Eine Praxissoftware-Demo wird aussagekräftig, wenn Sie einen typischen Arbeitsweg von der Ausgangslage bis zum Ergebnis sehen. Bereiten Sie zwei bis drei Testkarten mit konkreten Praxisfällen vor und bitten Sie jeden Anbieter, dieselben Abläufe zu zeigen. So erkennen Sie, wie Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung im Alltag zusammenpassen.
Die ONC-Vorlage für EHR-Demonstrationen empfiehlt für den Anbietervergleich dieselben vorbereiteten Beispieldaten und eine Bewertungsmatrix. Auch die KBV rät, das ganze Praxisteam einzubeziehen und die Nutzerfreundlichkeit in einer Produktpräsentation selbst zu prüfen.
In der easymed-Demo stehen Beispieldaten bereit; die Zugangsdaten kommen per E-Mail. Kalender, Patientenakte, Behandlungsdokumentation und Privatabrechnung gehören zu einem verbundenen Arbeitsweg. Patienten können Termine im Praxisportal buchen, verschieben oder absagen. Wird ein Termin frei, bietet die Smart-Warteliste ihn passenden Wartenden automatisch an. Sie können diese Abläufe direkt mit den Fragen aus Ihrer Praxis verbinden.
Wenige hilfreiche Praxisfälle auswählen
Fragen Sie Empfang, Behandlung und Verwaltung nach einer Aufgabe, die sie in der Vorführung sehen möchten. „Einen freien Termin nach einer Absage anbieten“ oder „Eine erfasste Leistung in die Rechnungsbearbeitung übernehmen“ beschreibt den gewünschten Nutzen konkret. Das Team kann den angebotenen Weg anschließend an seiner täglichen Arbeit einordnen.
KI Generiert
Drei Testkarten können eine kurze Orientierung geben: eine private Behandlung mit drei Terminen, die Änderung nur eines Serientermins und zwei Familienmitglieder mit derselben Kontaktperson. Jede Karte nennt die Ausgangslage und das Ergebnis, das Sie sehen möchten. Für einen ersten Termin können Sie auch mit nur einer dieser Karten beginnen. Weitere Fragen ergeben sich beim gezeigten Ablauf.
Mit Beispieldaten und passenden Rollen beginnen
Nutzen Sie die Beispieldaten der Demo und notieren Sie Ihre Testfälle mit einem Musternamen, der Terminart und einer kurzen Ausgangslage. Eigene Patientenunterlagen brauchen Sie dafür nicht. Halten Sie die Notizen zur Vorführung frei von Patientendaten, damit das Team den Arbeitsweg besprechen kann, ohne Behandlungsinformationen zusammenzustellen.
Eine Person kann den gesamten Fall ansehen; unterschiedliche Rollen können ihre Fragen ergänzen. Der Empfang interessiert sich für den Kalender, die Fachkraft für den Verlauf und die Verwaltung für die Rechnung. Die Vorführung macht sichtbar, wie die jeweiligen Aufgaben am selben Patientenbezug zusammenkommen. Drei Mitarbeitende müssen dafür nicht nacheinander denselben Vorgang erneut aufbauen.
Testkarte eins: drei Termine und ein Behandlungskontakt
Mara Beispiel möchte eine private Behandlungsserie vereinbaren. Im Demofall werden ihre Stammdaten einmal angelegt und drei Termine geplant. Der Kalender zeigt die vereinbarte Zeit und den Behandler; die Akte enthält die zugehörigen Informationen. Lassen Sie sich zeigen, wie Sie von diesem Ausgangspunkt die nächste Behandlung vorbereiten.
Nach dem ersten Beispieltermin wird die durchgeführte Behandlung mit ihrem Verlauf erfasst. Die beiden Folgetermine sind noch geplant. Für die Privatrechnung ist die erfasste Leistung des durchgeführten Kontakts die Grundlage. Die drei Kalenderplätze geben damit einen anderen Stand wieder als die eine bereits erfolgte Behandlung.
Sie sehen in easymed den Bezug zwischen Kalender, Patientenakte und Privatabrechnung. Die Rechnung entsteht aus den erfassten Leistungen und kann als PDF per E-Mail bereitgestellt werden. Stellen Sie eine konkrete Frage, wenn eine Vereinbarung Ihrer Praxis erläutert werden soll, beispielsweise ein anderer Rechnungsempfänger. Die normale Leistungserfassung braucht dafür keine zusätzliche Rekonstruktion des gesamten Falles.
Testkarte zwei: einen Serientermin verschieben
Mara Beispiel möchte den zweiten von drei Terminen verschieben; der dritte soll unverändert bleiben. Diese kurze Bedingung genügt als Testkarte. Lassen Sie sich die Änderung des betreffenden Einzeltermins im gemeinsamen Kalender zeigen. Der Patientenbezug und die unveränderten Folgekontakte bleiben der Ausgangspunkt.
Für gewöhnliche Patientenänderungen können Patienten Termine im easymed-Praxisportal verschieben oder absagen. Bestätigung und Erinnerung begleiten die Vereinbarung. Bei einer telefonischen Absprache trägt der Empfang die zugesagte Änderung am bestehenden Kontakt ein. Wenn ein Termin frei wird, bietet easymed ihn passenden Wartenden automatisch an. So lässt sich im Softwarevergleich sowohl der Portalweg als auch die Aufgabe des Teams betrachten.
Eine konkrete Bedienfrage kann lauten: „Wir möchten den zweiten von drei Terminen ändern. Welchen Einzeltermin wählen wir?“ Bitten Sie darum, genau diese Änderung durchzuspielen und zu zeigen, was mit den anderen Kontakten der Serie geschieht. Ein bekannter Arbeitsweg muss nicht nochmals mit jeder Vertretung als gesonderter Testfall durchlaufen werden.
Testkarte drei: zwei Familienmitglieder verbinden
Zwei Familienmitglieder haben unterschiedliche Termine und eine gemeinsame Kontaktperson für die Terminabstimmung. Lassen Sie sich in easymed zeigen, wie Kinder mit einer Bezugsperson verknüpft werden. Jedes Kind behält seine eigene Akte; der vereinbarte Eltern-Portalzugang verbindet die zugeordneten Termine, Rechnungen und freigegebenen Dokumente.
Im Musterfall gehört ein Rückruf zum Termin des ersten Kindes. Benennen Sie dieses Kind und den betreffenden Kontakt. Die gemeinsame Kontaktperson erleichtert die Abstimmung, während die Aufgabe am richtigen Patientenbezug weitergeführt wird. Für die tatsächliche Praxis richten sich Portalzugang und Informationsweitergabe nach der geklärten Kontaktrolle.
Dieser Fall ist besonders nützlich, wenn Geschwister regelmäßig Ihre Praxis besuchen. Sie vergleichen einen eigenen Verlauf je Kind und einen gemeinsamen Familienkontakt. Damit wird eine konkrete Anforderung sichtbar, ohne für die Vorführung sämtliche möglichen Familienkonstellationen aufzubauen.
Vorführungen mit derselben Testkarte vergleichen
Notieren Sie bei jeder Vorführung zu derselben Testkarte, ob das gewünschte Ergebnis erreicht wurde, welche Schritte und Bildschirmwechsel nötig waren und welche Frage offen blieb. So wird aus „Die Funktion gibt es“ eine greifbare Einschätzung dazu, ob Ihr Team den Ablauf wiederfindet.
Das AHRQ-Handbuch „Obtaining and Using Data in Practice Improvement: Health IT Advisor Handbook“ beschreibt einen Workflow als Aufgabenfolge mit einem konkreten Ergebnis und empfiehlt, wichtige Arbeitsabläufe zu beobachten oder bei Bedarf virtuell vorführen zu lassen. Die ONC-Vorlage schlägt vor, Schwierigkeiten und Bedienbarkeit festzuhalten sowie auf Schritte, Bildschirmwechsel, die Sichtbarkeit wichtiger Informationen und die Verständlichkeit der Oberfläche zu achten. Für eine schnelle Notiz können Sie die Leichtigkeit je Testkarte auf einer Skala von eins bis fünf bewerten und daneben festhalten, was noch erklärt werden soll.
Halten Sie die Rollenfragen gemeinsam fest: Findet der Empfang den passenden Termin? Sieht die Fachkraft den Verlauf am richtigen Patienten? Kann die Verwaltung die erfasste Leistung der Rechnung zuordnen? Die KBV empfiehlt, unterschiedliche Perspektiven im Praxisteam einzubeziehen und vor der Auswahl die Anforderungen der Praxis zu sammeln. Für die endgültige Entscheidung können Sie danach auch Datenübernahme, Support und Kosten im Angebot vergleichen.
Einen einfachen Startplan festhalten
Fassen Sie nach der Vorführung pro Fall ein Ergebnis und eine offene Frage zusammen. Zum Beispiel: „Die Rechnung ist der erfassten Leistung zugeordnet; die Auswahl eines einzelnen Serientermins möchten wir noch einmal sehen.“ Ein bekannter Rechnungsweg kann übernommen werden; für den anderen Schritt reicht eine gezielte Ergänzung.
Wenn ein Punkt offen bleibt, nennen Sie dem Anbieter Ausgangslage und gewünschte Handlung. Eine konkrete Frage zum zweiten Termin der Serie lässt sich gezielt klären. Passt der Arbeitsweg zu Ihrer Praxis, bestimmen Sie den ersten Arbeitsbereich und eine zuständige Person für die Einführung. Datenübernahme und Schulung stimmen Sie auf den tatsächlichen Bedarf ab.
