Ein Praxissoftwarewechsel beginnt mit einer praktischen Frage: Welche Informationen muss Ihr Team am ersten Arbeitstag wiederfinden, und was soll es damit tun können? Bei easymed läuft die Datenübernahme aus Simplimed, eTermin und Billfox jeweils über einen eigenen Migrations-Wizard. Für andere Ausgangssysteme klärt easymed, ob sich ein CSV- oder API-Import eignet. Eine Vorschau zeigt einen Ausschnitt des Imports, bevor Sie mit dem neuen Arbeitsstand starten.
Wer nach „Worstcase Migration“ oder „Datenübernahme ohne Neuerfassung“ sucht, möchte wissen, ob Patientenakten, Termine und Unterlagen im neuen System noch zusammengehören. Die Antwort hängt vom bisherigen Programm und seinem Export ab. Planen Sie den Wechsel deshalb an den täglichen Aufgaben Ihrer Praxis: Was braucht der Empfang? Was muss die Behandlung öffnen können? Welche älteren Daten sollen im neuen System liegen, und auf welche muss Ihr Team später noch zugreifen?
Was Ihr Team nach dem Wechsel wiederfinden muss
Starten Sie mit vertrauten Handgriffen statt mit einer Liste technischer Formate. Überlegen Sie, ob der Empfang den Patientenstamm findet, ob der nächste Termin dem richtigen Behandlerkalender zugeordnet ist und ob Behandlungspersonen die vorhandene Dokumentation sowie abgelegte Unterlagen öffnen können. An diesen Aufgaben zeigt sich, ob der übernommene Bestand im Alltag nutzbar ist.
| Datenbezug | Prüfung im Arbeitsalltag |
|---|---|
| Patientenstamm | Der Empfang findet die richtige Akte. |
| Termin und Behandler | Die nächste Vereinbarung steht im passenden Kalender. |
| Dokumentation und Unterlagen | Behandlungspersonen öffnen die zugehörigen Informationen. |
Notieren Sie vor dem ersten Gespräch die Datenbereiche, die für Ihre Praxis wichtig sind:
- Patientenstamm: Namen, Kontaktdaten und gegebenenfalls hinterlegte Bezugspersonen, damit der Empfang die richtige Akte findet.
- Termine und Kalender: bevorstehende Vereinbarungen und die Zuordnung zur passenden Behandlungsperson.
- Dokumentation und Unterlagen: Befunde, Verlaufsnotizen, Formulare sowie Anhänge, die zu einer bestimmten Patientenakte gehören.
- Abrechnung und offene Vorgänge: Fragen Sie gesondert, welche Leistungspositionen, offenen Rechnungen oder Abrechnungshistorien übernommen werden.
Nicht jede Quellsoftware enthält dieselben Informationen. Auch Dateien, die bisher außerhalb des Programms liegen, etwa in einem separaten Ordner, einer Textverarbeitung oder einer anderen Terminverwaltung, sind nicht automatisch Teil des Exports. Schreiben Sie deshalb neben jeden wichtigen Datenbereich, aus welchem System er stammt und wie Ihr Team ihn im neuen Ablauf braucht.
Die Kassenärztliche Bundesvereinigung empfiehlt bei einem Wechsel des medizinischen Praxisverwaltungssystems, frühzeitig die unterstützten Schnittstellen, einen möglichen Testlauf und den späteren Zugriff auf ältere Daten zu klären. Die Hinweise richten sich an Arzt- und Psychotherapiepraxen; die Fragen zu Export, Probeimport und Altbestand helfen auch Teams in Therapiepraxen bei ihrer Planung. Vereinbaren Sie außerdem, welche Leistungen der Datenübernahme im Angebot enthalten sind und wer für Rückfragen nach dem Start erreichbar ist.
Der Importweg hängt vom bisherigen System ab
Für Simplimed, eTermin und Billfox bietet easymed jeweils einen eigenen Migrations-Wizard. Diese Wege kennen die Exportformate der jeweiligen Programme. Für andere Ausgangssysteme klärt easymed, ob sich ein CSV- oder API-Import für den vorhandenen Export eignet. So besprechen Sie den Übertragungsweg anhand Ihrer Software, statt selbst eine technische Importlösung aufzubauen.
Die einzelnen Datenbereiche unterscheiden sich je nach Quellprogramm. Die easymed-Informationen zum Umzug aus Simplimed nennen Patientenakten, Diagnosen, Termine und Dokumente. Die Seite zum Umzug aus eTermin nennt Kunden und Termine; Behandlungsdokumentation, die außerhalb von eTermin geführt wurde, gehört daher in eine separate Klärung. Beim Umzug aus Billfox gibt es ebenfalls einen eigenen Wizard. Fragen Sie dort vorab konkret nach den Datenfeldern, die in Ihrem Export enthalten sind und im neuen System abgebildet werden sollen.
Das Wort „Wizard“ sagt noch nicht, dass jeder Datenbereich enthalten ist. Bitten Sie darum, die vereinbarte Übernahmeliste nach Kategorien festzuhalten: Was kommt in die neue Praxissoftware, was bleibt im bisherigen System lesbar, und welche Daten benötigen eine eigene Lösung? So kann die Praxis etwa entscheiden, dass sie aktive und künftige Abläufe in easymed startet und ältere Unterlagen bei Bedarf weiterhin im bisherigen System aufruft.
Der Testlauf folgt dem Praxisalltag
Bei easymed sehen Sie in der Vorschau einen Ausschnitt des Exports in der neuen Umgebung. Der Importbericht zeigt pro Kategorie, was übernommen, übersprungen oder mit einer Warnung geführt wird. Nutzen Sie diese Vorschau nicht nur als technische Ansicht, sondern als kurze Probe für Aufgaben, die Ihr Team täglich erledigt.
Gehen Sie dafür den Ablauf einmal vom Empfang bis zur Behandlung durch. Öffnen Sie eine vereinbarte Referenzakte und prüfen Sie, ob die Kontaktangaben zur richtigen Person gehören. Rufen Sie den nächsten Termin auf und kontrollieren Sie, ob er bei der passenden Behandlungsperson im richtigen Kalender erscheint. Öffnen Sie danach ein vorhandenes Dokument und prüfen Sie, ob es an der erwarteten Akte liegt. Wenn eine Zuordnung nicht stimmt oder eine Kategorie fehlt, können Sie die Abweichung vor dem vollständigen Import mit easymed besprechen.
Achten Sie neben einzelnen Beispielen auch auf den Bericht je Datenkategorie. Die Anzahl importierter Einträge allein beantwortet nicht, ob Beziehungen erhalten blieben: Ein Dokument ist erst dann hilfreich, wenn es bei der passenden Patientenakte auffindbar ist; ein Termin muss mit dem richtigen Kalender verbunden sein. Halten Sie Fragen oder Korrekturen während der Vorschau fest und vereinbaren Sie, wer den Abschluss des Testlaufs bestätigt.
Stichtag und laufenden Betrieb planen
Ein Wechsel braucht einen klaren Zeitpunkt, ab dem die Praxis neue Termine und Dokumentationen im neuen System führt. Legen Sie vorab fest, bis wann Änderungen noch im bisherigen Programm eingetragen werden und ab wann easymed die Arbeitsgrundlage für neue Vorgänge ist. So weiß das Team, wo es einen Anruf, eine Terminverschiebung oder eine neue Dokumentation erfasst.
- Datenbereich festlegen Klären, bis wann Änderungen im bisherigen Programm erfasst werden.
- Neue Instanz prüfen Akte, Termin und Dokument im Testlauf durchgehen.
- Stichtag vereinbaren Ab dann neue Vorgänge in easymed führen und Altzugriff abstimmen.
Laut der Migrationsbeschreibung von easymed bleibt das bisherige System während des Imports aktiv; die Praxis wechselt erst, nachdem sie die neue Instanz geprüft hat. Stimmen Sie mit easymed ab, wie kurzfristige Änderungen aus den letzten Tagen berücksichtigt werden und wer am Stichtag die letzten offenen Fragen sammelt. Der alte Zugriff während der Übertragung gibt dem Team Zeit, die gewohnten Abläufe mit der Vorschau und dem neuen Kalender abzugleichen.
Klären Sie außerdem, ob selten genutzte ältere Daten vollständig mitkommen oder weiterhin über das bisherige System erreichbar bleiben sollen. Diese Entscheidung betrifft vor allem Unterlagen, die nicht täglich gebraucht werden, aber bei einer späteren Rückfrage wieder wichtig sein können. Planen Sie den Zugriff, die zuständigen Personen und die Laufzeit des alten Programms daher vor dem Kündigungs- oder Abschalttermin.
Für den Start helfen ein aktueller Datenexport, vereinbarte Zugänge und eine kurze Einführung für Empfang und Behandlung. Die KBV nennt beim Wechsel eines medizinischen Praxisverwaltungssystems zusätzlich ein aktuelles Backup, den Test zentraler Funktionen und die Schulung des Teams. Übertragen auf eine Therapiepraxis heißt das: Prüfen Sie nicht nur die Akte, sondern auch den Kalender und den Arbeitsweg, den Ihre Mitarbeitenden am ersten Tag tatsächlich verwenden.
Ein dokumentierter Wechsel aus Simplimed
Die veröffentlichte Fallstudie des Naturheilzentrums Schwerte beschreibt einen Wechsel aus Simplimed mit 4.040 Patientenakten, 25.859 Diagnosen und 14 GB Dokumenten. Laut der Fallstudie dauerte dieser konkrete Umzug insgesamt unter einer Stunde. Der Bericht zeigt damit einen tatsächlich dokumentierten Umfang, bei dem Anhänge mit den zugehörigen Patientenakten übernommen wurden.
Für Ihre eigene Zeitplanung ist nicht allein die Zahl der Akten entscheidend. Datenmenge, Aufbau des Exports und vorhandene Anhänge beeinflussen den Ablauf. Die KBV nennt diese Unterschiede ebenfalls als Gründe, weshalb die Dauer von Praxissoftwarewechseln stark variieren kann. Besprechen Sie daher Ihren tatsächlichen Export und die Kategorien, die im Testlauf geprüft werden sollen, bevor Sie einen Umstellungstag festlegen.
So bereiten Sie den Einstieg mit easymed vor
Nennen Sie easymed Ihre bisherige Praxissoftware und die Datenbereiche, die Ihr Team am ersten Arbeitstag braucht. Fragen Sie nach dem passenden Wizard oder Importweg, der Übernahmeliste, der Vorschau und dem Zeitpunkt, zu dem neue Vorgänge nur noch im neuen System geführt werden. easymed organisiert die technischen Schritte; Ihr Team prüft die Arbeitswege und entscheidet, ob Akten, Termine und Unterlagen am richtigen Platz erscheinen.
Besprechen Sie den Umzug zu easymed und nutzen Sie eine Vorschau, um Ihre wichtigsten Handgriffe vor dem Start durchzugehen. So wird aus „Praxissoftware einfach wechseln“ ein konkreter Ablauf für Empfang, Behandlung und Leitung Ihrer Praxis.
