Eine Raumübersicht in PowerPoint ist noch vorhanden, aber der Materialschrank fehlt. Auf dem zweiten Arbeitsplatz sieht die Datei genauso aus; dort ist inzwischen auch ein neues Wandregal eingetragen. Wenn die Datei in OneDrive oder SharePoint in Microsoft 365 liegt, prüfen Sie den Versionsverlauf: Eine frühere PowerPoint-Fassung lässt sich separat und schreibgeschützt öffnen. So können Sie den passenden Stand vergleichen, bevor Sie ihn zur aktuellen Arbeitsdatei machen.
Für Kalender, Patientenakte und hinterlegte Dokumente arbeitet Ihr Team in easymed am gemeinsamen Praxisstand. Zum Hosting gehört eine Sicherung. Das optionale easymed Cloud-Backup ergänzt eine unabhängige, vor dem Hochladen verschlüsselte Kopie: Die Datenbank wird jede Nacht vollständig gesichert, hinterlegte Dokumente werden abgeglichen. Die Kopie liegt 90 Tage in Frankfurt. Eine externe Raumübersicht in OneDrive gehört weiterhin zum Wiederherstellungsweg des Dateidienstes.
Den Dateifall richtig einordnen
Ist die Datei vorhanden und nur ihr Inhalt falsch, suchen Sie nach einer früheren Version. Öffnen Sie die Arbeitsdatei im verwendeten OneDrive- oder SharePoint-Konto und prüfen Sie den Versionsverlauf. Eine synchronisierte Datei am zweiten Gerät zeigt ebenfalls den aktuellen Stand; sie enthält nicht automatisch die gesuchte frühere Fassung.
Wurde die Datei selbst gelöscht, prüfen Sie zuerst den Papierkorb des Dateidienstes. Microsoft zeigt, wie Sie Dateien aus dem OneDrive-Papierkorb wiederherstellen. Bei persönlichen Konten sind gelöschte Dateien dort 30 Tage verfügbar; bei Arbeits- und Schulkonten sind es bis zu 93 Tage, sofern die Organisation diese Frist nicht geändert hat. Microsoft-365-Abonnenten können außerdem ihr gesamtes OneDrive auf einen Zeitpunkt innerhalb der letzten 30 Tage zurücksetzen. Vorher sehen Sie im Aktivitätsverlauf, welche Schritte zurückgenommen werden; Dateien, die nach dem gewählten Zeitpunkt angelegt wurden, wandern in den Papierkorb. Für eine einzelne überschriebene PowerPoint-Datei ist der Versionsverlauf der gezieltere Einstieg.
Synchronisierung und Versionsverlauf erfüllen verschiedene Aufgaben
Im Beispiel zeigt die Synchronisierung auf beiden Arbeitsplätzen den aktuellen Plan: ohne Materialschrank, mit Wandregal. Das ist hilfreich für die gemeinsame Arbeit. Für die ältere Information brauchen Sie zusätzlich eine gespeicherte frühere Fassung. Der Versionsverlauf beantwortet diese zweite Frage, sofern für die Datei eine passende Version vorhanden ist.
Microsoft dokumentiert die Versionsansicht für Dateien in OneDrive und SharePoint in Microsoft 365. Bei persönlichen Microsoft-Konten nennt Microsoft bis zu 25 abrufbare Versionen; bei Arbeits- und Schulkonten hängt die Anzahl von der Konfiguration der Bibliothek ab. Prüfen Sie deshalb den Verlauf der konkreten Datei, statt eine bestimmte Aufbewahrungsdauer vorauszusetzen.
Eine frühere PowerPoint-Fassung separat prüfen
Öffnen Sie die Raumübersicht in dem OneDrive- oder SharePoint-Konto, in dem sie gespeichert ist. Wählen Sie in PowerPoint den Dateinamen in der Titelleiste und anschließend „Versionsverlauf“. Öffnen Sie die Fassung von Montag um 15 Uhr. PowerPoint zeigt eine frühere Version als schreibgeschützte Ansicht in einem separaten Fenster; prüfen Sie dort, ob der Materialschrank tatsächlich eingezeichnet ist.
Microsoft beschreibt für PowerPoint auch „Kopie speichern“ („Save A Copy“): Damit können Sie eine frühere Fassung getrennt von der aktuellen Datei weiterbearbeiten. Speichern Sie die Kopie in einem vereinbarten Prüfbereich und benennen Sie sie eindeutig, zum Beispiel Raumübersicht-Montag-Prüfung.pptx. Öffnen Sie die gespeicherte Kopie anschließend am angegebenen Ort. So haben Sie eine konkrete Vergleichsfassung, während die aktuelle Arbeitsdatei zunächst bestehen bleibt. Microsofts PowerPoint-Anleitung zeigt die Schritte für Versionsverlauf und Kopie.
Der Zeitstempel allein reicht für die Auswahl nicht. Vielleicht wurde der Schrank erst in einer späteren Version ergänzt, oder die Montagszeichnung zeigt eine Einrichtung, die inzwischen geändert wurde. Vergleichen Sie den Inhalt der Fassung mit der tatsächlich benötigten Information und dem bestätigten Stand der Räume.
Spätere Änderungen in die Arbeitsfassung übernehmen
Legen Sie die Prüfkopie neben die aktuelle Raumübersicht. Im Beispiel enthält der Montagstand den Materialschrank, aber noch nicht das am Dienstag eingetragene Wandregal. Die aktuelle Datei enthält das neue Regal, während der Schrank fehlt. Beide Fassungen zeigen damit unterschiedliche Teile der zuletzt bestätigten Einrichtung.
Klären Sie, ob der Schrank heute noch an der eingezeichneten Stelle steht und ob das neue Regal tatsächlich übernommen werden soll. Beschreiben Sie dann das gewünschte Ergebnis in einem Satz: Der aktuelle Plan soll den bestätigten Schrank und das neue Wandregal enthalten. So wird die Bearbeitung an der realen Einrichtung ausgerichtet, nicht allein am Alter einer Datei.
Ergänzen Sie die bestätigte Schrankinformation über den normalen Bearbeitungsweg in der aktuellen Arbeitsdatei und lassen Sie die Regalposition stehen. Öffnen Sie den Plan nach dem Speichern erneut und prüfen Sie beide Angaben zusammen. Wenn der frühere Stand vollständig die gewünschte Arbeitsfassung werden soll, können Sie in Microsoft 365 die Schaltfläche „Wiederherstellen“ verwenden. Damit wird die ausgewählte Version zum aktuellen Stand; vergleichen Sie vorher, welche späteren Änderungen dann erneut berücksichtigt werden müssen.
Wenn der gesuchte Stand im Verlauf fehlt
In Arbeits- und Schulkonten kann die Organisation die Versionseinstellungen der Bibliothek festlegen. Fragen Sie die zuständige IT-Betreuung, ob für diese Datei ein anderer Verlauf oder eine gesonderte Datensicherung verfügbar ist. Nennen Sie den exakten Dateinamen, den Ablageort, den gesuchten Zeitpunkt und die seitdem hinzugekommenen Änderungen. Vereinbaren Sie einen getrennten Zielort, falls eine Sicherung bereitgestellt wird, damit Sie deren Inhalt erst prüfen können.
Eine Sicherung ist erst hilfreich, wenn sich daraus der benötigte Stand zurückspielen lässt. Das BSI empfiehlt, gelegentlich zu prüfen, ob ein Backup die benötigten Daten vollständig enthält und lesbar ist. Im Alltag genügt dafür eine konkrete Frage an die verantwortliche Betreuung: Welcher Stand der Raumübersicht ist vorhanden, und wie kann das Team ihn getrennt ansehen?
Das easymed-Cloud-Backup betrifft die Datenbank und hinterlegte Dokumente Ihrer Praxisinstanz: Die Datenbank wird jede Nacht vollständig gesichert, Dokumente werden abgeglichen und die verschlüsselte Kopie 90 Tage in Frankfurt aufbewahrt. Bei einem benötigten Praxisstand meldet Ihre Praxis den Fall; das easymed-Team ruft die Sicherung ab und spielt sie ein. Für eine externe PowerPoint-Datei bleibt der Versionsverlauf oder Sicherungsweg des Dateidienstes zuständig. Mehr über das Cloud-Backup für easymed erfahren Sie auf der Produktseite.
