Ein Kassenbon für Büromaterial wird mit dem Smartphone in Lexware Office erfasst. Wenn die Texterkennung aus 18,90 Euro zunächst 18,00 Euro macht, lässt sich der Betrag am sichtbaren Beleg prüfen und im vorhandenen Vorgang berichtigen. Für eigene Behandlungsrechnungen gibt es einen eigenen Weg: Die Lexware-Office-Anbindung von easymed übergibt fertige Rechnungen beim Abschließen, übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer vor PDF, Druck und Versand und meldet vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich als bezahlt zurück. So muss das Team eigene Rechnungsdaten nicht noch einmal übertragen oder den Zahlungsstatus von Hand nachpflegen.
Ein gekaufter Materialbeleg bleibt ein Eingangsbeleg und wird in Lexware Office aufgenommen. Das Beispiel zeigt Umschläge und Büromaterial für den Empfang: Der vollständige Kassenbon nennt 18,90 Euro und wurde mit der Praxiskarte bezahlt. Nur der erkannte Betragsvorschlag weicht ab. Die Korrektur am vorhandenen Beleg ist der entscheidende Schritt, bevor die Verwaltung den passenden Kartenumsatz zuordnet.
Den Papierbeleg direkt mit dem Smartphone erfassen
In der mobilen Lexware-Office-App oder mit der Lexware Scan App lässt sich ein Papierbeleg scannen; ebenso können Fotos und PDFs importiert werden. Die Anleitung zum Belegimport beschreibt unter anderem automatische Kantenerkennung sowie das Zuschneiden, Drehen und erneute Aufnehmen eines Scans. Ein lesbares Foto kann also direkt in den Buchhaltungsweg übernommen werden.
Nehmen Sie den Bon vollständig auf. Anbieter, Datum, Gesamtbetrag und der untere Abschluss müssen auf dem Bild erkennbar bleiben. Eine gerade Aufnahme und ausreichend Licht helfen, die Angaben zu lesen. Ist der Bon abgeschnitten oder verwackelt, lohnt sich eine neue Aufnahme. Bei einem scharfen, vollständigen Bild braucht es dagegen kein neues Foto, nur weil ein Zeichen falsch erkannt wurde.
Wenn der Einkauf gerade unterwegs erfasst wird, kann die Scan App den Beleg zunächst sichern und später hochladen, etwa sobald wieder WLAN verfügbar ist. Die Lexware-Hilfe zur Scan App beschreibt genau diesen Ablauf. Wichtig ist, dass das Bild anschließend im gemeinsamen Lexware-Office-Account landet. Ein Foto, das nur in der persönlichen Galerie liegt, steht der Verwaltung noch nicht als Buchhaltungsbeleg zur Verfügung.
Den erkannten Betrag am sichtbaren Original vergleichen
Beim Upload analysiert die automatische Inhaltserkennung den Beleg. Sie kann Belegtyp, Kontakt, Belegnummer, Datum, Fälligkeit und Betrag vorbelegen; der Beleg wird danach zunächst mit dem Status „Zu prüfen“ gespeichert. Die Herstellerhilfe zur Inhaltserkennung beschreibt diese Vorschläge und ihre anschließende Bearbeitung.
Im Beispiel zeigt der Kassenzettel 18,90 Euro; auch das Foto zeigt dieselbe Summe. Im Betragsfeld stehen zunächst 18,00 Euro. Die Kollegin vergleicht den Vorschlag mit dem vollständig sichtbaren Original und berichtigt ihn im Beleg auf 18,90 Euro. Papier, Bild und erfasster Gesamtbetrag gehören danach wieder zum selben Einkauf.
Vorschlag berichtigen → 18,90 Euro
Die Differenz von 0,90 Euro ist hier kein offener Restbetrag. Der Einkauf wurde vollständig mit 18,90 Euro bezahlt; korrigiert wird die falsch erkannte Angabe, nicht die Kartenzahlung. Für eine einzelne falsch gelesene Ziffer ist keine zweite Aufnahme nötig. Ist eine relevante Stelle auf dem Bild selbst nicht lesbar, wird dagegen genau diese Aufnahme erneuert.
Dasselbe Vorgehen hilft bei einem falsch erkannten Datum oder Lieferanten: Am Beleg nachsehen und nur das unzutreffende Feld ändern. Die Anleitung zum Erfassen von Ausgaben beschreibt außerdem die manuelle Texterkennung, mit der sich nicht erkannte Angaben aus dem Beleg in die Erfassungsfelder übernehmen lassen.
Beleg und tatsächliche Zahlung passend zuordnen
Ist das Kartenkonto in Lexware Office angebunden, kann die Verwaltung nach dem Aktualisieren der Umsätze einen Zuordnungsvorschlag für den erfassten Beleg sehen. Lexware nennt als Kriterien unter anderem einen passenden offenen Betrag und einen zeitlichen Abstand von höchstens drei Monaten; auch übereinstimmende Kontaktnamen und Belegnummern im Verwendungszweck können helfen. Die Hilfe zu passenden Belegvorschlägen erklärt diese Kriterien. Ein Vorschlag bleibt zunächst offen und wird erst nach Prüfung und Bestätigung übernommen.
Der Kartenumsatz im Beispiel lautet über 18,90 Euro. Vor der Zuordnung gleicht die Verwaltung den Betrag mit dem korrigierten Beleg ab und prüft, ob Anbieter, Zeitpunkt und Einkaufsanlass zu den Umschlägen und dem Büromaterial passen. Auch ein anderer Einkauf kann 18,90 Euro kosten. Die Summe allein beweist deshalb nicht, welcher Bon gemeint ist.
Wenn Lexware keinen passenden Vorschlag zeigt, lässt sich der bereits erfasste Beleg beim passenden Bankumsatz manuell auswählen. Die Anleitung zur manuellen Zuordnung beschreibt diesen Weg. Ein kurzer Einkaufsbezug wie „Büromaterial für den Empfang“ hilft beim Wiedererkennen; bei direkter Belegzuordnung wird die Information am Beleg selbst hinterlegt. So bleiben Beleg, Kartenumsatz und Anlass eines Einkaufs zusammen, ohne die Differenz aus dem Erkennungsvorschlag als zusätzliche Zahlung zu behandeln.
Die mobile Aufnahme im gemeinsamen Belegeingang nutzen
Die mobile Lexware-Office-Erfassung bringt den Kassenzettel in den bestehenden Buchhaltungsaccount. Dort setzt die zuständige Verwaltungsperson denselben Vorgang fort. Die einkaufende Kollegin ergänzt bei Bedarf den Einkaufsanlass; eine zweite Sammlung bereits übergebener Handyfotos ist dafür nicht nötig.
Nach dem Upload lässt sich ein Beleg auch am Smartphone gezielt wiederfinden. Die Lexware-Hilfe zur mobilen Belegverwaltung nennt dafür die Textsuche nach Angaben wie Kontakt, Betrag, Belegnummer oder Monat. Im Beispiel helfen also der Händlername oder die 18,90 Euro, wenn die Verwaltung den Bon später erneut öffnen möchte.
Die Rollen bleiben einfach: Die einkaufende Person erfasst den Beleg im gemeinsamen Account; die Verwaltung ergänzt die Buchung und prüft die passende Zahlung. Ist der Einkaufszweck aus dem Kassenbon nicht ersichtlich, genügt eine kurze Beschreibung im Beleg. Bild, erkannter Betrag und tatsächlicher Zahlungsvorgang bleiben dort erreichbar, wo die weitere Bearbeitung stattfindet.
Eigene Praxisrechnungen mit easymed direkt an Lexware übergeben
Bei eigenen Behandlungsrechnungen liegen die Leistungsangaben bereits in easymed. Die Lexware-Office-Anbindung übergibt die Rechnung beim Abschließen automatisch. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und easymed übernimmt sie, bevor PDF, Druck und Versand entstehen. Das Team erstellt den Praxisbeleg daher nicht ein zweites Mal in der Buchhaltung.
Übertragen werden Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition. Diagnosen, Befunde und einzelne Leistungsziffern bleiben in der Praxis. Sobald Lexware eine Rechnung als vollständig ausgeglichen führt, fragt easymed den Status täglich ab und setzt sie dort auf „bezahlt“. Bei eigenen Praxisrechnungen nimmt die Anbindung also die erneute Übertragung und das manuelle Nachpflegen des Status ab. Eingekaufte Materialbelege wie der Kassenbon aus dem Beispiel kommen weiterhin über die mobile Lexware-Office-Erfassung in die Buchhaltung.
