Fehlt bei einer Papierrechnung die Rückseite im Scan, obwohl dort weitere Rechnungsangaben stehen, ergänzen Sie die Aufnahme. Öffnen Sie anschließend die fertige Datei und vergleichen Sie sie mit dem ganzen Papierbeleg: Sind alle relevanten Seiten vorhanden, lesbar und inhaltlich zuzuordnen? So finden Sie eine Lücke, bevor die digitale Wiedergabe in der Buchhaltung weiterverwendet wird.
§ 147 Absatz 2 AO erlaubt die Aufbewahrung als Bild- oder Datenträger, wenn die Wiedergabe bei Lesbarmachung mit dem Original bildlich übereinstimmt, verfügbar bleibt sowie lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann. Die aktuellen GoBD des Bundesfinanzministeriums beschreiben in Randziffer 136, wie der Erfassungsweg die Prüfung von Lesbarkeit und Vollständigkeit sowie den Umgang mit Fehlern einbezieht.
Eigene Praxisrechnungen direkt digital weiterführen
Für die eigenen Privatrechnungen kann easymed einen anderen Teil des Rechnungswegs übernehmen: Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung wird die abgeschlossene Rechnung als Beleg übergeben. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie vor der Erstellung des Patienten-PDFs; vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich zurückgemeldet. Das spart die erneute Rechnungsanlage und das zusätzliche manuelle Abhaken dieser Zahlungseingänge. Die folgende Anleitung behandelt dagegen einen erhaltenen Lieferantenbeleg aus Papier.
Den gesamten Papierbeleg vor dem Erfassen ansehen
Im Beispiel stehen auf der Vorderseite Rechnungsnummer und Gesamtbetrag; die Rückseite erläutert die Positionen. Vorderseite und Rückseite gehören zusammen. Achten Sie deshalb darauf, beide Seiten gemeinsam aufzunehmen, wenn die Rückseite zum Rechnungsinhalt gehört.
Bei mehrseitigen Unterlagen prüfen Sie auch die weiteren Blätter und Anlagen, auf die die Rechnung verweist. So erkennen Sie, welche Informationen unmittelbar auf der Rechnung stehen und welche in einem zugehörigen Dokument enthalten sind.
Legen Sie das vollständige Papier neben die Aufnahme, bevor Sie es abschließen. Die Rechnungsnummer und der Betrag geben einen ersten Bezug; Positionen, Hinweise oder Vermerke auf der Rückseite können den Beleg erst vollständig erklären.
Die erzeugte Datei wirklich öffnen und vergleichen
Die erste Aufnahme zeigt die Vorderseite gut lesbar, die Rückseite fehlt jedoch. Damit ist die Datei lesbar, der Beispielbeleg aber noch unvollständig. Lesbarkeit und Vollständigkeit beurteilen Sie im Vergleich mit dem Papier.
Öffnen Sie jede Seite der fertigen Datei und vergleichen Sie die Seitenzahl und Reihenfolge mit der Vorlage. Prüfen Sie, ob Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag und die relevanten Positionen lesbar sind. Achten Sie auf abgeschnittene Ränder, Schatten oder eine Seite, die beim Einzug übersprungen wurde. Bei einer Aufnahme mit dem Smartphone hilft es, das ganze Blatt plan und mit sichtbaren Kanten zu fotografieren.
Ist eine Farbe für den Beleginhalt wichtig, muss sie erhalten bleiben: Die GoBD nennen als Beispiele rote Minusbeträge sowie Sicht-, Bearbeitungs- oder Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben (Rz. 137). Erzeugt die Scan-Software zusätzlich durchsuchbaren OCR-Text, müssen die erkannten Informationen verifiziert und korrigiert werden; die gewonnenen Informationen sind ebenfalls aufzubewahren (Rz. 130).
Die fehlende Rückseite im Erfassungsweg korrigieren
Der kurze Weg lautet: Ganzes Papier aufnehmen, Datei öffnen und Inhalt, Lesbarkeit sowie Vollständigkeit mit dem Original vergleichen. Entdecken Sie eine fehlende Seite, erfassen Sie den vollständigen Beleg über den vorgesehenen Korrekturweg und ordnen Sie ihn demselben Lieferantenvorgang zu.
Die Lücke liegt in der Aufnahme, nicht im Inhalt der Rechnung. Fordern Sie deshalb nicht reflexartig eine neue Lieferantenrechnung an. Wurde die erste Datei bereits abgelegt oder weiterverarbeitet, halten Sie fest, welche Seite in der Erstaufnahme fehlte und wo die vollständige Fassung zugeordnet ist. Nach den GoBD dürfen einmal eingeführte Belege nicht unkenntlich überschrieben oder ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden (Rzn. 107–108). Nutzen Sie deshalb den dokumentierten Korrekturweg, statt eine abgelegte Datei stillschweigend auszutauschen.
Ein knapper Eintrag kann lauten: „Erstaufnahme: Rückseite fehlte. Vorder- und Rückseite vollständig neu erfasst, verglichen und dem bestehenden Beleg zugeordnet.“ Ändert sich dagegen der Rechnungsinhalt selbst, gehört eine berichtigte Rechnung zum eigenen Belegvorgang.
Die Kontrolle in den tatsächlich verwendeten Ablauf aufnehmen
Ein kurzer Ablauf hilft: Ganzes Papier aufnehmen, die Datei öffnen und Inhalt, Lesbarkeit und Vollständigkeit mit dem Original vergleichen. Einen festgestellten Fehler halten Sie zum Beleg fest und korrigieren ihn im vorgesehenen Weg.
Die GoBD nennen für die Organisationsanweisung unter anderem, wer erfassen darf, wann und welches Schriftgut aufgenommen wird, ob die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmen soll, wie die Qualitätskontrolle erfolgt und wie Fehler protokolliert werden. Wie ausführlich die Verfahrensdokumentation sein muss, richtet sich nach Komplexität, Organisation und eingesetztem System (Rz. 136 sowie Rzn. 151 bis 154). Beschreiben Sie den tatsächlichen Arbeitsweg so, dass eine Vertretung den Beleg und seine digitale Fassung zuordnen kann.
Nach dem Erfassen wird mit dem elektronischen Dokument weitergearbeitet. Wird ein Papierbeleg aus organisatorischen Gründen danach noch bearbeitet, sieht Rz. 139 vor, den bearbeiteten Papierbeleg erneut aufzunehmen und mit der ersten digitalen Fassung zu verknüpfen. Das ist besonders wichtig, wenn auf dem Papier später Vermerke stehen, die in der ersten Datei noch fehlen.
Eine elektronisch erhaltene Rechnung im Originalformat bewahren
Erreicht eine Lieferantenrechnung die Praxis bereits elektronisch, folgt sie einem anderen Erfassungsweg als Papier. Die GoBD verlangen grundsätzlich, eingehende elektronische Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind (Rz. 131). Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil wichtig; ein Ausdruck mit anschließendem Scan bildet diese elektronischen Daten nicht ab.
Prüfen Sie daher zuerst, ob Sie Papier oder eine elektronische Originaldatei erhalten haben. Für Papier vergleichen Sie Scan und Vorlage. Für elektronische Belege legen Sie die erhaltene Datei im vorgesehenen Archiv ab und ordnen sie der Buchung zu.
Den vollständigen Beleg für die Zusammenarbeit verwenden
Ordnen Sie die vollständige Wiedergabe dem Lieferanten und dem gebuchten Vorgang zu. Wenn mehrere Belege zu einer Buchung gehören, verlangt Rz. 71 der GoBD zusätzliche Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale, damit ihre Verbindung nachvollziehbar bleibt. So findet das Team bei einer Rückfrage die passende Seite oder Anlage.
