health IT Playbook der US-Behörde ONC bezieht seine Empfehlungen auf die Einführung und Weiterentwicklung elektronischer Patientenakten. Es nennt unter anderem die Beteiligung des Teams, angepasste Arbeitsabläufe und Einarbeitung; für den laufenden Betrieb empfiehlt es, Rückmeldungen aufzunehmen und Verbesserungen daraus abzuleiten. Das ist keine deutsche Vorgabe für eine einzelne Funktion, aber eine passende Planungsmethode: Beziehen Sie die Menschen ein, die den neuen Schritt später ausführen.
Den ersten Ablauf im Team testen
Gehen Sie den ausgewählten Weg mit einem Musterfall einmal in der Reihenfolge durch, in der er im Alltag vorkommt: Terminart auswählen, Buchung abschließen, Fragebogen ausfüllen und die Antworten in der Patientenakte finden. Prüfen Sie dabei genau die Übergabe zwischen Anmeldung und Behandlung. Ein kurzer Funktionstest lohnt sich besonders, wenn noch offen ist, welche Einstellung oder Zuständigkeit zu Ihrem Ablauf passt. Verwenden Sie für eine Vorführung Beispieldaten und keine Angaben einer realen Behandlung.
Bleibt eine Angabe offen, ergänzen Sie genau diesen Punkt. Der Patient kann den Bogen im Portal weiterbearbeiten; eine organisatorische Kontaktangabe fragt das Empfangsteam nach, eine fachliche Rückfrage klärt die behandelnde Person. Anschließend setzt das Team den Erstkontakt beim selben Patienten fort.
Der Test zeigt, ob die gewählte Terminart, die Fragen und die Aufgabenverteilung zusammenpassen. Wenn eine Frage an der Anmeldung nicht beantwortet werden kann, legen Sie fest, wie sie an die behandelnde Person übergeht. Wenn eine Formularfrage unklar ist, formulieren Sie nur diese Frage um. So bleibt die Einführung auf die ausgewählte Aufgabe begrenzt.
Einarbeitung an den tatsächlichen Aufgaben ausrichten
Zeigen Sie jeder beteiligten Person den Teil des Weges, den sie übernimmt: Der Empfang erkennt den gebuchten Termin und kann eine organisatorische Angabe nachfragen; die behandelnde Person öffnet die Antworten beim Patienten, bespricht fachliche Punkte und hält die Behandlung fest. Eine kurze Arbeitsanweisung mit dem Einstieg und dem Ablageort der Angaben reicht für die erste Nutzung oft aus. Zusätzliche Termine, Bögen oder Module müssen Sie nicht gleichzeitig einrichten.
Wenn die Funktion Patienten betrifft, sollte auch der öffentliche Einstieg verständlich sein. Eine Terminbeschreibung benennt Leistung und Dauer; beim Fragebogen erfahren Patienten, wann und wo sie ihn ausfüllen können. In easymed legen Sie die freigegebenen Leistungen und Fragebögen fest. Das Team kümmert sich weiterhin um Fragen, die eine persönliche oder fachliche Antwort benötigen.
Teamrückmeldungen in eine gezielte Anpassung übersetzen
Fragen Sie nach der ersten Nutzung konkret: An welcher Stelle musste jemand nachfragen, oder welche Angabe war nicht dort, wo sie erwartet wurde? Eine Rückmeldung wie „Der Bogen fehlte“ wird hilfreicher, wenn sie den Fall und den Arbeitsschritt nennt: „Beim Erstgespräch war die Antwort zur Kontaktperson noch offen.“ Dann lässt sich prüfen, ob die Terminbeschreibung, die Fragebogen-Einstellung oder die Zuständigkeit angepasst werden sollte.
Die AHRQ-Übersicht und das ONC-Playbook sehen vor, Arbeitsabläufe nach dem Start zu prüfen und anhand der Erfahrungen weiterzuentwickeln. Für Ihre Praxis genügt dafür ein einfacher Rhythmus: eine Rückmeldung aufnehmen, die passende Einstellung ändern und dem Team zeigen, was nun gilt. Stimmen Sie die Online-Buchung und Anamnese anschließend mit dem Arbeitsschritt ab, den Sie tatsächlich vereinfachen wollten.
Lernen Sie die Funktionen von easymed anhand eines passenden Praxisablaufs kennen. Für den Erstkontakt können Online-Terminbuchung, digitale Anamnese und Patientenakte zusammenwirken: Patienten tragen ihre Angaben ein, und Ihr Team findet sie beim zugehörigen Patienten, ergänzt fachliche Inhalte und führt den Behandlungsablauf weiter.
