Eine Privatrechnung muss in easymed nicht aus der letzten Word-Datei kopiert werden. Die Privatabrechnung und die Patientendaten gehören zum Praxisweg; der passende Katalog kann aus den hinterlegten Tarif- und Praxisvorgaben vorgeschlagen werden. Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung geht die abgeschlossene Rechnung als Beleg weiter. Lexware vergibt die Nummer, easymed übernimmt sie vor PDF, Druck und Versand. Vollständig ausgeglichene Rechnungen werden täglich als bezahlt zurückgemeldet.
Die Word-Rechnungsvorlage kann damit geordnet aus der Neuerstellung verschwinden. Für den Übergang lohnt sich eine kleine Inhaltsübersicht: Was beschreibt Ihre Praxis, was gehört zum einzelnen Rechnungsfall und welcher alte Zusatzsatz ist inzwischen erledigt? Die folgenden Beispiele zeigen die sinnvolle Übernahme, ohne die tägliche Rechnungsarbeit erneut von einer Vorlagenkopie abhängig zu machen.
Die tatsächlich benutzte Word-Vorlage auswählen
Nehmen Sie die Datei, aus der bislang neue Rechnungen entstanden sind. Die Abrechnungsperson kennt diese Variante und gegebenenfalls ihre üblichen Zusatztexte. Für die Übersicht genügt der tatsächlich verwendete Ausgangspunkt. Persönliche Kopien und ältere Vorlagen können als frühere Arbeitsstände erhalten bleiben.
Ein gewöhnlicher privater Behandlungsfall und ein besonderer Rechnungsempfänger zeigen die wichtigsten Unterschiede. Eine bereits ausgegebene Rechnung veranschaulicht den damaligen Beleg. Die bearbeitbare Vorlage beschreibt dagegen die Grundlage, die bisher für nächste Dokumente verwendet wurde.
Diese Auswahl hält den Übergang überschaubar. Es geht um die benötigten Inhalte für neue Rechnungen. Frühere ausgegebene Belege bleiben ihrem damaligen Vorgang zugeordnet und auffindbar. Die Übersicht wird nicht zu einer erneuten Bearbeitung sämtlicher historischer Rechnungen.
Die Inhalte nach Übernahmebedarf ordnen
Eine Word-Vorlage enthält häufig drei Arten von Angaben: feste Praxisdaten, den einzelnen Rechnungsfall und eine besondere Erläuterung. Dazu gehören Praxisbezeichnung, Anschrift, Empfänger, Leistung und Preisbezug. Die Zuordnung zeigt, woher die Inhalte künftig kommen.
Für jeden Inhalt passt einer von drei Ständen: übernehmen, aktualisieren oder weglassen. Im Beispiel bleibt die Praxisbezeichnung erhalten, die Anschrift wird auf den aktuellen Ort gebracht und ein alter einmaliger Satz zu einer abgeschlossenen Absprache entfällt. So bekommen die neuen Rechnungen die Angaben, die tatsächlich zu ihnen gehören.
Ein persönlicher Versandtext kann weiterhin eine einzelne Rückfrage beantworten. Er wird nicht allein deshalb zum festen Bestandteil jeder Rechnung, weil er unten in der letzten Word-Datei stand. Ein regelmäßig benötigter Hinweis erhält dagegen seinen passenden aktuellen Wortlaut und Anlass.
Für jede Angabe ihre künftige Grundlage benennen
In easymed stehen Stammdaten, Versicherung und Hinweise je Patient in der Akte. Die Privatabrechnung verwendet die passende Abrechnungsgrundlage; der Katalog wird nach den hinterlegten Patient-, Tarif-, Versicherer- und Praxisvorgaben vorgeschlagen. Der Rechnungsweg verbindet damit Informationen, die bisher beim Kopieren eines Dokuments erneut zusammengesucht wurden.
Im Beispiel gehört die Praxisanschrift zu den festen Angaben, der Rechnungsempfänger zum einzelnen Vorgang und der Betrag zur passenden Preisvereinbarung. Diese drei Quellen haben ihren eigenen Bezug und erscheinen zusammen auf der ausgegebenen Rechnung. Die aktuelle Grundlage ersetzt den Wert aus der vorherigen Word-Kopie.
Die Privatabrechnung in easymed lässt sich mit Ihren angebotenen Leistungen kennenlernen. Ein verständlicher Beispielfall zeigt die Inhalte auf dem Beleg. Dadurch wird der künftige Weg anschaulich, ohne eine alte Word-Datei zur dauerhaften zweiten Datenquelle zu machen.
Für den Gegencheck reicht der Briefkopf allein nicht. § 14 Abs. 4 UStG nennt unter anderem vollständige Namen und Anschriften von Praxis und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer sowie Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und die passende Steuerangabe (§ 14 UStG). Markieren Sie diese Angaben auf einem tatsächlichen Beleg: Welche bleiben als Praxisangaben gleich, welche kommen aus dem einzelnen Fall und welche entstehen im Rechnungsablauf? So prüfen Sie die Inhalte der alten Vorlage an der neuen Rechnung statt an einer weiteren Kopie.
Textbausteine an ihrem tatsächlichen Anlass verwenden
Ein Zusatztext gehört zu einem bestimmten Zweck. Die alte Vorlage enthält im Beispiel einen Hinweis zu einem früheren Hausbesuch. Für eine neue Behandlung in der Praxis beschreibt dieser Satz den falschen Anlass und wird weggelassen. Eine künftige Hausbesuchsrechnung erhält die Erläuterung, die zu diesem Fall passt.
Dasselbe gilt für eine einmalige Preisabsprache oder eine beantwortete Rückfrage. Der Bezug bleibt bei dem betreffenden Vorgang. Allgemeine Leistungsnamen sollen für den Empfänger verständlich sein; therapeutische Verlaufsnotizen bleiben in der vorgesehenen Dokumentation.
Eine offene Frage zu einem besonderen Rechnungsinhalt lässt sich gezielt mit der dafür zuständigen Person klären. Dafür genügt der konkrete Leistungs- oder Empfängerbezug. Der normale Rechnungsablauf wird anschließend aus der eingerichteten Grundlage weitergeführt.
Ein Satz zur Umsatzsteuer gehört ebenfalls nicht automatisch in jeden Textbaustein. Für die entsprechende Rechnung nennt § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG Steuersatz und Steuerbetrag oder bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf. § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG betrifft Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin im Rahmen der dort genannten heilberuflichen Tätigkeiten, darunter die Tätigkeit als Physiotherapeut (§ 4 UStG). Prüfen Sie deshalb, ob ein vorhandener Hinweis genau zu der abgerechneten Leistung passt; eine zusätzliche Leistung kann eine andere Grundlage haben.
Die aktuelle Anschrift in die neue Rechnung übernehmen
Beim Übergang kann die alte Word-Vorlage noch eine zweite Textstelle mit der früheren Anschrift enthalten. Diese Fundstelle wird ihrer bisherigen Grundlage zugeordnet und aktualisiert. Im neuen Rechnungsweg gehört der aktuelle Ort zur Praxisangabe; der nächste Beleg verwendet den zugehörigen aktuellen Stand.
Das Beispiel erklärt den Unterschied zwischen einem alten kopierten Text und einer gepflegten Grundlage. Eine gezielte Berichtigung dieser einen Stelle genügt. Für kommende Rechnungen nutzt das Team den eingerichteten Praxisweg, statt die alte Anschrift bei jeder Word-Kopie erneut zu ersetzen.
Die optionale Lexware-Office-Anbindung verbindet auch die Nummerierung: Die dort vergebene Rechnungsnummer wird vor PDF, Druck und Versand in easymed übernommen. Auf dem Beleg steht damit bereits dieselbe Nummer, die Lexware für den Zahlungsausgleich verwendet.
Die bisherige Vorlage aus der laufenden Neuerstellung nehmen
Vereinbaren Sie im Team, ab wann neue Privatrechnungen über easymed entstehen. Die bisherige Word-Vorlage wird als früherer Arbeitsstand abgelegt. Persönliche Kopien und angeheftete Verknüpfungen gehören ebenfalls aus dem gewöhnlichen Neuerstellungsweg, damit das Team denselben Ausgangspunkt nutzt.
Historische Rechnungen behalten ihren Zusammenhang. Eine Rückfrage zu einem früheren Beleg wird mit diesem Dokument verbunden; eine nötige Korrektur gehört zum entsprechenden Rechnungsprozess. Die neue aktuelle Anschrift ist die Grundlage für neue Vorgänge und ändert frühere Belege nicht rückwirkend.
Der Alltag wird dadurch einfacher: Patientendaten, Abrechnungsgrundlage und Ausgabe gehören zum verbundenen Praxisweg. Bei aktivierter Lexware-Anbindung entfällt die zweite Belegerfassung; vollständig ausgeglichene Rechnungen kommen täglich als bezahlt nach easymed zurück. Die Funktionsübersicht zeigt außerdem offene Rechnungen und die Zahlungserinnerung per Klick.
Eine sinnvolle Word-Ablösung behält die wichtigen Inhalte und ersetzt das laufende Kopieren. Praxisbezeichnung, aktuelle Anschrift und fallbezogene Angaben bekommen ihren passenden Ort. Lernen Sie den Rechnungsweg mit easymed kennen und nutzen Sie die alte Vorlage anschließend als früheren Arbeitsstand.
