Bei einer Praxisgründung sehen Behandlungsliegen, Möbel und Material im Angebot häufig günstiger aus, solange man nur den Nettopreis vergleicht. Ob die Umsatzsteuer auf den Einkauf als Vorsteuer abziehbar ist, hängt aber davon ab, wofür Sie die Ausstattung verwenden und welche Leistungen Ihre Praxis erbringt. Werden damit ausschließlich steuerfreie Heilbehandlungen ausgeführt, gehört die Umsatzsteuer zum Finanzierungsbedarf. Bei einem klar getrennten steuerpflichtigen Angebot kann ein Vorsteuerabzug möglich sein.
Klären Sie deshalb vor einer größeren Bestellung drei Dinge: Wie ist das geplante Angebot umsatzsteuerlich eingeordnet? Welchem Bereich dient der Einkauf? Und welchen Betrag müssen Sie wann an den Lieferanten zahlen? Der vollständige Rechnungsbetrag ist zunächst die Liquiditätsgröße. Eine erwartete Vorsteuer darf den Finanzierungsplan erst dann mindern, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für genau diesen Einkauf erfüllt sind.
Für den späteren Rechnungsweg kann easymed abgeschlossene Praxis-Ausgangsrechnungen mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung an Lexware Office übergeben. Lexware vergibt die Belegnummer, easymed übernimmt sie für den weiteren Rechnungsablauf. Die erneute Erfassung dieser Ausgangsrechnung entfällt. Einkaufsbelege und ihre Vorsteuerzuordnung laufen im vereinbarten Buchhaltungsweg.
Für die Praxiseinrichtung zuerst den tatsächlichen Geldbedarf planen
Schreiben Sie Ihre geplanten Anschaffungen mit dem vollständigen zu zahlenden Betrag auf. Neben dem Gerät selbst gehören dazu gegebenenfalls Lieferung, Montage und Zubehör. Eine Behandlungsliege für 2.400 Euro netto erscheint im Vergleich günstiger als eine andere Liege für 2.700 Euro. Wenn beide Anbieter 19 Prozent Umsatzsteuer berechnen, vergleichen Sie für Ihren Zahlungsplan aber 2.856 Euro mit 3.213 Euro. Die Rechnung wird zunächst in dieser Höhe bezahlt.
Im Beispiel kostet die erste Liege 2.400 Euro zuzüglich 456 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 2.856 Euro. Die Gründerin verwendet sie ausschließlich für umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen. Für diesen Einkauf ist die Vorsteuer ausgeschlossen. Sie plant daher 2.856 Euro für die Liege ein und zieht die 456 Euro nicht als erwartete Erstattung vom Finanzierungsbedarf ab.
Der Bruttobetrag gehört auch dann in den kurzfristigen Liquiditätsplan, wenn für einen anderen Einkauf später Vorsteuer geltend gemacht werden kann: Der Lieferant erhält zunächst den Rechnungsbetrag. Eine mögliche Verrechnung oder Erstattung folgt über das Umsatzsteuerverfahren. Halten Sie daher Zahlungstermin und steuerliche Zuordnung getrennt fest. Eine Anzahlung vor der Eröffnung und der Restbetrag bei Lieferung belasten Ihr Konto zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Eine vorschnell eingeplante Erstattung kann die Reserve für Miete oder Verbrauchsmaterial verkleinern. Vergleichen Sie deshalb nicht nur Nettopreise, sondern die vollständigen Angebote einschließlich Lieferung, Montage und Zubehör. Für jeden Gegenstand notieren Sie, in welchem Leistungsbereich Sie ihn voraussichtlich verwenden. Der Hinweis „zuzüglich Mehrwertsteuer“ im Angebot beantwortet noch nicht, welcher Teil des Steuerbetrags abziehbar ist.
Die geplanten Leistungen bestimmen die Vorsteuerfrage
§ 4 Nummer 14 UStG kann Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin steuerfrei stellen, darunter Leistungen im Rahmen der Tätigkeit als Physiotherapeutin oder Physiotherapeut. Die Einordnung hängt jedoch an der konkreten Leistung. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums muss bei einer Heilbehandlung ein therapeutisches Ziel im Vordergrund stehen. Bei Leistungen von Gesundheitsfachberufen ist grundsätzlich auch eine ärztliche oder heilpraktische Verordnung beziehungsweise eine Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme zu berücksichtigen. Listen Sie Ihre Angebote daher nach Inhalt, Ziel und den jeweils maßgeblichen Voraussetzungen auf. Der Praxisname oder eine private Zahlung allein entscheidet die Steuerfrage nicht.
In unserer Beispielpraxis sind die therapeutischen Behandlungen als steuerfreie Heilbehandlungen eingeordnet. Daneben plant die Inhaberin einen allgemeinen Arbeitsplatzworkshop für ein Unternehmen. Für diesen Workshop wurde die reguläre Umsatzsteuerpflicht geklärt. Die Behandlung und der Workshop haben damit unterschiedliche Folgen für die zugehörigen Einkäufe: Material für die Heilbehandlung und Material für den steuerpflichtigen Workshop werden getrennt betrachtet.
Der Vorsteuerabzug folgt dabei § 15 UStG. Umsatzsteuer auf Einkäufe, die für die beschriebenen steuerfreien Heilbehandlungen eingesetzt werden, ist grundsätzlich ausgeschlossen. Bei Einkäufen für einen regulär steuerpflichtigen Bereich kann der Abzug dagegen unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich sein. Es wäre daher ebenso unpassend, sämtliche Praxiskäufe pauschal als vorsteuerfähig zu behandeln, wie den steuerpflichtigen Zusatzbereich vollständig zu übergehen.
Bei einem zusätzlichen steuerpflichtigen Angebot prüfen Sie außerdem, ob die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG greift. Umsätze, die darunter steuerfrei sind, berechtigen für die zugehörigen Einkäufe nicht zum Vorsteuerabzug. Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung macht echte Heilbehandlungen nach § 4 Nummer 14 nicht steuerpflichtig; der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Vergleichen Sie die Folgen daher anhand Ihrer einzelnen Angebote und ihrer Kosten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Eine ordentliche Rechnung und die ausgeführte Leistung zusammen prüfen
Für den üblichen inländischen Einkauf nennt § 15 Absatz 1 UStG mehrere Voraussetzungen: Die Lieferung oder Leistung muss für Ihr Unternehmen ausgeführt werden, die ausgewiesene Umsatzsteuer muss gesetzlich geschuldet sein und Sie benötigen eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung. Prüfen Sie, ob tatsächlicher Empfänger, bestellte Gegenstände und Rechnungsangaben zusammenpassen. Eine Überweisung vom Praxiskonto macht eine an eine andere Person gerichtete Rechnung nicht automatisch zur Rechnung Ihrer Praxis.
Wenn Sie vor der Praxiseröffnung bestellen, halten Sie die beabsichtigte Verwendung bereits zum Zeitpunkt des Einkaufs fest. Die Finanzverwaltung verlangt objektive Anhaltspunkte für die Zuordnung zum Unternehmen. Dazu können konkrete Angebots- und Planungsunterlagen, der Mietvertrag für Praxisräume oder eine auf das Angebot bezogene Bestellung gehören. Diese Unterlagen belegen den Zusammenhang mit Ihrer geplanten Tätigkeit; sie ändern nicht, dass Einkäufe für steuerfreie Heilbehandlungen vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind.
Bei einer Anzahlung vor Lieferung kann Vorsteuer bereits im Zeitraum des Vorsteuerabzugs berücksichtigt werden, wenn eine passende Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde. Für eine Anzahlungsrechnung müssen außerdem die wesentlichen Merkmale der künftigen Leistung bekannt sein; bei einer Lieferung muss insbesondere feststehen, welche Gegenstände geliefert werden. Die beabsichtigte Verwendung bleibt auch hier entscheidend. Bewahren Sie Anzahlungsrechnung, Zahlungsbeleg und spätere Schlussrechnung zusammen auf.
Stimmen Rechnungsempfänger oder Leistungsangaben nicht mit dem Einkauf überein, bitten Sie den Lieferanten um Klärung und gegebenenfalls Berichtigung. Für die eigene Zuordnung sind Bestellbestätigung, Liefernachweis und Rechnung gemeinsam hilfreicher als eine Steuerzeile ohne erkennbaren Bezug. Bei der allein geführten Praxis bestellen Sie als Inhaberin; bei einer Gesellschaft steht die Gesellschaft als Leistungsempfängerin auf der Rechnung.
Zwei getrennte Einkäufe zeigen den Unterschied
Für den Behandlungsbereich kauft die Beispielpraxis Verbrauchsmaterial für 500 Euro zuzüglich 95 Euro Umsatzsteuer. Dieses Material wird ausschließlich für ihre steuerfreien Heilbehandlungen verwendet. Sie zahlt 595 Euro; die 95 Euro sind für diesen Einsatz nicht als Vorsteuer abziehbar. Der tatsächliche Einkauf gehört damit mit seinem vollständigen Betrag in die entsprechende Kostenplanung.
Für den regulär steuerpflichtigen Firmenworkshop bestellt die Inhaberin dagegen ausschließlich dafür verwendete Unterlagen und Arbeitsmaterialien für 300 Euro zuzüglich 57 Euro Umsatzsteuer. Bei erfüllten Rechnungsvoraussetzungen sind die 57 Euro als Vorsteuer abziehbar. Der Lieferant erhält trotzdem zunächst den vollständigen Rechnungsbetrag von 357 Euro. Für beide Bestellungen zusammen fließen somit 952 Euro vom Konto ab.
Die 57 Euro im Beispiel sind nur deshalb als abziehbare Vorsteuer eingeplant, weil der konkrete Workshop regulär besteuert wird, die Materialien ihm eindeutig zugeordnet sind und die Rechnungsvoraussetzungen erfüllt sind. Würde für dieses Angebot die Kleinunternehmerregelung gelten, wäre der Vorsteuerabzug für die zugehörigen Einkäufe ausgeschlossen. Die Behandlungsmaterialien bleiben unabhängig davon dem steuerfreien Behandlungsbereich zugeordnet.
Eine gemeinsame Kategorie „Praxismaterial“ wäre für diese beiden Einkäufe zu grob. Halten Sie den Behandlungsbezug beim ersten Einkauf und den Workshopbezug beim zweiten fest. Eine eigene Bestellung oder eine getrennte Rechnungsposition erleichtert die Zuordnung. Für die Preisgestaltung kalkulieren Sie den Behandlungsbereich mit seinen tatsächlichen Bruttokosten; beim steuerpflichtigen Angebot betrachten Sie Erlös, Umsatzsteuer und mögliche Vorsteuer getrennt.
Gemeinsame Ausstattung braucht einen sachgerechten Nutzungsbezug
Ein Laptop kann sowohl für die Behandlungsorganisation als auch für den Firmenworkshop eingesetzt werden. Dann ist die Rechnung nicht vollständig einem der beiden Bereiche zuzuordnen. § 15 Absatz 4 UStG verlangt die wirtschaftliche Zuordnung des Anteils, der den Vorsteuerabzug ausschließt. Eine sachgerechte Schätzung ist möglich; ein Umsatzverhältnis kommt erst in Betracht, wenn keine präzisere wirtschaftliche Zuordnung möglich ist.
Im Beispiel werden am gemeinsam genutzten Laptop zwei Aufgaben unterschieden: Behandlungsorganisation und Workshopvorbereitung. Die Inhaberin beschreibt, wofür das Gerät eingesetzt wird und welche nachvollziehbare Grundlage die Aufteilung trägt. Sie entscheidet nicht allein nach der Anzahl ihrer Angebote über eine Hälfte für jeden Bereich. Zwei Leistungsarten bedeuten noch keine Nutzung zu gleichen Teilen.
Ordnen Sie zunächst die Einkäufe direkt zu, deren Verwendung klar feststeht. Nur tatsächlich gemeinsame Kosten benötigen einen Aufteilungsschlüssel. Bei einem Laptop kann eine dokumentierte Einschätzung der Arbeitsabläufe die wirtschaftliche Nutzung besser abbilden als ein pauschales Verhältnis der Umsätze. Halten Sie fest, welche Aufgaben Sie berücksichtigt haben und warum die gewählte Methode zu diesem Gegenstand passt. Die Zuordnung bezieht sich auf den tatsächlichen Einsatz, nicht auf den Anlass des Kaufs.
Wenn sich die Nutzung eines dauerhaft eingesetzten Gegenstands später erheblich ändert, prüfen Sie die Folgen für den ursprünglichen Vorsteuerabzug. Für bestimmte Wirtschaftsgüter sieht § 15a UStG eine Berichtigung vor, wenn sich die maßgeblichen Verhältnisse ändern. Nehmen Sie eine veränderte Verwendung deshalb in die Unterlagen zum Kauf auf, statt den ursprünglichen Schlüssel stillschweigend fortzuschreiben.
Aus der Einkaufsliste einen belastbaren Startplan machen
Ergänzen Sie Ihre Gründungsliste um den vollständigen Rechnungsbetrag, den Zahlungstermin, den vorgesehenen Einsatz und die Zuordnung zum Leistungsbereich. Bei ausschließlich für steuerfreie Heilbehandlungen bestimmten Einkäufen planen Sie den Bruttobetrag als Kosten ein. Bei einem steuerpflichtigen Zusatzangebot ordnen Sie direkt verwendete Gegenstände diesem Bereich zu und prüfen Rechnung sowie Besteuerungsform. Gemeinsame Anschaffungen erhalten eine nachvollziehbare Grundlage für die Aufteilung.
Diese Übersicht hilft Ihnen, Angebote sinnvoll zu vergleichen und Ihr Startkapital nach tatsächlichem Zahlungsbedarf zu bemessen. Sie verbindet die einzelnen Anschaffungen mit dem Leistungsplan, den zugehörigen Belegen und dem vorgesehenen Buchhaltungsweg. So können Sie vor einer Bestellung erkennen, ob der Nettopreis Ihre Kosten tatsächlich beschreibt oder ob die Umsatzsteuer im Finanzierungsbedarf bleibt.
Für die eigene Praxisabrechnung können Sie den Rechnungsweg mit easymed und Lexware Office kennenlernen. Bringen Sie Ihre geplanten Leistungen, die größeren Einkäufe und den vorgesehenen Buchhaltungsweg mit. Die Vorsteuerfrage wird dadurch an konkreten Angeboten und Verwendungen besprochen.
