BG-Rezepte in der Physiotherapiepraxis abzurechnen heißt, die Verordnung, den passenden Behandlungsbeginn, die tatsächlich durchgeführten Termine und die dafür gültige Gebührenliste zusammenzuhalten. easymed führt dafür die Patientenakte, den gemeinsamen Kalender und die Behandlungsdokumentation je Termin an einem Ort. Das Team wählt weiterhin anhand der BG-Verordnung die passende Arbeitsgrundlage und plant die Behandlung innerhalb ihrer Fristen.
Hat dieselbe Person zusätzlich eine private Behandlungsserie, muss der Patientenkontakt nicht doppelt angelegt werden. Wichtig ist, beim Termin, Dokument und bei einer Rückfrage den richtigen Zusammenhang zu wählen: BG-Auftrag oder private Behandlung. Das folgende Beispiel zeigt, wie diese Fallorganisation im Praxisalltag verständlich bleibt.
BG-Unterlagen und Termine beim Patienten zusammenhalten
Die Patientenakte in easymed verbindet Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise. Die Behandlungsdokumentation hält Befund und Verlauf beim jeweiligen Termin fest; eigene bisherige Formulierungen stehen als Textvorschläge zur Verfügung. Sie ergänzen die aktuelle Beobachtung, ohne für jede Sitzung wieder eine neue Ablage beginnen zu müssen.
Auch die organisatorische Kommunikation lässt sich dort anschließen. E-Mails im Praxis-Postfach können dem Patienten zugeordnet werden. Bei einer Rückfrage nennen Sie den betreffenden BG-Auftrag und den besprochenen Termin. Damit haben Kolleginnen den vorhandenen Bezug, wenn sie die Nachricht später übernehmen.
Eine BG-Verordnung für Physiotherapie läuft nach einer eigenen Grundlage. Die DGUV-Handlungsanleitung nennt dafür die Verordnung zur Durchführung von Leistungen zur Physiotherapie, kurz F 2400. Sie führt außerdem aus, wer eine solche Verordnung ausstellen darf: D-Ärztinnen und D-Ärzte, vertraglich vorgesehene Handchirurginnen und Handchirurgen sowie hinzugezogene Ärztinnen und Ärzte. Andere Ärztinnen und Ärzte benötigen vorab die Zustimmung des Unfallversicherungsträgers. Die DGUV-Information zur Physiotherapie beschreibt auch die fachlichen, räumlichen und apparativen Anforderungen an teilnehmende Praxen.
Für die Ablage reicht eine klare Unterscheidung der Unterlagen und Termine. Der Patientenname identifiziert die Person; F 2400 und der Behandlungsanlass zeigen, welcher BG-Auftrag gemeint ist. Eine private Rechnung und ihre Termine bleiben bei der privaten Serie. In easymed wählt das Team den passenden Termin und ergänzt die tatsächliche Behandlung in der Dokumentation.
Ein Patient mit BG-Verordnung und privater Behandlungsserie
Im Fallbeispiel gibt es eine Person mit einer BG-Verordnung und einer privaten Behandlungsserie. Kontaktdaten müssen deshalb nicht doppelt geführt werden. Die beiden Aufträge haben aber jeweils eigene Termine, Unterlagen und Abrechnungsgrundlagen. Eine frühere private Rechnung beschreibt die private Serie; sie beantwortet keine spätere Frage zur BG-Behandlung.
Bei der nächsten Sitzung öffnen Sie den betreffenden Termin und dokumentieren die dazugehörige Behandlung. Die BG-Verordnung und ihre Unterlagen erklären den BG-Auftrag. Die private Serie bleibt mit ihrem eigenen Anlass und ihren bisherigen Einträgen verständlich. Das zusätzliche Schaubild zeigt diese beiden Verbindungen als Organisationsbeispiel.
Für das Team ist der Unterschied direkt hilfreich: Eine Frage zum BG-Termin führt zum BG-Zusammenhang. Eine Frage zur privaten Rechnung führt zur entsprechenden Rechnung. Derselbe Patientenkontakt macht beide Informationen erreichbar, ohne dass aus den zwei Aufträgen eine einzige vermischte Behandlungsserie werden muss.
Die aktuelle BG-Arbeitsgrundlage griffbereit nutzen
Die DGUV-Übersicht zu Vereinbarungen und Vergütungen nennt für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten die Vereinbarung, Gebühren, Leistungsbeschreibung und weitere zugehörige Unterlagen. Nutzen Sie für Ihren BG-Auftrag die passende aktuelle Grundlage. Der private Preis einer anderen Serie ist dafür nicht der Bezug.
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Das DGUV-Gebührenverzeichnis für Physiotherapie mit Stand 1. Januar 2026 hält fest, dass für die Gebührenfassung der erste Behandlungstag maßgeblich ist. Es gilt für Verordnungen, deren erste Behandlung nach dem 31. Dezember 2025 stattfindet. Prüfen Sie deshalb vor der Abrechnung den aktuellen Stand des DGUV-Gebührenverzeichnisses und notieren Sie bei der Arbeitsgrundlage das Datum der ersten Behandlung. So kann das Team später nachvollziehen, welche Fassung für den BG-Auftrag verwendet wurde.
Legen Sie die im Praxisablauf benötigte Arbeitsgrundlage zentral ab und halten Sie ihren Stand verständlich fest. Eine Kollegin kann bei einer Frage dieselbe Vereinbarung und Gebührenliste öffnen, statt den gültigen Betrag aus einer privaten Beispielrechnung abzuleiten. Zusammen mit F 2400, dem ersten Behandlungstag und der Dokumentation der tatsächlich erbrachten Leistungen ergibt sich eine nachvollziehbare Abrechnungsgrundlage.
Einen BG-Termin verschieben und den Serienbezug behalten
Im Beispiel wird ein BG-Termin verschoben. Der vorherige Platz wird wieder frei; die neue Zeit ist als tatsächlicher BG-Termin vereinbart. Eine private Sitzung derselben Person am betreffenden Tag bleibt bestehen. Das Team erkennt so, welcher Termin geändert wurde und welche andere Behandlung weiter geplant ist.
Der gemeinsame Kalender von easymed bietet Serientermine, Pufferzeiten und eine Ansicht je Behandler beziehungsweise Raum. Bei einer Änderung unterscheiden Sie die einzelne Sitzung vom Wunsch nach einem dauerhaft anderen Serienrhythmus. Eine vereinbarte Einzelverschiebung betrifft die betreffende Sitzung. Der weitere Rhythmus wird nur angepasst, wenn genau das vereinbart ist.
Bei einer BG-Verordnung vergleichen Sie den ersten vereinbarten Behandlungstermin mit dem Datum in Feld 8 von F 2400: Die Behandlung muss grundsätzlich innerhalb von 14 Tagen beginnen, bei dringendem Bedarf innerhalb von 7 Tagen. Der Kalender hält den vereinbarten Termin fest; das Team prüft die Frist anhand des Formulars.
Eine reguläre F-2400-Verordnung darf Behandlungen für höchstens vier Wochen umfassen und verliert grundsätzlich zwei Monate nach dem in Feld 8 genannten Behandlungsbeginn ihre Gültigkeit. Eine Unterbrechung von bis zu 14 Tagen ist möglich, wenn das Therapieziel dadurch nicht gefährdet wird; sie verlängert die Gültigkeit der regulären Verordnung nicht. Bei einer Langzeitverordnung verliert die Verordnung ihre Gültigkeit, sobald die Behandlung länger als vier Wochen unterbrochen wurde. Eine Langzeitverordnung kann bis zu sechs Monate umfassen; dafür ist vor Behandlungsbeginn eine schriftliche Kostenzusage des Unfallversicherungsträgers nötig. Diese Angaben stehen in der aktuellen DGUV-Handlungsanleitung.
Bei einer einzelnen Verschiebung bleibt der geplante Serienrhythmus zunächst bestehen. Prüfen Sie, ob die neue Zeit noch in die Verordnungsfrist passt und ob eine längere Pause die Gültigkeit berührt. Einen dauerhaft anderen Rhythmus vereinbaren Sie gesondert. Die private Sitzung derselben Person wird nur geändert, wenn auch dieser Termin betroffen ist.
Die durchgeführte Behandlung am richtigen Termin dokumentieren
Befund und Verlauf werden je Termin erfasst. Beschreiben Sie deshalb die eigene heutige Beobachtung und die tatsächlich erfolgte Behandlung im zugehörigen Zusammenhang. Vorhandene Formulierungen können das Schreiben erleichtern; sie werden passend zum aktuellen Kontakt verwendet. Ein früherer Eintrag erklärt den Verlauf, während der heutige Eintrag die heutige Behandlung festhält.
Bei einer späteren Frage sehen Sie den betreffenden Termin, die zugeordnete Verordnung und die vorhandene Dokumentation gemeinsam. Das hilft, wenn zum Beispiel nach einer Verschiebung gefragt wird, wann die Behandlung tatsächlich stattgefunden hat. Eine Kalenderänderung und ein Behandlungseintrag beantworten dabei jeweils ihre eigene Frage.
Für die Abrechnung notiert das Team die tatsächlich erbrachten Einheiten beim entsprechenden BG-Termin. Eine geplante Sitzung zeigt den vereinbarten Zeitpunkt; die Behandlungsdokumentation hält fest, was an dem stattgefundenen Termin durchgeführt wurde. So lassen sich Terminplanung, Verlauf und Rechnung anhand derselben Fallunterlagen abgleichen.
Rückfrage und Zahlungsstand als zwei Informationen behandeln
Eine Rückfrage zum BG-Auftrag bezieht sich auf einen bestimmten Termin oder eine Unterlage. Notieren Sie kurz, was gefragt und was beantwortet wurde. Die zugeordnete E-Mail und der betreffende Termin ergeben zusammen den verständlichen Bezug. Bei einer späteren Übernahme sieht die Kollegin, welche Antwort bereits vorliegt.
Antwort liegt beim angefragten Vorgang.
Abrechnungsunterlage und tatsächlicher Eingang.
Im Beispiel: Frage geklärt, Zahlung noch offen.
Eine beantwortete Rückfrage und ein Zahlungseingang sind zwei unterschiedliche Informationen. Im Beispiel ist die Frage zum Termin geklärt, während die Zahlung noch aussteht. Die Antwort bleibt beim angefragten Vorgang; der Zahlungsstand wird anhand der zugehörigen Abrechnungsunterlage und des tatsächlichen Eingangs betrachtet. So ist eine BG-Rückfrage zum Zahlungsstand eindeutig zu beantworten.
Die frühere private Rechnung derselben Person gehört weiterhin zur privaten Serie. Sie wird bei der Antwort zum BG-Auftrag nicht als Zahlungsbeleg herangezogen. So behalten Frage, Antwort und Zahlung jeweils ihren konkreten Bezug.
Der kurze Anschluss für Empfang und Behandlung
Beim nächsten Kontakt öffnet das Team den Patienten und den passenden Termin. Die Verordnung erklärt den BG-Auftrag, der Verlauf die bisherige Behandlung und die zugeordnete Nachricht die organisatorische Frage. Mit der gemeinsamen Patientenakte, dem Kalender und der Dokumentation je Termin hält easymed diese Informationen im Praxisablauf erreichbar.
Für die BG-Abrechnung prüft das Team dazu Feld 8 von F 2400, die tatsächlich durchgeführten Termine und die aktuelle DGUV-Gebührenfassung. Bei einer parallelen privaten Serie bleibt deren Rechnung beim eigenen Behandlungsanlass. So kann das Team am selben Patientenkontakt weiterarbeiten und den richtigen Fallzusammenhang für die nächste Sitzung oder Rückfrage nutzen.
