Bei einem Forderungsausfall in der Therapiepraxis zählt, welcher Betrag tatsächlich eingegangen ist und welcher Rest offenbleibt. Das Beispiel mit 200 Euro Rechnung, 120 Euro Zahlung und 80 Euro Rest zeigt, wie Sie den Ausfall am ursprünglichen Beleg nachvollziehbar einordnen.
easymed übergibt abgeschlossene Praxisrechnungen an Lexware Office, übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer und gleicht bezahlte Rechnungen täglich ab. Das Team muss reguläre Zahlungseingänge dadurch nicht noch einmal in easymed als bezahlt markieren. Der Forderungsausfall selbst bleibt ein besonderer Belegfall: In Lexware sind tatsächliche Zahlungen und der Ausbuchungsgrund getrennt nachvollziehbar.
Den offenen Restbetrag anhand der Rechnung feststellen
Beginnen Sie mit der ursprünglichen Rechnung und prüfen Sie Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und bereits zugeordnete Zahlungen. In easymed bleiben offene Rechnungen sichtbar; für eine überfällige Rechnung lässt sich eine Zahlungserinnerung mit einem Klick versenden. Solange eine Zahlung noch erwartet oder eine konkrete Rückfrage zur Rechnung geklärt wird, bleibt der Vorgang im normalen offenen Rechnungsweg.
Im Beispiel beträgt die Rechnung 200 Euro. Davon sind 120 Euro als Zahlung zugeordnet; offen bleiben 80 Euro. Genau dieser Rest wird für die Ausfallbearbeitung betrachtet. Die erhaltene Teilzahlung gehört weiterhin zur ursprünglichen Rechnung und zum tatsächlichen Geldzufluss der Praxis.
Ein überschrittenes Zahlungsziel macht den offenen Betrag noch nicht automatisch uneinbringlich. Für die Ausfallbearbeitung muss ein nachvollziehbarer Anlass vorliegen, aus dem sich ergibt, warum der Restbetrag nicht mehr eingebracht werden kann.
Den Anlass für den Forderungsausfall zuordnen
Im Beispiel trifft nach der Teilzahlung eine Mitteilung aus einem Insolvenzverfahren ein. Sie ist der konkrete Anlass, den offenen Rest zu prüfen. Maßgeblich ist, was die Unterlage über die Forderung und einen möglichen Zahlungseingang aussagt; verknüpfen Sie die Mitteilung deshalb mit der ursprünglichen Rechnungsnummer.
Für die interne Übergabe reichen Rechnungsbetrag, zugeordnete Teilzahlung, offener Rest, Datum und der belegte Grund. Ein knapper Vermerk kann lauten: „Rechnung über 200 Euro, 120 Euro zugeordnet, 80 Euro Rest; Mitteilung aus dem Insolvenzverfahren vom [Datum] liegt vor.“ So lässt sich der konkrete Fall bearbeiten, ohne den gesamten bisherigen Schriftwechsel neu zusammenzustellen.
In die Finanznotiz gehören Rechnungsbezug und Ausfallgrund. Behandlungs- oder Diagnoseangaben erklären den Buchungsvorgang nicht und bleiben in der Patientenakte. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Angaben auf das für den jeweiligen Zweck notwendige Maß zu beschränken (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO).
Die Ausbuchung am vorhandenen Lexware-Beleg bearbeiten
Die aktuelle Lexware-Hilfe zur Ausbuchung uneinbringlicher Forderungen beschreibt den Weg am vorhandenen Beleg: Öffnen Sie die Rechnung in der Belegliste und wählen Sie in den Details unter „Weitere Aktionen“ die Funktion „Forderung ausbuchen“. Lexware fragt nach dem Buchungsdatum und einer kurzen Beschreibung des Grundes. Die Rechnung muss dafür noch offen oder überfällig sein.
Bei einem ausbuchbaren Beleg wird der offene Gesamtbetrag oder der teiloffene Restbetrag vollständig ausgebucht. Im Beispiel betrifft das die verbliebenen 80 Euro; die bereits eingegangenen 120 Euro bleiben davon getrennt. Eine Ausbuchung bildet den Abschluss des offenen Rests ab und ist keine zusätzliche Bankzahlung.
Nicht jede Einnahmekategorie lässt sich direkt ausbuchen. Für bestimmte Fälle beschreibt Lexware bei einer erstellten Ausgangsrechnung eine Rechnungskorrektur über den offenen Rest; bei einem erfassten Einnahmebeleg kommt ein Einnahmenminderungsbeleg infrage. Welcher Weg passt, richtet sich nach dem vorhandenen Beleg und seiner Umsatzkategorie.
Steuerart und Gewinnermittlung passend einordnen
Die Behandlung des Forderungsverlusts hängt auch davon ab, wie die Praxis ihren Gewinn ermittelt. Nach der Lexware-Hilfe entsteht bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus einem noch nicht gezahlten Betrag kein vereinnahmter Erlös. Bei einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird die ausgebuchte Forderung dem zuvor erfassten Erlös als Aufwand gegenübergestellt. Im Beispiel bleiben deshalb die 120 Euro tatsächlicher Zufluss und die 80 Euro Ausbuchung zwei verschiedene Angaben.
Die Umsatzsteuer richtet sich nach der konkreten Praxisleistung. § 4 Nummer 14 Buchstabe a UStG befreit bestimmte Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, darunter qualifizierende physiotherapeutische Leistungen; daraus folgt keine pauschale Steuerfreiheit für jedes Angebot einer Therapiepraxis. Prüfen Sie deshalb die Steuerart, die auf der ursprünglichen Rechnung verwendet wurde.
Für steuerpflichtige Umsätze verlangt § 17 Absatz 2 Nummer 1 UStG eine Berichtigung, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich wird. Wird es später doch vereinnahmt, ist erneut zu berichtigen. Die Lexware-Hilfe erläutert ergänzend, dass sich der Schritt bei Ist- und Soll-Versteuerung unterscheidet: Bei Ist-Versteuerung ist für einen noch nicht vereinnahmten Betrag keine Umsatzsteuerkorrektur nötig; bei Soll-Versteuerung kann bereits gemeldete Umsatzsteuer betroffen sein. Rechnung, Steuerart und Datum des Ausfalls oder späteren Eingangs geben den passenden Buchungszeitraum vor.
Listenstatus und Beleggrund gemeinsam lesen
Lexware zeigt den ausgebuchten Forderungsbeleg aus technischen Gründen in der Liste als „bezahlt“. In den Belegdetails stehen Forderungsausfall und ausgebuchter Betrag. Diese Angaben erklären den Abschluss. Der Listenstatus bedeutet in diesem besonderen Fall, dass der Beleg kaufmännisch bearbeitet ist; die tatsächlichen Zahlungseingänge ergeben sich aus den zugehörigen Geldbewegungen.
Im Beispiel gehören zum abgeschlossenen Beleg 120 Euro Zahlung und 80 Euro Forderungsausfall. Beide Anteile ergeben die Rechnungssumme von 200 Euro. Für die Frage nach dem erhaltenen Geld zählen die 120 Euro; für den Rechnungsabschluss ist zusätzlich der Ausfallgrund in den Belegdetails sichtbar.
Mit der Lexware-Office-Anbindung von easymed verwenden Praxis und Buchhaltung dieselbe Rechnungsnummer. Der tägliche Abgleich übernimmt den ausgeglichenen Belegstand. Bei einem Ausfall erklärt die vorhandene Lexware-Detailansicht den Grund dieses Stands. Damit lässt sich eine konkrete Rückfrage unmittelbar derselben Rechnung zuordnen, ohne den gesamten Rechnungsweg erneut aufzubauen.
Eine spätere Zahlung mit der Rechnung verbinden
Gehen nach der Ausbuchung weitere 30 Euro ein, gehören Betrag und Datum zur ursprünglichen Rechnung und zum zuvor bearbeiteten Forderungsausfall. Die Zahlung wird im passenden Buchungsweg als weiterer tatsächlicher Eingang behandelt. Die Lexware-Hilfe beschreibt dafür eine erneute Kategorisierung als entsprechende Einnahme; eine betroffene Umsatzsteuerberichtigung folgt der genannten gesetzlichen Regel.
Die Praxis hat dann insgesamt 150 Euro erhalten: zuerst 120 Euro und später 30 Euro. Die frühere Ausfallbearbeitung über 80 Euro bleibt als Vorgeschichte nachvollziehbar. Der neue Eingang und seine weitere Einordnung werden am vorhandenen Bezug fortgeführt. Eine neue ursprüngliche Rechnung wäre dafür der falsche Ausgangspunkt.
Rechnungsnummer, tatsächlich eingegangene Beträge und Ausbuchungsgrund halten den offenen Rest auch dann nachvollziehbar, wenn später noch Geld eingeht.
