Beim Einstieg in eine neue Praxissoftware sollen Patientendaten, Termine und die tägliche Zusammenarbeit zusammenpassen. Für den Wechsel zu easymed gibt es eigene Migrations-Assistenten für Simplimed, etermin und Billfox; Daten aus anderen Programmen können je nach Export über CSV oder API eingebracht werden. Danach öffnet Ihr Team Kalender und Patientenakte im Browser am PC, Mac oder Tablet. Welche Inhalte der bisherige Anbieter exportiert, bestimmt den Umfang der Übernahme.
Ein guter Start verbindet die Datenübernahme mit einer Aufgabe, die Empfang und Behandlung gemeinsam erledigen: einen Termin finden, den Verlauf in der Akte lesen und den nächsten Kontakt planen. So klärt die Praxis vor dem Wechsel, welche Informationen mitkommen, und das Team lernt die neue Oberfläche an einem vertrauten Arbeitsweg kennen.
Datenübernahme: Quelle, Zuordnung, Vorschau und Import
Der erste praktische Schritt ist eine Liste der Daten, die Sie im neuen Alltag brauchen. Notieren Sie zum Beispiel, ob neben Patientenstammdaten auch künftige Termine, Verlaufsinformationen oder Dokumente wichtig sind. Der Umfang unterscheidet sich je nach bisherigem Programm und Export. Fragen Sie deshalb beim Anbieter Ihrer jetzigen Software nach dem verfügbaren Export und klären Sie mit dem easymed-Team, welche Inhalte der passende Importweg abbildet. So wird aus der allgemeinen Frage „Können wir alles mitnehmen?“ eine konkrete Abstimmung über den Bestand Ihrer Praxis.
Im Migrations-Assistenten wählen Sie das bisherige System, ordnen Behandler und Leistungen zu, prüfen die Sample-Vorschau und starten danach den Vollimport. Der Abschlussbericht zeigt je Kategorie, was importiert, übersprungen oder mit einer Warnung versehen wurde. Diese vier Stationen geben der Übernahme einen klaren Ablauf.
Bei den drei unterstützten Programmen kennt der jeweilige Assistent das Exportformat. Während der Einrichtung ordnen Sie die Behandlerinnen und Behandler aus dem Altsystem den Personen in easymed zu. Auch frühere Leistungsnummern werden dem passenden Katalog zugeordnet. Die Praxis kennt ihre Teamaufteilung und die verwendeten Leistungen; deshalb sollten die zuständigen Personen diese Zuordnungen gemeinsam mit dem begleitenden Team durchgehen. Bei einem CSV- oder API-Import aus einem anderen Programm hängt die Zuordnung davon ab, wie der Export aufgebaut ist.
Vor dem vollständigen Lauf zeigt eine Vorschau erste Datensätze. Je nach Assistent lassen sich dafür 10, 50 oder 100 Zeilen ansehen. Nutzen Sie diese Ansicht für einen konkreten Abgleich: Ist eine bekannte Behandlerzuordnung korrekt? Taucht ein ausgewählter Termin im richtigen Kalender auf? Wird eine Leistung so angezeigt, wie Ihr Team sie erwartet? Wenn eine Zuordnung nicht passt, lässt sie sich vor dem Vollimport klären. Der Überblick zum Wechsel der Praxissoftware beschreibt die verfügbaren Importwege und den Ablauf.
Nach dem Import hilft der Bericht dabei, die nächsten Prüfpunkte zu finden. Die Angaben „importiert“, „übersprungen“ und „Warnungen“ zeigen, wo Sie genauer hinsehen sollten. Lassen Sie den Bericht von der Person durchgehen, die den Datenbestand am besten kennt, und sammeln Sie offene Zuordnungen für die Rückfrage. Dadurch wird die Übergabe nachvollziehbar, statt den Erfolg allein daran zu messen, dass der Import abgeschlossen ist.
Den Wechseltermin planen und Ergebnisse prüfen
Das bisherige System kann während der Migration weiterlaufen. Die neue Instanz wird erst übernommen, wenn die Praxis sie geprüft hat. Planen Sie daher einen Wechseltermin mit etwas Raum für diesen Abgleich. Wenn zwischen dem ersten Export und dem tatsächlichen Start noch Änderungen entstehen, lässt sich nach der Migration ein weiterer Importlauf für Nachträge abstimmen; der Migrations-Assistent erkennt bereits übernommene Datensätze und überspringt sie.
Für die Prüfung reicht eine gezielte Auswahl typischer Fälle. Nehmen Sie beispielsweise einen kommenden Termin mit Behandlerzuordnung, eine Akte mit bisherigem Verlauf und eine häufig verwendete Leistung. Vergleichen Sie die Vorschau und den Bericht mit dem, was Ihre Praxis im alten System kennt. Welche Fälle für Ihre Praxis aussagekräftig sind, entscheidet am besten das Team, das sie täglich bearbeitet. Das ist besonders hilfreich, wenn Kalender und Akte bisher von unterschiedlichen Personen gepflegt wurden.
Auch nach dem Softwarewechsel muss die Behandlungsdokumentation zugänglich bleiben. § 630f Absatz 3 BGB nennt für Behandlungsakten eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung, soweit keine andere Frist gilt. Klären Sie deshalb vor Vertragsende des Altsystems, wo ältere Einträge und zugehörige Unterlagen künftig abrufbar sind. Der Wechsel der Software und die Aufbewahrung Ihrer Dokumentation gehören in denselben Übergabeplan.
Ein vertrauter Vorgang gibt dem Team Orientierung
Eine Aufgabe, an der Empfang und Behandlung zusammenarbeiten, macht den Teameinstieg konkret. Ein Folgetermin verbindet Kalender, Akte und Dokumentation in einem Ablauf, den beide Rollen aus ihrem Praxisalltag kennen. Damit eignet er sich als erste gemeinsame Übung nach der Datenübernahme.
-
Empfang
Kalender öffnen
Akte und Termin finden -
Behandelnde Person
Verlauf lesen
Eintrag ergänzen -
Empfang
Nächsten Termin im
Kalender planen
Der Empfang beginnt im Kalender, öffnet die zugehörige Akte und findet den Termin. Die behandelnde Person liest den dokumentierten Verlauf und ergänzt den Eintrag zum Kontakt. Anschließend plant der Empfang den nächsten Termin im Kalender. An dieser Reihenfolge erkennt das Team, wo Daten aus dem bisherigen System im Tagesablauf auftauchen und wer welchen Schritt übernimmt.
Lassen Sie die beteiligten Personen ihre jeweiligen Schritte am eigenen Arbeitsplatz ausführen. Am Empfang liegt der Einstieg im Kalender und in der Akte; bei der Behandlung geht es um den bisherigen Verlauf und den neuen Eintrag. Fragen, die dabei auftauchen, können direkt am jeweiligen Arbeitsschritt geklärt werden. Ein kurzes internes Blatt mit den wichtigsten Klickwegen hilft später auch Kolleginnen und Kollegen, die bei der ersten Einführung nicht dabei waren.
Demo und Schulung passend zum Teamstart nutzen
easymed läuft im Browser; eine Installation am Praxiscomputer ist für den Einstieg nicht nötig. Fürs eigene Ausprobieren gibt es eine Demo-Instanz mit Beispieldaten, deren Zugang ohne Termin angefordert werden kann. Wenn Sie Fragen und Arbeitswege gemeinsam ansehen möchten, können Sie außerdem eine Vorführung oder eine auf Ihre Praxis zugeschnittene Teamschulung buchen. Die Teamschulung dauert 90 Minuten und kann am Stück oder in Blöcken stattfinden.
- Frage zur Alltagsaufgabe Den konkreten Einstieg Ihres Teams nennen.
- Weg in der Instanz zeigen Die Aufgabe direkt an der passenden Stelle ansehen.
- Schritt selbst ausführen Den gezeigten Arbeitsweg gleich anwenden.
Bereiten Sie eine solche Einführung mit den Fragen vor, die im Alltag tatsächlich entstehen: Welche Aufgabe beginnt am Empfang? An welcher Stelle ergänzt die behandelnde Person den Verlauf? Wie führt das Team anschließend den nächsten Termin weiter? Eine konkrete Einführung kann in drei Schritten laufen: Sie formulieren eine Frage zu einer Alltagsaufgabe, die begleitende Person zeigt den passenden Weg in der Instanz und ein Teammitglied führt den Schritt selbst aus.
Für einen eigenständigen ersten Blick können Sie die Demo mit ihren Beispieldaten nutzen. Für den Wechsel selbst benennen Sie das bisherige Programm, die Datenbereiche, die Sie übernehmen möchten, und einen typischen gemeinsamen Arbeitsweg. So kann das Gespräch zur Datenübernahme direkt an Ihren Fragen ansetzen. Die Informationsseite zum Praxissoftware-Wechsel und die Terminbuchung für Demo, Vorführung oder Schulung führen zu den nächsten Schritten.
