Bei der ersten Kanzleiübergabe von Praxisrechnungen sollten Sie den Ausgangsbeleg und den Monatsbestand gemeinsam klären: Wer braucht was, für welchen Zeitraum und über welchen Zugang? Mit der Lexware-Office-Anbindung als Zusatzmodul übergibt easymed neue Rechnungen automatisch, wenn Sie sie abschließen. Lexware vergibt die Rechnungsnummer; easymed übernimmt sie vor PDF, Druck und Versand. Sie legen dieselbe Rechnung nicht noch einmal an.
Dieser Schritt regelt den Belegweg zwischen easymed und Lexware Office. Welche Unterlagen die Kanzlei darüber hinaus für ihre laufende Arbeit benötigt, richtet sich nach der vereinbarten Aufgabenverteilung. Eine einzelne neue Rechnung ist ein guter Startpunkt, um Rechnungsbezug, Zeitraum, Zugang und Umfang einmal gemeinsam abzustimmen.
Neue Praxisrechnungen direkt aus easymed weitergeben
Die Lexware-Office-Anbindung übergibt Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition als Beleg. Einzelleistungen und Behandlungsdokumentation bleiben im Praxisablauf. Der übertragene Beleg enthält damit die Rechnungsangaben, die in dieser Anbindung vorgesehen sind, und Ihre Mitarbeitenden müssen die Rechnung nicht in einem zweiten Programm noch einmal anlegen.
Lexware vergibt die Rechnungsnummer und easymed übernimmt sie auch für den fertigen Patientenbeleg. Dadurch bleibt der Rechnungsbezug in der Praxis und in der Buchhaltung gleich. Ein täglicher Abgleich übernimmt den Status vollständig bezahlter Rechnungen aus Lexware nach easymed. Zahlungseingänge müssen für diese Rechnungen nicht regelmäßig von Hand nachgetragen werden.
Die Verbindung gilt für neue Rechnungen ab ihrer Aktivierung. Bereits vorhandene Rechnungen behalten ihre bisherigen Nummern und werden nicht rückwirkend übertragen. Für den Start hilft es daher, den Aktivierungszeitpunkt festzuhalten: Bei einer späteren Rückfrage lässt sich eine neue verbundene Rechnung von einem älteren Beleg unterscheiden.
Das Übergabepaket an der Aufgabenverteilung ausrichten
Lexware Office richtet seine DATEV-Exporte nach der Aufgabenverteilung: Wenn die Kanzlei die laufende Buchhaltung übernimmt, sind Belege und Belegdaten vorgesehen. Bucht die Praxis selbst, gehören ebenfalls die Belege und Buchungsdaten zur Übergabe. Die Kanzlei kann Ihnen sagen, welche dieser Aufgaben sie übernimmt und welche Unterlagen sie im Jahresverlauf oder zum Abschluss braucht; Lexware stellt die verschiedenen DATEV-Exporte nach genau dieser Aufteilung dar.
Für die gewählte Datenmenge gibt es außerdem unterschiedliche Übergabewege, etwa einen manuellen Export oder eine DATEV-Übertragung im Hintergrund. Fragen Sie deshalb nicht nur nach dem Namen des Kanzleisystems, sondern auch danach, wer die Buchhaltung erledigt, welche Unterlagen gebraucht werden und wer sie über welchen Zugang bereitstellt.
In easymed stehen der DATEV-Export und als Zusatz die direkte Belegübergabe an DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Die Lexware-Office-Anbindung ist ein eigener Weg für neue Rechnungen und den täglichen Abgleich vollständig bezahlter Rechnungen. Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, welcher dieser Wege zum vorhandenen Arbeitsablauf passt und welche weiteren Unterlagen aus anderen Quellen dazukommen.
Falls Ihre Zusammenarbeit den DATEV-Rechnungsdatenservice nutzt, klären Sie mit der Kanzlei, ob der Bestand in DATEV Unternehmen online und die Zugriffsrechte eingerichtet sind. DATEV weist außerdem darauf hin, dass sich die Einrichtung in der Partner-Software je nach Schnittstelle unterscheidet. DATEV beschreibt diese Einrichtung; für den easymed-Weg stimmen Sie die passenden Schritte mit der Kanzlei ab.
Mit einem gemeinsamen Rechnungsbezug arbeiten
Eine Rechnung lässt sich über Nummer, Datum und Betrag gezielt besprechen. Diese Angaben verbinden den Praxisbeleg mit dem passenden Eintrag im Kanzleibestand. Statt einer langen Beschreibung wie „die Rechnung vom letzten Behandlungsblock“ nennen Sie den konkreten Rechnungsbezug. Das hilft bei der ersten Übergabe und später bei einer einzelnen Rückfrage.
Im Beispiel schließt eine Ergotherapiepraxis eine neue Rechnung im aktuellen Abrechnungsmonat ab. Die Empfangsmitarbeiterin sieht den fertigen Vorgang in easymed; die Kanzleimitarbeiterin findet den entsprechenden Beleg im vereinbarten Arbeitsbestand. Nummer, Datum und Betrag geben beiden Seiten denselben Bezug. Beleg und zugehörige Angaben bleiben damit beim selben Vorgang.
Für eine allgemeine Buchhaltungsrückfrage reichen zunächst dieser Bezug und die Frage, welcher Inhalt gebraucht wird. Behandlungsnotizen müssen dafür nicht in eine Nachricht zur Rechnungsbearbeitung kopiert werden. Eine gezielte Antwort lässt sich anschließend der betroffenen Rechnung zuordnen.
Die erste Übergabe an einem Beleg praktisch prüfen
Für die erste Übergabe vereinbaren Sie Abrechnungszeitraum, Zielbestand und die Person, die den Beleg dort nutzt. Wählen Sie eine neue abgeschlossene Rechnung aus diesem Monat und prüfen Sie, ob die Kanzlei sie unter derselben Nummer, mit Datum und Betrag im vereinbarten Arbeitsbestand findet. So wird aus der Weitergabe ein für die nächste Aufgabe nutzbarer Beleg.
Eine erfolgreiche Übertragung ist je nach Weg noch nicht derselbe Schritt wie die Bearbeitung in der Kanzlei. Lexware beschreibt für den DATEV-Rechnungsdatenservice zum Beispiel, dass Belege nach der Übertragung nach DATEV Unternehmen online dort bereitgestellt und anschließend in Kanzlei-Rechnungswesen abgeholt werden. Dieser Ablauf gehört zu diesem Lexware-DATEV-Weg; bei Ihrer eigenen Anbindung klären Sie, an welcher Stelle die Kanzlei den Beleg übernehmen kann. Die Lexware-Anleitung zum Rechnungsdatenservice zeigt diese einzelnen Schritte.
Mit einer einzelnen neuen Rechnung lässt sich so klären, ob Zeitraum, Zugang und Umfang zur vereinbarten Zusammenarbeit passen. Wenn der Beleg auffindbar ist und die Kanzlei die benötigten Inhalte erkennt, haben beide Seiten einen gemeinsamen Ausgangspunkt für die folgenden Rechnungen.
Eine fehlende Rechnung gezielt klären
Fragt die Kanzlei nach einer fehlenden Rechnung, nennen Sie Rechnungsnummer, Datum und den betroffenen Zeitraum. Fragen Sie, ob der Beleg bereits im vereinbarten Zielbestand liegt oder dort nur noch nicht gefunden wurde. So lässt sich die einzelne Lücke am passenden Übergabeschritt klären, statt den gesamten Monatsbestand neu zusammenzustellen.
Bei Rechnungen aus der Zeit vor Aktivierung der Lexware-Anbindung gilt der frühere Rechnungsbezug weiter; der neue Weg überträgt diese vorhandenen Rechnungen nicht nachträglich. Bei einer neuen Rechnung prüfen Sie mit der zuständigen Person, ob sie im erwarteten Monat und Zugang angekommen ist. Eine kurze Rückfrage zu genau diesem Beleg hält den übrigen laufenden Weg übersichtlich.
Aus der ersten Übergabe eine einfache Monatsroutine machen
Für die Monatsroutine halten Sie den vereinbarten Zeitraum, den benötigten Umfang und den Zugang fest. Die neue Rechnung entsteht in easymed, die Lexware-Anbindung übergibt sie als Beleg, und die Kanzlei nutzt die Inhalte entsprechend der vereinbarten Aufgabenverteilung. Weitere Eingangsbelege oder Bankinformationen kommen aus ihren jeweiligen Quellen dazu.
Eine ausgewählte Rechnung erklärt den Übergang; der Monatsbestand umfasst die Unterlagen, die für diesen Zeitraum und diese Buchhaltungsaufgabe vorgesehen sind. Wenn sich die Aufgabenverteilung ändert, passen Sie die Absprache zu Paket und Zugang an. So kann das Praxisteam mit einem bekannten Ablauf arbeiten und einzelne Rechnungsfragen am gemeinsamen Bezug klären.
Mit easymed verbinden Sie die normale Privatabrechnung mit einer vorbereiteten digitalen Weitergabe. Der Patientenbeleg und der Buchhaltungsbezug bleiben zusammen; vollständig bezahlte Lexware-Rechnungen werden täglich zurückgemeldet. Vereinbaren Sie mit Ihrer Kanzlei den passenden Übergabeweg und starten Sie die Abstimmung mit einer neuen Praxisrechnung.
