Wenn die Praxissoftware ausfällt, muss zuerst klar werden, ob der bisherige Zugang wiederhergestellt wird oder ein kurzfristiger Wechsel nötig ist. Mit „Disaster Migration“ ist hier der kurzfristig nötige Wechsel gemeint. easymed begleitet die Datenübernahme: Für etermin, SimpliMed und Billfox gibt es eigene Migrations-Wizards; bei anderen Systemen prüft das Migrationsteam, ob ein CSV- oder API-Import passt. Ihr Team nennt das bisherige Programm, den verfügbaren Datenstand und die Abläufe, die zuerst weitergehen sollen. easymed übernimmt den technischen Import und bespricht mit Ihnen die Zuordnung. So beginnt der Wechsel mit einer konkreten Daten- und Ablaufklärung.
Zuerst klären: Ausfall oder dauerhafter Wechsel?
Wenn die bisherige Anwendung nur vorübergehend nicht erreichbar ist, fragen Sie beim bisherigen Anbieter oder Ihrem IT-Support, ob ein Wiederanlauf geplant ist und welche Daten aktuell verfügbar sind. Eine Migration zu easymed setzt einen zugänglichen Datenstand oder einen wiederherstellbaren Export voraus. Sie überträgt Daten in die neue Umgebung, stellt aber nicht den alten Server wieder her. Diese Unterscheidung hilft, den richtigen nächsten Schritt zu wählen.
Auch während der Klärung müssen Termine und Behandlungen nachvollziehbar dokumentiert werden. § 630f BGB sieht eine Behandlungsakte in elektronischer oder in Papierform vor und verlangt die Dokumentation wesentlicher Maßnahmen in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung. Die Akte ist grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Wenn die elektronische Akte gerade nicht erreichbar ist, legen Sie im Team fest, wie Einträge datiert erfasst und später nachvollziehbar zugeordnet werden. So hängt die laufende Dokumentation nicht vom Zeitpunkt eines Softwarewechsels ab.
Den verfügbaren Datenstand bestimmen
Sobald ein Wechsel wahrscheinlich ist, notieren Sie vier Punkte für das Gespräch: Welches System ist betroffen und läuft es lokal oder im Browser? Welche Bereiche sind noch erreichbar? Gibt es einen Export oder eine Sicherung, und von wann stammt dieser Stand? Welche Abläufe sollen nach der Umstellung zuerst weitergehen, zum Beispiel kommende Termine, laufende Behandlungen oder der Zugriff auf vorhandene Dokumente? Diese Antworten helfen dabei, die Übergabe am tatsächlichen Praxisbedarf auszurichten.
Halten Sie auch fest, welche Änderungen nach dem letzten Export hinzugekommen sind. Stimmen Sie ab, bis zu welchem Zeitpunkt das bisherige System für neue oder geänderte Termine maßgeblich bleibt und ab wann das Team den neuen Kalender nutzt. So weiß der Empfang, wo eine Änderung einzutragen ist, während der Umzug vorbereitet wird.
Die KBV nennt in ihrer IT-Sicherheitsrichtlinie für Arzt- und Psychotherapiepraxen regelmäßige Datensicherungen, geplante Sicherungsintervalle und einen Test, ob gesicherte Daten wiederhergestellt werden können. Für einen Wechsel ist deshalb eine konkrete Frage hilfreich: Welcher erreichbare oder wiederherstellbare Datenstand soll als Grundlage dienen? Bewahren Sie den Export unverändert auf und stimmen Sie einen geschützten Übertragungsweg ab, bevor sensible Praxisdaten weitergegeben werden.
Datenübergabe an easymed planen
Für etermin, SimpliMed und Billfox stehen eigene Migrations-Wizards bereit. Bei anderen Systemen prüft das Migrationsteam, ob sich die gewünschten Daten über CSV oder eine API übernehmen lassen. Welche Bereiche mitkommen, hängt vom Altsystem und dem verfügbaren Export ab. Besprechen Sie deshalb Patientenstammdaten, Termine und Dokumente jeweils anhand des konkreten Datenstands.
Ihre Praxis nennt das Altsystem, die verfügbaren Dateien und die bisherigen Kalenderbeziehungen. easymed prüft den Importweg und übernimmt Import und Zuordnung. Sie stimmen Datenumfang und Startzeitpunkt für den Wechsel ab. Das Team muss keine gemeinsame Importdatei aus verschiedenen Quellen bauen. Diese Aufteilung verbindet das Wissen Ihres Teams über den Praxisalltag mit der technischen Umsetzung durch easymed.
Altsystem, Datenstand und Kalenderbeziehungen benennen.
Importweg prüfen und die Zuordnung übernehmen.
Datenumfang und Startzeitpunkt abstimmen
An einem Musterimport lässt sich ein vertrauter Vorgang konkret prüfen: eine Patientenakte, der Termin am Dienstag um 9 Uhr und die zugeordnete Fachkraft. So sehen Sie, ob die betroffene Akte erreichbar ist, ob der Termin im vorgesehenen Kalender landet und welche Zuordnung vor dem Gesamtimport noch besprochen werden muss. Die Vorschau hilft Ihnen, offene Zuordnungen anhand eines realen Arbeitsschritts zu klären.
Musterimport: ein vertrauter Vorgang
| Im Muster ansehen | Dabei klären |
|---|---|
| Patientenakte | Ist der benötigte Bereich erreichbar? |
| Dienstag, 9 Uhr | Landet der Termin im vorgesehenen Kalender? |
| Fachkraft | Ist die Zuordnung nachvollziehbar? |
Besprechen, was vor dem Gesamtimport noch geklärt werden muss.
Ein Beispiel macht die Kalenderzuordnung anschaulich: Eine Praxis führt Termine bislang in mehreren Kalendern für unterschiedliche Fachkräfte. Das Team beschreibt, welche alte Kalenderbezeichnung zu welcher Person gehört. Beim Musterimport lässt sich an einer Buchung prüfen, ob Zeit und Fachkraft im neuen Kalender zusammenpassen. Eine geklärte Zuordnung kann dann für die übrigen passenden Termine genutzt werden, statt jede Buchung einzeln zu bearbeiten.
Den ersten Arbeitstag mit einem vertrauten Vorgang beginnen
Starten Sie mit einer Aufgabe, die in Ihrer Praxis häufig vorkommt. Der Empfang öffnet den Kalender und sucht einen Termin aus dem vereinbarten Datenumfang. Die Fachkraft öffnet die zugehörige Patientenakte und prüft, wo sie die für den nächsten Behandlungsschritt nötigen Angaben findet. Das Team verbindet Termin, Akte und nächste Handlung in einem nachvollziehbaren Ablauf.
- EmpfangTermin suchen
Einen Termin aus dem vereinbarten Datenumfang im Kalender finden.
- FachkraftPatientenakte öffnen
Die Angaben für den nächsten Behandlungsschritt finden.
- TeamNächste Handlung abstimmen
Termin, Akte und nächsten Handgriff verbinden.
Eine kurze gemeinsame Einführung wird greifbar, wenn jede Person den eigenen nächsten Handgriff sieht: Der Empfang sucht einen Termin, die behandelnde Fachkraft öffnet die zugehörige Akte. Gehen Sie einen typischen Vorgang von Anfang bis zur nächsten Person durch. Fragen zur neuen Bedienung lassen sich so genau dort klären, wo sie im Alltag auftauchen.
Sie müssen dafür nicht jedes Menü auf einmal kennenlernen. Beginnen Sie mit den Aufgaben, die am ersten Arbeitstag wirklich gebraucht werden, und erweitern Sie die Einführung danach passend zu Ihren Abläufen. So verbindet die Datenübernahme die vorhandenen Informationen mit der praktischen Nutzung im Team.
Wenn Ihre Praxissoftware ausgefallen ist oder Sie kurzfristig wechseln möchten, nennen Sie easymed Ihr bisheriges System, den erreichbaren Datenstand und die wichtigsten nächsten Praxisaufgaben. Das Migrationsteam bespricht mit Ihnen den passenden Importweg und begleitet den Einstieg. Weitere Informationen zur Datenübernahme zu easymed finden Sie auf der Übersichtsseite zum Softwarewechsel.
