Die Kosten für digitale Praxisinfrastruktur werden überschaubar, wenn Sie Praxisverwaltung, notwendige Anschlüsse und optionale Angebote als getrennte Budgetpositionen planen. easymed verbindet Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung im Browser; ein eigener Praxisserver und lokale Programminstallationen entfallen. So startet Ihr Budget bei den tatsächlich benötigten Arbeitsplätzen und Verbindungen und wächst mit dem konkreten Praxisangebot.
Für zugelassene Heilmittelerbringer mit GKV-Versorgung gehört auch die Telematikinfrastruktur (TI) in die Planung. Nach § 360 SGB V müssen Heilmittelerbringer Leistungen auf Grundlage elektronischer Heilmittelverordnungen ab dem 1. Januar 2027 über die TI erbringen; die gesetzliche Frist für den TI-Anschluss ist der 1. Oktober 2027. Planen Sie die Verbindung für die Nutzung elektronischer Verordnungen rechtzeitig ein und nutzen Sie die gematik-Checkliste für Heilmittelerbringende als Grundlage für das konkrete Anschlussangebot.
Die Aufgaben der Infrastruktur beschreiben
Beschreiben Sie die täglichen Handgriffe Ihrer Praxis: Termine planen, Patienteninformationen nutzen, dokumentieren und private Rechnungen bearbeiten. In easymed kommen diese Aufgaben in einer Praxisverwaltung zusammen. Notieren Sie das tatsächliche Setup, nicht alle theoretisch verfügbaren Möglichkeiten.
easymed lässt sich auf vorhandenen geeigneten PCs, Macs und Tablets im Browser nutzen. Für einen Videoarbeitsplatz können Kamera und Headset dazugehören. Ordnen Sie nur die Geräte zu, die für Ihre geplante Nutzung gebraucht werden.
Wenn besondere Versorgungs- oder Abrechnungsanforderungen bestehen, benennen Sie diese ausdrücklich. Die Eignung und notwendige Komponenten werden für den konkreten Einsatz geprüft. Eine allgemeine Bezeichnung als digitale Praxis reicht dafür nicht aus.
Praxisverwaltung mit ihren Schnittstellen planen
Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung sind in easymed verbunden. Die vorhandenen Patienteninformationen bleiben beim Patienten; die Terminplanung wird gemeinsam geführt. Für die interne Weiterarbeit entfällt der Aufbau getrennter Kalender- und Aktenkopien.
Für zusätzliche Übergaben wählen Sie die benötigte Anbindung. Beispielsweise stehen DATEV-Pakete zur Datenübergabe und eine optionale Lexware-Anbindung für Belege und den Zahlungsabgleich bereit. Besprechen Sie den Umfang anhand Ihrer tatsächlichen Rechnungs- und Verwaltungsaufgaben.
Notieren Sie, wer die Einrichtung und laufende Betreuung übernimmt. Softwareunterstützung und lokale Gerätebetreuung können unterschiedliche Kontakte sein. Das Team braucht einen klaren ersten Rückfrageweg.
Videodienste als eigenen Bedarf prüfen
Beschreiben Sie, wofür und in welchem Umfang Sie ein Videoangebot einsetzen möchten. Für die Budgetplanung zählen die vorgesehenen Personen und Termine, der Anbieter, die Lizenz oder Gebühren und der benötigte Arbeitsplatz. Legen Sie den fachlichen und vertraglichen Umfang für den konkreten Einsatz fest.
easymed bietet optional Videotermine über Microsoft Teams; dafür benötigen Sie ein eigenes Microsoft-365-Konto. Führen Sie die passende Lizenz als eigene Kostenzeile und berücksichtigen Sie nur die Nutzer und Funktionen, die Sie tatsächlich benötigen. Die Praxisfunktionen von easymed zeigen, welche Aufgaben die Verwaltung übernimmt.
Wenn Sie telemedizinische Physiotherapie als GKV-Leistung anbieten, muss der konkrete Videodienst die Anforderungen nach Anlage 8 zum Physiotherapievertrag erfüllen und im GKV-Verzeichnis der Videodienstanbieter für Physiotherapie geführt werden. Prüfen Sie den angebotenen Produktnamen in der passenden Spalte, bevor Sie Vertrag und Kosten festlegen.
Terminorganisation in easymedTeams-Termin · eigenes Microsoft-365-Konto
ArbeitsplatztestKamera · Mikrofon · Bandbreite · Erreichbarkeit
Anlage 8 sieht außerdem einen Verbindungstest ohne Registrierung vor. Er prüft, ob das Endgerät geeignet ist, Kamera und Mikrofon funktionieren, die Bandbreite ausreicht und die nötigen Dienste erreichbar sind. Nutzen Sie diesen Test am vorgesehenen Arbeitsplatz; er zeigt, ob vorhandene Geräte und Internetverbindung für das geplante Angebot ausreichen.
Planen Sie einen ruhigen, geschlossenen Raum und geeignete vorhandene Geräte ein. Zusätzliche Anschaffungen ergeben sich aus dem konkreten Dienst und dem Test am Arbeitsplatz. Bei anderen Videoangeboten richten sich Zugang, Umfang und Gebühren nach dem jeweiligen Vertrag.
Anschluss und weitere technische Dienste getrennt erfassen
Die gematik bündelt auf ihrer Seite für Heilmittelerbringende den Zugang zur TI, eine Checkliste und Hinweise zur Finanzierung. Holen Sie damit ein konkretes Anschlussangebot ein und erfassen Sie seine enthaltenen Komponenten, Einrichtungsleistungen und laufenden Kosten als eigene Position.
Für zugelassene Physiotherapiepraxen mit GKV-Versorgung beschreibt die gematik die TI-Kosten als vollständig über eine monatliche Pauschale refinanziert. Die Finanzierungsvereinbarung des GKV-Spitzenverbands nennt Voraussetzungen und Antragsverfahren: Anschluss und funktionsfähige Ausstattung müssen nachgewiesen werden. Die Pauschale wird monatlich berechnet, aber quartalsweise ausgezahlt. Führen Sie daher die Anschlusskosten mit ihrem Zahlungstermin und die erwarteten TI-Pauschalen mit ihrem Auszahlungsquartal getrennt auf.
Ordnen Sie dem Anschlussangebot und weiteren technischen Diensten die vereinbarten Leistungen und den zuständigen Kontakt zu. Halten Sie fest, wofür der Dienst benötigt wird und welche Einrichtung, Betreuung oder Datenübergabe im Preis enthalten ist. So bleiben Kosten und Aufgaben nachvollziehbar verbunden.
Einmalkosten und laufenden Betrieb trennen
Erstellen Sie eine Übersicht mit Anschaffung, Einrichtung und wiederkehrenden Gebühren. Ergänzen Sie Schulung und interne Arbeitszeit. Der erste Betriebszeitraum kann dadurch einen anderen Bedarf haben als spätere Jahre.
Prüfen Sie Zahlungsweise und Vertragslaufzeit. Jährlich im Voraus fällige Beträge stehen mit ihrem Zahlungstermin in der Planung; monatliche Gebühren mit ihrer laufenden Fälligkeit. Verwenden Sie für den Vergleich dieselbe Netto- oder Bruttogrundlage.
Ergänzen Sie für jede Budgetzeile den Anbieter, den vereinbarten Umfang, den Zahlungstermin, die Vertragsperiode und die zuständige Person. Kennzeichnen Sie Angebote als bestätigt oder noch offen. Bei einer Erstattung gehören Anspruch, nötiger Nachweis und Auszahlungstermin in eine eigene Zeile; so bleibt der tatsächliche Geldfluss im Startmonat sichtbar.
Supportgrenzen vor dem Start klären
Fragen Sie, welcher Kontakt bei welcher Störung zuständig ist. Eine fehlende Verbindung und eine unklare Funktion können unterschiedliche Betreuung benötigen. Benennen Sie einen ersten internen Ansprechpartner, der den Vorgang aufnimmt und an die passende Stelle übergibt.
Vermeiden Sie parallele unverbundene Meldungen durch mehrere Mitarbeitende. Eine gemeinsame Referenz zum offenen Supportfall erleichtert die Rückmeldung und zeigt dem Team, welcher Stand bereits geklärt wurde.
Mit der verbundenen Praxisverwaltung starten
Starten Sie mit den benötigten Funktionen und den passenden Rechten für das Team. easymed läuft an den vorgesehenen Arbeitsplätzen im Browser. Kalender, Patientenakte und Privatabrechnung bleiben im gemeinsamen Praxisablauf; eine eigene lokale Servereinrichtung entfällt.
Zeigen Sie den Mitarbeitenden die Handgriffe für ihre Aufgabe: Terminänderung am Empfang, Patienteninformationen für die Behandlung oder Rechnung in der Verwaltung. Eine konkrete Frage klären Sie am betreffenden Schritt. Die verbundene Praxisverwaltung hält die interne Weiterarbeit überschaubar.
Die Praxisfunktionen von easymed bilden die gemeinsame Verwaltung. Optionale Videotermine über Microsoft Teams mit eigenem Microsoft-365-Konto oder weitere benötigte Anbindungen wählen Sie passend zum Angebot Ihrer Praxis. Dadurch wächst die Ausstattung mit einer konkreten Aufgabe.
Fassen Sie Startbedarf und laufende Zahlungen in einer kurzen Übersicht zusammen. Jede Kostenposition hat einen Zweck, eine Zuständigkeit und einen bestätigten Einrichtungsweg. Eine später geplante Leistung erhält eine eigene Ausbauvariante. So bleibt das Budget auf die heute benötigte digitale Praxisinfrastruktur bezogen.
Ein Videoangebot mit eigenem Einsatzumfang budgetieren
Die Beispielpraxis plant ein fachlich und vertraglich geklärtes Videoangebot für einen Nachmittag. Zum tatsächlichen Umfang gehören die vorgesehenen Personen, Termine und ein ruhiger Arbeitsplatz. Dieser konkrete Einsatz ist die Grundlage für die Budgetzeile.
Verwenden Sie nach Möglichkeit die vorhandene geeignete Ausstattung. Kamera, Headset und Verbindung werden am vorgesehenen Platz kurz ausprobiert. Damit zeigt sich, ob für das Angebot überhaupt eine zusätzliche Anschaffung gebraucht wird.
KI Generiert
Für optionale Teams-Videotermine in easymed berücksichtigen Sie das eigene Microsoft-365-Konto. Bei einem separat gewählten Videodienst nehmen Sie dessen Angebot und Unterstützung in die Budgetübersicht auf. So wird genau der genutzte Weg kalkuliert.
Ein vorgesehener Videotermin wird verschoben. Die zuständige Person pflegt die bestätigte neue Vereinbarung im gemeinsamen Kalender von easymed. Wird ein separater Videodienst verwendet, berücksichtigen Sie dessen Terminverfahren. Die Auswahl des Videowegs bleibt damit an das tatsächliche Angebot der Praxis gebunden.
Verbindung und Betreuung mit beobachtbaren Aufgaben verknüpfen
Im Beispiel ist der Praxisarbeitsplatz nutzbar, ein bestimmter externer Dienst aber nicht erreichbar. Ein anderer Fall betrifft eine lokale Ausgabe am Arbeitsplatz. Diese Beobachtungen können unterschiedliche Ansprechpartner benötigen. Beschreiben Sie den betroffenen Vorgang beim passenden Kontakt; eine gemeinsame Referenz zum Fall bündelt die weitere Rückmeldung.
Für Ihr Budget notieren Sie neben jeder vereinbarten Betreuungsleistung deren Aufgabe. Eine lokale technische Betreuung kann einen anderen Umfang haben als die Unterstützung zu einer Anwendungsfunktion. Wird ein externer Dienst zusätzlich benötigt, klären Sie seine Einrichtung und seinen laufenden Rückfrageweg ausdrücklich. Der gleiche Begriff Support bedeutet in mehreren Angeboten nicht automatisch dieselbe Tätigkeit.
Bei einer zusätzlichen Verbindung zwischen Anwendungen benennen Sie die benötigte Information und den Übergabeweg. Der zuständige Anbieter erläutert den vereinbarten Umfang und unterstützt eine konkrete Rückfrage. Die interne Termin-, Akten- und Privatabrechnungsarbeit bleibt in easymed bereits verbunden.
Einmalkosten vor der regelmäßigen Nutzung sichtbar machen
Der erste geplante Monat kann Einrichtungsleistungen enthalten, die später nicht erneut anfallen. Führen Sie diese getrennt von den laufenden Zahlungen auf. Beschreiben Sie kurz, welche interne Aufgabe vor dem Start benötigt wird: den Zugang öffnen, Teamrechte einrichten und die täglichen Handgriffe kennenlernen.
Tägliche Handgriffe kennenlernen
und tatsächliche Fälligkeit
Ein bislang offener Bestandteil bekommt keinen stillschweigenden Nullwert. Wenn beispielsweise die technische Einrichtung noch nicht angeboten wurde, schreiben Sie genau diese fehlende Position in die Übersicht. Die bestätigte Summe wird dann mit ihrem Umfang benannt. Erst nach Klärung kann ein vollständiger Gesamtbedarf dargestellt werden.
Für den regelmäßigen Betrieb führen Sie die tatsächlich vereinbarten Gebühren und Zahlungszeitpunkte. Ein weiterer Dienst kann eine andere Vertragsperiode haben als die Praxisverwaltung. Die jeweilige Fälligkeit bleibt deshalb neben einem eventuell verwendeten monatlichen Durchschnitt sichtbar. So wird die Budgetrechnung mit dem tatsächlichen Zahlungsplan verbunden.
Einen zunächst nicht benötigten Dienst als spätere Variante behandeln
Vielleicht startet die Praxis ohne Videoangebot und prüft es erst später. Dann steht dieser Dienst in einer eigenen Ausbauvariante. Der noch geplante Umfang darf weder den Startbedarf künstlich vergrößern noch später als bereits geprüft gelten. Halten Sie fest, welche Voraussetzung vor einer tatsächlichen Einführung noch geklärt werden müsste.
Ein gemeinsames Paket am Leistungsumfang prüfen
Ein gemeinsames Angebot kann mehrere Aufgaben bündeln. Ordnen Sie jedem Bestandteil seinen Zweck und die zuständige Stelle zu. Eine gemeinsame Summe bleibt dadurch nachvollziehbar, wenn Leistungsumfang, Einrichtung und noch offene Voraussetzungen klar benannt sind.
