Rechnungssumme und Zahlungseingang zeigen verschiedene Stände: Die Rechnungssumme addiert die Beträge ausgewählter Rechnungen; der Zahlungseingang zeigt, was bis zu einem Stichtag tatsächlich eingegangen ist. Zwei abgeschlossene Praxisrechnungen über 300 und 450 Euro ergeben zusammen 750 Euro. Zum gewählten Stichtag ist davon ein Betrag von 300 Euro eingegangen. Diese Zahlen widersprechen sich nicht. Für den Vergleich zählen Auswertung, Zeitraum, Datumsgrundlage sowie Netto- oder Bruttowerte.
Mit dem Lexware-Office-Zusatzmodul übergibt easymed abgeschlossene Praxisrechnungen an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed vor PDF, Druck und Versand übernimmt; vollständig ausgeglichene Rechnungen werden täglich als bezahlt zurückgemeldet. Die gemeinsame Nummer führt vom Beleg zur Rückfrage. Welche Buchungsgrundlage eine Kennzahl verwendet, richtet sich weiterhin nach der jeweiligen Auswertung.
Welche Datumsgrundlage zeigt die Auswertung?
Lesen Sie eine Zahl zusammen mit dem Namen des Berichts und der genauen Zeile. Verschiedene Auswertungen können Beleg-, Leistungs- oder Zahlungsdatum verwenden. Das Lexware Office Help Center zu Einnahmen und Ausgaben in Auswertungen beschreibt für die dortigen Ansichten: In der EÜR gilt das Zahldatum; Nettoangaben werden gezeigt und Umsatz- sowie Vorsteuer separat ausgewiesen. In der GuV ist das Belegdatum maßgeblich; ein gewähltes Leistungs- oder Lieferdatum wird berücksichtigt. Prüfen Sie deshalb zuerst, welche Auswertung Sie ansehen und welcher Zeitraum ausgewählt ist.
Wenn Sie den Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, setzt § 4 Absatz 3 EStG den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben an. Nach § 11 EStG werden Einnahmen grundsätzlich in dem Kalenderjahr bezogen, in dem sie zufließen; für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen um den Jahreswechsel gibt es eine Sonderregel. Eine Rechnung aus dem einen Monat und ihr späterer Zahlungseingang können deshalb in unterschiedlichen Zeiträumen auftauchen. Diese Einordnung gilt für die EÜR; bei einer anderen Auswertung prüfen Sie deren eigene Datumsgrundlage.
Gleichen Sie außerdem die Wertbasis ab. Die genannten Rechnungsbeträge können Bruttobeträge auf den Belegen sein, während eine Buchhaltungsauswertung Nettowerte zeigt und die Umsatzsteuer separat aufführt. Vergleichen Sie daher gleiche Zeiträume und gleiche Netto- oder Bruttowerte, bevor Sie aus einer Differenz auf eine fehlende Zahlung schließen.
Das Beispiel an Rechnung, Zahlung und Stichtag prüfen
Zwei abgeschlossene Praxisrechnungen über 300 und 450 Euro ergeben zusammen 750 Euro. Bis zum Stichtag ist ein Zahlungseingang von 300 Euro zur ersten Rechnung sichtbar; die zweite Rechnung über 450 Euro ist zu diesem Zeitpunkt noch offen. Die Summe der Rechnungsbeträge und der bisherige Zahlungseingang beantworten unterschiedliche Fragen.
Die 750 Euro zeigen in diesem Beispiel die Beträge auf beiden abgeschlossenen Rechnungen. Die 300 Euro zeigen den bis zum Stichtag eingegangenen Betrag. Die übrigen 450 Euro bleiben zu diesem Zeitpunkt ein Rechnungsbetrag, zu dem noch kein Zahlungseingang zugeordnet ist. Eine spätere Zahlung verändert den Zahlungsstand, nicht rückwirkend den Stichtag des Vergleichs.
Wenn eine Kennzahl 750 Euro ausweist, prüfen Sie daher, ob die Zeile beide Rechnungen umfasst und ob sie brutto oder netto gerechnet ist. Für einen Zahlungseingang nehmen Sie den tatsächlichen Zahlungstag und den Rechnungsbezug hinzu. So lässt sich unterscheiden, ob ein Beleg noch offen ist, in einer anderen Periode auftaucht oder einer Auswertungszeile anders zugeordnet wird.
Eine Rückfrage mit vier Angaben vorbereiten
Notieren Sie die Auswertungszeile, den Zeitraum, das Datumskriterium und die Rechnungsnummern. Halten Sie außerdem fest, ob die ausgewiesenen Werte netto oder brutto sind.
Eine konkrete Frage an die Kanzlei könnte lauten: „In der Zeile ‚[Bezeichnung]‘ stehen [Betrag] Euro für den Zeitraum [von/bis]. Basiert die Zahl auf Rechnungs-, Leistungs- oder Zahlungsdatum, und sind die Werte netto oder brutto? Welche Belege sind enthalten?“ Ergänzen Sie die betroffenen Rechnungsnummern und den Zahlungsstand zum selben Stichtag.
Mit dieser kurzen Zuordnung kann die betreuende Person den Betrag am passenden Ausschnitt erklären. Bei einem Monatsvergleich verwenden Sie dieselbe Zeile und Datumsgrundlage; sonst kann schon ein geänderter Filter eine scheinbare Abweichung erzeugen.
Eine Abweichung am passenden Ort klären
Starten Sie an der Stelle, an der die Zahlen zuerst auseinanderlaufen. Weichen Betrag oder Nummer auf der Praxisrechnung ab, prüfen Sie den Rechnungsbeleg und die übergebene Fassung. Stimmt der Beleg, aber der Wert in der Auswertung nicht, fragen Sie nach der Berechnungsgrundlage dieser Zeile. Geht es um einen Zahlungseingang, gleichen Sie Zahlungstag, Betrag und Rechnungsbezug mit dem Konto ab.
Prüfen Sie, ob die Abweichung beim Rechnungsbeleg, in der Auswertungszeile oder beim Zahlungseingang entsteht. Stimmen Rechnungsbetrag und Nummer, aber nicht die verwendete Buchungsgrundlage, hilft die Kanzlei beim Einordnen der Auswertung.
Für den nächsten Schritt genügt der genaue Bericht, die betroffene Zeile, der Zeitraum und ein oder zwei passende Rechnungsnummern. So kann die Rückfrage bei der Person ansetzen, die den Beleg, die Zahlungszuordnung oder die verwendete Auswertung kennt.
Den nächsten Vergleich auf derselben Grundlage aufbauen
Wenn Sie Kennzahlen über mehrere Monate vergleichen, behalten Sie Bericht, Datumsgrundlage und Netto- oder Bruttobasis bei. Notieren Sie eine geänderte Auswahl, damit Sie erkennen, ob eine Abweichung aus einer anderen Berechnung oder aus dem Praxisverlauf kommt. Eine einzelne Rechnung mit ihrem Zahlungsstand macht die Frage meist schneller prüfbar als eine lose Gesamtsumme.
Die Lexware-Office-Anbindung von easymed verbindet abgeschlossene Praxisrechnungen mit der von Lexware vergebenen Nummer und meldet vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich als bezahlt zurück. Unter Lexware-Office-Anbindung ansehen finden Sie den beschriebenen Ablauf. Nutzen Sie die gemeinsame Rechnungsnummer, wenn Sie eine Buchhaltungskennzahl bis zum Beleg nachvollziehen möchten.
