Eine Datensicherung hilft Ihrer Praxis erst dann, wenn sich der gewählte Stand zurückspielen lässt und die erwarteten Inhalte wieder verfügbar sind. Bei easymed ist die Sicherung im Hosting enthalten; das optionale Cloud-Backup ergänzt eine unabhängige, verschlüsselte Kopie. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie den Sicherungsumfang erfassen, einen passenden Datenstand auswählen und eine Wiederherstellung praktisch prüfen.
Das easymed-Cloud-Backup sichert jede Nacht die vollständige Datenbank und gleicht die in der Praxissoftware hinterlegten Dokumente ab. Der Upload wird vorher verschlüsselt; die Kopie liegt in einem Rechenzentrum in Frankfurt und wird 90 Tage aufbewahrt. Bei einer Rücksicherung übernimmt der easymed-Support den technischen Ablauf. Ihre Praxis grenzt ein, welche Inhalte und welcher Zeitraum gebraucht werden, und prüft anschließend das Ergebnis.
Hosting-Sicherung und Cloud-Backup auseinanderhalten
Die Hosting-Sicherung gehört zum Betrieb der easymed-Instanz. Das zusätzliche Cloud-Backup ist eine zweite Kopie an einem getrennten Speicherort und ein optionales Modul. Es muss kein eigener Cloud-Speicher gebucht oder von Ihrem Team nächtlich gestartet werden.
In den Einstellungen sehen Sie den letzten erfolgreichen Sicherungslauf sowie einen Hinweis, wenn ein Lauf gescheitert ist oder länger als 48 Stunden keine Sicherung erfolgte. Diese Anzeige beantwortet, ob der Sicherungsprozess zuletzt lief. Sie bestätigt für sich allein noch nicht, dass sich ein vollständiger Datenstand fehlerfrei zurückspielen lässt. Der BSI-IT-Grundschutz führt regelmäßige Wiederherstellungstests als Basis-Anforderung auf: Gesicherte Daten sollen sich vor allem einwandfrei und in angemessener Zeit zurückspielen lassen (BSI, CON.3.A15).
Den Sicherungsumfang der Praxis festhalten
Das optionale easymed-Cloud-Backup umfasst die Datenbank und die in easymed hinterlegten Dateien, zum Beispiel Befunde, Rezeptbilder und PDFs. Ordnen Sie solche Unterlagen der passenden Patientenakte zu. Dateien, die nur auf einem Praxisrechner oder in einer anderen Anwendung liegen, gehören nicht automatisch zu diesem Cloud-Backup. Für sie braucht die Praxis einen eigenen Sicherungsweg.
Eine knappe Übersicht verhindert Lücken zwischen den Speicherorten: Welche Daten liegen in easymed, welche in weiteren Programmen oder Ordnern, wo wird jeweils die Kopie aufbewahrt, und wer kennt den Wiederherstellungsweg? Die Kassenärztliche Bundesvereinigung empfiehlt, festzulegen, welche Daten wie oft wohin gesichert werden und wie lange Kopien verfügbar bleiben. Dazu gehören relevante Daten in Dateisystemen, Programmen und Datenbanken. Prüfen Sie deshalb auch, ob wichtige Dokumente in der Patientenakte liegen oder nur in einem anderen Ordner (KBV: Datensicherung in Praxen).
Den Datenstand passend zum Anliegen wählen
Fallbeispiel: Eine Sicherung enthält den Stand von Dienstag um 18 Uhr. Am Mittwoch um 8 Uhr ergänzt das Team einen Eintrag und lädt ein Dokument zur Patientenakte hoch. Wird der Dienstagstand zurückgespielt, fehlen diese später entstandenen Inhalte in genau diesem Stand. Prüfen Sie vor der Rücksicherung, ob die gewünschte Angabe am Dienstag noch richtig war und welche späteren Inhalte anschließend wieder ergänzt werden müssen.
Beschreiben Sie dem Support, was zurückgeholt werden soll und wann die Angabe zuletzt korrekt vorlag. Nennen Sie, wenn möglich, auch die betroffene Akte, das zugehörige Dokument und den Zeitraum. So lässt sich der verfügbare Datenstand am konkreten Anliegen ausrichten; eine ältere Sicherung kann passen, wenn der Fehler erst später entstanden ist.
Klären Sie vor dem Einspielen, welcher Stand verwendet wird, wann die Rücksicherung stattfindet und wie das Team bis dahin mit neuen Änderungen umgeht. Benennen Sie eine Person, die das Anliegen mit dem Support abstimmt und die nach dem gewählten Zeitpunkt entstandenen Unterlagen sammelt. So arbeiten nicht einzelne Teammitglieder mit unterschiedlichen Erwartungen an den zurückgeholten Stand.
Die Rücksicherung mit dem Support abstimmen
Der Ablauf ist klar: Ihr Team meldet das Anliegen, stimmt den passenden verfügbaren Datenstand mit dem easymed-Support ab, lässt die Rücksicherung durchführen und prüft anschließend die benötigten Inhalte. Der Support übernimmt den technischen Restore; Ihre Praxis benennt den Fehlerzeitraum und die konkreten Inhalte, die danach kontrolliert werden sollen.
Nennen Sie eine Beispielangabe, die vor dem Fehler korrekt war, und ein Dokument, das zu diesem Stand gehören sollte. Sprechen Sie außerdem ab, wo der Stand bereitgestellt wird und ob während der Rücksicherung Änderungen in der Praxissoftware pausieren müssen. So ist vorab klar, welche Ausgangslage das Team nach der technischen Arbeit vorfindet.
Eine Wiederherstellung praktisch prüfen
Nach der abgestimmten Rücksicherung öffnen Sie die vereinbarte Patientenakte und das zugehörige Dokument. Vergleichen Sie den erwarteten Eintrag und den Dokumentinhalt mit dem zuvor festgelegten Prüffall. Halten Sie das Ergebnis und die Zeit vom Start der Rücksicherung bis zum geöffneten Prüffall fest.
Auch die KBV rät Praxen, das Wiedereinspielen einer Sicherung zu prüfen, bevor im Notfall die Vollständigkeit und Fehlerfreiheit des Prozesses davon abhängt (Hinweise zur Datensicherung). Für easymed klären Sie mit dem Support, ob und wie eine solche Probe mit geeigneten Testdaten und einem passenden Zielstand möglich ist. Vereinbaren Sie vorab, dass die Probe vom laufenden Praxisbestand abgegrenzt bleibt. Ein kurzer Eintrag mit Datum, Datenstand, geprüftem Inhalt und Ergebnis macht den nächsten Test leichter planbar.
| Prüfpunkt | Was Sie festhalten |
|---|---|
| Sicherungsstand | Datum, Uhrzeit und verwendete Kopie |
| Beispieldatensatz | Erwarteter Eintrag in der Patientenakte |
| Zugeordnetes Dokument | Vorhanden, richtig zugeordnet und lesbar |
| Wiederherstellungszeit | Zeit bis zum geöffneten Prüfergebnis |
Nach der Rücksicherung weiterarbeiten
Ein Stand vor dem Fehler ist ein gemeinsamer Ausgangspunkt, aber nicht automatisch der jüngste Arbeitsstand. Prüfen Sie, welche Einträge und Dokumente danach entstanden sind und ob sie in einer weiteren verfügbaren Kopie enthalten sind. Fehlende Unterlagen ergänzen Sie anhand einer verfügbaren Quelle und ordnen sie wieder der passenden Patientenakte zu. Die benannte Person koordiniert diese Anschlussarbeit mit dem Team.
Für Dokumente außerhalb von easymed bleibt der separate Sicherungsweg wichtig. Für die easymed-Datenbank und die dort hinterlegten Dokumente übernimmt das eingerichtete Cloud-Backup die nächtliche Kopie; bei der technischen Wiederherstellung unterstützt der easymed-Support. Wenn Sie den Sicherungsumfang Ihrer Praxis und die passende Wiederherstellung besprechen möchten, lernen Sie das easymed-Cloud-Backup kennen.
