Eine lange Leistungsbeschreibung bleibt in der Rechnungs-PDF am Seitenwechsel verständlich, wenn Anfang, Fortsetzung und zugehörige Position klar zusammengehören. Prüfen Sie zuerst, welches System die PDF erzeugt: Lexware Office oder Ihre Praxissoftware. Davon hängt ab, welche Vorschau und welches Drucklayout für die Prüfung maßgeblich sind.
Mit der direkten Lexware-Office-Anbindung von easymed geben Sie den Praxisbeleg beim Rechnungsabschluss nur einmal ein: Lexware Office vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie und stellt anschließend PDF, Druck und Versand bereit. Die Lexware-Drucklayout-Einstellungen betreffen dagegen Belege, die in Lexware Office ausgegeben werden. Bei der Anbindung prüfen Sie deshalb die PDF, die easymed erzeugt.
Eingabe, Vorschau und erzeugte PDF-Datei zusammen lesen
Der gespeicherte Rechnungsstand enthält den Text. Die Vorschau zeigt seine Anordnung, die neu erzeugte PDF-Datei die fertige Ausgabe. Öffnen Sie dieselbe Beschreibung in diesen Ansichten, wenn Sie eine Abweichung am Seitenwechsel klären möchten.
Bei einer direkt in Lexware Office erstellten Rechnung sehen Sie die Anpassungen in der Belegvorschau, nicht im Belegeditor. Im verbundenen easymed-Rechnungsweg entsteht das PDF erst, nachdem Lexware die Rechnungsnummer zurückgegeben hat. Öffnen Sie für die Prüfung also die Datei aus dem System, das sie an Patientinnen und Patienten ausgibt.
Vergleichen Sie denselben Rechnungsstand: Ein älteres PDF kann noch den vorherigen Text oder die alte Anordnung zeigen. Für eine Rückfrage reichen das ausgebende System, die Seitenzahl, die betreffende Position und ein kurzer Hinweis, was am Übergang unklar ist. Ein anonymisiertes Muster mit einer Beispielbeschreibung macht die Stelle nachvollziehbar, ohne Patientendaten weiterzugeben.
Einen Seitenwechsel mit längerer Beschreibung beurteilen
Die fortgesetzte Beschreibung gehört zur selben Position. Lesen Sie den Übergang zusammen mit der Positionsbezeichnung und den zugehörigen Betragsangaben: Bleibt klar, welcher Leistung der Text zugeordnet ist? Unterstützen Schrift und Abstände das Lesen?
Im Beispiel beginnt die Beschreibung einer Therapieleistung auf Seite eins und läuft auf Seite zwei weiter. Prüfen Sie den Satz am Umbruch, die Zuordnung zur Position und den Übergang zur folgenden Rechnungszeile. So erkennen Sie, ob die Information an der richtigen Stelle fortgesetzt wird.
Betrachten Sie auch das Ende der Beschreibung, die folgende Position und den Rechnungsabschluss. Eine Änderung, die den langen Text besser lesbar macht, soll die kürzeren Positionen und die Übersicht über den Gesamtbetrag ebenfalls berücksichtigen. Die Sichtprüfung beantwortet dabei eine konkrete Frage: Kann eine lesende Person die Fortsetzung ohne Rätselraten der richtigen Rechnungsposition zuordnen?
Die passende Vorlage ändern und die neue Ausgabe erneut öffnen
Wenn Lexware Office die Rechnung erzeugt, öffnen Sie Einstellungen > Drucklayout > Basislayout. Dort lässt sich „Seitenumbruch in Rechnungspositionen erlauben“ aktivieren. Laut Lexware verteilt diese Einstellung lange Positionslisten auf mehrere Seiten. Bei einer einzelnen langen Beschreibung sehen Sie anschließend in der Belegvorschau nach, wie genau diese Position umbricht; die Option allein legt keine bestimmte Trennstelle fest.
Für die Lesbarkeit können Sie in den Dokumenteinstellungen Schriftgröße für Tabelleninhalt und Produkttitel sowie die Seitenränder anpassen. Speichern Sie die Konfiguration und prüfen Sie die fertige Darstellung in der Belegvorschau. Lexware zeigt dort die Ausgabe so, wie sie beim Druck erscheint. Die Lexware-Anleitung zum Drucklayout beschreibt die verfügbaren Einstellungen im Detail.
Wenn die Vorschau anders aussieht als erwartet, prüfen Sie das aktive Drucklayout direkt in der Belegvorschau. Lexware Office erlaubt, pro Beleg zwischen vorhandenen Layouts zu wählen; bei einer Belegkette übernimmt die Rechnung das Layout des Vorgängerbelegs. Der Name des aktiven Layouts bleibt in der Vorschau sichtbar. So prüfen Sie zuerst die Auswahl, bevor Sie die Grundeinstellungen ändern. Die Lexware-Anleitung zu mehreren Drucklayouts beschreibt diesen Wechsel.
Drucklayoutänderungen gelten laut Lexware für neu erstellte Belege; vorhandene Rechnungen übernehmen sie nicht automatisch. Prüfen Sie eine neue Rechnung oder einen Entwurf mit derselben Beispielbeschreibung. Die vorherige Datei bleibt der Ausgangsstand für den Vergleich; öffnen Sie die neue PDF-Datei und prüfen Sie den Seitenwechsel. So sehen Sie, ob er lesbarer geworden ist und die anschließenden Positionen weiterhin gut stehen.
Für eine Rückfrage halten Sie den Namen des aktiven Layouts, die Seitenzahl und die betroffene Position fest. So lässt sich eine abweichende Layoutauswahl von einem tatsächlich unleserlichen Seitenwechsel unterscheiden.
Bei E-Rechnungen den Positionstext mitprüfen
Wenn Sie in Lexware Office eine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben, achten Sie neben der PDF auch auf die maschinenlesbare Datei. Die Lexware-Hilfe zu Freitextpositionen erklärt, dass eine separate Freitextposition nur im PDF erscheint und nicht in die XML-Datei übertragen wird. Enthält sie rechnungsrelevante Angaben, gehören diese in den Beschreibungstext der zugehörigen Artikelposition.
Das ist eine eigene Prüfung neben der Lesbarkeit des Seitenumbruchs. Das Bundesfinanzministerium beschreibt die E-Rechnung als strukturiertes, XML-basiertes Format; die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben müssen im strukturierten Teil stehen. Bei einer E-Rechnung reicht es daher nicht, allein die sichtbare PDF zu betrachten. Kontrollieren Sie auch die für die Weiterverarbeitung bestimmte Datei und die Zuordnung der Positionsbeschreibung.
Die Rechnungsübertragung und die PDF-Ausgabe richtig zuordnen
Bei der direkten Anbindung schließt das Team die Praxisrechnung in easymed ab. Lexware Office erhält den kaufmännischen Beleg mit einer Sammelposition, vergibt die Rechnungsnummer und gibt sie an easymed zurück. Die einzelnen Therapieleistungen und Diagnosen bleiben in der Praxis; dieselben Rechnungsdaten müssen nicht noch einmal in Lexware eingegeben werden.
Für die Lesbarkeitsprüfung zählt die Datei, die für den Versand aus easymed bereitsteht. Eine Anpassung des Lexware-Drucklayouts verändert diese PDF nicht. Wenn der Umbruch in einer von Lexware erzeugten Rechnung unklar ist, prüfen Sie die Lexware-Belegvorschau. Betrifft er die PDF aus easymed, verwenden Sie genau diese Ausgabe für die interne Rückfrage und zeigen Sie den betroffenen Seitenwechsel an einem anonymisierten Musterfall.
