Bei der automatischen Belegerfassung in Lexware Office prüfen Sie, ob der vorgeschlagene Lieferantenkontakt zum tatsächlichen Rechnungsaussteller gehört. Vergleichen Sie den vollständigen Namen und die Anschrift auf dem Dokument mit dem Kontakt in der Vorschlagsliste. Weicht der Vorschlag ab, wählen Sie den passenden Lieferanten aus. Lexware Office liest beim Upload unter anderem Kontakt, Belegnummer, Datum, Fälligkeit und Betrag aus und legt den Beleg zunächst zur Prüfung ab.
Die optionale Lexware-Office-Anbindung von easymed betrifft den anderen Rechnungsweg: Eigene Praxisrechnungen gehen beim Abschluss an Lexware Office; die dort vergebene Nummer übernimmt easymed für die PDF-Ausgabe, und vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich zurückgemeldet. Eingehende Lieferantenrechnungen wie der Materialeinkauf ordnen Sie dagegen in Lexware Office dem passenden Lieferantenkontakt zu.
Die hochgeladene Rechnung neben dem Kontaktvorschlag öffnen
Öffnen Sie die erhaltene Rechnung neben dem Kontaktvorschlag. Maßgeblich ist der Rechnungsaussteller, der auf dem Dokument genannt ist. Vergleichen Sie dessen vollständigen Namen und Anschrift mit dem gespeicherten Lieferantenkontakt. Rechnungsnummer, Datum und Betrag helfen, den Beleg zusätzlich von anderen Eingängen zu unterscheiden. Die Verpackung, ein Shopname oder eine Marke kann anders lauten als die Firma, die die Rechnung ausstellt.
Im Beispiel kommt die neue Rechnung von Lieferant B am Bachweg 12: Therapiematerial, Nummer 3108, Gesamtbetrag 240 Euro. Die Erfassung schlägt Lieferant A am Lindenweg 4 vor. Rechnung und Kontaktvorschlag stehen nebeneinander. Der Blick auf die Anschrift zeigt sofort, dass hier B der tatsächliche Aussteller ist.
Nach § 14 Absatz 4 UStG nennt eine Rechnung den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie eine Rechnungsnummer, die der Aussteller einmalig vergibt. Ein gleicher Nummernwert bei zwei Lieferanten allein zeigt deshalb keine doppelte Rechnung an. Für die Zuordnung zählt der Aussteller zusammen mit der Originalbelegnummer. § 14 UStG
Die Lexware-Hilfe zur automatischen Inhaltserkennung beschreibt, dass beim Upload unter anderem Kontaktdaten, Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit und Betrag vorbelegt werden. Für Kontaktvorschläge vergleicht Lexware Office beispielsweise Namen, Umsatzsteuer-ID und IBAN mit vorhandenen Kontakten. Die Lexware-Hilfe zu Kontaktvorschlägen beschreibt, wie Sie weitere Kontakte auswählen oder den Vorschlag manuell ändern. Bei einem Bildbeleg kann die manuelle Texterkennung helfen, fehlende Angaben aus dem Dokument zu übernehmen.
Den Aussteller mit dem vorhandenen Lieferantenkontakt abgleichen
Öffnen Sie das Kontaktfeld und wählen Sie den gespeicherten Lieferanten, dessen Angaben zum Rechnungsaussteller passen. Lexware Office zeigt einen Vorschlag und weitere zuletzt verwendete oder gespeicherte Kontakte. Bei Eingangsbelegen stehen gespeicherte Lieferantenkontakte für die Auswahl bereit. Wenn auf der Rechnung eine andere Gesellschaft als die bekannte Marke steht, wählen Sie den Kontakt der tatsächlich abrechnenden Gesellschaft.
Im Beispiel ist Kontakt B am Bachweg 12 bereits vorhanden. Name und Anschrift passen zur neuen Rechnung. Sie wählen B für den Beleg aus. Kontakt A am Lindenweg 4 bleibt bei seinen eigenen bisherigen Rechnungen. Damit ist die Abweichung an der richtigen Stelle geklärt.
Arbeitet Ihre Praxis wiederkehrend mit einem Therapiematerial-Lieferanten, speichern Sie den Kontakt. Lexware Office kann ihn bei künftigen Eingängen erneut vorschlagen. Für einen wirklich einmaligen Einkauf lässt sich der Name als Einmalkontakt beziehungsweise Alias direkt am Beleg erfassen, ohne einen neuen Kontakt anzulegen; im Hintergrund läuft die Buchung über den Sammellieferanten. Die passende Wahl richtet sich danach, ob Sie den Lieferanten voraussichtlich wieder benötigen. Die Lexware-Hilfe zu gespeicherten und einmaligen Kontakten beschreibt beide Wege.
Nutzen Sie für den Beleg die Originalrechnungsnummer im Feld für die Belegnummer. Eine interne Bestell- oder Vorgangsnummer können Sie ergänzend in der Beschreibung vermerken. So bleibt das Dokument mit der Referenz auffindbar, die auch der Lieferant verwendet. Die Lexware-Anleitung zur Belegerfassung empfiehlt diese Trennung zwischen Originalbelegnummer und interner Nummer.
Gleiche Rechnungsnummern bei verschiedenen Lieferanten unterscheiden
Die Rechnungsnummer ist nicht zwingend ein eindeutiger Schlüssel über alle Lieferanten hinweg. § 14 UStG beschreibt die Nummer als einmalige Vergabe durch den jeweiligen Rechnungsaussteller. Lexware weist außerdem darauf hin, dass Nummernkreise von Lieferanten voneinander abweichen können. Vergleichen Sie daher die Nummer immer zusammen mit dem Aussteller, dem Rechnungsdatum und dem Betrag.
Im Beispiel stellt Lieferant A am Lindenweg 4 die Rechnung 3108 über 180 Euro aus. Lieferant B am Bachweg 12 verwendet ebenfalls die Nummer 3108, hier über 240 Euro. Beide Rechnungen nennen den 7. Oktober. Unterschiedliche Aussteller und Beträge zeigen zwei verschiedene Vorgänge. Der neue Eingang gehört zu B.
Kommt dieselbe Rechnung zusätzlich aus einem Kundenportal oder einer weitergeleiteten E-Mail, vergleichen Sie den Aussteller, die Originalnummer, das Datum, den Betrag und den Rechnungsinhalt mit dem bereits erfassten Dokument. Ist es derselbe Beleg, verwenden Sie den vorhandenen Vorgang, statt einen zweiten Eingang daraus zu machen. Die Lexware-Hilfe zu Kontaktvorschlägen beschreibt eine Dublettenprüfung bei der Erfassung mit gespeicherten Kontakten. Diese Prüfung ergänzt den Blick auf das Dokument; sie ersetzt die Zuordnung nach Aussteller und Originalrechnung nicht.
Den ausgewählten Lieferanten vor dem Speichern prüfen
Prüfen Sie vor dem Speichern, ob Kontakt, Aussteller, Originalnummer, Datum und Betrag zusammenpassen. Die Rechnungsnummer allein reicht für den Vergleich nicht. Wenn sich ein Kontaktvorschlag geändert hat, sollte im gespeicherten Beleg der Lieferant stehen, der die Rechnung tatsächlich ausgestellt hat.
Im Beispiel stehen jetzt Lieferant B am Bachweg 12, Nummer 3108 und 240 Euro zusammen beim Rechnungsdokument. Der Beleg wird gespeichert und am vorgesehenen Ort aufgerufen. Kontakt und Rechnung sind erreichbar. Eine spätere Zahlung wird anhand ihres eigenen Bezugs dem passenden Vorgang zugeordnet.
Wurde ein Beleg bereits festgeschrieben und Sie entdecken nachträglich einen falschen Kontakt, behandelt Lexware Office das über den vorgesehenen Korrekturweg. Dabei wird der ursprüngliche Beleg storniert und eine vorausgefüllte Kopie angelegt; vorhandene Zahlungszuordnungen müssen gegebenenfalls erneut gesetzt werden. Erstellen Sie in diesem Fall nicht einfach zusätzlich denselben Lieferantenbeleg. Details beschreibt die Lexware-Hilfe zur Belegberichtigung.
Lieferantenbelege und eigene Praxisrechnungen mit ihren Wegen verbinden
Die Prüfung eines eingehenden Lieferantenbelegs bleibt in der Lexware-Belegerfassung. Die easymed-Anbindung ist für Ihre eigenen Praxisrechnungen vorgesehen: Beim Abschluss übergibt easymed den Beleg an Lexware Office, übernimmt dessen Rechnungsnummer für PDF, Druck und Versand und erhält täglich die Rückmeldung zu vollständig bezahlten Rechnungen. Ihr Team muss die übergebenen Rechnungsdaten dafür nicht noch einmal aus einer PDF erfassen und den vollständigen Zahlungseingang nicht zusätzlich von Hand nachtragen.
Damit sind beide Wege klar zugeordnet: Therapiematerial-Rechnung zum passenden Lieferantenkontakt in Lexware; eigene Praxisrechnung von easymed an Lexware und mit derselben Nummer zurück in die Ausgabe. Die Belegerfassung für Lieferanteneingänge wird von der Anbindung nicht übernommen.
Wenn Sie den Rechnungsweg Ihrer eigenen Praxisrechnungen kennenlernen möchten, sehen Sie sich die Lexware-Office-Anbindung von easymed an oder vereinbaren Sie eine persönliche Vorführung.
