Buchhaltungsvorarbeit in einer Therapiepraxis beginnt mit einer klaren Aufgabenverteilung: Wer stellt Belege und den bekannten Zusammenhang bereit, wer ordnet Zahlungen zu und welche Daten braucht die Kanzlei? Für eigene Praxisrechnungen kann die Lexware-Office-Anbindung von easymed den Beleg beim Rechnungsabschluss übergeben. Lexware vergibt die gemeinsame Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie vor der PDF-Erstellung. Vollständig bezahlte Belege werden täglich nach easymed zurückgemeldet. Ihr Team erfasst dieselbe Rechnung dadurch nicht nochmals und trägt diese Zahlungseingänge nicht von Hand nach.
Lieferantenbelege und weitere Buchhaltungsdaten folgen weiterhin der mit der Kanzlei vereinbarten Aufteilung. Eine kurze Abstimmung legt fest, welche Informationen das Team beisteuert und welche Bearbeitung in der Kanzlei stattfindet.
Die Zusammenarbeit vor dem Datenpaket absprechen
Bevor Sie einen Monatsordner oder Export bereitstellen, klären Sie mit der Kanzlei, welche Unterlagen sie braucht und wer die jeweiligen Schritte übernimmt. Eine passende Aufteilung hängt davon ab, ob Ihre Praxis nur Belege sammelt, Zahlungen zuordnet oder darüber hinaus Buchungen vorbereitet. Sie können klein anfangen und den Umfang ändern, wenn ein wiederkehrender Ablauf im Alltag gut funktioniert.
Für eine kurze Abstimmung helfen vier Fragen: Welche Belege stellt die Praxis bereit? Wer kennt den Anlass einer Anschaffung? Wer ordnet Bankbewegungen zu? Welche Daten und welchen Zeitraum erwartet die Kanzlei, und über welchen vereinbarten Weg kommen sie an? Damit vermeiden Sie, dass jemand bereits vorhandene Angaben ein zweites Mal in eine eigene Liste überträgt.
Die Lexware-Office-Hilfe zu DATEV-Exporten beschreibt Belegbilder, Buchungsstapel und Bankumsätze als unterschiedliche Exportinhalte. Welche davon benötigt werden, richtet sich nach der vereinbarten Aufgabenteilung. Auch DATEV beschreibt seine Datenservices als Wege, über die je nach angebundener Software Buchungsdaten und zugehörige Belege in die Kanzlei gelangen. Fragen Sie deshalb nach dem gewünschten Datenumfang, statt einen Export allein nach seinem Namen auszuwählen.
Lieferantenbelege mit ihrem Anlass bereitstellen
Bei einer Eingangsrechnung ist für die Kanzlei oft der Zusammenhang hilfreich, den eine Datei allein nicht erklärt. Stellen Sie den vollständigen Beleg bereit und ergänzen Sie, was Ihr Team über den Einkauf weiß: Welche Person hat bestellt? Wofür wird das Material in der Praxis gebraucht? Gehört eine Bestellung, ein Lieferschein oder eine weitere Seite dazu?
Eine Physiotherapiepraxis erhält zum Beispiel eine Rechnung über Behandlungsmaterial. Die Mitarbeiterin, die bestellt hat, kann kurz den Verwendungszweck nennen und die zugehörige Bestellung wiederfinden. Die Kanzlei erhält damit den Beleg und die bereits bekannte Information in einem Vorgang. Niemand muss dafür sämtliche Unterlagen erneut durchsehen.
Fehlt tatsächlich ein Anhang, fragen Sie gezielt danach. Wenn der Beleg vollständig ist, genügt eine kurze Notiz zum Anlass, sofern die Kanzlei diese Information vereinbart hat. Halten Sie im Team fest, wo die Unterlage liegt und wer die Rückfrage zur Bestellung beantworten kann. So landet eine konkrete Aufgabe bei der Person, die den Sachverhalt kennt.
Zahlungen und Bankbezug nach Absprache zuordnen
Wenn Ihr Team den Bankabgleich vorbereitet, ordnet die zuständige Person bekannte Umsätze dem jeweiligen Beleg oder Vorgang zu. Bei einer Materialrechnung kann das der Bezug zwischen Bestellung, Rechnung und ausgeführter Zahlung sein. Ist der Verwendungszweck unbekannt, reicht eine gezielte Rückfrage an die bestellende Person; eine erneute Suche im gesamten Monatsbestand ist dafür nicht nötig.
Werden Daten manuell aus Lexware Office exportiert, hängt die Vorbereitung ebenfalls vom Auftrag ab. Die Lexware-Anleitung zum manuellen Kanzleiexport empfiehlt, vor einem Export die benötigten Daten abzustimmen. Sie sieht die Zuordnung von Bankumsätzen vor, wenn die Praxis diesen Schritt übernimmt; wenn die Kanzlei die Bankbuchungen selbst erledigt und nur Belegbilder erhält, ist diese Zuordnung nicht zwingend Teil der Praxisvorarbeit. Klären Sie den Zuständigkeitsbereich also einmal, bevor das Team mit der Vorbereitung beginnt.
Für eigene easymed-Rechnungen gibt es einen separaten Rückkanal: Lexware gleicht den Beleg mit dem Zahlungseingang ab und meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich an easymed. Das betrifft den Zahlungsstand der mit easymed erstellten Praxisrechnungen. Lieferantenrechnungen und deren Zahlungen bleiben Teil des vereinbarten Buchhaltungswegs.
Drei mögliche Umfänge für die verbleibende Vorarbeit
Für die Buchhaltungsvorarbeit können Sie drei Bereiche unterscheiden: Belege bereitstellen, bekannte Zahlungen und ihren Belegbezug zuordnen oder wiederkehrende Buchungsvorbereitung nach einer abgestimmten Anleitung übernehmen. Das sind wählbare Aufgabenbereiche, keine Pflichtstufen, die jede Praxis nacheinander erledigen muss.
Die Belegvorbereitung kann bei vollständigen Unterlagen und einem kurzen Anlasshinweis enden. Beim Zahlungsbezug benennt das Team nur die Informationen, die es sicher kennt. Weitere Vorarbeit passt zu wiederkehrenden Fällen, für die die Kanzlei den Ablauf und die benötigten Angaben bereits erklärt hat.
Vereinbaren Sie für jeden übernommenen Schritt, wer ihn ausführt, welche Unterlage oder Angabe dafür genügt und wohin eine offene Frage geht. Eine überschaubare Aufgabe mit klarer Grenze ist für das Team leichter verlässlich umzusetzen als eine pauschale Aufforderung, „die Buchhaltung vorzubereiten“.
Eine einzelne Rückfrage mit Belegbezug klären
Eine einzelne Rückfrage lässt sich am betreffenden Beleg klären. Die Praxis erklärt den ihr bekannten Anlass der Anschaffung; die Kanzlei beantwortet die konkrete Frage zur weiteren Bearbeitung. So bleibt der Informationsweg kurz und bezieht sich auf den tatsächlichen Vorgang.
Nennen Sie in der Frage den Lieferantenbeleg und die noch fehlende Information. Zum Beispiel: „Auf der Rechnung für das Behandlungsmaterial fehlt der Bestellbezug. Wer hat die Bestellung ausgelöst und wofür wird sie verwendet?“ Die zuständige Person kann genau diese Angabe ergänzen, statt eine allgemeine Bitte um Prüfung zu erhalten.
Notieren Sie die Antwort beim Vorgang oder an der Stelle, an der das Team den Beleg wiederfindet. Bei einem ähnlichen Einkauf können Mitarbeitende dann auf die vorhandene Erklärung zurückgreifen. Ein benannter Kontakt hilft, wenn die bestellende Person gerade nicht im Haus ist.
Eigene Praxisrechnungen mit easymed und Lexware verbinden
Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung geht eine in easymed abgeschlossene Praxisrechnung als Beleg an Lexware. Lexware vergibt die Rechnungsnummer und easymed übernimmt sie, bevor das PDF erstellt wird. Danach gleicht Lexware Zahlungseingänge ab; vollständig bezahlte Belege werden täglich an easymed zurückgemeldet. Die Funktionsseite zur Anbindung zeigt diesen Ablauf im Detail.
Das hält den Bezug zwischen Praxisrechnung, Buchhaltung und Zahlungsstand zusammen. Ihr Team braucht die eigene Ausgangsrechnung nicht nochmals in Lexware anzulegen und setzt den täglichen Status nicht einzeln in easymed nach. Die Anbindung übernimmt dabei den Rechnungsweg für die eigenen easymed-Belege; Lieferantenbelege, Bankunterlagen und die weitere Buchungsarbeit bleiben in der vereinbarten Kanzleiübergabe.
Der DATEV-Export in easymed ist ein eigener Weg für die Praxisrechnungen. Er stellt Rechnungen als Paket bereit, enthält aber keinen Buchungsstapel. Wenn die Kanzlei zusätzliche Buchungs- oder Bankdaten benötigt, vereinbaren Sie dafür den passenden Export aus dem jeweils geführten Buchhaltungssystem. So lässt sich der integrierte easymed-Rechnungsweg nutzen, ohne ihn mit der gesamten Buchhaltungsvorarbeit gleichzusetzen.
Die Aufgabenvereinbarung im Alltag nutzbar halten
Eine knappe Teamübersicht kann festhalten, wer Lieferantenbelege bereitstellt, wer den bekannten Bestellbezug ergänzt und welcher Kontakt offene Buchhaltungsfragen beantwortet. Ergänzen Sie außerdem den vereinbarten Datenweg und den Zeitraum, den die Kanzlei erwartet. So sehen neue Mitarbeitende, wie sie an den vorhandenen Ablauf anknüpfen.
Passen Sie die Übersicht an, wenn sich Zuständigkeiten oder der Kanzleiweg ändern. Gut laufende Datenübergaben bleiben dabei nutzbar; neue Listen sind nur dort sinnvoll, wo sie eine tatsächlich fehlende Information sammeln. Bei einem wiederkehrenden Vorgang können Sie mit der Kanzlei prüfen, ob eine zusätzliche Vorbereitungsaufgabe Zeit spart oder ob die vorhandenen Belege und Angaben bereits ausreichen.
Sehen Sie sich den verbundenen Rechnungsabschluss in einer persönlichen easymed-Vorführung an. Belegübergabe, gemeinsame Rechnungsnummer und tägliche Rückmeldung vollständig bezahlter Rechnungen zeigen, welcher Teil der Vorarbeit bereits im Praxisalltag mitläuft. Für Lieferantenbelege und die übrige Übergabe wählen Sie anschließend den Umfang, den Ihr Team mit der Kanzlei vereinbart.
