Bei der Videotherapie in der Ergotherapie findet die Sitzung als synchrone Kommunikation per Live-Video statt. Für GKV-Leistungen gilt: Der erste Ergotherapietermin erfolgt persönlich. Spätere Videoeinheiten kommen infrage, wenn die konkrete Behandlung keinen unmittelbaren persönlichen Kontakt erfordert und die Patientin oder der Patient aktiv teilnehmen kann. Die Entscheidung richtet sich nach dem Therapieziel und der jeweiligen Person; der Ergotherapievertrag des GKV-Spitzenverbands beschreibt den Rahmen in § 7a.
Für die Praxisorganisation verbindet easymed den Videotermin im gemeinsamen Kalender mit der Patientenakte und der Dokumentation an der Sitzung. Bei angebundenem Microsoft 365 wird für Video-Leistungen automatisch ein Teams-Termin erstellt. Für eine GKV-Videobehandlung prüfen Sie den tatsächlich eingesetzten Videodienst zusätzlich im GKV-Verzeichnis für Ergotherapie: Ein Kalendereintrag ersetzt diese Anbieteranforderung nicht.
Den GKV-Rahmen für ergotherapeutische Videotherapie einordnen
Die erste Behandlung einer Ergotherapie findet im direkten persönlichen Kontakt statt. Über weitere persönliche Termine entscheidet die Therapeutin oder der Therapeut fallbezogen nach therapeutischer Notwendigkeit. Video eignet sich für verordnete Leistungen, die keinen unmittelbaren persönlichen Kontakt erfordern; außerdem muss die versicherte Person körperlich und psychisch aktiv mitwirken und über ausreichende Medienkompetenz verfügen. So wird geprüft, ob der geplante Inhalt wirklich über Video bearbeitet werden kann und ob die Patientin oder der Patient den Ablauf mittragen kann.
Patient und Therapeutin müssen der Behandlung per Video zustimmen. Vor der Einwilligung wird über den Ablauf aufgeklärt; die Einwilligung erfolgt in Textform. Beide können die Videoform jederzeit ablehnen oder widerrufen. Dann wird die Behandlung persönlich fortgesetzt. Die Praxis kann den Videotermin daher als passende Form einer laufenden Behandlung planen, ohne den möglichen persönlichen Kontakt aus dem Behandlungsweg herauszulösen.
Der Vertrag begrenzt die Menge telemedizinischer Behandlungen pro zugelassenem Leistungserbringer und Quartal auf 30 Prozent aller Behandlungen. Das ist eine gemeinsame Obergrenze über die abgegebenen Behandlungen, keine Quote je Verordnung. Als Beispiel: Bei insgesamt 200 Behandlungen im Quartal können höchstens 60 davon telemedizinisch stattfinden. Thermische Anwendungen, temporäre ergotherapeutische Schienen und Hausbesuche sind von der Möglichkeit ausgenommen. Die Regel steht im Ergotherapievertrag, § 7a.
Den Videotermin mit der bestehenden Terminfolge verbinden
Die vereinbarte Sitzung erhält ihren Platz im Kalender. easymed bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Serientermine und Pufferzeiten. Der Termin bleibt mit der betreffenden Person verbunden; Dokumente, Hinweise und Verlaufsinformationen stehen in deren Akte.
Eine Patientin möchte den geplanten Videotermin auf einen anderen Nachmittag verschieben. Der Empfang stimmt die neue Zeit ab und bearbeitet die betreffende Vereinbarung innerhalb der bestehenden Serie. Eine noch ausstehende organisatorische Rückmeldung, beispielsweise zum Öffnen der Einladung, ergänzen Sie beim Patienten. Die übrige Serie bleibt bestehen.
Einstellbare Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp unterstützen die Terminabstimmung. Die vereinbarte Zeit bleibt im gemeinsamen Kalender sichtbar; Informationen zur tatsächlichen Teilnahme ergänzen Sie in derselben Patientenakte. Damit können Empfang und Behandlung bei einer Rückfrage an der konkreten Vereinbarung weiterarbeiten.
Alltagssituation und organisatorische Unterstützung besprechen
Eine Patientin möchte den Kontakt von zu Hause aus wahrnehmen und beim Öffnen der Einladung unterstützt werden. Besprechen Sie mit ihr den vorgesehenen Platz, das benötigte Gerät und die konkrete Hilfe. Eine ruhige geschützte Umgebung und eine stabile Verbindung erleichtern die vereinbarte Teilnahme. Die Therapeutin bespricht das fachliche Anliegen direkt mit der Patientin.
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Der GKV-Vertrag erlaubt, eine Bezugsperson telemedizinisch einzubeziehen. Machen Sie die abgesprochene Hilfe konkret: Die Bezugsperson kann den Laptop bereitstellen, die Einladung öffnen oder zu Beginn Kamera und Ton einstellen. Die Patientin bleibt in das Gespräch und in die Einwilligung zur Videoform einbezogen. Bei der Sitzung sollen alle Beteiligten während der Behandlung mit einem bewegten Videobild erkennbar sein; beide Seiten brauchen eine störungsfreie Umgebung, die Privatsphäre ermöglicht.
Ein kurzer gemeinsamer Einstieg genügt häufig: Einladung finden, den vorgesehenen Dienst öffnen und zur vereinbarten Zeit teilnehmen. Wenn ein einzelner Schritt noch unklar ist, halten Sie genau diese offene Frage fest und besprechen sie gezielt. Kann die Patientin oder der Patient nicht aktiv teilnehmen oder wird persönliche Unterstützung für die Behandlung selbst gebraucht, planen Sie den passenden persönlichen Kontakt.
Eine Bezugsperson mit ihrer vereinbarten Rolle einbeziehen
Im Beispiel ist der Donnerstagstermin bereits bestätigt. Die Tochter hilft ihrer Mutter beim Öffnen der Einladung; dazu ist ein kurzer Rückruf am Mittwoch vereinbart. In der Patientenakte stehen die Rolle der Tochter und dieser Rückruf. Der Kalender zeigt weiterhin die bestätigte Donnerstagszeit.
Der Empfang kann diese organisatorische Absprache weiterführen. Halten Sie nur fest, welche Hilfe vereinbart wurde und ob der Rückruf stattgefunden hat. Die fachliche Entscheidung und die Einwilligung zur Videoform bespricht die Therapeutin mit der Patientin. Mitarbeiterrechte bestimmen in easymed, welche Bereiche die jeweilige Rolle sehen und bearbeiten darf. Die Kolleginnen und Kollegen finden dadurch die Information, die sie für den eigenen nächsten Schritt brauchen.
Nach dem Rückruf ergänzen Sie dessen Ergebnis. Der bestätigte Termin bleibt bestehen, und die Therapeutin sieht die vereinbarte Unterstützung bei der Vorbereitung. Die Familie braucht die bereits getroffene Terminabsprache nicht nochmals vollständig zu erklären.
Dienst, Umgebung und Leistungsbestätigung passend vorbereiten
Für GKV-Videotherapie muss die eingesetzte Videodienstleistung die technischen Anforderungen für Heilmittel erfüllen. Das GKV-Verzeichnis der Videodienstanbieter zeigt, welche Produkte für welche Versorgungsbereiche nachgewiesen sind. Öffnen Sie die aktuelle PDF-Liste und prüfen Sie die Spalte „Ergotherapie“. So wählen Sie gezielt den für Ihre Behandlung geeigneten Dienst aus, statt nur nach einem vorhandenen Besprechungslink zu entscheiden.
Vor dem Termin stimmen Sie mit der Patientin ab, wo die Behandlung stattfindet und wer teilnimmt. Schließen Sie den Raum so, dass das Gespräch geschützt bleibt. Der gemeinsame Einstieg kann die Verbindung und die Beteiligten klären; die therapeutische Arbeit beginnt dann im passenden Behandlungsrahmen. Wenn die Umgebung oder Teilnahme nicht passt, bleibt der persönliche Kontakt als Fortsetzung möglich.
Auch die Leistungsbestätigung gehört zum Abschluss. Nach dem Termin kann die versicherte Person die telemedizinische Leistung digital oder per Fax bestätigen. Bietet der Videodienst einen Nachweis über die Durchführung an, kann dieser laut Vertrag als PDF vorliegen. Bewahren Sie die Bestätigung in der Patientenakte auf und kennzeichnen Sie die Behandlung auf der Verordnungsrückseite am Behandlungstag mit „TM“. Die Unterschrift kann bei der nächsten möglichen persönlichen Sitzung ergänzt werden; die Einzelheiten stehen in § 7a Absatz 12 des GKV-Ergotherapievertrags.
Eine technische Unterbrechung mit dem tatsächlichen Verlauf weiterführen
Wird die Verbindung während einer Sitzung unterbrochen, besprechen Sie zunächst die konkrete Fortsetzung: erneute Verbindung, eine vereinbarte Ersatzzeit oder ein persönlicher Termin. Halten Sie die bereits erfolgte Behandlung und den nächsten vereinbarten Kontakt im Patientenverlauf fest. Die technische Rückmeldung erhält ihren Bezug zur betreffenden Sitzung.
Kalender und Dokumentation erfüllen dabei verschiedene Aufgaben im selben Zusammenhang. Der Kalender zeigt die nächste Vereinbarung; die Dokumentation beschreibt den tatsächlichen Verlauf der Sitzung. Ein neuer Einladungsversuch ist ein organisatorischer Schritt. Der Leistungsstand richtet sich nach der tatsächlich durchgeführten Behandlung und ihrem geltenden Rahmen.
Der Ergotherapievertrag sieht vor, dass nicht in Anspruch genommene Leistungen nicht abgerechnet werden und vorzeitig beendete Verordnungen nur im tatsächlich erbrachten Umfang zählen. Halten Sie deshalb fest, was während der Sitzung stattgefunden hat und wie die Patientin oder der Patient weiterbehandelt wird. Das macht den Übergang zu einer erneuten Verbindung, Ersatzzeit oder persönlichen Fortsetzung nachvollziehbar.
Den Verlauf an der Sitzung dokumentieren und einfach fortsetzen
Befund und Verlauf gehören in easymed zum jeweiligen Termin. Textvorschläge aus Ihren bisherigen Formulierungen unterstützen das Schreiben. Die Therapeutin ergänzt, was für die weitere Behandlung gebraucht wird, und knüpft beim nächsten Kontakt an diesen Eintrag an.
Wird die Behandlung in der Praxis fortgeführt, bleibt dieselbe Patientenakte die Grundlage. Der Empfang vereinbart die persönliche Sitzung; die Therapeutin findet die vorhandene Dokumentation und die Informationen aus dem Videokontakt. Der Wechsel braucht keinen neuen organisatorischen Nebenweg.
Die Ergotherapie-Praxissoftware von easymed verbindet diese Schritte: ein gemeinsamer Kalender, Patienteninformationen am passenden Ort und Dokumentation an der Sitzung. Damit fügt sich die Organisation eines Videotermins verständlich in den übrigen Praxisalltag ein.
