Mit dem Lexware-Office-Zusatzmodul von easymed verbinden Sie Praxisabrechnung und Buchhaltung ohne doppelte Belegerfassung: Sie schließen die Rechnung in easymed ab, der fertige Beleg geht an Lexware Office und die dort vergebene Rechnungsnummer kommt in Ihre Patientenrechnung zurück. So arbeiten Patient, Empfang und Buchhaltung mit demselben Bezug. Die Zahlung ordnet Ihr Team weiterhin in Lexware Office zu; vollständig bezahlte Belege werden anschließend täglich an easymed zurückgemeldet.
Der Ablauf bleibt für das Team übersichtlich: Leistung erfassen, Rechnung in easymed abschließen, Zahlungszuordnung in Lexware ansehen. Hier lesen Sie, welche Angaben übertragen werden, was bei Teilzahlungen im Rechnungsstatus stehen bleibt und worauf es bei Steuerart, Testbetrieb und API-Schlüssel ankommt.
Die Schnittstelle an einem vollständigen Rechnungsvorgang verstehen
Eine API ist die technische Verbindung zwischen den Anwendungen. Für Ihren Praxisalltag zählt ihr Ergebnis: Die Rechnung gelangt aus easymed in die Buchhaltung, beide Systeme nutzen dieselbe Nummer und der Zahlungsstand fließt zurück. Diese verbundenen Schritte übernehmen die wiederkehrende Übertragung.
Sie erfassen die Leistung und schließen die Rechnung in easymed ab. Der Beleg wird an Lexware Office übergeben. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und easymed übernimmt sie für die Patientenrechnung. Anschließend entstehen PDF, Druck und Versand mit genau dieser Nummer. So haben Patient, Empfang und Buchhaltung denselben Rechnungsbezug.
Bei einer privaten Einzelbehandlung wählen Sie den Patientenbezug, übernehmen die erfassten Leistungen in die Rechnung und schließen sie ab. Die Anbindung führt die Übergabe anschließend weiter. In einer persönlichen Vorführung können Sie diesen Weg vom Termin bis zum Beleg kennenlernen.
Einen Nummernkreis im Praxisablauf verwenden
Eine gemeinsame Rechnungsnummer macht die Zuordnung einfach. Patienten können sie beim Überweisen angeben, und das Team verwendet sie bei einer Rückfrage zum selben Beleg. Die Praxisrechnung und der Buchhaltungsbeleg bleiben unmittelbar miteinander verbunden.
Die Nummer wird vor PDF, Druck und Versand übernommen. Die Patientenrechnung trägt dadurch von Anfang an den gemeinsamen Bezug. Die Lexware-Office-Anbindung von easymed beschreibt den eingerichteten Weg und die dafür vorgesehenen Abläufe.
Ab der Aktivierung laufen neue Rechnungen über die Anbindung. Ihre bisherigen Rechnungen behalten ihren vorhandenen Bezug und bleiben auffindbar. Teilen Sie dem Team den Beginn einmal mit; anschließend verwendet es für neue Vorgänge die gemeinsame Nummer.
Den Datenumfang für die Buchhaltung kennen
An Lexware Office gehen Rechnungsdatum, Betrag, Name und Anschrift des Empfängers, eine Sammelposition und die passende Steuerart. Die Anschrift steht direkt am Beleg. Damit erhält die Buchhaltung die benötigten kaufmännischen Angaben, ohne dass eine zweite Patientenkartei gepflegt werden muss.
Die therapeutische Dokumentation hat ihren Platz in der Praxisakte. Diagnosen, Befunde, Berichte, Terminverlauf und einzelne Abrechnungsziffern sind nicht Teil dieses Transfers. Praxis und Buchhaltung erhalten damit jeweils die Informationen für ihre Aufgabe. Die zuständigen Personen nutzen den dazu eingerichteten Zugriff.
Bei der Einrichtung wählen Sie für eine typische Praxisleistung die passende Steuerart. § 4 Nr. 14 Buchstabe a UStG nennt Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen einer physiotherapeutischen oder ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden. Ob ein konkretes Angebot darunter fällt, hängt von seiner Einordnung ab; richten Sie die Steuerart deshalb nach der Leistung und nicht pauschal nach dem Kostenträger aus. Lexware verlangt außerdem, dass das Konto für steuerfreie Rechnungen passend eingerichtet ist; andernfalls weist die API den Beleg zurück (Lexware API-Kochbuch).
Den täglichen Zahlungsabgleich in die Mahnroutine einordnen
easymed fragt täglich nachts bei Lexware Office ab, welche Belege ausgeglichen sind, und aktualisiert die entsprechenden offenen Rechnungen auf bezahlt. Bereits bezahlte Rechnungen behalten diesen Stand. Wenn Sie zwischen den regelmäßigen Läufen einen aktuellen Überblick brauchen, können Sie den Abgleich auch von Hand anstoßen.
Für die Bearbeitung offener Posten nutzen Sie den aktualisierten Rechnungsstand. So kann die zuständige Person die noch offenen Vorgänge gezielt bearbeiten. Bei gerade eingegangenen Zahlungen stellt ein Zwischenabgleich den nächsten verfügbaren Stand bereit.
Ein Beispiel: Am Montag wird eine Rechnung abgeschlossen. Am Dienstag wird die Zahlung in Lexware zugeordnet. Beim folgenden Abgleich erhält die Rechnung in easymed den bezahlten Stand. Die gemeinsame Rechnungsnummer hält Behandlung, Beleg und Zahlungszuordnung in einem verständlichen Zusammenhang.
Bei einer Teilzahlung bleibt die Rechnung in Lexware „offen“; dieser Status gilt dort auch für unbezahlte oder nur teilweise bezahlte Rechnungen. „Bezahlt“ bedeutet, dass der Beleg vollständig ausgeglichen ist. easymed übernimmt den bezahlten Stand deshalb erst nach dem vollständigen Zahlungsausgleich. Die Lexware-Dokumentation zum Rechnungsstatus beschreibt diese Unterscheidung.
Einrichtung und API-Zugang vorbereiten
Für die Verbindung brauchen Sie Lexware Office in der Version XL. Erstellen Sie den API-Schlüssel in der Public-API-Verwaltung und kopieren Sie ihn, bevor Sie das Fenster schließen: Lexware zeigt ihn nur bei der Erstellung an. Anschließend tragen Sie ihn einmalig in der vorgesehenen Einrichtung von easymed ein. Lexware erklärt Zugang und API-Schlüssel.
Der Schlüssel wird in easymed verschlüsselt abgelegt. Lexware begrenzt seine Gültigkeit auf höchstens 24 Monate. Sie können denselben Schlüssel in Lexware um weitere 24 Monate verlängern; dann muss er in easymed nicht ersetzt werden. Wenn Sie stattdessen einen neuen Schlüssel kopieren, bleibt der bisherige bis zu seinem Ablaufdatum funktionsfähig. Planen Sie die Verlängerung oder den Austausch daher vor dem Ablauf ein.
Im Erprobungsbetrieb gehen Belege als Entwürfe nach Lexware, damit Sie den übertragenen Belegweg ansehen können. Beachten Sie dabei den Nummernkreis: Laut Lexware verbraucht jede per API angelegte Rechnung eine Rechnungsnummer, auch wenn sie als Entwurf angelegt wird. Den Rücklauf des Zahlungsstands sehen Sie mit festgeschriebenen Belegen. Lexware beschreibt Rechnungsnummern, Entwürfe und Status im API-Kochbuch.
Rückfragen am vorhandenen Rechnungsvorgang lösen
Die Anbindung hält die gemeinsame Nummer auch bei einer verzögerten Antwort von Lexware zusammen. easymed führt den vorgesehenen Wiederholungslauf aus und übernimmt die Nummer, sobald sie bereitsteht. Danach folgen PDF und Versand im selben Rechnungsweg. Bei einer konkreten Frage öffnen Sie einfach den vorhandenen Vorgang.
Wenn eine Zahlung am Praxisstand noch offen erscheint, prüfen Sie zuerst, ob sie in Lexware dem richtigen Beleg zugeordnet wurde. Ist sie dort erfasst, liefert ein manueller Zwischenabgleich den nächsten verfügbaren Status nach easymed. Die gemeinsame Rechnungsnummer verbindet die beiden Ansichten.
Lexware Office und DATEV im Übergabeplan zusammenhalten
Für Ihre Buchhaltungsübergabe bietet easymed die direkte Lexware-Office-Anbindung und unabhängig davon einen DATEV-Export. Legen Sie mit Ihrer Kanzlei fest, welchen Weg Sie für die laufenden Zeiträume nutzen. Der DATEV-Export in easymed ist ein eigener Übergabeweg und setzt die Lexware-Anbindung nicht voraus.
Wenn die Buchhaltung in Lexware Office weitergeführt wird, unterscheiden sich die DATEV-Übergaben danach, ob Ihre Praxis selbst bucht oder Belege an die Kanzlei übergibt und ob die Daten als Datei oder über DATEVconnect online weitergehen. Stimmen Sie ab, ob Belege allein oder zusammen mit Buchungsdaten gebraucht werden. Die Lexware-Hilfe zu DATEV-Exporten erläutert die Varianten.
Sehen Sie sich eine Rechnung vom Termin bis zum aktualisierten Zahlungsstand in easymed an. Der Zusammenhang zeigt den praktischen Vorteil direkt: einmal erfassen, mit gemeinsamer Nummer weitergeben und vollständig bezahlte Belege automatisch zurückmelden. Ihre laufende Praxisabrechnung und die Buchhaltung greifen damit einfacher ineinander.
