Gewinn und Liquidität beantworten unterschiedliche Fragen: Wie wirtschaftlich lief der betrachtete Zeitraum, und wie viel Geld steht zu den jeweiligen Zahlungsterminen zur Verfügung? Eine Therapiepraxis kann im Monatsmodell ein positives Ergebnis haben und trotzdem zwischen frühen Auszahlungen und späteren Rechnungszahlungen knapp planen müssen.
In easymed erstellen Sie Privatrechnungen aus erbrachten Leistungen, sehen offene Rechnungen und versenden Zahlungserinnerungen per Klick. Mit der zusätzlichen Lexware-Office-Anbindung werden abgeschlossene Rechnungen übertragen; Lexware vergibt die Rechnungsnummer und meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich zurück. Für die Liquiditätsvorschau ergänzen Sie den tatsächlichen Kontobestand und die Fälligkeiten aus Ihren Finanzunterlagen.
Leistungszeitraum und Zahlungszeitraum unterscheiden
Für die interne Praxissteuerung können Sie festhalten, in welchem Monat eine Leistung erbracht wurde. Rechnung und Zahlung können später folgen. Eine offene Privatrechnung gehört deshalb in die Vorschau erwarteter Eingänge, aber noch nicht zum verfügbaren Kontostand. Eine Zahlung für eine frühere Leistung ist wiederum kein zusätzlicher Leistungsumsatz des aktuellen Monats.
Für den steuerlichen Gewinn kommt es auf die Gewinnermittlung an. Nach § 4 Absatz 3 EStG kann der Gewinn als Überschuss von Betriebseinnahmen über Betriebsausgaben ermittelt werden; § 11 EStG ordnet Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich dem Jahr ihres Zu- beziehungsweise Abflusses zu. Bei einer Bilanzierung werden Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs unabhängig vom Zahlungszeitpunkt berücksichtigt (§ 252 Absatz 1 Nummer 5 HGB). Die folgenden Zahlen zeigen daher ausdrücklich eine interne Periodenbetrachtung, nicht automatisch den steuerlichen Gewinn jeder Praxis. (§ 4 Abs. 3 EStG, § 11 EStG, § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB)
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Halten Sie auf Ihrer Monatsübersicht die beiden Zeitpunkte nebeneinander fest: den Leistungsmonat und den erwarteten oder tatsächlichen Zahlungstermin. So bleibt erkennbar, welche Zahl eine Leistung beschreibt und welche den verfügbaren Geldbestand verändert.
Beispiel: 5.000 Euro Ergebnis und 13.000 Euro Geldabfluss
Im betrieblichen Monatsmodell stehen 30.000 Euro zugeordnete Leistungserlöse und 25.000 Euro zugehörige Kosten. Darin sind 1.000 Euro Abschreibung enthalten; 24.000 Euro laufende Kosten werden im Beispiel tatsächlich bezahlt. Die interne Periodenbetrachtung ergibt damit 5.000 Euro.
In diesem Monat gehen 22.000 Euro ein. Den 24.000 Euro laufenden Auszahlungen kommen 2.000 Euro Darlehenstilgung, 6.000 Euro Investitionsauszahlung und 3.000 Euro Entnahme hinzu. Das sind zusammen 35.000 Euro Auszahlungen. Der Zahlungsplan zeigt deshalb eine Kontoveränderung von minus 13.000 Euro.
Bei 18.000 Euro Anfangsbestand endet der Beispielmonat mit 5.000 Euro: 18.000 plus 22.000 minus 35.000. Das positive Periodenergebnis und die sinkende verfügbare Liquidität widersprechen sich nicht. Die Übersicht folgt zwei klar benannten Rechenwegen.
Die Brücke vom Ergebnis zur Kontoveränderung lesen
Ausgangspunkt sind 5.000 Euro Periodenergebnis. Die darin enthaltene Abschreibung von 1.000 Euro wird für den Zahlungsweg wieder hinzugerechnet, weil dafür im Beispielmonat keine entsprechende Auszahlung anfällt. Von den zugeordneten 30.000 Euro gehen 22.000 Euro ein; die noch offenen 8.000 Euro werden abgezogen. Es folgen 2.000 Euro Tilgung, 6.000 Euro Investition und 3.000 Euro Entnahme.
Die Rechnung lautet damit 5.000 Euro plus 1.000 Euro minus 8.000 Euro minus 2.000 Euro minus 6.000 Euro minus 3.000 Euro. Das ergibt minus 13.000 Euro und entspricht der Kontoveränderung im Zahlungsplan. Das Modell setzt voraus, dass keine weiteren Ein- oder Auszahlungen und keine abweichenden Zahlungstermine bei den laufenden Kosten hinzukommen.
Offene Beträge nach ihrem tatsächlichen Arbeitsstand ordnen
Die easymed-Übersicht zeigt offene Rechnungen. Sie erstellen die Privatrechnung aus den erbrachten Leistungen und können für eine offene Rechnung per Klick eine Zahlungserinnerung versenden. Das Team arbeitet am vorhandenen Rechnungsvorgang; eine zusätzliche Liste zum erneuten Abhaken aller Praxisrechnungen ist dafür nicht nötig.
Bei aktiver Lexware-Office-Anbindung wird die abgeschlossene Rechnung als Beleg übertragen. Lexware vergibt die Belegnummer, easymed übernimmt dieselbe Nummer vor der Erstellung von PDF, Druck oder Versand. Dadurch verwenden Praxis und Buchhaltung denselben Rechnungsbezug. Den vollständig bezahlten Stand gleicht easymed täglich aus Lexware Office ab und setzt die betreffenden Rechnungen auf bezahlt.
Für den eigenen Zahlungsplan nutzen Sie daneben die erwarteten Geldeingänge und ihre Termine. Die Rechnungsübersicht hilft dabei, einen offenen Betrag dem passenden Vorgang zuzuordnen; Kontostand, Kreditraten, Investitionen und weitere Fälligkeiten ergänzen Sie aus den jeweiligen Unterlagen.
Monatliche Planung um wichtige Wochentermine ergänzen
Eine Monatsendsumme zeigt nicht immer, wie viel Geld zwischenzeitlich verfügbar ist. Im Beispiel stehen am Monatsanfang 18.000 Euro bereit. Müssen 14.000 Euro bezahlt werden, bevor die ersten erwarteten Einzahlungen eingehen, bleiben vorübergehend 4.000 Euro. Der Monatsbetrag von insgesamt 22.000 Euro Einzahlungen macht diesen niedrigsten Zwischenstand erst sichtbar, wenn Sie die Zahlungstermine ergänzen.
Die Liquiditätsvorschau auf dem Existenzgründungsportal führt unter anderem den Anfangsbestand, Zahlungseingänge, Löhne, Lieferanten, Investitionen, Kreditzinsen, Tilgung, Steuern, Versicherungen und Entnahmen auf. Ordnen Sie die für Ihre Praxis passenden Beträge ihrer tatsächlichen Fälligkeit zu. Bei größeren Bewegungen hilft zusätzlich der konkrete Wochentag oder Monatstag.
Ein späterer Zahlungseingang verbessert das Konto ohne neue Mehrleistung
Im Folgemonat gehen im Beispiel 38.000 Euro ein: 30.000 Euro für die laufend betrachteten Leistungen und 8.000 Euro aus dem Vormonat. Zu den laufenden Auszahlungen von 24.000 Euro kommen 2.000 Euro Tilgung und 3.000 Euro Entnahme. Eine weitere Investitionsauszahlung fällt in diesem Monat nicht an.
Die Einzahlungen übersteigen die Auszahlungen um 9.000 Euro: 38.000 minus 24.000 minus 2.000 minus 3.000. Aus dem bisherigen Bestand von 5.000 Euro werden 14.000 Euro. Die Kontoverbesserung beruht auf dem späteren Zahlungseingang und der ausgebliebenen erneuten Investitionszahlung, nicht auf mehr Leistung im aktuellen Monat.
Der Zusammenhang wird klarer, wenn Sie Leistung und Geldeingang mit ihren jeweiligen Monaten versehen. Eine Zahlung kann eine frühere offene Rechnung abschließen; sie erhöht den Kontostand beim Eingang, verschiebt aber die Leistung nicht in diesen Zeitraum.
Investition, Tilgung und Entnahme im Zahlungsplan führen
Eine Geräteanschaffung steht mit ihrer tatsächlichen Auszahlung am Fälligkeitstermin im Liquiditätsplan. Im Leistungs- oder Ergebnisblick wird die Anschaffung je nach Behandlung über die Nutzung berücksichtigt: § 7 EStG beschreibt für bestimmte länger als ein Jahr verwendete Wirtschaftsgüter die Absetzung eines jährlichen Kostenanteils über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Im Beispiel ist die Abschreibung von 1.000 Euro bereits Teil der Kosten; die Investitionsauszahlung von 6.000 Euro erscheint zusätzlich im Zahlungsplan. (§ 7 EStG)
Führen Sie Zinszahlung und Tilgung mit ihren jeweiligen Terminen getrennt auf. Beide beeinflussen die verfügbare Liquidität; die Tilgung ist dabei eine eigene Zahlungsposition und keine laufende Praxisleistung. Das Bundeswirtschaftsministerium führt Zinsen und Rückzahlung ebenfalls als getrennte Punkte der Liquiditäts- beziehungsweise Finanzierungsplanung auf.
Auch Miete, Gehälter, Abgaben, Versicherungen und gegebenenfalls private Entnahmen brauchen ihre Fälligkeiten. So sehen Sie früh, welche Zahlungen den Bestand in einer bestimmten Woche verändern, statt nur einen unspezifischen Monatsaufwand einzutragen.
Eine Reserve auf den konkreten Zahlungsbedarf beziehen
Für die Reserve ist der zeitweise niedrigste Kontostand aussagekräftig. Im ersten Beispielmonat sinkt der Bestand schon vor den erwarteten Eingängen auf 4.000 Euro. Prüfen Sie deshalb neben dem Monatsende, welche Zahlungen sich zeitlich überschneiden und welcher Teil der erwarteten Eingänge erst später verfügbar ist.
Wenn von den erwarteten 22.000 Euro zunächst 4.000 Euro erst nach Monatsende eintreffen, sinken die Einzahlungen im Beispielmonat auf 18.000 Euro. Bei unverändert 35.000 Euro Auszahlungen wird die Kontoveränderung minus 17.000 Euro. Vom Anfangsbestand von 18.000 Euro bleibt damit 1.000 Euro. Die verschobene Zahlung verändert den Geldweg, ohne die bereits erbrachte Monatsleistung zu ändern.
Für eine passende Reserve rechnen Sie solche Varianten mit den konkreten Beträgen und Fälligkeiten durch. Eine pauschale Prozentzahl würde nicht zeigen, ob etwa eine Tilgung oder Investitionszahlung vor dem nächsten Rechnungseingang liegt.
Zwei konkrete Maßnahmen an ihrer Zahlungswirkung vergleichen
Geht ein bereits bearbeitbarer offener Betrag von 4.000 Euro noch im Ausgangsmonat ein, steigen die Einzahlungen von 22.000 auf 26.000 Euro. Bei 35.000 Euro Auszahlungen sinkt der Kontostand im Monat nur um 9.000 Euro; von 18.000 Euro Anfangsbestand bleiben 9.000 Euro. Die Maßnahme verändert den Zahlungstermin der bestehenden Rechnung, nicht die erbrachte Leistung.
Wird eine Investitionsauszahlung von 6.000 Euro vereinbarungsgemäß in den Folgemonat gelegt, sinken die Auszahlungen im Ausgangsmonat auf 29.000 Euro. Der Endbestand beträgt dann 11.000 Euro. Treffen beide Änderungen zusammen, bleiben 15.000 Euro: 18.000 plus 26.000 minus 29.000. Die später fällige Anschaffung bleibt im nächsten Monatsplan sichtbar.
Diese Gegenüberstellung zeigt die Wirkung zweier unterschiedlicher Termine: eines erwarteten Rechnungseingangs und einer geplanten Investition. Prüfen Sie im eigenen Plan, welcher Betrag tatsächlich offen oder fällig ist, und führen Sie jede verschobene Zahlung im Folgemonat weiter.
