Mehrere E-Rechnungen in Lexware Office lassen sich gemeinsam hochladen. Beim Upload prüft das System, ob jede XML-Datei technisch gültig und auswertbar ist. Erfolgreiche Eingänge erscheinen einzeln im Status „Zu prüfen“ und werden dort zur Belegerfassung geöffnet. Das Team kontrolliert und vervollständigt sie anschließend. Der Sammelimport zeigt damit, welche Dateien technisch übernommen wurden und wo noch eine Prüfung oder Korrektur aussteht.
Für Ihre eigenen Praxisrechnungen verbindet die eingerichtete Lexware-Office-Anbindung in easymed den Rechnungsabschluss mit der Buchhaltung: Rechnungsdaten gehen an Lexware, die dort vergebene Nummer kommt zurück und wird für PDF, Druck und Versand verwendet. Der tägliche Abgleich meldet vollständig ausgeglichene Rechnungen nach easymed zurück. Lieferantenrechnungen werden im Erfassungsweg von Lexware Office bearbeitet.
Das folgende Beispiel betrachtet vier Lieferantenbelege M49, M50, M51 und M52. Drei Dateien sind technisch übernommen und warten auf die Prüfung; eine benötigt zunächst eine korrigierte XML-Datei. Die Rechnungsnummern zeigen, welcher nächste Schritt zu welchem Eingang gehört.
Die vier Rechnungsbezüge zusammenhalten
M49, M50, M51 und M52 betreffen bestellte Praxismaterialien. Zu jeder Rechnung gehört die ursprüngliche XML-Datei mit dem jeweiligen Lieferanten. Diese vier Bezüge machen das Paket verständlich. Ein Dateiname kann bei der Ablage helfen; die Lieferantenrechnungsnummer verbindet den Eingang mit dem konkreten Einkauf.
M49 gehört zu einer bereits bezahlten Materiallieferung. M50 betrifft bestellte Übungsbänder. Bei M51 ist der Lieferumfang noch zu klären. M52 ist die Rechnung mit einer technisch abgewiesenen Datei. Diese Unterschiede sind schon im Beispiel bekannt und werden beim jeweiligen Beleg weiterverwendet.
Die XML enthält die strukturierten Rechnungsdaten. Eine reine PDF-Abbildung hat einen anderen Aufbau. Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD sind laut Bundesfinanzministerium bei Abweichungen die Daten im strukturierten Teil maßgeblich. Für die umsatzsteuerliche Aufbewahrung bleibt eine Rechnung acht Jahre erhalten; bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Deshalb bleibt die ursprüngliche XML mit ihrem Rechnungsbezug erhalten.
Rechnungsdaten in Lexware Office übernehmen
Der Mehrfachupload von Lexware Office stellt mehrere Belege in der Liste zur Erfassung bereit. Der E-Rechnungs-Erfassungsweg von Lexware Office prüft beim Upload, ob die Datei technisch gültig und auswertbar ist. Erfolgreiche Eingänge stehen im Status „Zu prüfen“. Die strukturierte XML wird lesbar dargestellt; die ausgelesenen Werte erscheinen in der Belegerfassungsmaske. Dort prüfen und vervollständigen Sie den jeweiligen Eintrag und führen ihn mit „Beleg erfassen“ weiter. Der technische Upload prüft die Datei, nicht ob der Einkauf tatsächlich vollständig geliefert wurde.
Im Beispiel liegen M49, M50 und M51 nach erfolgreichem technischen Upload im Status „Zu prüfen“. Bei M52 erscheint eine technische Fehlermeldung. Die Mitarbeiterin ordnet die Rückmeldung der Rechnungsnummer M52 und ihrer ursprünglichen Datei zu. Damit sind drei Belege zur inhaltlichen Prüfung bereit; bei M52 fehlt zunächst eine gültige Datei.
Stimmen Sie die erwarteten Lieferantenrechnungsnummern mit der Liste „Zu prüfen“ ab. So sehen Sie im Beispiel, welche drei Eingänge die Belegerfassung erreicht haben und welche Datei noch fehlt. Die drei übernommenen Belege können einzeln weiterbearbeitet werden, während die Rückfrage zu M52 bei ihrem eigenen Rechnungsbezug bleibt.
Eine technische Rückmeldung gehört zur Dateiübernahme. Der Status „Zu prüfen“ zeigt dagegen, dass ein übernommener Eingang noch von Ihrem Team bearbeitet wird. Diese beiden Hinweise helfen, den technischen Stand von der Prüfung des tatsächlichen Einkaufs zu unterscheiden.
Die Datei M52 gezielt vervollständigen
Bei M52 benennt die Meldung den technischen Anlass für die Rückfrage an den Lieferanten. Der Lexware-Korrekturweg für technisch abgewiesene E-Rechnungen stellt einen Prüfbericht bereit und unterstützt die Anforderung einer korrigierten Datei. Lexware grenzt diesen Ablauf von inhaltlichen Korrekturen ab, etwa wenn ein Betrag oder eine Position nicht stimmt.
Beschreiben Sie die Anfrage konkret mit Rechnungsnummer M52, ursprünglichem Eingang und der gemeldeten technischen Abweichung. Ändern Sie die empfangene XML nicht selbst; die korrigierte Rechnungsdatei kommt vom Lieferanten. Die ursprüngliche Datei bleibt als Herkunft erhalten. Die neue Fassung wird demselben Rechnungsbezug zugeordnet und anschließend über den vorgesehenen Erfassungsweg übernommen.
Die anderen drei Rechnungen behalten ihren Stand in „Zu prüfen“. Sie können M49, M50 und M51 weiter inhaltlich prüfen, während die Lieferantenantwort zu M52 aussteht. So braucht die technische Rückfrage zu einer Datei keine zweite Bearbeitung der übrigen Eingänge auszulösen.
Erfassung und tatsächlichen Einkauf verbinden
Bei M50 passen Artikel, Menge und vereinbarter Preis zu den bestellten Übungsbändern. Der erfasste Beleg lässt sich dadurch für die Zahlung weiterführen. M49 gehört zur bestätigten Materiallieferung. Bei M51 bleibt die Frage zum Lieferumfang gezielt beim betreffenden Einkauf.
Die technische Erfassung, die Zuordnung zum Einkauf und der Zahlungsstand beschreiben verschiedene Informationen. „Erfasst“ zeigt den erreichten Belegschritt. Der passende Artikel mit Menge und vereinbartem Preis erklärt den tatsächlichen Einkauf. Eine bereits erfolgte Zahlung ergänzt den aktuellen Stand.
Prüfen Sie einen erfolgreich eingelesenen Lieferantenbeleg anhand der Bestellung und der tatsächlich angekommenen Ware: Stimmen Artikel, Menge und vereinbarter Preis mit den strukturierten Rechnungsdaten überein? Für M50 passt dieser Abgleich im Beispiel. Bei M51 bleibt eine Rückfrage zum Lieferumfang offen. Die technische Dateiübernahme beantwortet diese inhaltliche Frage nicht.
Im Alltag genügt die konkrete Entscheidung beim vorhandenen Beleg. M50 kann nach dem Abgleich zur Zahlung weitergeführt werden. Zu M51 nennt die Rückfrage den noch offenen Lieferumfang. So bleiben Datenübernahme und sachliche Klärung übersichtlich, ohne eine zweite allgemeine Kontrollakte aufzubauen.
Mit dem vorhandenen Zahlungsstand anschließen
M49 ist bereits bezahlt. Dieser Zahlungsbezug bleibt bei der Rechnung erhalten. M50 wird mit dem aktuellen offenen Betrag weitergeführt. M51 wartet auf die Antwort zum Lieferumfang; M52 benötigt zunächst die korrigierte Datei. Die vier nächsten Schritte ergeben sich damit aus den bekannten Informationen.
Eine Übergabe an die Kollegin kann genau diese Unterschiede nennen. Der Bezug zur Rechnung ist dabei hilfreicher als eine Sammelmarkierung „Paket fertig“. Sie zeigt sowohl die vorhandenen Ergebnisse als auch die eine konkrete Aufgabe, die beim nächsten Zugriff ansteht.
Wenn die Antwort zu M51 eingeht, wird sie bei dieser Rechnung ergänzt. Eine neue Zahlungsvereinbarung gehört ebenfalls zum betreffenden Beleg. Das Team führt den vorhandenen Vorgang weiter und kann an die letzte konkrete Information anschließen.
Eigene Praxisrechnungen mit easymed übergeben
Beim eigenen Rechnungsabschluss in easymed wird der Praxisbeleg mit seiner eingerichteten Lexware-Office-Anbindung übertragen. Anschrift, Betrag, Steuerart und eine zusammengefasste Leistungsposition kommen aus den vorhandenen Belegdaten. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie für die anschließende PDF, den Druck und den Versand.
Dieser Ausgangsweg spart die erneute Eingabe der eigenen Praxisrechnung in der Buchhaltung. Der tägliche Abgleich bringt vollständig bezahlte Rechnungen mit ihrem Zahlungsstand nach easymed zurück. Lieferantenrechnungen werden daneben über den eingehenden Erfassungsweg von Lexware Office bearbeitet.
Lernen Sie die Verbindung zwischen easymed und Lexware Office kennen. Die persönliche Vorführung zeigt, wie ein vorhandener Praxisbeleg beim Abschluss zur Buchhaltung gelangt und mit seiner Rechnungsnummer weiterverwendet wird.
