Wenn Sie Franchisegebühren für eine Therapiepraxis berechnen, beginnt die Rechnung mit der vertraglich vereinbarten Umsatzbasis. Eine laufende Gebühr kann als fester Monatsbetrag oder als Prozentsatz auf den Netto- oder Bruttoumsatz anfallen. Dazu können ein Marketingbeitrag, eine Mindestgebühr und feste Systemkosten kommen. Entscheidend ist, was nach variablen Kosten und allen laufenden Zahlungen für den Standort übrig bleibt.
Auf der Physiotherapie-Seite von easymed sind Statistiken pro Behandler, Kasse und Termintyp aufgeführt. Diese Gliederung kann Ihnen helfen, die tatsächliche Praxisleistung als Gruppen in die Monatsplanung zu übernehmen. Die im Vertrag definierte Gebührenbasis, die Sätze und die Kosten ordnen Sie aus Vertrag und Abrechnung zu.
Die folgende Beispielrechnung verbindet Gebühren mit Leistungsmengen und Standortkosten. So sehen Sie, wie sich ein veränderter Umsatz oder eine Mindestgebühr auf den Monatswert auswirkt.
Die Berechnungsbasis der Gebühr genau benennen
Lesen Sie zuerst, worauf sich der Prozentsatz bezieht. Ist ein vertraglich definierter Nettoumsatz gemeint, der abgerechnete Umsatz oder ein anderer Wert? Wie werden Gutschriften, Rückabwicklungen und unterschiedliche Leistungsbereiche behandelt? Die Definition wird neben der verwendeten Monatszahl festgehalten.
Das IHK-Merkblatt Franchising der IHK Mittlerer Niederrhein beschreibt laufende Gebühren als festen Monatsbetrag oder prozentuale Beteiligung am Netto- oder Bruttoumsatz. Es nennt auch mögliche separate Werbekosten. Übernehmen Sie deshalb nicht nur den Prozentsatz in Ihre Planung, sondern auch den dazugehörigen Basisbegriff und die Vertragsperiode.
Schreiben Sie die Vertragsdefinition vor der ersten Berechnung auf: Welche Umsätze gehören zur Basis? Für welchen Zeitraum werden sie ermittelt? Wie behandelt der Vertrag Gutschriften und Rückabwicklungen? Wann wird der Betrag fällig? So lässt sich nachvollziehen, welche Zahl aus dem Monatsreport in die Gebührenrechnung gehört.
Umsatzmonat und Zahlungseingang können zeitlich auseinanderfallen. Führen Sie den wirtschaftlichen Monatswert und den tatsächlichen Zahlungszeitpunkt deshalb getrennt: Der erste gehört in die Rentabilitätsrechnung, der zweite in die Liquiditätsplanung. Die Prüfliste des IHK-Merkblatts fragt sowohl nach Unterstützung bei Liquiditätsplan und Erfolgsvorschau als auch danach, ob alle Kosten einschließlich Unternehmerlohn gedeckt sind. Rechnen Sie deshalb Rentabilität und Zahlungsbedarf für denselben Standort nebeneinander und ordnen Sie jede Position dem passenden Zeitraum zu.
Variable Gebühren und feste Pauschalen unterscheiden
Eine umsatzabhängige Gebühr steigt oder sinkt mit ihrer vereinbarten Basis. Eine feste Monatspauschale bleibt im betrachteten Zeitraum gleich. Eine Mindestgebühr setzt im Beispiel eine Untergrenze: Wenn der Prozentsatz einen kleineren Betrag ergibt, gilt der Mindestbetrag. Die genaue Berechnungsregel und der Zeitraum dafür stehen im jeweiligen Vertrag.
Führen Sie einen Marketingbeitrag als eigene Zeile, wenn er separat berechnet wird. Prüfen Sie, ob zentrale Maßnahmen bereits mit der Franchisegebühr abgegolten sind oder ob der Beitrag zusätzlich zum lokalen Werbebudget steht. Zwei gleich benannte Positionen können unterschiedliche Aufgaben finanzieren.
Auch Eintrittsgebühr und Investitionen für die Praxiseröffnung gehören in die Gründungsplanung, aber nicht in die laufende Monatsgebühr. Das IHK-Merkblatt unterscheidet ausdrücklich einmaligen Kostenbeitrag und laufende Gebühren und prüft beide Positionen im Verhältnis zu den angebotenen Leistungen. Halten Sie Einmalzahlungen und Monatsbelastungen deshalb in getrennten Ansichten fest.
Beispiel: Eine Monatsrechnung mit Umsatzgebühr aufbauen
Im Beispiel erbringt die Praxis 600 Leistungen mit je 70 Euro Erlös. Der Umsatz beträgt 42.000 Euro. Direkt mengenabhängige Kosten liegen bei vier Euro je Leistung, zusammen 2.400 Euro. Die Franchisegebühr beträgt sechs Prozent der vereinbarten Umsatzbasis und der Marketingbeitrag zwei Prozent.
Die Franchisegebühr liegt damit bei 2.520 Euro und der Marketingbeitrag bei 840 Euro. Beide zusammen betragen 3.360 Euro. Vom Umsatz verbleiben nach variablen Leistungskosten und diesen Umsatzgebühren 36.240 Euro: 42.000 minus 2.400 minus 3.360.
Eine zusätzliche feste Systempauschale von 250 Euro wird getrennt geführt. Die übrigen festen Standortkosten betragen im Beispiel 34.000 Euro. Zusammen sind es 34.250 Euro. Nach diesem Kostenrahmen verbleiben 1.990 Euro im monatlichen Betriebsmodell.
| Position | Rechnung | Monatsbetrag |
|---|---|---|
| Umsatz | 600 × 70 Euro | 42.000 Euro |
| Variable Leistungskosten | 600 × 4 Euro | 2.400 Euro |
| Franchisegebühr | 42.000 × 6 Prozent | 2.520 Euro |
| Marketingbeitrag | 42.000 × 2 Prozent | 840 Euro |
| Beitrag nach variablen Kosten und Umsatzgebühren | 42.000 − 2.400 − 2.520 − 840 | 36.240 Euro |
| Fester Kostenrahmen einschließlich Systempauschale | 34.000 + 250 Euro | 34.250 Euro |
| Ergebnis im Betriebsmodell | 36.240 − 34.250 Euro | 1.990 Euro |
Die 250-Euro-Systempauschale steckt bereits im festen Kostenrahmen von 34.250 Euro und wird nicht noch einmal vom Ergebnis abgezogen. Die laufenden Systemzahlungen betragen in diesem Beispiel insgesamt 3.610 Euro: 2.520 Euro Franchisegebühr, 840 Euro Marketingbeitrag und 250 Euro Pauschale. Bezogen auf 42.000 Euro Umsatz sind das rund 8,6 Prozent. Davon verändern sich nur die beiden Umsatzbeiträge unmittelbar mit der Umsatzbasis.
Für den festen Kostenrahmen verwenden Sie die geplanten Standortkosten im selben Zeitraum, zum Beispiel Räume, vereinbarte Personalkosten, Versicherungen und weitere laufende Positionen. Wenn Sie die Rolle der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers in einer Variante als Arbeitskosten berücksichtigen, verwenden Sie für den Vergleich dieselbe Grundlage.
Den Beitrag je Leistung und die Deckungsgrenze berechnen
Acht Prozent Umsatzgebühr entsprechen bei 70 Euro Erlös 5,60 Euro je Leistung. Nach vier Euro variablen Leistungskosten verbleiben somit 60,40 Euro Beitrag je Leistung. Dieser Wert verbindet die Terminmenge mit dem festen Kostenrahmen.
Für 34.250 Euro feste Kosten werden rechnerisch rund 567,05 Leistungen gebraucht: 34.250 geteilt durch 60,40. Ganze Leistungen führen zur Deckungsgrenze von 568. Bei diesem Umfang entstehen 34.307,20 Euro Beitrag; der Kostenrahmen wird um 57,20 Euro überschritten.
Prüfen Sie, ob die Praxis diese Menge mit ihrer tatsächlichen Besetzung und Leistungsmischung erbringen kann. Ein errechneter Umfang passt erst dann zum Betrieb, wenn Qualifikation, Raum, Zeit und Nachfrage dazu vorhanden sind. Werden für zusätzliche Leistungen weitere feste Kosten benötigt, wird die Deckungsgrenze mit diesem neuen Rahmen berechnet.
Die 568 Leistungen sind in dieser gleichförmigen Beispielrechnung vergleichbare Einheiten. Bei unterschiedlichen Leistungsarten berechnen Sie zunächst je Gruppe den Beitrag pro Leistung: Erlös minus variable Kosten und die auf die vertragliche Basis entfallenden Umsatzgebühren. Multiplizieren Sie diesen Wert mit der geplanten Gruppenmenge und addieren Sie die Gruppenbeiträge. Für eine überschlägige Deckungsgrenze teilen Sie den festen Kostenrahmen durch den gewichteten durchschnittlichen Beitrag je Leistung. Übertragen Sie die erforderliche Menge anschließend in tatsächliche Behandlungszeiten und verfügbare Team- und Raumkapazität.
Eine geringere Auslastung im gleichen Modell betrachten
Bei 550 Leistungen beträgt der Umsatz 38.500 Euro. Variable Leistungskosten von 2.200 Euro und Umsatzgebühren von 3.080 Euro lassen 33.220 Euro Beitrag übrig. Nach 34.250 Euro festen Kosten liegt der Monatswert bei minus 1.030 Euro.
Bei 650 Leistungen entstehen dagegen 45.500 Euro Umsatz, 2.600 Euro variable Kosten und 3.640 Euro Umsatzgebühren. Der verbleibende Beitrag beträgt 39.260 Euro. Nach dem gleichen festen Rahmen ergeben sich 5.010 Euro. Die Veränderung um 50 Leistungen wirkt in diesem Modell jeweils mit 3.020 Euro.
| Erbrachte Leistungen | Beitrag nach variablen Kosten und Umsatzgebühren | Ergebnis nach festen Kosten |
|---|---|---|
| 550 | 33.220 Euro | minus 1.030 Euro |
| 600 | 36.240 Euro | 1.990 Euro |
| 650 | 39.260 Euro | 5.010 Euro |
Die Tabelle zeigt die Variante mit sechs Prozent Franchisegebühr und zwei Prozent Marketingbeitrag. Der feste Kostenrahmen von 34.250 Euro enthält in allen Zeilen dieselbe Systempauschale von 250 Euro. Die Mindestgebühr wird anschließend als eigene Vertragsvariante gerechnet.
Verwenden Sie erbrachte und passend bewertete Leistungen statt lediglich gebuchter Plätze. Eine veränderte Mischung aus Leistungsarten kann den durchschnittlichen Erlös und die benötigte Zeit verändern. Dann wird nicht nur die Anzahl, sondern auch der Beitrag je Gruppe aktualisiert.
Für eine echte Auslastungsrechnung notieren Sie je Leistungsgruppe die Menge, die passende Erlösbasis und die variablen Kosten. In einer prozentualen Gebührenvariante rechnen Sie die vertraglich vereinbarten Sätze auf die jeweilige Basis, summieren den Beitrag und ziehen gemeinsame Fixkosten einmal ab. So bleibt erkennbar, ob die Veränderung aus einer anderen Menge, einem anderen Leistungsmix oder einer neuen Kostenposition stammt.
Die Mindestgebühr als eigene Kostenwirkung prüfen
Ergänzen Sie nun eine Vertragsvariante mit 2.700 Euro Mindest-Franchisegebühr. Bei 42.000 Euro Umsatz läge die sechsprozentige Gebühr bei 2.520 Euro. Es werden deshalb 180 Euro zusätzlich fällig. Der Monatswert sinkt von 1.990 auf 1.810 Euro.
Bei 38.500 Euro Umsatz liegt die berechnete Franchisegebühr bei 2.310 Euro. Der Mindestbetrag erhöht sie um 390 Euro. Der Monatswert verändert sich von minus 1.030 auf minus 1.420 Euro. Die geringere Auslastung wirkt damit stärker als bei einer rein prozentualen Gebühr.
Die Schwelle dieser Mindestgebühr liegt bei 45.000 Euro Umsatz, denn 2.700 geteilt durch sechs Prozent ergibt 45.000. Oberhalb dieser Schwelle greift in der Variante die Umsatzberechnung. Klären Sie, ob weitere Mindestbeiträge bestehen und wie Sondermonate oder ein späterer Eröffnungsbeginn behandelt werden.
In dieser Beispielvariante lautet die Franchisegebühr rechnerisch: der höhere Betrag aus sechs Prozent der vereinbarten Umsatzbasis und 2.700 Euro. Die Mindestgebühr verändert nur diese Gebührenzeile. Der Marketingbeitrag von zwei Prozent bleibt separat; die feste Systempauschale von 250 Euro ist weiterhin im festen Kostenrahmen enthalten. Die Schwelle von 45.000 Euro gilt hier, weil die Prozentgebühr auf derselben Umsatzbasis gerechnet wird. Bei einer anderen Vertragsbasis berechnen Sie den Schnittpunkt neu.
Die Gegenleistung mit dem tatsächlich benötigten Nutzen verbinden
Der Deutsche Franchiseverband nennt Know-how, Training, Markenschutz, Werbemittel, Beratung und Weiterentwicklung des Systems als mögliche Leistungen, die mit laufenden Franchisegebühren finanziert werden. Welche davon Ihr Vertrag enthält und wie sie bereitgestellt werden, ist für den Vergleich wichtiger als ein einzelner Prozentsatz.
Ordnen Sie jeder Gebühr die konkrete Leistung zu: Was erhält der Standort regelmäßig? Welche Unterstützung wird bei Bedarf angeboten? Was wird separat berechnet? Welche Aufgaben und Kosten bleiben bei der Praxis? Bei einem Marketingbeitrag hilft etwa die Unterscheidung zwischen zentralen Aktionen und lokaler Werbung.
Vergleichen Sie das Franchise-Modell und eine eigenständige Variante auf gleicher Kosten- und Leistungsbasis. Setzen Sie eine Ausgabe nur dann niedriger an, wenn eine konkrete Systemleistung tatsächlich eine andere Zahlung oder eine lokale Aufgabe ersetzt. Bleibt die Aufgabe am Standort bestehen, gehört ihr Aufwand in beide Varianten. So wird sichtbar, ob das Paket zu den tatsächlich benötigten Leistungen passt.
Die Rechnung im Monatsablauf weiterführen
Beginnen Sie jeden Monatsvergleich mit derselben Periode wie die Gebührenabrechnung. Halten Sie den ermittelten Umsatz, die vertragliche Basis, die variablen Beiträge, feste Systemzahlungen und den Zahlungszeitpunkt getrennt fest. Vergleichen Sie danach die Annahmen mit den tatsächlich erbrachten und abgerechneten Leistungen.
Wenn der Monatswert vom Plan abweicht, notieren Sie die Ursache und ändern zuerst die passende Größe: Menge, Erlös je Leistungsgruppe, Gebührenbasis oder Kostenrahmen.
Mit einer nachvollziehbaren Franchisegebührenrechnung sehen Sie den Umsatzbeitrag je Leistung, den festen Kostenrahmen und die Wirkung einer Mindestgebühr in derselben Monatsübersicht. Beginnen Sie mit der Vertragsbasis und rechnen Sie danach eine normale, eine schwächere und gegebenenfalls die Mindestgebühren-Variante.
